Mss-OA产品说明书

协同办公自动化系统协同办公自动化系统 产产 品品 说说 明明 书书 协同管理软件专家协同管理软件专家 专注信息化解决方案专注信息化解决方案 OA 系统说明书 2软件优势及特点 5 2 1系统架构的优势 5 2 1 1先进性 5 2 1 2实用性 6 2 1 3灵活性与可扩展性 8 2 2应用软件的特色 9 2 2 1统一工作平台 9 2 2 2个性化服务 10 2 2 3与 Word 的无缝集成 10 2 2 4采用 ActiveX COM 技术 11 2 2 5充分考虑用户的易操作性和界面友好性 12 2 2 6工作流引擎 12 2 2 7基于 B S 的全 WEB 操作 14 2 2 8完备的流程记录 14 2 2 9支持广播式的公文流转处理 14 2 2 10 流程全程监控和跟踪 15 2 2 11 提供了完善的授权机制 15 2 2 12 独特的自动催办功能 15 2 2 13 灵活的转办 回收功能 16 2 2 14 人员或机构的变更得到更强大的支持 16 2 2 15 提供 F1 在线帮助功能 16 2 2 16 及时回收邮件空间 17 2 2 17 实现系统管理员与应用管理员职能的分离 17 2 2 18 MSS 海量存储机制 18 2 2 19 强大的全文检索引擎 18 2 2 20 实现公文电子盖章 18 2 2 21 多种数据库的统一管理 18 2 2 22 完善 卓越的错误处理机制 19 3应用软件及模块设计 19 OA 系统说明书 3 1总体功能 19 3 2应用模块 20 3 2 1办公管理子系统 20 3 2 1 1 收文管理 21 3 2 1 2 发文管理 21 3 2 1 3 档案管理 22 3 2 2部门办公 22 3 2 2 1 工作计划 22 3 2 2 2 知识库 22 3 2 2 3 会议管理 22 3 2 2 4 网上协作 23 3 2 2 5 虚拟工作室 23 3 2 3个人工作台 23 3 2 3 1 电子邮件 23 3 2 3 2 待办事宜 24 3 2 3 3 日程安排 24 3 2 3 4 通讯录 24 3 2 4 个人设置 24 3 2 4 1 在线帮助 25 3 2 5信息发布 25 3 2 5 1 规章制度 25 3 2 5 2 公共信息 25 3 2 5 3 电子公告 25 3 2 5 4 新闻简报 26 3 2 5 5 电子期刊 26 3 2 5 6 电子论坛 26 3 2 6辅助办公系统 27 3 2 6 1 办公助理 27 3 2 6 2 电子传输交换平台 27 OA 系统说明书 3 2 7系统管理 28 3 2 7 1 部门及人员管理 28 3 2 7 2 工作流管理 28 3 2 7 3 公文定制 28 3 2 7 4 栏目管理 28 3 2 7 5 信息管理 29 3 2 7 6 页面风格管理 29 3 2 7 7 邮件系统管理 29 3 2 7 8 备份管理 29 OA 系统说明书 1 软件优势及特点软件优势及特点 以下将从系统架构和应用软件两部分阐述本系统的优势和特点 1 1 系统架构的优势系统架构的优势 1 1 1先进性先进性 鉴于业务扩充快 多变 系统规模伸缩性强的特点 在保证系统的开放 可靠 实用的同时 也要求系统具有较长的生命周期和较好的适用性 可维护 性 系统沿用了先进的 Domino Notes 群件软件做内部网和 Web 服务器 特别 是 Domino 可以作为非常有效的信息发布型 Web 服务器 不仅给系统提供了统 一的网络平台 同时还为采用 B S 的系统结构提供了保障 Lotus 的 Domino 服务器支持应用群集功能 可以在服务器负荷增大的情况 下 进行应用分割 实现失效转移和负载均衡 应用群集是一种比双机群集更 先进的群集技术 不用受制于具体的硬件和支撑软件的限制 灵活 效率高 可移植性好 能提供完整的流程自定义 用户既可以选择预先配置好的流程模板收发公 文 又可以根据自己的意图 很方便地创建 修改流程 整个操作过程均为可 视化界面 无需编程 1 1 2实用性实用性 MSS OA 系统的全面完善 我司 OA 系统发展到现在 已不仅仅只是为了解决办公事务 MSS OA 系 统要提供各方面的信息 做到全面实现电脑化 同时还要为单位内部的管理 决策和信息的共享作基础 因此 MSS OA 系统支持 Web 用户 系统扩展性 非常强 可以扩展到大型广域网连接 基本特性 OA 系统说明书 采用友好的用户操作界面 可操作性强 操作界面应简洁 直观 有利于 简化操作 并提高操作效率 具备相应容错手段 允许操作人员有限范围的误 操作 实用性和可维护性要求 系统应本着以最大限度保护已有的投资和数字信息为目的 具有很好的实 用性和可维护性 系统的软 硬件结构层次化 模块化 并且接口灵活 以便 进行修改 维护 扩容 同时要求系统平均响应时间不超过 3 秒 具有统一的 用户界面和操作模式 人机界面友好 方便 直观 支持在线帮助功能 随时 都有方便的提示 查找帮助也非常方便 能为系统管理员提供多种发现系统故障和非法登录的手段 并详细说明能 提供的手段及其实现的方法 能对整个工作流程进行实时跟踪监控并及时记录 审核修改信息 能够按照办公有关规定 自动地报告 显示公文在其办理过程 中所处的地点 状态 以便采取相应的统计 分析 催办等处理措施 能够处 理诸如机要收文 办公室收 发文 通知 公函 会议纪要 呈批件 传真 报 告在内的各种公文 系统配置库 针对配置信息的作用与性质 对其进行了分类 分别归属到 界面管理 用户管理 流程管理 参数管理 四大类 界面管理包括 界 面风格管理 图像资源管理 界面频道管理 用户管理分为 用户管理 变更管理 流程管理分为 简称管理 流程模板管理 文档变量管理 和 流程管理 参数管理分为 系统参数 应用参数 控件管理 和 数据库 管理 用户管理 采用树形结构呈现 系统管理员可以方便直观地对组织机构 或人员进行管理 如图 1 OA 系统说明书 流程模板 是考虑模块扩展性的产物 系统超级管理员为每个功能模块 提供一个或多个流程模板 应用管理员配置流程时就可以通过选择模板来创建 应用流程了 既方便管理员的使用 也保证了流程信息的正确性 文档变量管理 以数据库为关键字 管理员只需要为每个功能模块配置一 次文档变量 该模块的所有流程都使用相同的变量 一个应用流程需要配置的相关信息有 流程 节点 文件字 编号 正文 模板 红头 办理单等 为了提高流程配置的易用性 对这些信息的配置进行 了整合 提供了统一的入口 流程管理 对某一流程的配置 统一由流程配置 进入 在同一个管理界面内完成上述所有相关信息的配置 如图 2 系统的支撑信息纳入 系统参数 由超级管理员进行管理 而将与应用相 关的参数 如 密级 类别等 归入 应用参数 可由应用管理员管理 如图 3 OA 系统说明书 1 1 3灵活性与可扩展性灵活性与可扩展性 跨平台的设计策略 采用 Domino 做信息发布的应用服务器 使得应用系统可以移植到任何支 持 Domino 的操作系统上 包括各种主流 UNIX 以及 Windows 平台 同时还有 多种协议的支持 灵活适应未来服务器和客户端平台的变化 三层结构 可以通过 Oracle DB2 数据库提供业界先进的三层信息发布技术 支持实 时 不是在线 数据采集 分析及图表生成 实时数据推送等业务 并对实现 将来逐步实现决策支持系统提供应用开发保障 功能完备性和灵活性要求 系统应提供完整的功能 在具体实现时需综合考虑到信息的发展规模 信 息量的大小 管理的要求等情况 使其具有良好的灵活性及可扩充性 具体表 现在系统的硬件 网络设备应有很好的开放性和强大的扩充升级能力 支持多 种传输媒介 应用软件能适应多种不同情况 具有很好的可伸缩性和可移植性 OA 系统说明书 1 2 应用软件的特色应用软件的特色 1 2 1统一工作平台统一工作平台 办公管理系统被规划为单位的统一工作平台 具体体现在以下几个方面 开放的接口标准 本系统从可扩展性角度考虑应提供较好的开放性 提供第三方开发产品接 入的接口标准 使工作人员及时获取信息 支持单位的运作 对现有的各管理系统及其他业务系统所能提供标准的开放接口 以便第三 方开发产品 系统采用基于个人事务的办公处理平台 可将各公文管理系统模块 收发 文 值班管理等 现有各管理系统以及其他业务系统 包括第三方产品 中需 个人处理的相关信息发送聚集到待办事宜模块中 用户可从此出发处理各项工 作 实现统一的工作入口和界面 用户可根据权限集中地起草办公管理系统中地相应的各类文件草稿 红头 文 传真电报 请示报告 会议申请等 集中的应用权限配置 应用系统管理员可在系统配置模块中集中管理单位办公管理系统中各应用 模块的访问权限 用户组和角色配置信息 集中的流程配置 办公管理系统中各公文模块的流程均可在公用流程模块中进行配置和调整 调整后应用程序和功能将可最大限度的自动适应新的流程 无需编写程序代码 集中的应用维护 组织机构和人员信息与公文处理密切相关 并且在单位运行中较容易发生 变化 应用系统管理员可在系统配置模块中对其进行集中的维护和管理 使应 用流程最大限度的自动适应上述变化 公文系统中各公文种类的公文字号 标准打印样张等均可在公用流程模块 中进行集中维护 极大地简化了管理员的维护工作 OA 系统说明书 1 2 2个性化服务个性化服务 系统管理员 系统已经自带了两套界面风格供用户选择 而且在我们的服务器上还将不 断地提供新的界面风格 来满足用户的需要 管理员可以从我们的服务器上下 载新的界面资源 为系统添加新的界面风格 新的菜单项 新的频道 还可以 在几套界面中进行一定程度的自由组合 创造出更新颖的界面 我们的个性化 界面方案采用开放式的设计 对计算机比较了解的用户甚至可以充分发挥自己 的才智与想象力 构造完全属于自己的个性化用户界面 个人用户 用户可以选择自己喜爱的界面方案 来定制自己的办公自动化系统的界面 风格 在首页上显示的栏目模块的位置 信息条目数等内容也可以由用户自由 指定 用户还能自由安排自己的菜单的内容 设定自己的使用风格 可以达到 提高办公效率的效果 与桌面 OFFICE 办公软件的无缝集成 1 2 3与与 Word 的无缝集成的无缝集成 对于 OA 系统中的公文流转来说 很多方面都要涉及对文件编辑 这就要 求 OA 系统必须要能够提供与与常用的办公软件如 Word 的紧密的集成 很多 OA 系统处理的方法是 Word 文件只是简单的作为一个表单附件 在 需要使用的时候调出来进行操作 但这一方法的缺点是没有对 Word 文档进行 相关的控制 公文所要求的格式需要流程走完后由秘书或相关人员对 Word 文 档进行相关处理 生成正式文件 在打印时无法满足国家对公文格式的要求 还有一种做法就是使用一个 RTF 域来代替 Word 但这样做是以牺牲了用户的 习惯和字处理功能为代价的 而且效果往往不见得理想 而通过对 Word 的深入研究 实现了与 Word 的无缝集成 对每一种文件形 式 用户都可以根据本单位的情况自行配置正式公文的格式 包括正文排版格 式 正文表头格式 正文表尾格式 文件字对应的电子公章 办理单格式等 整个配置过程简单快捷 同时用户也可以使用系统提供的各种缺省格式 一旦 OA 系统说明书 国家的标准有所变动 系统能够非常轻松地适应这种变化 而不必像其他 OA 系统那样需要改动代码 特有的对 Word 文档的痕迹保护 很多公文都要求能够保留批改过程中的痕迹 国内的绝大部分 OA 产品都 提供了对修改的痕迹保留 版本保存的功能 但大多都缺乏一个有效的方法来 保护修改痕迹 无法防范应用水平高的用户对痕迹进行篡改 删除 拒绝 也 就是说 如果一个用户在 Word 的 用户信息 设置中修改了自己的用户名 那么该用户此后对文件的修改将 嫁祸 到他人名下或可通过接受修订的功能 来屏蔽用户的修改 这是因为这些 OA 产品和 Word 结合得还不够紧密 Word 无法根据 OA 系统中的用户设置来取得真正的用户名 无法保证修改的完整性 而 OA 系统为了妥善保护修改痕迹 通过对 Word 的编程 保证了所有对于修 改痕迹的恶意操作都无法通过系统的认可 确保批改人员的修改意图不被扭曲 或是误解 保证了信息交流的安全性 1 2 4采用采用 ActiveX COM 技术技术 实现文件修改痕迹的保留 保护 同时实现基于 windows 操作方式的附件 管理 1 采用 ActiveX 控件技术 在系统中加载 WORD 操纵控件 在 查看正 文 起草正文 批阅正文 时 自动启动 WORD 控件调用本地的 OFFICE 办 公软件 打开正文文档或自动根据预配置的模板文件创建新文档 并对 OFFICE 办公软件进行监控 实现修改痕迹保留 痕迹保护 查看 隐藏痕迹 套制红头 查看 隐藏红头 关闭时自动保存等功能 2 采用 ActiveX 控件技术 在系统中加载附件管理控件 对文件的附件进 行管理 实现了上传 修改 删除 重命名 另存为等功能 同时可自动保存 对附件的修改 该控件保留了 windows 资源管理器的操作习惯 在选择 删除 和 另存 时 可同时选择多个文件 还提供了 图标 列表 缩略图 等 查看方式 3 采用 COM 组件技术 避免 WORD 的宏安全性的要求 极大保护用户 系统的安全 同时在传输方式采用 Socket 方式 提高传输的可靠性 OA 系统说明书 1 2 5充分考虑用户的易操作性和界面友好性 充分考虑用户的易操作性和界面友好性 对系统中有特殊格式要求和必须填写的数据 都及时地进行判断 并以友 好的界面方式提醒用户 同时 为了避免手工输入错误 系统对于固定的数据 项都提供了参数配置 并以下拉列表 单选按钮 复选框等方式供用户选择 1 2 6工作流引擎工作流引擎 通过图形化的界面定义工作流程 每项任务的执行者 所执行的自动化操 作 流程引擎提供了子过程连接技术 对于每个流程中的节点 都可以作为另 一个新的流程来处理 国内相当多的厂商在这方面并没有相关的探索 系统提供单人 多人顺序 多人并行 多人单审 主办从办等五种审批模 式的灵活结合 保证能满足较复杂的应用 而其他厂商 流程定制都相对简单 也难以实现各种复杂的流程 审批时支持常用意见 组合意见 存储常用意见等功能 由于文件审批过程中使用的意见 使用的重复频率非常高 为了让用户更 方便快捷地审批文件 系统提供了预存意见的选择功能 并根据意见的类型将 OA 系统说明书 意见分为公共常用意见 个人常用意见 公共常用意见由管理员根据系统中意 见的使用频率进行管理 所有用户都可以使用 个人常用意见由各个用户根据 自己的需要和使用习惯进行管理 仅供个人使用 同时 为了减轻用户的文字输入工作量 系统还提供了 智能造句 的功 能 用户可以通过选择系统预留的不同类型的词语或短句 组合出符合用户意 图的意见 1 2 7基于基于 B S 的全的全 WEB 操作操作 系统对所有使用的参数都提供了基于 B S 的 WEB 配置手段包括 用户 部门 群组 系统参数 文号 公文模版 文件红头 用户角色 公文流程 文件自动接收人等 同时 对于所有配置参数的修改 都会自动更新到当前的 应用中 立即生效 无须对程序进行任何的修改 系统的所有应用和管理全部都通过 WEB 方式进行操作 可完全脱离 Notes 客户端 1 2 8完备的流程记录完备的流程记录 系统忠实地记录了所有的流程操作记录 包括 操作人员 或代理人 操 作步骤 操作时间 操作顺序 文件发送方向 下一步骤名称 下一步骤接收 人 接收时间 操作结果 办理意见 填写意见时间等 同时在待办事宜的提 醒中也体现了 发送人 和 发送时间 1 2 9支持广播式的公文流转处理支持广播式的公文流转处理 系统支持广播式的公文流转处理 即同一公文可同时送交多人处理 支持 多人并行 自动将多人的处理结果合并 多人串行 有顺序 多人单审 随 机 主办 从办等多种方式 工作流引擎总结了多年的办公系统建设和实施经验 提炼出 单人 多人 并行 多人串行 多人单审 主办从办 等五种审批方式 单人 下一步骤只有一个办理人 下一办理人收到待办事宜 并可直接办 OA 系统说明书 理该文件 多人并行 下一步骤有多个办理人 这些办理人之间没有办理顺序的要求 全部都收到待办事宜 并可随时办理该文件 全部办理完毕后 最后一个办理 人负责将文件发送给下一步骤 多人串行 下一步骤有多个办理人 但这些办理人之间必须按照选择人员 的顺序进行办理 首先是第一个人收到待办事宜 第一个人办理完毕后 第二 个人才收到待办事宜 依此类推 全部办理完毕后 最后一个办理人负责将文 件发送给下一步骤 多人单审 下一步骤有多个可能的办理人 但只需要其中的一个人办理就 可以结束审批工作 主办从办 在下一步骤中可选择主办和从办的用户 主办的用户可决定流 程的走向 而从办的用户只能对文件进行批阅 不影响整个流程的走向 大大 提高了工作效率 1 2 10 流程全程监控和跟踪流程全程监控和跟踪 系统实现办文过程全程监控 能够实现跨部门之间 单位之间的流程跟踪功 能并直观地展现 办公自动化系统除了实现在本单位内部实现流程跟踪与监控外 对于分发 到下级单位的文件 同样提供了完整的流程跟踪功能 上级下发给下级单位的 文件 系统提供了 查看分发文件的流程 功能 可以监控所有分发的文件的 办理流程和办理结果 如果同时分发了多个分公司 则可以选择某个分公司进 行跟踪监控 1 2 11 提供了完善的授权机制提供了完善的授权机制 用户不仅可以设置自己的 日常代理人 代办自己所有的日常工作 系统 还提供了 出差代理人 的设置 可以设定某个时间段内的工作代理人 文件 流转过程中 当给授权人发送文件时能够得到系统提示并可做出选择 对于设 置了外出授权的用户 当文件要发送给该用户时系统会提示 用户设置了外 出授权 其代理人为 OA 系统说明书 1 2 12 独特的自动催办功能独特的自动催办功能 系统管理员可以对文件设置催办间隔时间 当文件超过预期办理期限时 系统将自动发出邮件 通知办理人员抓紧办理 这一功能将大大减少文件监控 人的工作量 有效提高文件流转效率 1 2 13 灵活的转办 回收功能灵活的转办 回收功能 由于文件审批人调离工作岗位 临时性外出并无法确保文件的按时审批的 情况下 系统提供给文件监控人转办 回收的功能 允许文件监控人将文件取 回或者重新指定文件审批人 1 2 14 人员或机构的变更得到更强大的支持人员或机构的变更得到更强大的支持 系统提供用户更名 部门调动 工作移交 权限克隆 部门更名等多种手 段 以方便系统管理员 此外 系统将人员变更申请流程与人员变更管理整合成了一个有机的整体 当人员变更申请单流转到管理员时 管理员只须执行人员变更申请单上的 执 OA 系统说明书 行变更任务 按钮 即可自动生成一份相应的人员变更任务单或用户注册单 当然 系统管理员还可以对这份变更任务单进行编辑或删除 1 2 15 提供提供 F1 在线帮助功能在线帮助功能 系统中对在线帮助进行了很大的提升 实现了 HOT HELP 功能 用户在操作过程中可以随时通过 F1 及时地得到帮助 系统会自动根据 当前的操作页面对帮助信息进行关联定位 同时 对于帮助文档的内容 为系统管理员提供了管理的手段 1 2 16 及时回收邮件空间及时回收邮件空间 用户永久删除内部邮件后能够自动触发系统回收其邮箱空间 邮件发送时 应能按照角色或群组过滤 系统中对邮件的删除操作加以改进 每一次删除操作之后 立即对数据库 进行压缩 及时回收闲置空间 极大地提高了邮件数据库的空间利用率 1 2 17 实现系统管理员与应用管理员职能的分离实现系统管理员与应用管理员职能的分离 实现系统管理员与应用管理员职能的分离 同时将系统配置进行了归纳整 理 增强了系统管理员的易操作性 系统配置库 针对配置信息的作用与性质 对其进行了分类 分别归属到 界面管理 用户管理 流程管理 参数管理 四大类 界面管理包括 界 面风格管理 图像资源管理 界面频道管理 用户管理分为 部门管理 用户管理 变更管理 流程管理分为 简称管理 流程模板管理 文档 变量管理 和 流程管理 参数管理分为 系统参数 应用参数 控件管理 和 数据库管理 同时 我们还将管理员分成系统管理员 应用管理员和模块管理员三种 模块管理员仅负责相应模块的管理和维护 如 常用信息管理员 仅负责 常用信息模块的管理维护工作 应用管理员负责所有应用类参数的配置和维护 包括 部门管理 用户管 OA 系统说明书 理 变更管理 简称管理 流程管理 应用参数 其中 流程管理根据 流程 模板 进行创建 而流程模板则由系统管理员来管理 其正确性由系统管理员 来保证 应用参数主要是指系统中使用的候选项 而不涉及支撑系统运行的重 要参数 系统管理员除了包含应用管理员的所有权限外 还要负责支撑系统正常运 行的系统级参数的维护 包括 界面风格管理 图像资源管理 界面频道管理 流程模板管理 文档变量管理 系统参数 数据库管理和控件管理 1 2 18 MSS 海量存储机制海量存储机制 利用数据库队列的概念 合理规划 存储大容量的文件内容 突破 Lotus Domino Notes 容量 2GB 的性能瓶颈 即是说 当数据库大小达到 2GB 的时候 数据库的性能开始急剧下降 大大提高了应用处理速度 满足多种信息载体的 系统需求 1 2 19 强大的全文检索引擎强大的全文检索引擎 系统提供了模糊检索 组合查询以及全文检索的方式 可以对数据库进行 方便 快速地信息检索 确保信息的唾手可得 体现知识管理时代的信息新概 念 资料库支持一切数据来源 包括 Text HTML Postscript WPS S2 PS2 PS Microsoft Office Adobe PDF RDBMS 结构化数据等 可对资料库中的全文数据 进行全方位检索功能 支持 Unicode 多种检索逻辑 智能检索有效改善检索效果 提供用户专业的查询结果 既查准又查全 彻底解决了文档信息检索的难点 同时查询结果还能作智能相关排序 1 2 20 实现公文电子盖章实现公文电子盖章 系统管理人员可以根据本单位应用情况不同自行定制各种文件形式或文件 字的电子公章 签发后成文的公文将自动加盖公章 满足网络发布需求 OA 系统说明书 1 2 21 多种数据库的统一管理多种数据库的统一管理 无论是 Notes 文档数据库 还是 Oracle 等多种关系型数据库 均可统一管 理 各个 RDBMS 的数据源采用一致的接口 参数和函数名等 以统一 透明 的方式支持不同的数据库管理系统而且对不同厂家的关系型数据库均可支持 支持几乎所有的文档数据格式 Text HTML Postscript WPS S2 PS2 PS Microsoft Office Adobe PDF 等 1 2 22 完善 卓越的错误处理机制完善 卓越的错误处理机制 系统内部结合了先进的错误现场录制 错误现场恢复 操作错误记录三种 机制 使得系统能够在用户操作 管理员配置错误的情况下 仍然能够确保文 档的可靠性 有效保护了用户的劳动成果 用户领导 系统管理员可以结合错 误日志进行审核 决定培训用户的要点所在 确保整个单位可以在最短的时间 内脱离传统 OA 带来的双轨运转机制 实现真正的无纸化办公 2 应用软件及模块设计应用软件及模块设计 2 1 总体功能总体功能 MSS OA 系统可分为内部 OA 系统 互连系统以及专网上的公文交换平台 等 可根据具体的需求 结合 OA 软件产品的发展趋势及我们现有的应用系统 一般可得出如下图的应用软件功能总体结构图 OA 系统说明书 整个应用系统分为办公管理 部门办公 个人工作台 信息发布 辅助办 公系统 系统管理子系统 办公管理系统主要实现公司的日常办公 收文管理 发文管理和档案管理 部门办公提供员工的工作计划 知识库 会议管理等系统 个人工作台提供个人电子邮件 待办事宜 个人设置 通讯录等 信息发布主要发布机关单位内部的各种信息 比如规章制度 电子公告等 辅助办公系统提供办公助理及搭建单位之间的传输交通系统 2 2 应用模块应用模块 下面我们对这些子系统的功能特点进行介绍 OA 系统说明书 2 2 1办公管理子系统办公管理子系统 办公管理子系统实现机关办公管理电子化 由电子行文代替手工行文 解 决公文传递慢 信息不及时 不同步和不易查阅等问题 实现公文的电子起草 审核 会签 签发 登记 批阅 传阅等工作 自动处理反馈 催办 流程跟 踪与统计 查询和归档等任务 并能灵活设定公文流程 能进行全文检索 最 终实现 文档一体化 办公管理子系统主要包括 收文管理 发文管理 档案管理 办公管理子系统具有很强的适应性和灵活性 如 流程的定义 角色的定 义 痕迹保留等 2 2 1 12 2 1 1收文管理收文管理 收文运转实现对外单位来文的登记 拟办 批示 阅办和归档整个过程的 管理和监控 收文业务流程一般包括 收文登记 收文拟办 领导批阅 部门 阅办 收文归档等 收文运转具备运转跟踪 逾期催办 公文查询及统计 打 印等功能 所有的流转过程均在计算机网络环境下协同完成 提供了完善的意见输入 流程跟踪 打印办理单的功能 管理员可以对文件流程 流程名称 流程走向 流水号格式 文件办理单 审批人员范围 批阅权限 操作内容等多种信息进行自定义配置 2 2 1 22 2 1 2发文管理发文管理 发文运转实现从发文拟稿到签发到归档全部过程的电子化 自动化 实现 本单位发文快速 高效 及时的目的 是办公自动化系统中最重要的环节之一 发文运转一般包括发文拟稿 部门核稿 会稿 办公室审核 会签 签发 归档等几个步骤 其中有些步骤是可选步骤 比如会稿 会签等 所有的流转均在计算机网络环境下协同完成 提供了完善的修改痕迹保留 生成正文 打印办理单的功能 系统提供的流程跟踪列表中列出了所有经办人员的操作时间 操作内容 OA 系统说明书 流程走向 办理意见可以直观查看 管理员可以对文件流程 流程名称 流程走向 正文格式 文件字 流水 号格式 文件办理单 审批人员范围 批阅权限 操作内容等多种信息进行自 定义配置 2 2 1 32 2 1 3档案管理档案管理 档案管理系统实现按照国家档案局关于机关档案整理 保管相关规定 对 单位电子文件信息的登录 收集 组卷 归档形成标准的文件档案 并实现档 案文件的鉴定销毁 借阅管理 档案统计 检索查询等功能 同时具有强大的档案检索功能 不仅可以对档案进行检索 统计编研等管 理 还可以实现模糊检索 组合检索 自定义分类检索 2 2 2部门办公部门办公 部门办公提供各部门对办公活动中的相关事务进行管理 包括工作计划管 理 知识库 会议管理等 2 2 2 12 2 2 1工作计划工作计划 针对公司每个部门 用于部门内部事务管理 工作计划及工作总结管理 工程进展状况控制并能进行考核 2 2 2 22 2 2 2知识库知识库 实现单位内部各种文档资料的搜集 分类整理以及智能查询功能 有效提 高知识利用率 可以灵活规划知识库的知识分类组成 可以设置知识库中各类 知识的利用权限 可以实现对知识库中不同类别间知识文档的转移 可快速 方便地实现库内知识资料的检索 可对知识库各类文档的利用率和存储情况进 行统计 2 2 2 32 2 2 3会议管理会议管理 提供简单的会议室预定 会议通知发放 以电子邮件 打印通知单的方式 发放 具备提醒会议参加人员等功能 OA 系统说明书 会议管理系统实现会务信息 会议纪要 会议资源的统一安排和管理 提 供了会议计划 安排 人员 时间 场地 会议通知 会议纪要管理 会议资 源网络预定等会议全过程的自动化管理功能 从而实现会议管理自动化 该系 统使会议资源统一管理 网络预定 会议通知自动化 会议纪要管理电子化 2 2 2 42 2 2 4网上协作网上协作 网上协作用于提供单位内部部门内部 跨部门业务协作的问题 网上协作提供了收文 发文之外的另外一个全面的电子化解决方法 使得 各部门之间的协同处理工作更加快速 高效率 2 2 2 52 2 2 5虚拟工作室虚拟工作室 虚拟工作室主要是从单位内部协作 单位知识共享 单位知识沉淀角度出 发而设立 它为协作任务提供一个网上虚拟协作平台 每一单位协作任务 都 可以在此注册一工作室 在协作任务的处理过程中 参与者可以在其相应的工 作室 添加与任务相关的文档 对工作室文档进行查看 评论操作 最后在任 务结束时我们将有价值的文档归入单位知识库 这样在促进了协作任务的知识 共享的同时 也促进了单位知识的积累 2 2 3个人工作台个人工作台 个人办公以电子秘书为指导思想 建立一个相对独立的工作环境和文件处 理系统 提供与个人的有关信息 具体包括以下功能 2 2 3 12 2 3 1电子邮件电子邮件 实现电子邮件的起草和收发功能 邮件系统为全体职工每人提供一个邮件 信箱 本信箱可以与专网相互进行收发邮件 职工可以通过内部邮件系统进行 文件 文档 通知 报表的相互传递 大大改善通过传真 EMS 等进行文件传 递的传统方式 又可以避免通过公共网络的免费信箱带来的安全性问题以及有 效防止病毒问题 电子邮件既可以用于个人之间的通讯 也可以支持部门成员协同工作 所 有的用户都有自己的邮件数据库 由用户自己管理 电子邮件系统除了实现邮 OA 系统说明书 件收发 消息传递等功能之外 也可以授权用户实现邮箱代理以及定制邮件接 收策略 防止邮件炸弹等功能 提高了系统的灵活性 电子邮件是办公系统中最基本的功能 构建纯 Web 界面的电子邮件系统 实现各类信息 信件 文档 报表 语音等 在各部门及员工之间快速 高效 的传递 同时还可以实现与标准 Internet 邮件系统进行通讯 2 2 3 22 2 3 2待办事宜待办事宜 提供自动提醒和显示当前急需处理的审批 会签 签发 批示 办理等事 宜 用户可以从这里出发查阅和办理自己的各类待办文件 个人邮件 公告等 信息 可以选择草各种公文 可以查看自己订阅的信息 可以修改一些个人的 设置 这个模块相当于一个个人的办公平台 所有的信息都被汇总到这里集中显 示 用户可以很方便地在这里集中地处理自己的事务 2 2 3 32 2 3 3日程安排日程安排 用于安排个人的工作计划 提供按时间和类别两种分类方式 提供制定和 修改工作安排日程表 对日程表进行删除管理 设置提示 查询统计个人空闲 时间 能根据某一关键词进行搜索等功能 2 2 3 42 2 3 4通讯录通讯录 提供企业级的内部个人 公用通讯录 个人通讯录还可共享给全体或指定 的人 并和邮件系统集成 通讯录要支持多种条件的智能搜索 2 2 42 2 4个人设置个人设置 实现 OA 系统中相关个人参数配置 如当用户出差 请假或其它原因暂时 离开工作岗位时 提供对公文处理流程中的审批 会签 签发 批示 办理等 权限的委托 出差授权 系统允许用户设置自己的代理人 日常代理人用于协助计算机应用水平较 差的用户克服使用上的困难 在提供安全性保障的同时 日常代理人的存在可 以确保所有的系统用户均能够有效参加公文流转 审批的过程 而出差代理人 OA 系统说明书 机制可以使用户登记出差后 所有的待审批 阅办的文件将自动流转到出差代 理人手中 保证了在临时出差 出差用户不方便进行文件审批的各种情况下公 文均能正常流转 用户在外出的时候 可以指定自己的代理人 在不再需要代理人的情况下 可以通过手动或自动的方式收回 2 2 4 12 2 4 1在线帮助在线帮助 用户只须要在系统的使用过程中 随时按下 F1 键 即可得到上下文相 关的在线帮助 并提供强大的全文检索功能 2 2 5信息发布信息发布 信息发布作为内容管理在本期工程的具体体现 实现部信息的发布管理 具体包括以下几个方面 2 2 5 12 2 5 1规章制度规章制度 实现将单位内部的有关人事 劳资 财务 保密和其它管理制度 工作准 则及其它政策在单位内部发布 供员工随时查阅 用于将单位内部的有关人事 劳资 财务 保密和其它管理制度 工作准 则及其它政策在单位内部发布 供员工随时查阅 所有规章制度的生成都需要一个提交审批的过程 任何处室都可以起草规 章制度 起草完成后提交给规章制度管理员 规章制度管理员进行严格的审批 审批后有 发布 和 退回 两种操作 发布的规章制度就正式成为规章制度 系统自动将规章制度发布到公告牌 通知所有相关人员 被退回的操作发送给 起草人 2 2 5 22 2 5 2公共信息公共信息 主要提供日常办公和业务处理经常使用的信息查询 包括国际组织 常用 网址 内部电话号码 常用电话号码 各省公司联系电话等 系统管理员可以 对信息进行更新和删除 OA 系统说明书 2 2 5 32 2 5 3电子公告电子公告 一个灵活易用的网上公告板 用于各部门用户发布各类公告信息 提供了 新闻简报 制度 公告 通知等多种广播信息 用户可以通过它发布各类公共 信息和通知等 电子公告还应根据安全类别以文字 表格 图片等方式实现公告 通知等 信息与电子邮件等的集成 电子公告模块包括被通知人 可能为多人 通知内容和时限等内容 提供一个发布各种公共信息如公告 通知或启事等的场所 实现公告通知 的起草 审批和发布流程 公司的公告通知可以通过个人工作台面中的滚动信 息显示 对于公司的公告与通知起草和审批必须由专门人员负责 通过审批后 系统自动发布 本公告通知系统可以任意增加公告通知模块 每个公告模块的发布范围和 起草权限不同 全公司的公告发布范围为全体员工 机关公告的发布范围仅限 于公司机关的员工 二级局的公告通知模块可自动接收公司机关发布的全公司 范围的公告通知 在接收到公告通知后 在本单位范围内发布内部公告和通知 公告的发布人员可以根据需要在以上基础上灵活限制公告通知的范围 2 2 5 42 2 5 4新闻简报新闻简报 实现单位内部的新闻发布 包括单位内部普通新闻 科技动态简报 相关 时事简报等 对简报提供分类 关键词和期号检索功能 2 2 5 52 2 5 5电子期刊电子期刊 实现企业内部期刊的发布 提供对各种稿件的加工 整理和通过客户端或 浏览器进行阅读 可以完成公司不同部门负责的 不同发布范围的多种刊物的 采集 编辑 审核 发布工作 2 2 5 62 2 5 6电子论坛电子论坛 以主题 响应为体系结构 供用户对各自相关的业务知识技能进行交流 学习的场所 系统管理员可以自行划分讨论区 维护讨论版面等 系统提供丰 富的用户图标和表情符供用户选择 OA 系统说明书 以主题 响应体系结构提供用户对各自相关的业务知识技能进行交流学 习的场所 类似 Internet 上的 BBS 用户可以在上面讨论 交流思想 也可以 创建或者围绕自己感兴趣的主题进行讨论 可以从视图上清晰地查看出每一个 主题的跟贴人数 系统可以设定只有被授权的用户才能参加讨论 并且 还可限定 BBS 用户 必须采用实名制 BBS 模块提供电子稿件新建 编辑 发表功能 提供用户管理功能 发布内容设置专题栏 有权限的用户可以进行查询和 参加讨论 通过系统设置 还可配置 BBS 用户采用实名制还是匿名制 昵称 来使用 BBS 2 2 6辅助办公系统辅助办公系统 辅助办公系统提