大数据时代基于云会计的财务共享中心费用管控.doc

大数据时代基于云会计的财务共享中心费用管控 【摘 要】 费用报销作为集团企业财务共享中心的核心应用之一，其管控水平直接影响企业的财务管理水平与效率。构建了大数据时代基于云会计的财务共享中心的费用管控框架模型，重点阐述了报销初审、报销审批、报销结算和报销档案管理及员工报销信用评价等财务共享中心费用报销管控相关业务环节，期望能够为集团企业建立财务共享服务模式下的费用报销管理控制提供理论参考与实务指导。 【关键词】 大数据； 云会计； 财务共享中心； 费用报销； 费用管控 中图分类号：F232；C935 文献标识码：A 文章编号：1004-5937（2016）12-0133-04 一、引言 随着全球经济一体化和市场竞争的加剧，企业通过采用和深化大数据、云会计1、移动互联网等现代信息技术在企业中的应用，不断驱动着企业财务管理模式的升级与变革。财务共享服务模式是一种适用于集团企业的新型的财务管理模式，通过建设企业财务共享中心，不但能够实现财务管理的标准化、流程化和一体化，还能够降低企业的财务管理成本，提高企业的财务管理效率和风险管控能力。费用报销管控是企业财务共享中心2日常工作中的重要内容，通过采用云会计、大数据等技术规范费用报销流程，提高费用报销效率，对减少企业资金损失和提高企业经营效率具有重要作用。 费用报销管控作为企业财务管理的重要组成部分，受到了学术界和实务界的广泛关注。魏美钟3提出了一种具有费用报销和费用审核便捷化、报销支付和会计凭证生成自动化等优点的流水式网上费用报销模式，并指出了流水式网上费用报销管理平台实施中的困难及建议措施。钱亦君4在建立网络报销流程的基础上，将网络报销系统与SAP财务系统、银企直连系统三者进行规范对接，实现了对财务记账、银行付款的自动处理。张真昊等5针对没有专用发票而只有简单的普通收据情况下的费用报销，构建了一种基于云的财务共享服务模式下的费用报销模式，其最大的转变是由原来的报销票据单变成了集团云平台上处理的刷信用卡数据。 综观现有研究，这些文献大多主要从费用报销的流程优化、信息系统的集成、建立标准共享数据等方面去思考，其解决方案很难完全适用于目前全球化、规模化、业务多元化的集团企业。大数据时代，借助云会计和移动互联网技术，能够实现集团企业分布在全球分子公司的无缝连接，通过建设集团企业财务共享中心，建立标准化、流程化的费用报销管控流程，能够显著提高企业的费用报销业务处理能力，提高管控力，降本增效。 二、大数据时代基于云会计的财务共享中心费用报销管控框架模型 作为一种创新的财务管理模式，财务共享中心模式已经被越来越多的集团企业所熟悉和认可。大数据、云会计技术的发展与应用，使得企业通过财务共享服务模式能够实现财务管理的转型，提高财务人员的工作效率，增强企业的费用报销管控水平。费用报销过程贯穿于企业的生产经营管理全过程，其形成和发生具有动态性。对于集团企业，如果把分子公司的费用报销业务纳入集团或总公司统一的支出账户进行支付，不仅可以减少资金沉淀，还可以进一步加强资金的风险管理。结合大数据和云会计的技术特征，本文构建了一个大数据时代基于云会计的财务共享中心费用管控框架模型，如图1所示。 图1所示的框架模型主要基于云会计和大数据技术建立，包括基础设施层、业务层、数据层、服务层、应用层和用户层6个层次。 基础设施层中的基于云会计技术的智能终端、服务器、存储器、网络和安全设备为业务层的费用报销管理系统、资金管理系统、影像管理系统、预算管理系统、会计核算系统和信用评价系统直接提供系统的运行环境支撑，并为数据层和应用层从企业外部收集与企业费用报销管控所需要的相关行业外部数据提供采集通道。 数据层将来自业务层的与企业费用报销管控相关的DBMS、HDFS、File NOSQL等业务同步复制数据库（ODS）的结构化数据、半结构化数据和非结构化数据经过ETL数据抽取、转换和加载，并借助Hadoop、HPCC和Storm等大数据技术进行规范化处理后，建立以费用报销管控为主题的，包括费用报销、人力资源、资金管理、会计核算和预算管理等多个维度数据的数据中心（数据仓库）。 平台服务层对数据中心的数据通过数据处理、数据利用、应用整合、用户整合和基础服务，采用文本分析和搜索、可视发现、商业智能和高级分析等决策支持技术，对来自数据中心的数据信息进行整合和分析，面向用户层的集团公司、分子公司等，根据企业费用报销管理控制决策的需求，构建包括费用预算决策、费用报销管控决策和员工信用评价决策等多方面的决策应用，为企业的费用报销管控提供全面和科学的决策支撑。 基于云会计平台，集团企业通过与基础设施层中的智能终端、服务器、存储器、互联网等的连接，从企业内部机构、外部市场、税务部门、银行和会计师事务所等获得，收集企业费用报销管控所需要的财务数据和非财务数据。由于企业财务数据可能分布在不同的地域和机构，并且存在的数据类型不同，因此需要借助云会计平台去实现这些分布式数据的采集和预处理。从基础设施层获得的初始数据源，经由云会计业务层的费用报销管理系统、资金管理系统、影像管理系统、预算管理系统、会计核算系统和信用评价系统等对其进行初步的采集，并由后台的数据模型进行数据挖掘、清洗和整合，使费用报销管控系统有更加全面和科学的数据进行支撑，从而减少费用报销管控的主观判断依据，提高决策效率。 经由云会计业务层处理过的数据，进入云会计平台数据层的业务同步复制数据库中，包括DBMS、HDFS、File和NOSQL等，并且借助大数据处理技术Hadoop、HPCC、Storm等6，对其进行数据的规范化处理后，所获得的费用报销数据、人力资源数据、资金管理数据、文档管理数据和预算管理数据等数据会进入到数据中心（数据仓库）。在云会计平台服务层中，提取数据中心的数据进行数据处理和数据利用，并且要进行应用整合、用户整合、实施基础服务。企业借助平台应用层的文本分析和搜索、可视发现、商业智能和高级分析等数据决策支持技术，对来源于平台服务层的数据信息进行整合和分析，根据决策的需求形成多种不同层次的决策方案，包括费用预算决策、费用报销管控决策和员工信用评价决策等。集团企业的决策者就是用户层，包括集团公司、子公司、分公司等，需要从应用层的财务决策方案中根据相对最优原则进行选择，并且合理地分配与利用资源。 三、大数据时代基于云会计的财务共享中心费用报销管控流程 集团企业财务共享中心通过费用报销系统建设，企业的费用报销纸质票据通过影像系统扫描成电子票据，通过云会计平台实时地传送到财务共享中心，报销人员、业务领导、审核人员和档案管理人员等通过多主体业务协同实现费用报销的管控，其流程如图2所示。 下面从报销申请、报销审批、报销结算、档案管理以及与此相关的员工报销信用评价五个核心环节对集团企业财务共享中心费用报销的管控过程进行详细阐述。 （一）报销申请 财务共享服务模式下费用报销的第一步就是要进行报销业务申请。报销人员首先要确定报销类别。报销类别直接同费用预算项目进行关联，根据管控方式支持多种可配置的预算控制策略。费用预算维度可分为部门、项目、人员、客户和定额等，再根据费用预算科目可以把预算维度细分为日常管理费、加班餐费、人工费、日常办公费、项目实施费、销售费用、通信费、住宿费等。以出差为例，申请单的使用过程大致为，首先员工在出差前要在报销系统进行出差申请，然后根据出差员工的报销等级确定票务酒店预订。 分子公司的初审人员对报销人员提交的票据进行审核。票据审核通过之后，一方面影像管理系统会对票据扫描，然后再将审核后的影像上传到票据影像数据库中；另一方面，审核后的票据会进入费用报销管理系统，在分子公司审核人员进行原始单据初审之后会由任务管理智能分工到财务共享中心工作池复审。电子影像分组补扫提供替换扫描、补充扫描，还具有旋转、缩放、合并等影像处理功能。在扫描中能同步显示影像，并可进行标记。系统会自动将扫描影像进行分组，并且还具备分组管理、上传等功能。 财务共享中心的费用报销系统需具有电子影像OCR识别的功能，包括支票识别、套打表格识别税收业务等票据、表单识别和手写体识别。支票识别是指通过智能OCR识别技术、图像处理、智能滤色技术、自动定位技术等核心技术来提取支票上的信息，包括支票上的支票号码、银行名称、支票账号、大写日期、大写金额、小写金额和磁码。套打表格识别税收业务等票据，即使打印位置严重偏离，也能识别出来，并且打印出来的字与背景相同噪音处理。表单识别技术可以智能追踪套打区域，识别较低质量针打印刷体汉字和数字，并且能判断区域是否已签字或已盖章。手写体识别技术是指用图像定位和识别技术，识别出图片中的手写数字。利用图像定位和手写识别技术，识别影像中的手写汉字。 （二）报销审批 分子公司的业务领导需要审核报销人员提交费用报销的真实性、可靠性和准确性。基于云会计平台，分子公司的业务领导可以不受时空限制，实现基于电子影像的领导审批。业务领导不再需要见到费用报销的票据等实物，只需通过手机等移动终端接入移动互联网，就可以方便快捷地登录财务共享中心云会计平台，对分子公司初审通过的票据的电子影像进行审批，其批量审批功能可以提高审批的效率。 单据和票据的审核主要是从报销单的时效性、出差补贴相关信息和报销金额的合理性三个方面来审批。单据检查主要包括报销单据日期是否在出差后规定报销时限内，报销人员是否为代报，差旅费用项目是否符合公司报销规定，该部门差旅费用是否超标，以及是否计算了出差补助等。票据检查主要包括票据影像是否清晰，影像单位公章是否清晰，票据影像日期是否同单据日期相对应，以及影像金额是否同单据金额相匹配等。财务共享中心的负责人分配稽核和结算业务给审核会计，然后对财务共享中心接收到的费用报销工作任务，包括单据和报表，进行统一分配和调度，根据业务的种类不同将任务分配到不同的作业岗位的提取范围，并由审核会计进行处理。审核会计进行财务稽核时，在费用报销系统的工作平台上列示了需要审核的待办任务列表，选择待办任务后，系统会自动转到对应的工作界面进行任务处理。 （三）报销结算 审核会计集中稽核通过后的费用报销业务，将生成支付凭证，并向资金管理系统发出付款申请，财务共享中心的结算人员审核通过后，然后向与银行已经实现连接的资金管理系统发送付款指令，银行将报销费用直接打到分子公司报销人员的银行账户。 企业财务共享中心的资金管理系统与费用报销管理系统、会计核算系统进行连接，还可以与银行实现“银企直连”或“银企互连”，这样可以显著地提高支付效率，减少传统以文件形式传递过程中潜在的内部控制风险，节约了时间成本。 （四）档案管理 在整个报销流程中，实物发票大致要经过票据传递、稽核和归档三个过程。最后一个环节凭证归档，首先是要打印凭证，即项目会计对凭证进行审核，再打印审核无误的凭证。之后将报账单上的索引号和凭证上的索引号一一匹配并对号，财务主管将匹配好的凭证盖章。整理好单据之后，做好邮寄清单及实物交接清单，定期邮寄。在财务共享中心收到实物单据后，归档的会计人员将实物单据与影像核对，整理归档，电子单据存入文档管理系统。 （五）员工报销信用评价 员工报销信用评价主要是通过与费用报销管理系统实现业务协同的信用评价系统实现。报销人员的费用报销与报销人员的信用级密切相关，其付款期限可以与报销人员的信用等级对接。根据报销人员报销报账单填报质量、票据等相关情况，可以对报销人员进行信用等级的评价分类。本文将报销人员的信用等级从高到低依次划分为A、B、C和D四类，不同的信用等级对应不同的权益，如表1所示。 费用报销人员会根据他们的信用等级享受相应的权益，信用评价等级越高，从提交报销单据到结算支付的时间就越短。此外，企业还可以根据信用等级给予报销人员一定金额的业务领导免审核，在财务人员审核后直接进行支付。 四、结语 以云会计和大数据为核心技术建立的财务共享中心费用管控通过流程的整合与相关业务系统的无缝集成，能将报销事项需要的报告、预算等直接传递至各个环节，通过与银行信息系统的对接能够实现跨区域的集中支付，规范化的流程设计可以费用报销管理制度以系统的方式进行呈现，降低了审计成本，提高了风险管控水平。 【参考文献】 1 程平，温艳好.基于云会计的AIS可信性层次结构模型J.重庆理工大学学报（社会科学版），2014（2）：24-3