函的写作 ppt课件

函的写作 应用写作 知识要点 1 了解函的特点和类型2 掌握函的写法和写作3 能正确写作各种函 个案分析 小王是万科地产公司办公室新招聘来的文员 某日 办公室副主任老李给她布置了一项写作任务 主题是向南山区国土局申请购买位于蛇口大南山脚下的一块土地 小王的拟稿如下 关于购买大南山脚下地皮的请示南山区国土局 由于我公司业务发展需要 特向贵局请求将蛇口大南山脚下三十万平米的土地的所有权审批给我公司 当否 请批示 万科地产公司 公章 二 X年X月X日 老李认为这是一篇很不规范的文稿 首先文种就不正确 因此打回给小王 让她认真重拟 真是胡来 Help SOS 难道请求事项不是用 请示 吗 一 概述 一 概念及特点函 是不相隶属单位之间相互商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项的公文 函属于典型的平行文不隶属机关之间无论级别高低 都没有职权上的指挥与服从 领导与被领导的关系 都是平等协作关系 相互行文大多使用函 政府的专门职能部门如 财政 人事 卫生 教育 环保 市政管理等部门都有专门的管理职权 同级部门或不相隶属机关遇到该方面问题需要请求他们批准时 应当使用 函 上级机关向下级机关询问有关情况 可以用函 上级机关向下级机关催办有关事宜 如要求下级机关呈报有关报表或材料时 也可以用函 特殊情况 以上情况 下级用报告答复 注 函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间 判断下列文种的使用是否正确 1 国务院某直属单位向新闻出版署行文 请求出版 报 用了 关于请求出版 报 的请示 2 省驻广州办事处向广州市城市规划局行文 用了 关于修建 平方米临时建筑的报告 二 函的类型 1 商洽函2 询问函3 请求函4 答复函 致函 也叫去函或发函 主要指询问函 请求函 商洽照函 复函 主要指答复函 商洽函既可为去函 又可为复函 根据内容 根据行文程序 可分为 根据办理的形式 公函 便函 严格按照公文格式撰写制作 没有文件头 没有发文字号 甚至可以没有标题 但正文之后 要有机关署名 日期 标题主送机关正文落款 函的结构 三 函的写作格式 办公室 现送上 文件共 份 请审阅修改 并请于 月 日前退回我们办理 办公室 月 日 有的函可以没有标题 不打印 不编号 不盖印 这种函叫便函 发文机关 事由 文种发文机关 事由 回复函对象 文种国家税务局关于人民银行委托加工饰品征税问题的函事由 文种关于拨给大型电视连续剧 摄制经费的函 标题 湖北工业大学关于商洽 同志调动工作事宜的函 武汉市人民政府办公厅关于临时工能否执罚问题的复函 公函的写作 主送机关 函的行文对象一般情况下是明确 单一的 所以多数函的主送机关只有一个 但有时内容涉及部门多 也有排列多个主送机关的情况 正文 缘由 事项 结语 去函 概括交代商洽 请求 询问或告知事项的目的 依据 背景 原因等 复函 首先引述来函的日期 发文字号 标题等 如 贵局 关于 的函 函 2010 号 收悉 接着简要复述对方提出的问题和要求 等过渡语转入下文 过渡语 现将有关问题说明如下 或 现将有关事项函复如下 去函 写清楚商洽 请求 询问或告知事项的主要内容 并向对方提出希望或要求 即或希望对方协助解决某一问题 或希望对方给予合作支持 或请求对方提供情况 或请求对方给予批准等等 复函 有针对性地作出具体明确的答复 用词语气要谦和诚恳 平实得体 去函 如要对方回复 一般用 妥否 请函复 特此函询 请函复 即请函复 敬请大力支持为盼 如无须对方回复 一般用 特此函达 特此函告 等 复函 此复 特此函复 落款 行文需落款 盖印章生效 公章盖在成文日期上 成文日期要写明年 月 日 用阿拉伯数字书写 位于正文下方右空四字 1 商洽函用于不相隶属机关之间相互协商或接洽工作 讨论问题的函 如 洽谈业务往来的函等 商洽函的写作关键在于要把所商洽的事项陈述清楚 要求对方协助办理什么事项 应该具体明确 以免对方因不理解而延误工作 案例一 五交公司关于商品运输被损索赔的函 市航运局 我公司向 省 彩电生产厂家购进一批彩电 厂家销售科将该批彩电交由贵局承运 承运号码10037号 该批彩电于3月15日运出 3月20日抵达 市航运码头 在码头提货时 我们发现部分彩电的包装破损 即会同有关人员当场拆包检验 50台彩电被摔坏10台 经核实诚为贵局运输途中所致 为挽回损失 希贵局按有关规定赔偿该批商品的损失 计人民币 元 特此函达 即请查照 附件 1 市航运码头管理处证明2 彩电厂销售科发货记录单3 市 检验所检验报告 五交公司 印章 2012年3月25日 案例解读 这是一份商洽索赔事宜的去函 标题中已主旨鲜明 正文先简要说明事件经过 损失情况及所负责任 实际上这也是在间接交代去函缘由 然后提出索赔要求和具体金额 最后有针对性地选择 特此函达 即请查照 作结 文章用语准确 事实具体充分 尤其是提供了3份附件 使索赔更有理有据 2 询问函机关之间询问问题或征求意见 并要求对方予以答复的函 写作时对所询问的事项 应该陈述清楚 以便对方回复 询问函分析 3 答复函用于机关之间答复问题 在答复对方所询问的问题或事项时使用的函 这类函的写作应该注意内容要有针对性 明确答复来函询问或商洽的具体事项 关于拨给大型电视剧 摄制经费的复函 你单位关于 关于申请拨给大型电视连续剧经费的函 收悉 经请示省政府 同意由省财政拨 元作为该剧摄制费 特此函复 省政府办公厅 年 月 日 案例 4 请求函机关之间请求帮助或配合工作 或者向有关不相隶属的主管部门请求批准某一事项 可以使用请求函 这类函写作的关键在于请求的理由要表述充分 关于拨款举办艺术节的函 市财政局 经市委 市政府同意 9月10至10月10日在我市举办艺术节 初步匡算 艺术节共需费用150万元 请予核拨 特此发函 市文化局 年 月 日 1 开门见山 内容简洁 一开四不 函件宜短不宜长 一般要求一函一事 去函要有鲜明的目的性 复函要有明确的针对性 函件来往都要开宗明义 直陈其事 不绕弯子 不寒暄客套 不写没有意义的套话 空话 不议论 函的撰写注意事项 2 平等相待 措词得体撰写函件 要体现平等的态度 以诚相商 语气平和 恳切 分寸得当 既要符合本机关职权身份 又要尊重对方 讲究礼节 不能使用命令式语言 如称对方为 贵 与对方商洽事宜 要用商量口吻 语言要符合行文关系 亲切自然得体 思考 请示与函的区别 1 适用范围不同 请示适用于向上级机关请求指示或批准 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 2 行文方向不同 请示属于上行文 函是平行文 3 复文处理不同 对函的回复用复函 对请示的回复用批复 分析下面一篇函存在什么问题 应如何改正 XX市XX工业学院关于联系毕业实习的函XX工厂 我校冶炼与铸造专业学生毕业实习即将开始 经研究决定 派86名学生到你厂炼钢车间实习 实习时间为三个月 特此函达 此致敬礼2001年1月30日 参考答案 这份函的主要问题在于 1 语气太生硬 要用委婉的商量的语气征询对方的意见 不能用 经研究决定 派 等带有命令性的词语 2 函的结尾不能用 此致敬礼 3 落款要写上发函单位的名称 33 改错 公函武汉大学校长办公室 首先 我们以河北省水利学校的名义 向贵校致以亲切的问候 我们以崇敬和迫切的心情 冒昧地请求贵校帮助解决我校当前面临的一个难题 事情是这样的 最近 我们经与武汉水运学院磋商 决定派4位老师到该院进修学习 只因该院教师宿舍还未修盖完毕 本院教师的住房和学生的宿舍及教室破旧拥挤 我校几位进修教师的住宿问题 虽几 经协商 仍得不到解决 然而举国上下 齐头并进 培养人才 时不我待 我校几位教师出省进修学习机会难得 时间紧迫 任务繁重 要使他们有效地学习 则住宿问题是亟待解决的 为此 我们在进退维谷的情况下 情急生智 深晓贵校府高庭阔 物实人齐 且具有宽大为怀 救人之危的美德 于是 我们抱着一线希望 与贵校商洽 能否为我校进修教师的住宿问题提供方便条件 但不知贵校是否有其他困难 如有另外的要求和条件 我校则尽力相助 若贵校对于住宿一事能够解决 我校进修教师在住宿期间可为贵校教学事务做些义务工作 如辅导和批改作业等 这样可以从中相得益彰 我们以校方的名义向贵校表示深深的恩谢 以上区区小事 不值得惊搅贵校 实为无奈 望谅解 并希望尽快得到贵校的答复 此致 敬礼 河北省水利学校 公章 35 1 格式不正规 首先是标题不规范 作为正式的公文 应该采用公文标题的常规格式 只用 公函 二字作标题 显然不合要求 其次是结语不规范 此函用一般书信的祝颂语作结语 消解了公文的特色 有些不伦不类 2 请求近乎无理发函单位为解决自己进修教师的住宿问题 竟要求与此事无关的第三方帮助解决困难 这要求近乎无理 合作总是要在利互惠的前提下才能得以实现的 请求帮助也要在合情合理的情况下才能提出 3 语言不得体 不准确一是没有公文语言的严谨性与简洁性 有些话近乎口语 如 事情是这样的 希望尽快得到贵校的答复 等 二是有些语言分寸失当 有献媚之嫌 如 深晓贵校府高庭阔 物实人齐 且具有宽大为怀 救人之危的美德 三是用词不当 如 宽大为怀 救人之危 相得益彰 还有 我们以校方的名义 等 ANSWER 36 能力拓展 挑错并改正 大发服装厂 贵厂女工孙小花与鄙厂宣传干事祖大明是一对恩爱伴侣 两人苦于相隔两地 鸳鸯纷飞 双方感情受煎熬不说 还加重了家庭负担 年迈双亲随女方缺人照料而苦不堪言 幼弱女儿随男方缺少母爱而目不忍睹 实乃现代生活的一幕大悲剧 鉴于以上实际情况 双方都曾多次提出 希望把两人调在一起 结束这种牛郎织女的生活 以使一家团圆 合家欢乐 我们是社会主义国家 工人是国家的主人 工人的疾苦就是我们的疾苦 从革命人道主义出发 我们决定同意祖大明调往贵厂 或请你们同意孙小花调往鄙厂 两者任选其一 你们意下如何 星星皮具厂二O一二年四月五日 函 练习题 一 简答题1 什么是函 函有何特点 2 函的适用范围有哪些 请求函与请示有何区别 3 函有哪些写作要求 分析下列标题 说明由哪几部组成 1 关于国民经济社会发展十年规划和第八个五年计划纲要的报告 2 最高人民法院工作报告 3 市人民政府关于补贴 公司严重亏损和劳动保险统筹的请示 4 区人民政府关于广梅汕铁路 路段保留 站设置的请示 39 课堂练习 给下面标题填写文种 1韶关市关于几起重大交通事故的 A 通知B 通报C 通告D 公告2 深圳职业技术学院关于申请增加财政拨款的 A 报告B 请示C 意见D 函3 市高教局关于同意 大学增加财政拨款的 A 通知B 意见C 批复D 函4 深圳市教育局关于2004年度全市中考情况的 A 通知B 意见C 通报D 通告 B B C C 40 5 深圳职业技术学院关于召开增报专业论证会的 A 通知B 通报C 请示D 报告6 广东省教育厅关于2004年度教育工作座谈 A 请示B 通报C 会议纪要D 报告7 不宜抄送给下级的文件是 A 报告B 请示C 通报D 通知 A C B 41 9 信息产业部与商业部商洽工作时使用 A 批复B 请示C 公函D 议案10 万科集团向福田区国土管理局申请批准土地时使用 A 批复B 请示C 公函D 议案 C C 8 转发与批转公文时用 A 通报B 通知C 意见D 通告 B 公文复习公告通告通知通报报告请示函 选择题 1 向级别与本机关相同的有关主管部门请求批准某事项应使用 A 请示B 报告C 请示报告D 函2 工地发生群架事件 主管部门按规定用 行文 开除了肇事者并对其进行了批评 A 通知B 通报C 通告D 决定4 下列关于行政机关公文成文日期的书写 是正确的 A 2003年6月5日B 二零零三年八月十八日C 二 三年七月六日D 二 三年壹月壹日 5 批示转发下级公文应使用 A 指示B 通报C 通知D 通告6 在一定范围内公布事项的告知性公文文种是 A 公告B 通报C 通告D 通知7 设计院关于调整机构设置的 A 报告B 通报C 请示D 通告 判断题 1 布置重要的工作或重大的行动用决定行文 布置日常具体工作则用通知行文 2 某地发生一突发性重大事故 向上级反映此事故及其有关情况 用报告行文 3 关于扩建油库的请示报告 4 请示可以一文一事 也可以一文多事 5 某商店告知顾客有关事项