合同付款管理作业指引.doc

合同付款管理作业指引编号：CIFI-CS-WI-CG-004版号：A/0页码：第 7 页 共 7 页 合同付款管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人1.目的规范合同的付款管理，规避相关风险。2.适用范围适用于工程及材料设备类、设计类、营销类等的合同付款工作。3.定义无4.职责：4.1. 事业部总经理/集团总裁4.1.1. 根据授权管理手册中的审批权限，负责相应合同付款的审批。4.2. 成本部4.2.1. 审核工程、材料设备、设计等合同的付款申请；4.2.2. 提起本部门起草合同的付款申请。4.3. 设计部4.3.1. 提起本部门合同的付款申请。4.4. 营销部4.4.1. 提起营销合同、广告/制作合同的付款申请。4.5. 项目部4.5.1. 提起工程、材料设备合同的付款申请。4.6. 财务部4.6.1. 负责合同付款的审核以及审批后的备案。5.工作程序5.1. 合同的付款5.1.1. 合同预付款1) 施工/监理类合同签订后，项目部根据合同预付款要求填写付款申请书和合同款项审批表，并传至成本部、财务部； 2) 设计类合同签订后，设计部根据合同预付款要求填写付款申请书和合同款项审批表，并传至成本部、财务部；3) 材料设备类合同签订后，项目部根据合同预付款要求填写付款建议书和合同款项审批表，传至成本部、财务部；4) 配套类合同签订后，配套部根据合同预付款要求填写付款申请书和合同款项审批表，并传至成本部、财务部；5) 营销/广告/制作类合同签订后，营销部根据合同预付款要求填写付款申请书提交财务部；合同由事业部总经理根据授权管理手册中规定权限进行审批或审核后提交集团财务管理部、财务总监审核，总裁审批。5.1.2. 合同付款1) 工程进度付款项目部负责填写付款申请书*工程进度款审核表、合同款项支付审批表，传至工程部、成本部、财务部，事业部分管领导、事业部总经理根据授权管理手册中规定权限进行审批或审核后提交集团财务管理部、财务总监审核，集团总裁审批。财务部支付款项后，将实际付款金额通知成本部。2) 设计合同付款设计单位提出合同付款申请，设计部负责填写付款申请书*设计进度款审核表、合同款项支付审批表，传至财务部，成本部、事业部分管领导、事业部总经理根据授权管理手册中规定权限进行审批或审核后提交集团财务管理部、财务总监审核，集团总裁审批。财务部支付款项后，将实际付款金额通知成本部。3) 采购合同付款项目部负责填写付款申请书、*工程进度款审核表、合同款项支付审批表，传至工程部、成本部、财务部，事业部分管领导、事业部总经理根据授权管理手册中规定权限进行审批或审核后提交集团财务管理部、财务总监审核，集团总裁审批。财务部支付款项后，将实际付款金额通知成本部。4) 配套合同付款配套部负责填写付款申请书合同款项支付审批表，传至成本部、财务部，事业部分管领导、事业部总经理根据授权管理手册中规定权限进行审批或审核后提交集团财务管理部、财务总监审核，集团总裁审批。财务部支付款项后，将实际付款金额通知成本部。5） 营销合同付款营销部负责分别填写相关合同的付款申请书、合同款项支付审批表，传至财务部，营销总监、事业部总经理根据授权管理手册中规定权限进行审批或审核后提交集团财务管理部、财务总监审核，集团总裁审批。（注：涉及到样板房等工程方面的，成本部需审核。）*财务部支付款项后，将实际付款金额通知成本部。5.1.3. 结算款支付1) 具体结算编制参见工程预结算管理作业指引。2) 支付结算最后一笔款时，必须提供保修款的合法税务发票。3) 保修款支付合同规定的保修期满，由相关责任部门负责根据*工程结算书填写合同款项支付审批表，并交客户服务部、物业公司和项目部或工程部审核，以确定是否存在质量问题，以及乙方单位是否存在水电费等往来欠款的扣付事项（如需要），并确定最终的扣付金额并传至成本部、财务部、事业部总经理根据权限进行审批或审核后交集团财务管理部、财务总监审核，集团总裁审批。审批后方可支付。4) 财务合作及借款合同、培训合同及其他合同按照费用报销规定办理付款手续。5.1.4. 特殊事项的办理各项为计划内付款安排，若款项支付为计划外，则须按上述程序审核后交成本部、财务部审核、相关部门分管领导、事业部总经理根据权限进行审批或审核后交集团财务管理部、财务总监审核，集团总裁审批。5.2. 合同办理的财务要求5.2.1. 合同金额可根据需要按具体工作内容或项目、从数量和单价两个方面明确其计算过程或提供明细清单作为合同附件。5.2.2. 公司办理付款时要求已经取得对方开具的合法税务发票。5.2.3. 境内付款，从提出付款要求后至付出款项的时间约定不多于15个工作日（结算款和保修款则不多于30工作日）；境外付款，规定2030工作日。5.2.4. 款项结算不允许采取现金方式，要求采用转帐方式结算；特殊情况下必须采取现金结算的，应事先报财务部审批。5.2.5. 在合同中要明确收款银行和收款帐号，一般情况下收款户名必须和签约方完全一致；如不一致，则必须在合同中增加委托付款的条款。5.2.6. 其他特殊情况，要求在办理合同审批之前与财务部沟通解决。6.支持文件6.1. 工程及材料采购管理流程6.2. 合同管理作业指引7.相关记录 7.1. *工程进度款审核表7.2. *合同款支付审批表_工程进度款审核表项目名称付款期数第 期合同名称合同编号施工单位合同履行部门初审意见：（注明进度和质量检查情况）所附清单：1.承包商的付款申请、 监理意见、工程部/建筑开发部之专业意见2.付款记录（累计表）3.发票4.其他：原合同金额累计已付已批变更费用已付至比例（%）未批变更费用(估计) 进度款申报价合同总额预计进度款审核价A对已批和未批变更费用进行说明：累计付至比例（%）甲供材料扣款B水电扣款C其它扣款D本期应付进度款(A-B-C-D)备注：编制：审核：日期：注：本表由经办部门负责填写，作为合同款项支付审批表的附件。合同款项支付审批表编号：填表单位： 类型：设计 材料设备 施工 配套 其它项目名称合同名称 合同编号合同收款单位付款类型预付 进度 结算 保修原合同金额已批/未批 变更金额预计/结算总额累计已付款金额建议本期付款 金额（大写）（小写）计算依据签字：合同付款条件经办部门经办人： 部门经理：工程部门意 见若无，可填“/”表示经办