档案管理体系.doc

资料与信息管理规定第一条 为适应集团公司新的组织架构，明确资料管理程序,按照国家规范、标准和地方的有关规定，结合集团公司的实际情况，特制定本管理办法。工程资料是建筑施工的一个重要组成部分，是建筑工程进行竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维修、管理、使用、改建和扩建的重要依据，是城建档案的重要组成部分。 第二条 工程资料指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括基建文件、监理资料、施工资料、竣工图等内容，一般包括如下资料： (一)工程准备阶段文件 1立项文件：项目建议书及审批意见、可行性研究报告及审批意见、关于立项有关的会议纪要、专家建议文件、调查资料用项目评估研究材料。 2建设用地、征地、拆迁文件：选址申请及选址规划意见通知书，用地申请报告及建设用地批准书，拆迁安置意风、协议、方案等，建设用地规划许可证及附件、划拨建设用地文件。 3勘察、测绘、设计文件：工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、自然条件调查、地震调查、地形测量和拨地测量成果报告、申报的规划设计条件和规划设计条件通知书、初步设计图纸和说明，技术设计图纸和说明、审定设计方案通知书及审查意见、有关行政主管部门(交通、园林、环保、通讯等)批准文件或取得的有关协议，施工图及其说明、设计计算书、政府有关部门对施工图设计文件的审批意见。 4招投标文件：勘察设计招投标文件及承包合同、施工招投标文件及承包合同、工程监理招投标文件及监理委托合同。 5开工审批文件：建设项目列入年度计划的申报文件及批复文件、规划审批申报表及报送的文件夹和图纸、建设工程规划许可证及附件、建设工程开工审查表、建设工程施工许可证、工程质量监督手续。 6建设、施工、监理机构及负责人：工程项目管理机构(项目经理部)及负责人名单、工程项目监理机构(项目监理部)及负责人名单、工程项目施工管理机构(施工项目经理部)及负责人名单。 (二)施工及工程竣工验收阶段文件 1施工组织设计； 2施工图设计文件会审、技术交底记录； 3设计变更通知单、洽商记录； 4原材料、成品、半成品、构配件、设备出在质量合格证书、出厂检(试)验报告和复试报告(须一一对应)： 5施工试验资料； 6施工记录； 7测量复核及预检记录； 8隐蔽工程检查记录； 9工程质量检验评定资料； 10使用功能试验记录； 11事故报告； 12工程竣工测量资料； 13工程竣工图； 14竣工验收文件：工程竣工验收鉴定书、建设单位竣工验收报告、施工单位竣工报告、勘察设计单位质量检查报告、工程监理评估报告等。第三条 竣工资料收集的方法 (一)按建设程序进行收集 按建设程序收集工程资料，首先要掌握工程从立项到审批、设计、施工、验收等各个环节所产生的工程资料，并在每一项工作、每一道工序结束或告一段落时，及时收集该阶段的工程资料，做到工程资料的收集与工程建设同步进行。 (二)定期收集 根据建设程序，每道工序的工程资料因种种原因，不可能一步到位，这就要求建设单位采取相应的措施，定期上门催交。 (三)工程竣工前突击收集 在这个阶段，各参建单位因为工程接近尾声，都在做离场的准备，且各项工作相应也告一段落，以前不能一步到位的资料大多也办理完毕，正是我们收集竣工资料的大好时机，抓住这一时机将收到事半功倍的效果。 (四)工程竣工后跟踪收集 建设工程在竣工验收时和验收后形成一个不定式数量的竣工资料，我们应根据此时资料形成的规律，实行跟踪的方法，及时收集工程竣工资料。第四条 工程竣工资料收集的要求(一)必须贯彻集中统一管理工程竣工档案的原则 集中统一管理国家全部档案，是我国档案工作基本原则的核心。任何单位开展档案工作时都必须遵守这一原则。集中统一管理原则也是做好工程竣工资料工作的根本指导原则，是否贯彻这一原则是检验竣工资料质量的首要标准。(二)要遵循竣工资料的自然形成规律 遵循工程竣工资料的自然形成规律，有助于我们掌握建设程序各个环节形成的资料，我们收集工程竣工资料的过程，实际上也是工程建设程序中的一个环节。工程竣工资料的收集和归档，必须符合建设活动的规律，只有这样才能既做到集中统一管理，保证工程竣工档案的完整、准确，又不影响现行工作的使用。 (三)要保证工程竣工资料的完整准确 竣工资料的完整、准确，是保证工程竣工档案质量的关健。完整、准确的工程竣工档案，可以充分发挥凭证、查考作用和科技储备作用；而不完整和不准确的工程竣工档案，其价值大大降低，在许多情况下，不仅会影响其凭证、查考作用，甚至会起相反的作用，给工作造成损失。第五条 工程资料的编制、整理，依据国家、地方现行的有关工程建设的法律、法规、规范、标准执行及我司相关管理制度、集团公司相关管理制度。 第六条 工程资料收集管理职责施工单位负责工程资料的收集、整理、归档、保管工作、组卷及移交建设单位对施工单位工程资料管理进行业务指导，并对其进行监督和检查。负责对竣工资料进行审核监理单位设计单位第七条 资料审核及移交流程收集部门审核流程移交流程建设单位项目组项目综合管理办公室总工程师总经理（另行规定的按其规定执行）项目组项目综合管理办公室（资料室）档案室监理单位监理单位项目组项目综合管理办公室总工程师（总经理）监理单位项目组项目综合管理办公室档案室施工单位施工单位项目组项目综合管理办公室总工程师（总经理）施工单位项目组项目综合管理办公室档案室设计单位设计单位项目组项目综合管理办公室总工程师（总经理）设计单位项目组项目综合管理办公室档案室第八条 资料收集