Lotus Notes 常见问题解答.doc

Lotus Notes 使用手册 主题：版本：1修订时间：2010-12-29 目 录u 如何添加新邮件并区分附件和引入的区别目的：创建新邮件，理解附件和引入的区别u 如何添加收件人 目的：通过通讯录添加收件人 or 关键字适配快速添加收件人u 如何快速将收件人添加入同学录目的：快速将新的联系人收入到通讯录中u 密送的意义何在目的：适时使用密送功能u 如何回复邮件目的：回复邮件针对单个 or 所有人u 如何插入邮件签名目的：在邮件末尾自动显示签名u 如何添加消息标记目的：对不同的收件人 or 发件人进行标记，方便查找邮件u 如何快速找到需要的历史邮件目的：方便用户在诸多的邮件中迅速查找重要邮件u 如何创建邮件规则目的：将邮件按规则放入指定文件夹，便于查找相关邮件u 如何将服务器上的通讯录移到本地通讯录目的：对各自的联系人进行妥善的保管和整理u 为何要及时同步通讯录目的：Web邮箱中的通讯录是保存在本地的，所以需要定期将服务器上最新的通讯录同步到本地u 如何设置群组群发邮件目的：同时向多人发送同一封邮件（人员所属群组按个人定义设置，例如相同部门为一个群组）u 如何将服务器上的邮件复制到本地目的：如何保存重要邮件的同时又不影响服务器的容量u 整理邮箱时的注意事项 目的：避免误删邮件u 如何进入数据库目的：进入相关数据库查看用户有权查看的相关数据u 设置日历项和待办事宜项，进行提醒、安排会议和待办事宜目的：对各自的日程安排，重要会议的发起或接受，待办事宜（个人 or 群组）等进行归类和提醒u 异常退出时如何不重启计算机而重新运行Notes 目的：无需重启电脑，节约工作时间u Notes中的一些快捷键目的：便于用户操作 u 如何添加新邮件并区分附件和引入的区别单击“新建便笺”进入新邮件窗口后如有文件需要附带发送，有附件和引入两种模式，区别如下：附件引入返回页首如何添加收件人方法1：在通讯录中添加收件人单击“收件人”选择公司 or 本人的通讯录选择收件人方法2：地址栏中输入关键字后自动适配输入中文名单击“Enter”并选择收件人返回页首u 如何快速将收件人添加入通讯录在收件箱视图中选择一封陌生联系人的邮件，右击后选择“将发件人添加到通讯录中”输入相关信息后并单击“确定”后陌生联系人将被添加入通讯录中返回页首u 密送的意义何在新建邮件时选择收件人时会有密送的选项，如图注：被选择为密送的各收件人之间是无法看到对方的返回页首u 如何回复邮件单击“答复”or“答复所有人”，选择附带原件 or 不带附件 or 附带原文格式返回页首u 如何插入邮件签名单击“工具”“惯用选项”选择“签名”选项卡，然后“浏览”到你的签名文件后点击确定（在“在我发出的邮件末尾自动添加签名”前打上勾）返回页首u 如何添加消息标记单击“工具”“惯用选项”,选择“消息标记”选项卡发件人消息标记：在“发件人姓名”处填写需要标记的人的姓名，在“视图颜色”处选择背景 or 文本颜色单击“确定”后收件箱/发件箱的相关发件人会显示标记效果收件人消息标记单击“工具”“惯用选项”,选择“消息标记”选项卡，选择“收件人”选项卡在如下图红色区域的地方按需要选择标记单击“确定”后收件箱中你的邮件会显示标记效果返回页首u 如何快速找到需要的历史邮件？菜单栏选择“查看”“搜索此视图” 单击“其他”进行搜索也可以对收件箱内的邮件按照一定规则排序 返回页首u 如何创建邮件规则由于每位用户的服务器上邮箱容量的限制只有500M（满400M系统会提醒用户）,所以要养成定期备份归档，此动作将会从服务器上删除邮件，移至所指定的路径。单击“工具”“创建QuickRule”输入相关条件选择需要执行的操作，这里介绍移入文件夹选择移入文件夹，单击选择单击新建文件夹按个人需要添加文件夹单击确定后包含定制条件的邮件将归属到指定文件夹，也可在手动将某封邮件移入某个文件夹选择需要移入的文件夹，单击“移动”即可单击“文件夹”，进入相应文件夹就可以查看到相关邮件返回页首u 如何将服务器上的邮件复制到本地？单击“文件”“复制”“新建复本”服务器选择Local，文件路径选择你需要保存到的本机位置（请将文件副本zhnrio.nsf改名已区分，例：zhn_rio.nsf）系统会自动打开“复制”窗口，并将服务器上的邮件复制到本地单击“文件”“惯用选项”“场所惯用选项”，进入以下界面系统会自动打开“场所设置 办公室（网络）” 选择“复制”选项卡，选择下图标记的选项并保存设置完毕后单击“保存并关闭”。今后每次关闭Notes时系统会自动提示是否将服务器上的邮件复制到本地上创建完复本后，Notes客户端默认把两个图标重叠在一起，单击图标右上角的小三角，弹出下图所以菜单，通过选择“szdm/zhen-o”选择连接到服务器上的邮件数据库（Local为上面所做的本地邮件数据库）。系统还可以随时手动进行邮件从服务器到本地的复制。选择邮件图标，右键单击“复制”“复制” 默认从后台复制，单击确定。复制完成后您可以从notes客户端左下角状态栏看到复制成功完成信息及复制的时间。复制完成后，选择本地邮件数据库图标，双击打开该数据库，便可以查看您从服务器上复制下来的邮件。（注：上图所示为两个数据库，分别位于服务器与您本机，请注意分清他们的不同）返回页首u 如何将服务器上的通讯录移到本地通讯录在工作台页面进入“Zhen-os Directory在szdm”按个人复制单击“个人”，选择所需复制的联系人，单击“拷贝到个人通讯录中”按群组复制单击“群组”，选择所需复制的群组，单击“拷贝到个人通讯录中”u 为何要及时同步通讯录单击“操作” “同步通讯录”“确定”后服务器上的最新通讯录将同步到本地通讯录同步完毕后系统会提示有多少条新通讯录被同步返回页首u 如何设置群组群发邮件方法1：在通讯录中添加收件人单击“收件人”选择公司 or 本人的通讯录查看依据选择“按名称列表”，选择要添加的群组，单击“收件人”就可以完成添加方法2：地址栏中输入关键字后自动适配输入中文名单击“Enter”并选择收件人返回页首u 如何将服务器上的邮件复制到本地单击“文件”“数据库”“新建拷贝”选择数据库归档路径（建议选择“我的文档”），将归档数据库改名后单击“确定”（请将文件副本zhnrio.nsf改名已区分，例：zhn_rio.nsf）拷贝完毕后（需515分钟）工作台窗口会自动生成一个“*在本地”图标进入该图标后单击“操作”“归档”“设置”选择“上次修改文档的缺省设置”，单击“创建”根据下图红色区域进行输入和选择，单击“确定”单击“是”如要对新建的归档进行操作，只需单击“操作” “归档” “归档选定的文档” 选择需要操作的邮件归档（此处只有一个邮件归档），单击“确定”即可看到归档后的邮件返回页首u 整理邮箱时的注意事项在收件箱/发件箱视图中删除邮件时会有以下提示删除：邮件将被移至废纸篓移除：在收件箱/发件箱视图中将没有该邮件，但在所有文档的视图中仍然可以找到该邮件收件箱/发件箱的邮件删除后将进入“废纸篓”，“废纸篓”内可以还原被误删的邮件，也可以彻底删除邮件（废纸篓内删除的邮件无法恢复，请用户谨慎使用）单击“工具”“惯用选项”，在“基本”选项卡中进行设置(系统设置默认48小时清除废纸篓内的邮件，请用户及时检查)返回页首u 如何进入数据库单击下图红色区域内的“数据库”按钮单击“浏览数据库”后在“打开数据库”窗口选择你需要查看的数据库（要选择服务器：szdm/Zhen-O）没有权限访问的数据库会有提示信息返回页首u 设置日历项和待办事宜项，进行提醒、安排会议和待办事宜选择下图红色区域都可以进入日历项或待办事宜项（这里主要介绍的是提醒、安排会议和待办事宜）提醒：进入日历项后单击“新建”会出现下拉菜单，可以选择日历项目在下拉菜单处选择提醒，进入提醒界面后输入相关提醒内容和时间单击“通知我”后在“闹铃通知选项”窗口输入相关的提醒方式和提前时间，最后单击“确定” “保存并关闭”当你设定的时间到达时系统会有提醒窗口跳出安排会议:在日历项中单击“安排会议”后按需要输入下图红色区域的内容，也可根据自身需要填写其他条目单击“保存并发送邀请后”对方会收到会议邀请，进入会议邀请后可以选择参加与否待办事宜:待办事宜项视图分为个人待办事宜和群组待办事宜，在新建待办事宜前根据情况进行选择选择“个人”，单击“新建待办事宜条目”会出现以下视图，按个人需要输入相关条目后单击“保存并关闭”（红色区域为必填项）所有待办事宜都会显示在待办事宜项视图中，并有状态显示选择“群组”，单击“新建待办事宜条目”会出现以下视图，按个人需要输入相关条目后单击“保存并关闭”（红色区域为必填项）注：个人待办事宜是个人的代办事宜，群组待办事宜可以指派他人共同完成该事宜，收到群组待办事宜后参加与否操作类似收到会议通知返回页首u 异常退出时如何不重启计算机而重新运行Notes出现如下窗口单击Ctrl+Alt+Delete运行任务管理器并在进程项上找到ntaskldr.exe，选择结束该进程后重新启动Notes即可。 返回页首u Notes中的一些快捷键要获得当前功能的帮助，按 F1 键。要手动锁定 Notes 显示，按 F5 键。要刷新当前文档、视图或工作台的所有栏，按 F