采购部工作流程.doc

采购部工作流程一、 合同签约前，工程部、技术部应根据市场部提供的图纸对应采购的原材物料进行明细，制定出*工程材料采购明细单，采购部根据材料采购明细及时到市场落实要采购的材料供应的价格、数量、时间，为公司材料供应提供准确的报价和前期的准备工作。此项工作由采购部长将采购明细分解到各采购员，在2天内完成全部的询价结果并汇总上报预算部。二、 合同签约后，工程部应在签约后的2日内按照施工计划列出相应的采购计划*工程一 期材料采购明细单，该明细由 负责制定，该明细一式四份，分别报采购部、审计部、技术部。采购部根据明细做好采购准备工作。以后的采购计划都按照工程的进展分期进行。三、 采购部针对*工程一期材料采购明细单，首先落实库存情况，然后确定实际采购物品种类和数量，确定好之后，然后进行询价。四、 采购部在询价时，一定要参考报价时价格，向公司已经确定的合格供应商中的3家5家发出材料询价单（附件一）。供应商根据要求确认价格后对我司的材料询价单签字，盖公章后回传，签字盖章的材料询价单会做为以后向供应商付款的依据之一，需妥善保存。采购部根据供应商的报价对比研究后确定其中的一家或者几家进行供货。并将*工程材料采购单一式四份，分别报总经理、财务部、审计部。完成审批后，向供应商签订采购合同并发出材料订购单进行采购。五、 采购合同一定要注明所供应的材料的规格型号，要提供合格证、产品检验证明、3C认证证明、材质证明等材料，为验收做好基础。采购合同签订后三日内存档。否则对采购部长处罚 元。六、 材料购进以后，采购部应将总经理签字的材料采购单复印件、本期实际采购的材料明细单发给工程部，作为工程部接收的依据。七、 材料进场后，工程部应安排 负责对材料是否有缺货、少货、次品、残品进行全面的检查，检查中必须将供应商的送货单与我司的材料申购单和材料订购单相对照，质量和数量都准确无误后才能进行收货，然后填写材料到货会签单，该单一式四份，有接收人分别交到采购部（供应商）、审计部、财务部。送货单交采购部保存。八、 现场接收人必须要验收产品的合格证、产品检验证、3C认证等证件，否则可以拒收。将收集好的上述证件及时交到技术部完成交接手续。如有丢失又无法补回的情况下，对责任人处罚 元。九、 采购部在采购过程中，要合理安排材料购进时间，确保工期。同时要本着节约的原则，合理安排车辆，节约运输成本。十、 采购部要不定期的到现场跟踪材料的使用、质量、产地等问题，及时纠正出现的问题，每个工程结束后，采购部、审计部、工程部一起将剩余的材料归集并办理退库手续。对没有利用价值的废弃物，由工程部负责处理，同时采购部要对工程的材料供应问题进行总结。十一、 采购结束后，采购部根据与供应商签订的合同条款安排付款。付款时，采购部填写统一的付款申请单（附件一），同时向财务部递交此批次材料的材料材料单和到货会签单、供应商签字盖章的材料询价单以及审计部审理材料采购意见，由财务部根据实际情况安排付款额度。十二、 财务部审核同意付款后，采购部应与供应商及时联系，要求供应商于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票，财务部在收到发票后即向供应商付款。十三、 在施工过程中，如果发现有材料质量不过关、规格型号有错误等异常情况，采购部要负责进行调换、退货。十四、 采购部要根据工程部和技术部的工程变更