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XXXXXXXXX办公协同管理系统项目论证建议书 北京金和人网络工程技术有限公司二00五年二月1、金和企业集团简介1.1 董事长栾润峰先生简介栾润峰：现任金和企业集团董事长兼总裁，“精确管理模式”创始人，中国第一届MBA，北京大学客座教授，2004年中国改革风云人物他独创的“精确管理模式”为全国一千多家企事业单位解决了多年无法解决的管理难题，取得了显著的经济和社会效益，受到社会各界的广泛关注。自1999年起，平均每年在北大、清华等各大院校，中国科协、国家安全部等企事业单位，以及全国十多个省中小企业局组织的总裁班作“精确管理与实现手段”演讲一百多场次。栾总著有：一切尽在掌握可操作的精确管理、精确管理与实现手段等书籍，部分已入选北大MBA教学参考书籍。1.2 软件结合精确管理模式121 金和独创的精确管理模式精确管模式的定义是：将计算机技术，Internet技术，管理技术与中华文化融合起来，产生出一种行之有效的，技术化了的，可操作的，具体化了的管理模式，并能无限地复制，使你依此执行就能够逐步的、部分的解决企业管理中的问题与现象，实现精确管理，最终做到“掌握到每一分钱，控制到每一分钟”。所谓可操作就在于我们已经将精确管理思想体系体现在相应的软件中，真正做到了可操作。精确管理模式主要解决企业管理中通常出现，但以现有手段又难以解决的七大问题、七大现象。 企业管理的七问题：1量化问题讲当前很多企业的管理信息量化不充分，有一些老板不同意这一讲法。他们认为他们对自己企业的情况如数家珍，清清楚楚。其实他们对这一讲法有两层误解。第一层误解是他所讲的如数家珍，是一些他的企业中本来就是以量化形式存在的数据，这当然很清楚。但企业运营中有很多非量化的、模糊的管理信息，这些信息如何来量化；第二层误解是企业中相关职能部门掌握的量化的信息，在我们企业的各个职能部门是不是都能及时获取。这才是我们指的量化的问题。2计划问题在企业的管理中，还存在一种比较普遍的问题，那就是计划不够，或者即使做过计划但也不是有根有据的。有一句话最能表达这一意思“船到桥头自然直”，我们凭借自己的聪明，过去总能随机应变，所以做规划、做计划的习惯没有养成，这其实是中国文化的一部分，所以大家共同“对付”计划，并据此创造出“计划没有变化快”之说。3积累问题许多企业在管理中只是原地踏步，而不是在昨天的基础上进步，不是在前人的经验中进步。时间对我们这么重要，就在于她能使我们不断地积累，这样我们才能在一段时间以后达到或超越对手，获得应有的尊重。但是，我们现行的习惯是原地踏步多，在昨天的基础上进步少，在前人的基础上进步少。4有限与无限问题我们认为：一个人也好，一个单位、一个社会也好，你的资源总是有限的，你工作的意义就是在这样有限的资源之上创造出更大的价值。有限论对当今社会有很大的指导、提醒的价值。有限论清楚地告诉每一个人、每一个社会团体，资源都是有限的，千万不要试图将自己定义到无限中去。但实际生活中我们却经常自觉与不自觉地将自己定义到无限之中。5创新问题很多人认为创新是在空白之处产生的新思想，是砸碎一个旧世界，创造一个新世界，这是对创新的误解。要是这样的话，这不是创新，这是捣乱，这是标新立异，对社会的进步没有什么正面的价值。创新应该是对现有有限资源的改进与改善，是5%的进步，我们应该鼓励的是这样的创新。在创新这个问题上，无论是我们企业，还是我们社会，我们都付出过巨大的代价，但是目前并没有产生大家共同认可的创新概念，社会还在时时为之付出更大的代价。还创新以本来的面目，创新原本就应该是改善与改进，是5%的变化，积小变以求大变。对社会是以最小的资源换来最大的效益，这才是我们企业特别应该追求的。6过程与结果问题我们认为，过程决定结果，结果应是过程的必然反映。通过对企业管理的研究发现，企业的发展就是企业在总结与归纳自己的独有过程，这是企业价值最大的方面。企业也只有有了自己独有的过程，才能更健康地运行在社会之中。我们要的是我们的员工在我们现有过程基础上的实践与研究，去创新与改进我们的过程。“过程论”否定了我们急功近利式的企业行为，鼓励我们大家踏实地专注每一项基本的工作，持之以恒，在不断地总结、积累以前经验的基础上，成为我们专有的过程。我们只有不断地创造并遵循自己专有的过程，在未来的竞争中才能保持竞争力，并由此来影响社会的发展。7控制问题我们认为，企业应使自己的所有行为尽可能处于“闭环状态”运行，使我们能随时随地地掌控运行状态。我们现行的企业行为中，多数运行状态为开环的，是不受控的。因此，在当前快速发展的社会过程之中，我们必须要解决企业管理中的开环问题，让我们更多地做到事前指导，避免问题的发生。 企业管理的七现象：1被动现象管理中的被动现象表现在，人的地位越高，权限越大，越是被动。在初创企业的时候，我们还能做到非常主动，所有的管理信息都能真实的得到。但公司办大后，要获得企业运行中的实际数据就变得越来越困难，越来越被动，受制的因素越来越多，想了解某地公司某人的一件工作变得十分困难，而不是像想象那样，了解公司内部信息因为权利增大而变得更容易。正因为这一现象的普遍性及解决的困难性，所以我们分析下来，这一现象是目前管理问题中首要现象，要能做到我们位子越高，掌握的信息越全面与主动，我们的工作主要精力是花费在核实、分析、研究信息，做出新的决策上来，这样就能实现主动管理了。2黑箱现象黑箱现象是被动现象的产物，我们的各级领导因为被动现象的存在，对管辖范围内的事件运行过程掌握得不够、不充分，就使得过程对领导而言是屏蔽的，领导多数情况下只知结果而不了解过程，由于存在黑箱，就屏蔽了领导的视线，人的自我与懒惰的本能又在这里促进了黑箱的形成，人为的为过程设置更多的屏障，使得一个简单的过程变的十分复杂。久而久之，由于领导对过程的不了解，还形成了目前这种认为过程本该就是如此复杂的结论，使得我们的管理效率十分低下，而且过程之中因黑箱的存在，各种不利因素还得到生长，腐败由此产生。3随意现象随意现象表现在我们各层的管理人员身上，因为我们没有周密的计划，也因为聪明，我们会在问题来到时随意的行使我们的权力，造成混乱与浪费。君不见很多单位经常是同一件工作，因为领导的随意布置而有几个人在做，还存在着几个人争夺同一资源而出现矛盾的普遍情况。要结束随意现象，难度在于要改变我们多数人的工作习惯，辅助他的手段要可操作并实用，这才能消除这一现象，提高我们的工作效率。4十二月现象我们管理中十二月现象普遍存在的原因，是由于我们管理辅助手段的落后，有限论在这里产生了作用。十二月现象讲，我们有些员工平时工作业绩平平，特别是非量化的工作岗位，往往到年终工作突击表现一下，领导在年终考评时，因其精力有限，他只能记住眼前的工作情况，这样对这类员工还是关怀有加，不断表扬。这一现象不仅普遍存在，而且危害性很大，他使得我们单位中出现大家模仿的情况，最终使得我们的工作效率平时很难提高，还无有效的手段进行调节，要解决这一现象就要求我们必须改变管理手段、改进考核方式、缩短考核周期。5振臂一呼现象由于我们缺乏有效的管理手段，对各层的工作实际完成情况缺乏监督，导致振臂一呼现象非常普遍。振臂一呼现象是指领导总是喜欢、表扬与提拔那些呼应领导的号召，口头坚决支持、保证完成领导任务的人。由于领导无法以有效的手段来确认这些呼应者以前所呼应的工作完成的情况，还会在不同的场合表扬这些人，久而久之就形成了这一管理现象。很多人不是在工作上下功夫，不是及时提出不同的意见，而是在呼应上做文章，长期下来，整个管理层是你应付我，我应付他，少了踏实，多了浮夸，工作做的是表面文章，效率低下。6人性中的高估现象我们的人性中存在着一种本能的对自己高估的现象，有一种案例可以很好的说明这一点，我们十个人坐下来吃饭，喝酒时大家总是互相歉让，都不愿多喝；喝完后，你如果发张纸条，让每人将自己喝的酒写出来，你会发现，最后统计出来，这个数字要远远大于实际喝掉酒的数量。由于这种现象是人本能的反映，这对我们企业管理带来极大的挑战，人人都会认为自己做得多，得到的少，人人都会认为企业分配不公、不合理，员工的工作积极性受到挫伤。7天高皇帝远现象随着企业的发展，跨地区设置分支机构，项目点分布在全国各地的情况已经十分普遍，目前缺少行之有效的对分支机构的管理手段，这就形成了天高皇帝远的现象，往往这些谁也管不到的地方问题成堆，到头来危及整个企业的生命。 解决方法当前管理中的七大问题与七种现象是企业中普遍存在的，我们不仅要能从实践中总结出这些问题与现象，从理论上分析这些问题与现象，还要能提供行之有效、可操作的管理辅助手段来逐步解决这些问题与现象，这才能对我们社会的进步做出有效的贡献。可操作的精确管理就是专门来解决这些企业管理的问题及现象的。可操作的精确管理论的定义是：将计算机技术，Internet技术，管理技术与中华文化融合起来，产生出一种行之有效的、技术化了的、可操作的、具体化了的管理模式，并能无限地复制，使你依此执行就能够逐步的、部分的解决企业管理中的问题与现象，实现精确管理，最终做到“掌握到每一分钱，控制到每一分钟”。所谓可操作就在于我们已经将精确管理思想体系体现在相应的软件中，真正做到了可操作。1.3 技术实力2004年，金和软件凭借对企业管理的深刻理解、先进成熟的软件产品、深厚的技术积累与良好的行业口碑，与北大众志、华为、曙光、中软、人大金仓、无锡永中等知名厂商结成国产化企业应用系统战略联盟，共同参与国家863计划，推进国产计算机系统在企业中的全面应用。其中北京大学与金和共同成立了软件研发实验室，承担本项目的核心软件研究工作。实验室包括两部分，其中一部分设立在北大计算机系，包括了30多名北大博士、硕士组成的技术队伍。另一部分设立在金和软件研发中心，现有开发软件开发工程师50多人，平均年龄为27.5岁，技术骨干皆为本科及本科以上学历，其中包括1名博士、6名硕士研究生，其中有多人具有高级职称或高级程序员资质。公司在开发、生产、供应、销售支持和售后服务等环节贯标ISO9000，并得到了严格的执行。尤其是在项目的开发环节上，所有软件产品的研发和项目的实施均参照“ISO9000”和“CMM” 标准来进行，在此基础上，公司研发部与技术管理部参照ISO9000和CMM国际软件质量保障的模式，结合本公司的具体特点和项目实施经验，建立了适合公司目前软件开发和项目实施的一系列开发和管理规范，制定了适合项目需要的计划、标准和规程等，并在实施的每一个具体步骤中严格执行。这些计划、标准和规范的实施，为快速开发出高质量的软件系统提供了有力的保证。1.4 金和的荣誉l 2003年6月22号，中国软件评测中心认为金和IOA是目前国内首个具有独特管理思想的办公软件，是最为先进的网络协同办公平台。l 2003年8月22日在北京人民大会堂发布了金和IOA4.0版，人大副委员长成思危及国家18个部委的信息化主管领导出席了发布会。l 2004年3月9号，金和软件与北大计算机系的战略合作协议在北大签约，江苏省委书记李源潮，省长梁保华，常州市委书记范燕青出席了签字仪式。l 2004年3月31，经中关村管委会领导推荐，金和软件参加了在国防科工委在军博举办的军品采购展示会，并获得了“展览会特别贡献奖” 2 、金和IOA企业协同管理解决方案2.1 方案整体介绍2.1.1设计理念金和根据独创的精确管理模式，结合现代企业管理的应用特点及管理瓶颈，设计出了专门解决企业协同管理问题的软件系统金和IOA企业协同管理系统。金和IOA协同管理系统基于协同矩阵模型和齿轮联动模型的设计思想，同时满足集团型企业分散式经营、集中式管理的管理模式。根据协同矩阵的特点，整个系统形成了一张信息网状图，当你找到其中的一个信息点时，与此信息点相关联的信息就被提取出来，层层追溯直到拉动整张网，由此使得我们对于一件事情获得了横观纵观的全面了解。而整个功能的实现是基于齿轮联动模型的设计思想，即当其中的一个齿轮转动的时候，其它的个模块围绕此模块转动起来，为其提供相应的支持和服务，不同的信息分散在不同的模块中，当有需要的时候它们就被结构化的提取出来。 2.1.2产品架构从应用角度来看，金和IOA协同管理系统从根本上提升了公司总部的管理职能，方便总部随时了解和监控下级子公司或关联企业的运营情况，可实时汇集下属公司的各方面的数据。同时创建了一个协同的、集成的办公环境，通过与企业信息门户的结合，给公司员工、分销商、供应商及企业管理者提供了一个协同工作的平台，并可将各种业务数据集成到此平台上。由于各大模块的强关联性，可将系统中的所有信息，包括事件、流程、文档、人员、角色等关联起来，解决了信息海洋和信息孤岛给企业管理带来的困扰。金和IOA企业协同管理解决方案总体结构图2.1.3模块构成金和IOA企业协同管理系统包括： 个人事务管理模块（必选）包括的子模块：网络寻呼、我的便签、工作日记、计划总结、日程安排、我的建议、电子通讯录、任务管理 工作流程管理模块（必选）包括的子模块：收文管理、发文管理、请示管理 知识文档管理模块（必选）包括的子模块：档案管理、知识管理、网络硬盘 行政事务管理模块（必选）包括的子模块：会务管理、资产管理、用品管理、车辆管理 公共信息管理模块（必选）包括的子模块：新闻管理、通知管理、期刊管理、网上调查、内部论坛 系统资源管理模块（必选）包括的子模块：组织管理、用户管理、角色管理、权限管理、流程管理、系统设置、日志管理、回收站管理 短信平台系统模块（可选）短信平台系统是金和IOA的可选模块，包括短信服务软件和GSM短信设备一套。该模块可以实现通过寻呼收发短信和短信催办文件、短信提醒日程、祝贺生日等功能。该模块费用共计人民币7000元。客户需要自己购买一个SIM卡，发短信的费用由电信部门对该SIM正常收取。 电子签章系统模块（可选）电子印章系统是金和IOA的可选模块，包括签章软件和钥匙盘。签章钥匙盘自带CPU、快速存储器和加密处理机制，用于存放单位或个人数字证书、印章信息或签名信息。签章钥匙盘通过USB接口和计算机连接，软件自动嵌入到Word/Excel里，用来实现盖章或签名，保证文件的安全性，可认证、防抵赖。一个钥匙盘内可存储多个公章或签名。费用共计人民币1000元/个。 统一身份认证系统模块（可选）统一身份系统是金和IOA的可选模块，包括服务器端软件、客户端软件和身份认证卡。可以实现已IOA为平台，把邮件、业务、财务等各种系统集成在一起，用身份认证卡一次性登陆。不用记忆很多用户名密码和入口地址。在进一步提高系统安全性的情况下，又真正给使用人员带来方便。如果选择本模块，就涉及到对要集成进来系统的二次开发。费用另外计算。模块详细介绍A 、个人事务管理模块（1）网络寻呼：网络寻呼是一种比电话还方便的异地沟通及管理工具。它既具有电话的即时性，又克服了电话的不可重现性，还带有与邮件同样的附件功能，比邮件又简单易用。可以说综合了三者的优点。它以组织机构图的形式显示寻呼列表。可以点击每人的名字了解到他（她）的照片和部门、职务、电话等基本信息。发送寻呼时可在列表中直接点选人员或选择按组发送，并可以挂若干文件作为附件（要求大小不超过2MB）。不论对方在何地，数秒钟内在其屏幕上就会自动弹出窗口，显示您发的寻呼内容。如对方不在线则可以同时发短信息到对方手机上，内容是“张三（发寻呼人的名字）呼：内容”。对方可以直接用手机回复短信到寻呼里。方法和用普通手机回复短信一样，回复的内容会自动在收寻呼人的桌面上弹出寻呼窗口。用户自己发的短信自己能查询到。系统管理员可以统计出每人发短信的数量。发短信费用和用手机发短信一样，由单位统一承担。要应用上述的短信功能需要购买金和的短信平台和设备。如离线期间收到的寻呼在下次登陆系统时会首先弹出来让用户在第一时间看到。寻呼还具有对话功能。可以实现类似聊天室一样的你一句我一句的谈话功能，适合召开异地的多人小型会议，最后可以方便的整理出会议纪要。（2）我的便签：类似一个便签条。可以随时记录有用的东西，并可以导入到日记、日程。（3）工作日记：用户每天可以随时把需要记录的事情记录到日记里，以后需要时可以方便的查询出来。有权限的领导能查看他管辖员工的日记并作出批示。系统会自动以寻呼的形式通知员工领导对其日记进行了批示。（4）计划总结：计划分部门计划与个人计划。可以按周、月、季、年四个时间段来做。如果是员工则只需要做个人计划，做好后提交给领导审批。领导还可以汇总员工的计划生成本部门的工作计划，并和个人计划一起上报更高级的领导。领导可以修改下属计划中不合理的地方，系统自动通知对方，对方同意后计划开始生效。当计划生效时将自动转化为任务，在执行时布置者和执行者中任意一方如要有变化：例如修改内容、推迟时间、终止任务等，都需要另一方同意，系统会自动通知另一方。另一方必须点击“同意”，该修改才能生效。计划完成一项就填写进度为100，系统自动通知上级检查。最后如每月个人和部门计划完成情况在IHRM考评系统里将作为考评的重要标准。（5）日程安排：主要是为了方便用户进行日程安排，具有寻呼和短信定时提醒功能。可以按日、周、月查询日程安排情况。有权限的人可以对他人（如领导）的日程进行汇总，以通知的形式公布给相关人员。（6）我的建议：可以由系统管理员设置一些建议的类型，每个用户都可以提出建议，系统还提供了匿名提建议的功能。（7）电子通讯录主要功能是实现电子通讯录。包括通讯录的增加、删除、修改、导入、导出、查询功能，其中导入功能可以接收由Excel等多种格式的通讯录文件，并能自由创建联系人组群管理。可以直接在上面给对方发短信或邮件。B、行政事务管理模块（1）会务管理：包括会议申请：要召开会议前应进行申请，领导同意后可以召开，如不需要领导审批可以不设置该流程；资源预定：资源预定时可看到资源预定情况，别人占用后自己不能在同一时段预定。预定提交后系统自动通知该项资源的管理人，如有冲突可以由管理人进行调整，当会议改期或取消引起资源释放，也自动通知相关人员，该资源现已开放；会议改期：会议没进行前可以由有权限的人改期，并自动通知相关的人员；会议纪要：把整理的会议纪要或领导讲话录音（文件形式保存到硬盘）上传保存到系统里，并可以共享给有关人员让他们在“待阅”中查看；会议查询：可以按组合条件查询会议召开情况和会议纪要；数据维护：维护会议类型、资源类型等基础数据。（2）车辆管理：包括车辆档案：给单位车辆建立档案；用车申请：用车人员网上填写用车申请；车辆调度：由有权限的人员对用车申请进行审批和调度；出车记录：由工作人员把司机填写的出车记录本的内容录入到系统里；出车统计：可以按时间段统计司机或车辆的出车记录、里程、油耗等数据，便于统一管理。（3）资产管理：包括登记：对正常和损废的固定资产按部门和房间号码进行登记；调拨：资产的归属权转移时的操作；查询：对已经登记的固定资产进行按条件查询；数据维护：对资产种类等基础数据进行维护。（4）用品管理：包括办公用品登记入库、领用、调拨、库存查询统计、流水查询统计、数据维护。C、工作流程管理模块（1）收文管理：实现了单位内部发文起草、公文审核、发文痕迹保留、公文传阅、公文会审、来文登记等功能，通过系统提供Web方式的在线编辑、附件上传功能，可以与Microsoft Word、Wps等文档编辑工具进行嵌入整合，可以进行模板红头套用、打印文件和稿纸等功能。（2）发文管理：根据预先设置的公文办理流程，各环节的办理功能定义，可以实现公文的各项办理工作。同时根据各办理节点的权限设置，可以进行相应的抄送、流程转向、修改设置后续流程等操作，极大地满足日常公文办理中对于操作灵活性的要求。催办跳转：对于超过办理期限或需特殊办理的公文，可以进行发送催办通知、跳转操作等功能实现，对于办理流程的跟踪检查、特殊流转的要求。提高公文流转办理的工作效率。支持各种手写笔，能够支持各种笔锋处理功能，从而可以实现直接在IE里进行手写签名和批阅。电子签章：电子印章保存一种USB设备里，在盖章时把设备插入PC的USB口，再输入用户名和密码，才能取得印章的使用权来进行盖章。盖过的章会和Word文件紧密结合在一起，无法复制和移动。文件一旦盖章后就不能做任何修改，如果一旦修改了，电子印章将自动作废。手写签批：通过手写屏或手写笔，能够直接在原文件上进行亲笔批注，使文件的审核、签批更清晰、更容易，因而，受到很多单位领的喜爱。采用键盘输入时，能够标识出插入、删除的文字和修改人的身份。公文模板维护：在公文流转中，需要不同的公文模板，在公文管理模块中提供了自由定义公文模板的功能，设置模板的类型，可以增加、修改、删除。（3）内部请示：实现了单位内部发文起草、公文审核、发文痕迹保留、公文传阅、公文会审、来文登记等功能，通过系统提供Web方式的在线编辑、附件上传功能，可以与Microsoft Word、Wps等文档编辑工具进行嵌入整合，可以进行模板红头套用、打印文件和稿纸等功能。D、公共信息管理模块可以发布新闻、通知和内部期刊。要通过规定的审批流程进行审批才能显示（1）新闻管理：发给指定人员，可以发布快讯。发布的内容可是Word、Excel、Html、各种图片。（2）通知管理：发给指定人员。发布的内容可是Word、Excel、Html、各种图片。（3）期刊管理：发给指定人员。发布的内容可是Word、Excel、Html、各种图片。（4）论坛管理：主要功能是一个内部的BBS。每人能注册昵称，选择头像，发表帖子。在工作之余用于活跃企业的气氛。（5）网上投票：主要功能是可以由系统管理员设置需要大家投票的内容，可以单选也可以多选。大家投票后，可以用饼图显示统计出的投票结果。E、知识文档管理模块（1）知识管理：对电子文档、资料分类的维护（添加、修改、删除、设置维护人员），对模板的添加、修改、删除。知识发布：对某类别下的电子文档进行维护（添加、修改、删除），并根据需要给指定的人共享，可以在“待阅”栏里看到。知识浏览和查询：对有权限的电子文档进行浏览和查询。（2）档案管理：工作流流转后直接预归档：此功能与工作流管理系统结合，支持公文流转和由表单定制子系统定制的电子表单流转后的直接归档；按照部门归档，档案文件归档到归档人或者档案管理员所在的部门。上传文件预归档：上传文件预归档是对客户端的各种档案文件进行上传文件归档，按照部门归档。档案文件的修改：提供档案管理员对于本部门已经归档的档案文件属性等基本信息可以进行修改功能，但对档案的内容任何人都无权修改。案卷管理：给档案管理员提供通过组合查询对本部门的档案文件进行组卷、拆卷和案卷的基本信息的修改。档案文件检索和申请借阅：拥有档案借阅权限的用户可以对系统中所有档案进行检索，检索按照组合条件进行，然后用户可以对检索到的档案文件提出借阅申请，等待档案管理员的审批。档案借阅审批：提供拥有审批权限的人员具有对已经被借阅的本部门档案进行审批。对于通过审批的借阅档案可以赋予借阅人“普通借阅”和“特殊借阅”的权限，具有普通借阅权限的借阅者只能查看此档案的最终正式档案文件，具有特殊借阅权限的借阅者可以查看同此档案文件有关的所有工作流流转中相关的内容，包括档案文件的各个版本和审批意见等有关电子文档的内容。公开的档案文件：档案管理员在进行档案文件预归档的时候可以对档案文件的查看方式进行选择，对于保密级别低的文件可以选择为可公开的文件，归入相应的类别中，使每个普通用户可以在前台直接进行档案文件的查看。档案文件的备份和移交：系统中档案文件按照保存时间自动保存在档案服务器磁盘中年、月、日相应的目录下，便于进行档案的备份、维护和移交，支持定期的自动备份。与其他档案软件的接口：档案内容可以通过接口导入到国家档案局要求的档案管理软件中。F、系统资源管理模块（1）组织管理：机构配置管理包括组织机构（部门）设置、角色（职位）设置。组织机构设置、角色设置是系统运转的基础部分，通过机构角色和用户的结合才能使系统真正可操作，组织机构角色和用户结合才能拥有系统的权限。（2）角色管理：系统中的角色（职位）可以自由定义。在给系统用户分配角色时可以与实际情况一一对应，也可以给员工对应一个或多个已定义好的角色，系统支持身兼多职。（3）用户管理：用户是系统的使用者，用户可以通过管理员任意添加、修改、删除。不仅可以详细记录用户个人信息，还可以对用户进行所属组织机构（部门）和担任角色（职位）的分配；如果某类用户在系统中的权限相同，可以给这类用户定义组，叫做用户组。（4）权限管理：根据用户不同级别设置用户的可以访问权限。（5）流程管理：系统内部各种工作流和内容模板可以由用户根据实际情况自行定义。流程定制采用可视化流程设置，方便简捷，对流程的流转过程一目了然。可以将单位日常办公管理中的管理流程在系统中得到完整体现。实现各种文件、请示、报告的流转自动化。极大提高了工作效率，同时也强化了办公工作的规范性。（6）系统设置：系统管理员可以对登陆页面、企业标志、网络硬盘空间等进行设置。（7）日志管理：主要功能是统计登陆到系统的用户统计情况，记录系统登陆用户的登陆时间、访问主机、退出时间等，提供按时间段查询审计。（8）回收站管理：与Windows里的回收站功能类似。在IOA系统任何删除的数据都将存放在回收站里。有回收站清理功能的人可以查看到各类被删除的信息。选择这些信息后可以永久删除它们或把它们再恢复到原来的位置。方案特点与一般的办公自动化系统相比，金和IOA的特点体现在以下几个方面：（1） 超越传统OA的深化应用，不仅包含传统OA的所有内容，更在横向上进行了扩充，纵向上进行了深化，可以集成应用完全集成，无需企业重复购置。（2）基于WEB的应用，无需购置复杂的设施既可实现系统的运作。企业可以选择在局域网或广域网上架构办公平台，对于客户端来说，只需要一个浏览器便可。支持企业远程办公和不间断服务，从而改变了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，用户可在任何时间，在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。（3）基于流程的的应用，建立一个动态的、规范的、平滑的和高效的流程体系，并通过对企业现有流程进行重新整合实现企业的规范化和高效运作。以流程带动信息、物资和资金在企业内部无障碍地流转，并通过与后台数据库的链接实现相关数据的更新。（4）基于知识的应用，适应知识经济时代对企业的知识创新和积累的要求，提供知识管理所需的完整的IT工具、知识存储库和知识交流场所，并提供基于知识的评估体系以支持企业对知识管理的分析和决策。（5）基于个性化的应用，与企业信息门户结合的办公系统打开了一个通向企业资源的窗口。所有的企业资源都被整合在统一的平台上，并个性化地展示给不同的用户群组和个体，使他们可以获得与自己最相关及最感兴趣的应用和信息。信息门户意味着更高效的运作、更体贴的服务和更人性化的管理。（6）基于动态的应用，强大的可定制性满足不同企业对办公自动化的不同需求。企业的组织结构、人员结构、业务流程等千差万别、即使同一个企业，也会在发展过程中对各种因素作出调整，而系统提供的是一个开放的、灵活的、强适应性的办公自动化环境，企业无需二次开发即可以少许设置完成对系统的重定义以满足企业的状况。（7）基于安全的应用，整个系统不仅是一个灵活的、开放的环境，同时也是一个安全的控制。系统提供多种安全机制保证数据的机密性及完整性，保障企业业务的正常运转。包括身份认证、角色分配、用户操作监控、日志报告、信息安全级别设定等。并支持多重级别、多个层次的安全性定义。（8）基于协同的应用，由于企业信息网状管理体系建立，所有的信息和应用在系统中都不是孤立，而是强相关联的，用户可以通过某个信息点到达与其相关的任意一个信息点或提取整张信息网，而无论信息的来源、结构和存储方式；实现了应用的集成化，例如人事管理、销售管理等都是完全结合在一起的整体，这样用户只需要在统一的平台和界面中便可获得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的平台、数据库和应用系统之间切换；实现了各部门/各人员之间的协同工作，跨部门、多人员、多任务的工作可以在统一规划、统一调度和高效共享及交流下完成。2.2 金和IOA怎样为XXXXXXXXX解决问题（1） 首先能够实现一套系统让总部和所有下属单位的用户都能在一起使用既支持企业内部人员访问，还支持异地的分支机构人员的访问。但各下属分支机构又能独立管理自己的系统，包括管理自己的用户，设置自己使用的工作流程等。（2）再有系统具备统一身份认证功能，使得一次登陆OA系统，其他如邮件、财务等系统都可以使用；（3）系统还具备完善的数据管理功能，超级管理员可以把各种数据分类，并指定各类数据保存的时间，过期的数据可以自动删除；（4）系统可以提供所有用户共同使用的即时沟通工具。系统自动记录下所有沟通的内容，允许自己查阅自己的记录，但领导可以查看下属的记录。并可以按关键字进行模糊查询。（5）系统具备强大灵活的工作流功能，可以在全范围内实现网上公文流转、电子公章、全文手写批注，最终达到以电子公文全面取代纸制文件。另外应提供方便快捷的网上申请提交及批复功能，把企业平常需要申请、审批的相对较独立的业务管理集中起来，针对每一事物设置业务流程，配置相应审批、处理人员。如可对请假、用车、出差、加班等需审批的工作预先设好流程，包括设置整个流程分几个步骤，每个步骤的审批人是谁。工作人员可以通过工作流系统提出申请，系统会判别用户身份自动将申请转到相关审批人处等待审批，同时，申请人可以随时察看到自己发出申请的具体申请步骤及其审批意见，真正的做到流程透明，并大大提高了工作效率。 工作流系统可以应用于公司管理的各个方面，比如请假管理、用车管理、用款管理、报销管理、加班管理等。主要加强领导对事件运行过程的掌控。用户在外出时，可以指定代签人来办理需自己处理的各种审批，以免延误信息流的正常流通。（6）系统具备自动提醒功能。可以即时提醒用户，将需处理的工作、待批的请示、安排的日程采用弹出窗口的方式催你尽快办理，避免遗漏给工作上带来的不便。如用户不在系统上，应自动发短信息到该人的手机提醒。（7）系统具备电子通讯录功能。可以查看企业内部通讯录，也可以管理个人的通讯信息，可根据通讯录中的电子邮件地址方便地给所有联系人或者部分联系人发送邮件。（8）系统具备日程管理与日记记录功能。用户能察看自己或上级领导安排待办事宜，办理领导交办的事项。员工能对自己的工作进行记录以及与工作、生活相关的资料信息随时登记，方便查询。如自己的工作记录、电话记录、商务谈判、从网上摘抄的资料等；（9）系统具备信息发布综合平台功能。可实现内部信息交流和共享。可发布企业公告信息、通知、通告、新闻、批评、表扬等。还能进行网上调查：让单位所有工作人员就热点话题进行调查和投票。（10）系统具备知识管理功能。可以把系统内的各种资源分类管理，根据需要共享给各种人员使用；（11）系统具备完善的任务管理功能。领导通过此系统可以随时对管辖的部门或员工进行任务布置。接收任务的部门或员工可以通过些平台进行任务转部布置。领导通过此平台可以随时查看任务的执行情况，员工可以汇报任务的完成结果。系统提供提醒功能，提醒员工有一任务还没有完成，提醒领导有一任务还没去检查；（12）系统管理员可以将各子系统的操作功能权限划分为多个角色，每种角色对不同的模块子模块具备不同的操作权限，便于为工作人员设定操作权限，增加系统的安全性和运行合理性、系统可扩展性；3 金和IOA系统网络与安全解决方案金和IOA系统提供了全面的安全解决方案，主要包括以下几个方面：网络安全、系统安全、统一身份认证。3.1 网络安全使用以太网交换机取代集线器（HUB），如果在必要并且交换机也支持的情况下，可以采取硬件地址绑定的技术来防止未授权的接入。如果局域网有接入因特网，还需要考虑来自因特网的安全威胁，可以安装防火墙等软硬件设施来保护局域网，提高安全性。另外尤其还要注意由于员工下载和传递程序以及通过网络接收邮件所带来的潜在的危害。如以下网络拓扑图。3.2 系统安全3.2.1操作系统安全包括选择健壮的操作系统，及时地为操作系统升级和安装补丁，严格设置操作系统访问权限，关闭和卸载无关的服务和应用程序，取消不必要的共享，安装防毒软件等。3.2.2软件系统安全3.2.2.1权限安全管理系统具有严格、完整且有效的权限管理，可分别对使用人员、管理内容、操作功能等逐级进行权限定义；1) 权限管理实行树状结构，要求层次分明、条理清晰；上级管理员可根据授权范围在下级系统中为本级人员定义权限，不用通过下级管理员，但不能修改下级权限； 所有上级使用人员在下级系统中拥有的权限由本级系统员进行授权；2) 所有的权限定义都必须由各级系统管理员进行操作，其他人员不能为本 人或他人设置权限，系统员本人的操作权限也受控于系统的权限管理；3) 下级系统员不能越级为本人和本级其他人员在上级帐套中定义权限，下 级其他人员不拥有授权的权利，故不能在本级、上级和下级帐套中为本人或他人定义权限；3.2.2.2操作权限1） 系统管理员可对金和IOA系统各个模块分别进行权限定义，权限的 定义同时遵循树形帐套管理的级次和权限的控制关系；2） 在各个模块中可对操作员的菜单权限（管理内容）和财务操作中的保密控制对操作员权限进行控制；3） 各制定部门、人员之间的（协作）操作权限。3.2.2.3数据权限1） 数据权限可按集团、单位、部门等层次关系以及根据业务需要而形 成的工作组等形式进行分配；数据权限定义可定义到某一级，也可最终定义到人；权限分配时具有上级层次权限携带到下级层次权限的并可进行修改的功能；因人员调动或业务调整而引起的权限变更可分模块进行批量设置或批量消权限的处理；2） 数据权限定义中遵循已定义的牵制与制约规定。3.2.2.4权限管理 在OA系统中，对用户进行权限控制是非常重要的。通过用户不同的岗位、不同的职责对用户进行分组和权限划分，从而达到控制不同用户对信息数据进行不同操作的目的，确保信息的安全保密，有效防止信息的非法访问和越权操作。3.2.2.5帐号管理 对帐号口令的有效管理是保证系统安全的重要因素。 口令一般不要使用生日、手机号、电话号码等数字，最好使用12位以上英文字母和数字混合的字符串作为口令，从而减少口令的易被猜测性。 对于需要高级别安全要求的用户我们可以采用智能钥匙等安全身份认证系统对用户身份进行识别，确保用户身份的合法性。3.2.2.6操作日志管理通过对操作日志的管理，达到监控以及预警作用。1) 系统具有完整的、针对最终操作的、可追溯的日志记录；2) 使用人员对系统各项功能的进入、退出以及所进行的操作均应记录在系统日志中；特别是对于原始记录的操作，如修改、删除、反记帐，数据复制等操作必须留有痕迹，留有审计线索；3) 系统日志中应能够区分出上级访问、下级访问、外部访问、内部访问等访问形式；4) 对系统日志中诸如人员、日期、时间、功能模块、操作内容等等的分类检索、排序、数据输出等；5) 系统日志的管理同样要受之于系统权限控制。4、金和软件的运行环境4、1 网络环境应用模式接入模式需要做的工作安全模式局域网内应用不需要接入，与因特网物理隔离无安全性最高，方便性最差，适合政府机关、科研等单位ADSL广域网应用以ADSL接入，无固定IP地址申请动态域名解析服务因无固定IP，无法安装硬件防火墙，安全性较低，使用方便性一般，适合于小型企业或信息化刚起步的企业专线广域网应用有1MB以上专线接入，有固定IP地址申请专线接入，购买安装硬件防火墙要求安装硬件防火墙，安全性比较高，使用方便，适合大中型企业或信息化基础较好的企业租用服务器无需接入，只要能上网就可以租用金和的服务器金和的高档服务器和硬件防火墙都以配置到位，客户只需要定期交租用费就可以得到和上一种“专线广域网应用”一样的最好应用环境。租用方式适用于自身网络环境还不完善的企业，等完善后金和负责帮助客户把系统迁移回自己公司里。4、2 服务器硬件要求最大用户数服务器数CPU内存硬盘100以内单台CPU要求最低为PIII 500以上，建议配置P4 1G内存要求最低为512MB，建议配置1GB最少两块18G硬盘100-300单台CPU要求最低为PIII 800以上，建议配置P4 2G内存要求最低为512MB，建议配置2GB最少两块36G硬盘300以上两台负载分担CPU要求最低为P4 2以上，建议配置双P4 2G 双CPU内存要求最低为1GB，建议配置2GB最少两块36G硬盘4、3 服务器软件要求要求操作系统必须是 WINDOWS 2000 SERV