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采购基础知识 宽广集团采购部赵文平2011年9月6日 敬请配合 请把手机调整到震动位置或关闭 请不要随意走动 深入思考适当借鉴充分应用贵在行动 知道的是知识 应用的是智慧 公司采购部组织架构 采购总监采购经理 每部门经理管理商品大约在3000 5000个单品 供应商80个左右 年采购额可观 采购助理 采购总监 1 在公司总体经营策略指导下 制定符合当地市场需求的商品政策 供应商政策 价格政策等 2 根据公司经营策略 制定各部门经营任务指标 并督导各部门各项指标的落实 完成情况 3 审定供应商合同 协议 4 监督 检查 督导采购部人员工作 5 与其他部门的沟通协调等 采购经理 负责某些商品大分类采购任务的经理 采购任务包括 市调 保持本部门商品的市场竞争力 组织货源 筛选供应商及商品 优化商品群 合理价格带 谈判交易条件 含赞助金 谈判特殊陈列 快讯促销 培训采购助理等功能 最终目标是负责将其所负责的商品大分类的营业额 毛利及其他收入最大化 采购助理 采购助理 是指协助采购经理完成其指标任务的助理人员 可以培育为储备的采购干部 在采购经理出缺 生病 出差 可以暂时代理采购经理的工作 平时可以处理小供应商的采购事宜 但他们较多的时间花在协助采购经理做好沟通 协调 联系 分析等事务性的工作 也可由采购经理授权后处理其它事物 采购部日常工作介绍 1 引进商品 1 引进 筛选供应商 2 以顾客需求为导向 引进符合顾客需求的商品2 管理商品 1 商品价格管理 2 商品状态管理 引进 淘汰 促销等 3 供应商管理3 通过管理供应商及商品 提高企业效益 完成公司预先制定的任务指标 采购术语 商品 卖场销售的产品 经过商品化的陈列过程 成为顾客可以选购的形式 称之为 商品 亦可称为 存货管理单位 sku 每个商品应有一个相对应的 店内码 或 国际码 以便于管理 商品结构 是指符合公司市场定位及商圈顾客需要的 商品组合 商品结构应明确定义各采购部门的大分类描述 中分类描述 小分类描述 品项数 品牌数 最小规格包装 畅销价格带 直线陈列米数 及陈列层板数等 商品大分类 这是商品结构第二阶段的分类方式 第一阶段为部门 通常生鲜为29个大分类 食品处为35个大分类 非食品 含家电 为51个大分类 商品大分类是商品属性或功能相同或类似的分类 例如 文具部门里的 书写用品 烟酒部门里的 碳酸饮料 蔬果部门里的 国产水果 家电部门里的 视听家电 或季节性服饰部门里的 男装 或 女装 等 商品中分类 这是商品结构第三阶的分类方式 通常每个大分类可再细分为4 9个商品中分类 电脑系统里的商品中分类与采购部门是对应的 原则上同一商品大分类里的商品中分类都归属同一个采购部门 但偶尔也有例外 商品中分类当然也是属性或功能相同或类似的分类 但比商品大分类更细化一点 例如 书写用具 的大组可再细分为 铅笔 原子笔 麦克笔 签字笔 等商品中分类 同一个商品中分类的商品应陈列在一起 因为它们是有互相关联或可互相替代的一群商品 商品小分类 这是商品结构第四阶段的分类方式 它比商品中分类分得更为细致 在商品结构表它是采购人员在构建商品结构时 非常重要的依据 每个商品中分类里的商品小分类都是完全可以互相替代的商品 例如 个人清洁用品里的 洗面乳 洗面皂 香皂 沐浴露 等 门店陈列时应集合同一商品群集中陈列 方便顾客选购 商品描述 或称为 品名 它应具备 品牌 商品名称 规格及包装方式 及 销售的包装数量 例如 飘柔洗发水 中性 400ml 瓶 12瓶 箱 是以整箱销售 若以单个来销售 则商品描述改为 飘柔洗发水 中性 400ml 瓶 商品描述应与实际销售的包装上所印刷的品名一致为原则 避免按供应商报价单所注明的内部习惯名称 毕竟商品描述主要是给顾客及公司员工看的 货号 每一个商品都应有一个货号 即商品编号 是一个8位的顺序码 货号是由部门编码 大类编码 顺序码组成的 条码 国际码货号是在每一个国家设有 条码管理委员会 按国际惯例对每一个广为流通的商品注册一个国际通用的条码 通常为13码 国际码主要有美国的 upc码 及欧盟的 ean码 供应商 或称为 厂商 即供应商品的个人或法人 一个门店的供应商以500 700家为宜 供应商过少则供应链受垄断 容易产生弊端 不利于管理 但供应商过多则采购量分散 采购价格没有优势 且订单处理程序复杂 流通费用过高 同样不利于管理 供应商可以是农民 生产基地 制造商 代理商 批发商 进口商等 应避免太多中间环节的供应商 例如 二级批发商 经销商 皮包公司 倒爷 或亲友所开的公司 制造商 或称为 生产厂商 它是主要包装食品及轻工制品的供应商 它以原料或零组件 自制或外购 经过较为自动化的机器设备及生产工序 制成一系列的日常消费用品 较有规模或品牌信誉的供应商除了制造的功能外 通常还从事营销及商品流通或进出口的功能 代理商 即代理销售某一或某些品牌的法人组织 可分为全国性 区域性 省别 或市别的代理商 一般而言 代理商通常代理互不冲突的品牌 即竞争品类的商品 但在市场规模较小的都市有所例外 代理商通常也是一级批发商 在国内规模较大的制造商 例如 雀巢公司 可能会有多达500 700家的代理商 经销商 经销商可代理销售单一品牌或同时销售多种同类的品牌 一个制造商或进口商可能需要数百个或数千个经销商 经销商通常是二级批发商 负责将经销的商品销售给最终的渠道网点或专业客户 分销商 分销商 这一名词通常与 经销商 混用 分销商通常也是二级或三级批发商 销售给较小的零售网点 对制造商而言 零售商也是它们的分销商 批发商 是指专门将其代理或非代理的商品转卖给零售商 次级批发商或专业客户的法人组织 在国内 按资本别可分为国营与私营两大类别 一般而言 国营批发商资金较充足 但经营机制及效益较差 私营则相反 批发商一般追求短期的利益 寻求商品的快速回转 在买方市场逐渐形成的市场里 其利润日趋微薄 商品目录 或称为 商品型录 即制造商或代理商将其制造或代理的商品图片及说明印在一张或一本印刷较精美的印刷品上 供其顾客购买和参考 有些商品目录尚印有市场的建议零售价或批发价 只有规模很小的零售网点是按照供应商的建议零售价销售 一般较大规模的零售商是以打折的价格明码标价 下浮幅度为5 25 不等 行业别不同下浮的差别较大 销售单位 即综合超市的销售单位 此一单位并不恒等于最小单位 要看综合超市的采购人员如何去订定 例如 1支 1个 1组 3瓶 6个 或10公斤 等 报价单 是指供应商在销售时 提供给买方的报价文件 应至少包括 销售单位 商品规格 含税进价 含税售价 包装数量 最低订购量 商品保质期等 此一文件应盖有供应商的公章原件及授权报价者的签字 交易条件 是指与供应商的年度合同里的交易条款 包括 价格 价格调整机制 质量标准 折扣 各种赞助金 退换货 促销 订货条件 品项数 新品 帐期 付款日 交易方式 购销 代销或联营 商誉损失赔偿 等 销售量 或简称 销量 即销售的数量 真正意义的 销售量 应扣除 顾客退货 的数量 售价 通常是指 含税售价 的 天天低价 是指售价不高过其锁定的竞争对手 采购人员对a类及b类商品的售价应极为敏感 经常做市调 有助于培养采购人员对价格的敏感度 营业额 或称为 销售额 或 业绩 是指所有单品的销售量乘以当时售价的总和 营业额是判断一个单品 部门 门店或公司绩效好坏的重要指标 净营业额 是指 营业额 减去 顾客退货额 的净数值 进价 通常是指 含税进价 进价决定的因素包括 采购及销售人员的素质与谈判技巧 买卖双方的实力 供需的状况 付款条件 其他交易的条件与要求 供应商的地区性营销策略 供应商的获利状况 及买方的市场定位 或进货数量 等等 成本 电脑系统上的成本 即 净进价 等于 进价 减去 折扣 加上 运输费 通常运输费已内含在进价里面 是指 已进货商品 最后一批的到货价 未进货商品 商品第一次销售时所对应电脑建档时的进价 系统上的成本价格是指批次进货价格和与库存数量的比 毛利 单品的毛利是指收银台的售价减去成本的数值的总和 部门的毛利则是该部门单品的毛利总和 公司的毛利则为所有部门毛利的总和 净毛利额 则为 总毛利 减去 顾客退货商品的毛利 毛利率 净毛利额 除以 净营业额 的数值就是 毛利率 毛利率不宜太高 例如 超过25 30 以上 否则容易被竞争对手跟价 影响价格形象 但对于切货或一次性买断的商品 毛利率可以大幅提升 以提高利润 毛利率的两种算法 顺加毛利率进货价格 利润得出售价后 用毛利除以售价得出的毛利率 倒扣毛利率预先制定好毛利率 用进价除以毛利率 得出售价 系统上显示的为此数值 经营方式 经营方式 是指销售的商品的采购方式或经营模式 经营方式主要有三种 购销 也称为 经销 即由正式下订单采购 货款到帐期时 由支付给供应商 的大部分商品是以购销形式进货 库存损耗由全额负担 但在某些情况下 可要求供应商补一些损耗 或做一些退换货的安排 以降低风险 购销实销实结 即由正式下订单采购 但采取实销实结的方式付款 的风险较少 退换货容易 但进售价可能相对提高 利润较少 适用销量小 风险较大 或采购人员较难把握的商品 库存损耗可与供应商协商负担比例 联营 或称为 提成销售 即提供一定的销售空间 在一定的提成扣率的协议下 实施 联营销售 对商品不拥有所有权 所以没有库存损耗风险 但相对而言 失去购销或代销的价格主控权 因此联营只适用在需要较多人力销售 或产品市场变化太快 品种繁多 风险极大的品种 或采购人员完全没把握的商品 采取联营经营应对供应商有 保底提成 营业额占比 销售成长率 及 服务规范 的要求 否则极易失控 帐期 是指货款到期的天数 亦即供应商愿意对放帐的天数 电脑系统是以 货到后 开始启算 到了帐期后 在最近的付款日 通常一个月一次 付款 一般而言 生鲜供应商由于财力薄弱 且利润较低 帐期相对较短 约5 30天 食品干货供应商约为30 60天 非食品供应商 除家电商品外 由于商品回转慢 且其利润较高 帐期约为45 90天 联合采购 联合采购 是指一家以上或全部的综合超市对某一个品牌或规格实施的联合采购行为 采购本部 商品本部 或 生鲜本部 对其职责范围内的商品实施联合采购 联合采购并非完全指 统一价格 统一下单 统一配送 及统一付款 在许多情况下 联合采购仅指交易条件的局部或全部的统一 许多具体的日常采购作业仍由地区公司的采购部执行 库存量 库存量 或称为 存货量 是指 电脑的库存量 或 实际盘点的库存量 两者的差额 后者 减去 前者 即为损耗 例如 电脑帐上有10个单位 而实际盘点仅有7个 损耗为7 10 3个 门店对于高单价或损耗率较高的商品应经常盘点 并作库存更正 以确保电脑库存量电脑数据的正确 库存天数 库存天数 其定义为 单品 电脑库存量 dms 门店或采购实际运作时 应事先制定各商品大组的库存天数指标 公司以此为考核依据 实施奖罚 商品由门店下单较多的组别 库存应由门店负责 采购部下单较多的组别 则库存应由采购人员负责 平分下单的商品 则双方共同负责 无论如何 营运 采购双方均应体认合理的库存天数是公司永续经营的基础 库存天数太高所产生的资金 损耗 过期 滞销 仓储空间 搬运等费用与风险不可等闲视之 库存太低则丧失销售机会 顾客对的信心也会降低 更需要全面高度地重视 可应用天数 可应用天数 是指 帐期 减去 库存天数 的净额 可应用天数若为 正数 代表公司可由供应商获得一定的流动资金 做为开店或其他金融用途 反之则公司资金需由金融机构或第三者取得 不利公司运营 在例行的付款匹配审核时 可运用天数是最重要的指标之一 单品的最低订购量及金额 最低订货量即商品在单笔订单上供应商能接受的最低的送货数量 单品的最低订购金额 是单品的最低订货量 单品的成本 交货天数 交货天数 是指供应商接到订单后 所需要的 交货准备天数 包含运输时间 实务上本埠的供应商设定在2 3天即已足够 除非供应商还另需加工 外埠的供应商宜在7 10天 视其所使用的运输工具的效率而定 交货 交货 是指供应商接到订单后的运送行为 针对较大型的供应商 门店收货部可依经验设定专门的收货日期及时间 以错开尖峰的收货时间 如此对所有的收货作业人员及供应商均可提高效益 缺货 缺货 是指 货架上 或 存货区 无货可卖的情况 造成缺货的原因不外乎 销售超过预期 补货不及时 存货区的货暂时找不到 供应商暂时或长期缺货 供应商送货延迟 采购人员应与供应商建立起一个较为畅通的沟通渠道 当供应商能预知或已知库存不足的情况 主动通知的采购人员 让能采取补救措施 例如 向门店发出警讯 并紧急寻找替代商品 短交 短交 是指一张订单的其中一个或若干单品的订货数量无法全部交货 系统不允许供应商分批交货 所以短交的商品数量若有需要时 应另下一张订单 退货 退货 是指将商品退回给原供应商的情况 退货的原因有 a 商品质量或包装有问题 顾客退回后 门店收货部再转退给供应商 b 存货量太大或商品滞销 门店消化不了 退还给供应商 c 商品未到保质期 即已变质 门店退还给供应商 涨价 涨价 是指供应商要求提高供货价格 涨价的原因有 a 市场需求大于供给 b 供应商成本上升内部无法承受 c 供应商改变经营策略 例如 追求短期的赢利 暂时放弃对市场份额的追求 降价 降价 是指供应商降低供货价格 降价原因有 a 市场供给大于需求 b 供应商成本降低 c 供应商打算抢占市场份额 d 供应商库存太多或停产 减价 减价 是指在销售价格上减少利润的行为 例如 售价100 成本80 售价减价10元为90元 则减价率为10 毛利率则由原来的 100 80 100 20 减为 90 80 90 11 1 促销 促销 是现代商业营销的重要手段之一 顾名思义 促销是促进销售的意思 是一种推的行为 有如足球的临门一脚 促进完成销售的任务 促销的方式五花八门 主要可分为 价格促销 与 非价格促销 价格促销最终可能会引发价格大战 受益者是消费者 零售商与供应商可能最终两败俱伤 非价格促销则会使三方面都受惠 此种作法较能持久 惊爆商品 这是综合超市 价格促销 的特有名词 是指顾客 非买不可 的商品 一般而言 针对性较广的商品较为适合 售价尽量定在一批商的 进价 之下 目的有二 a 创造一个超低价的形象 b 增加客流与单品的销售 策划良好的惊爆商品组合 不超过30个品种 应能占当期门店营业额的15 20 并增加来客数 提高客单价 惊爆商品由于销量大 促销弹性可达10 1 000倍 并可酌情缩短帐期 供应商的支持力度较大 价格下浮可达10 30 故毛利率不致下降太多 惊爆商品不可批发给二级批发商或零售商 应尽量满足较多的消费者 以吸引客流为主要目的 而非为少数的批发或团购顾客服务 超平价商品 这是综合超市价格促销的另一个特有名词 是指顾客 不买可惜 的商品 一般而言 它的针对性可以较窄 可以涵盖所有的 营业额占比较大 的商品小组或品类 商品群 其售价应定在二批商或零售商的 进价 以下 其目的有二 a 创造一个品种齐全的形象 吸引客流 b 可以批发给二批商或零售商 增加销售 好的超平价商品组合 不超过150个品种 可占当期门店营业额的15 20 由于超平价商品的促销弹性可达5 50倍 销量比平常大许多 供应商的供价可以下浮5 15 可以用超平价吸引一些专业顾客 含机关企事业单位 来采购 店内促销商品 店内促销商品 是指不在快讯上做广告 仅在门店内做广告与促销的商品 店内促销的原因有 a 门店库存太高 而供应商不愿接受退货 b 门店要冲业绩时 c 供应商未来得及上快讯 d 供应商怕价格曝光后 引起其他顾客的反弹 而不愿上快讯等 一批价 一批价 是指制造商或进口商卖给一级批发商或代理商的价格 这是采购人员应设法了解的价格 通常品牌供应商较不可能以一批价供货给 因为一级批发商或代理商大都大批量以现款进货 且供应商的促销支持也相对较少 二批价 二批价 是指制造商 进口商 一级批发商或代理商直接卖给零售商的供货价格 或一级批发商 代理商卖给二级批发商的供货价格 二级批发商在乡镇市场再转卖给小卖铺 促销弹性 促销弹性 是指在 促销时的日均销量 除以 平常的日均销量 的倍数 例如 促销时日均销量100个单位 而平时日均销量仅有5个单位 则促销弹性为100 5 20倍 抽奖 抽奖 这是一种很受欢迎的非价格促销活动 即顾客购买一定金额后 可获得一张抽奖券 可以是当场兑奖 或一定期间后由公证单位公证统一抽奖 按国家规定奖额不得超过 5 000元 抽奖的经费一般可由供应商在年节时提供赞助金来支付 赞助金可以是定额的或按一定期间进货金额的比例计算的 集印花换购 这是一种发达国家零售业常用的促销活动 又称为 顾客忠诚度促销 其机制为 顾客购物每满一定金额后可获得一张印花券 在一定期间 通常3 6个月 集满一定的印花券后 可以低于原价30 50 的金额换购一些价值高的商品 这种促销涵盖全店所有的商品 所以对提升客单价及顾客忠诚度有很大效果 由于换购商品 注 以非食品为主 因非食品的毛利率较高 供货价格下浮的弹性较大 的进货量极大 且广告的曝光率即大 广告时间又长 供应商可以下浮20 50 因此零售商不见得会亏本 可有3 10 的毛利 促销设计者应与顾客及员工先探讨换购商品是否吸引人 赠品 赠品 顾名思义 赠品就是赠送给顾客的商品 这是一种重要的非价格促销 零售业广为应用 赠品的来源有二 a 零售业自行提供 可能库存太多或已做费用预算 b 供应商提供 赠品的赠送方式有四种 1 与促销商品绑赠在一起 注 这是最好的选择 但陈列较为困难 2 由供应商派促销员在现场赠送 注 收银员有时候不知道 因而执行上问题多 3 在赠品处发放 注 有时顾客不奈排队 效果较差 4 由供应商促销员在门店场外发放 注 效果也不太好 清仓 清仓 是 指库存太多 或 换季前 的促销活动 通常清仓可能低于成本销售 注 这是法律允许的 但采购人员必需确保前期销售已积累足够的利润 采购人员尽可能将库存或滞销品退还给供应商 避免公司的损失 订合同时 应考虑退换货的条款 当然供货商的供货价格有可能因此提高 但采购人员对市场价格愈了解 愈能克服这种问题 快讯 dm 快讯 英文翻译为 直接邮寄品 综合超市实施会员制 因此对会员顾客 每两周直接邮寄 快讯 促销海报 目的是 1 扩大商圈 2 增加客流量 3 增加客单价 4 提升顾客忠诚度 5 为供应商提供新品促销 提升品牌知名度 或增加销售的机会 6 增加公司的其他收入 其他收入 其他收入 这是最重要的利润来源 如果采购工作到位 其他收入可占营业额的3 8 其他收入包括 每月帐扣 节庆赞助金 开店赞助费 新品上架费 各种广告费 促销陈列费 及年度进货奖励 等 超市的采购人员最好每年与供应商签定一次协议 每年底前签的协议条件应一年比一年好 返佣 返佣 或称为 进货奖励 或 帐扣 是指每次付款时 供应商按照当期应付货款金额及合同协议规定所返给的回扣金额 可直接从货款中扣除或以现金支付 这是 其他收入 中最重要的组成部份 通常有三种形式 1 月佣 每个月按采购额给予回扣金额 2 年佣 每年按采购额给予回扣金额 3 条件佣 达到不同的采购额 供应商给予不同的返佣率 若供应商直接由供货价格扣除时 不利于超市的利润获取 帐扣的累积是聚沙成塔的行为 而且每次付款时扣一些款 对供应商而言 负担较小 尚能承受 赞助金 赞助金 指供应商在从事销售行为中 对超市的赞助费用 包括年节 如元旦 五一 端午 中秋 十一 春节等 开店 周年庆 及新品上架 等 广告费 广告费 指向供应商收取的广告费用 包括 灯箱 户外广告招牌 条幅 手推车 购物袋 会员卡 pop促销海报 地板 电视墙 广播 快讯及快讯夹页 等 陈列费 陈列费 指向供应商收取的门店内各个重要的陈列位置的费用 包括 端架 货架 地堆 地笼及其他促销区等 付款 付款 指对供应商支付货款的行为 除短帐期 30天以内 的商品外 采取由电脑匹配审核 按月集中付款的方式 通常付款日定在每月15日或30日 对极少数的供应商 可考虑每月两个付款日 其中间隔15天 谈判 谈判 又称为 协商 即买卖双方为达成自身的任务 而展开一系列的商谈活动 谈判的重点在双赢 一面倒的谈判 无法确保买卖双方关系的和谐与持久 采购 采购 买方向卖方购买商品的行为称之为 采购 在有时说采购是指 采购主管 他们负责某些商品大分类的市调 商品筛选 供应商筛选 谈判交易条件 快讯促销 组织货源 培训采购助理 最终的目标是将营业额 毛利及其他收入最大化 制造日期 制造日期 是指商品加工包装完成的日期 一般包装食品 除蔬果鱼肉等生鲜食品外 均需标示制造日期 目前国内消费意识抬头 消费者已开始注意制造日期及保质期 门店对制造日期应严格按 先进先出 的原则陈列 否则旧库存陈列在货架底端 很容易过期 公司可能损失巨大 保质期 指供应商在法律上对商品质量负责任的最后期限 每一种商品品类 食品为主 的保持期是不同的 最短的是鲜奶 3 5天 鸡蛋 14天 最长的是罐头 1 2年 及日化洗涤用品 2 3年 一般消费者认为一旦过了保质期后 商品就不能吃或不能再使用了 事实上 过了保质期后 商品在正常储存条件下 至少还能延长50 的时间而不变质 有效日期 有效日期 是指制造日期加上保质期后的日期 在此日期前出现质量的 问题必需由供应商负完全责任 在国外 许多制造商用 最佳 最后使用日期 bestby 的方式标示保质期 采购部与营运部的日常沟通 新供应商引进 采购部寻找新供应商与供应商谈判合作条件与供应商签订协议以oa方式将供应商信息及协议信息传至门店部门经理部门经理安排供应商进场 供应商清场 采购与供应商商谈清场事宜签订清场通知单财务部确认供应商账款 费用缴纳情况转至采购部确