会议发言准备流程范文.docx

会议发言准备流程准备阶段写出目标选择要点增加支持材料写出过度性语言写出预览和总结设计开场白设计结束语发言阶段介绍：开场白你的介绍会议目标（也可以在这里进行你的介绍）预评主体：三个要点支持材料两个过渡结束语：总结对以后要做的事的陈述不要等到最后一刻才开始为公开发言做准备，将你所选择的题目划分为多个阶段，在正式发言前，为每个阶段分配足够的时间做实际练习，这是在会议前能够找到的最好的克服紧张的办法。准备阶段的顺序：1. 写出目标。你希望令人们去做什么？通过发言，你希望完成什么任务？那是你的目标-发言的目标。不要把你发言的要点与你的会议目标混淆。目标是一个简单的陈述，通常只有一句话，它表明了你发言的核心思想。目标是你要准备的第一个要素，因为你所有的发言都是以此为中心而展开的。发言人可以是活跃的，并准备吸引人的视听材料；但是如果听众无法明白发言者所传达的信息意图，或者他们在聆听完所传达的信息后想不起来他们应该做什么，那么该发言显然缺少了清晰的目标。一个发言通常是为了让人们理解某些事，或者激发人们真正去做某些事。在介绍自己之后或者介绍自己之前，不要忘记告诉你的听众会议的目标是什么。2. 选择要点。 你的要点越简单和清晰，你的听众就越容易记住讲话的内容。如果有可能，对你的材料使用“三要点规则”。大部分信息被组织成三个要点，基本上以听众能够理并且不会失去兴趣为根本前提。全面考虑你的材料并提取要点，这为对内容进行归类提供结构框架。在你对内容进行恰当归类后，听众就能更好地理解它。你可以使用的组织资料的体系有：按照时间的顺序。要点可以按照时间的先后顺序提出。这样的范例包括首先发生了什么、然后发生了什么、最后发生了什么；或者按照过去、现在、将来的顺序；或者使用第一步、第二步、第三步这样的方法叙述。按照空间的顺序。提出的要点和地理区域相关，如东部、西部、中西部、南部；或者以地形地貌的顺序，如高山、较低的地区、沙漠等。按照重要性程度排序。要点可以按照重要性的先后顺序排列。把你的听众的注意力从最不重要的事情引到比较重要的事情，一直到最重要的事情。按照关注点或者解决办法的顺序。要点以两类方式提出。这样的范例包括问题与解决办法、优点与缺点、反对与支持、理想与现实、传统方法与新方法、特点与好处、对比与差异。当你有6个或8个项目要包括的时候，使用这种方式较好，因为他们能够按照逻辑关系划分成两组。用一些易于记忆的方法帮助人们记住你的要点。尽量使用每个关键词首字母，形成一个人们容易记住的缩写词（例如，）,或者设法找到合适的词语来总结你的要点，使这些词语都以相同的字母开头（push,pull,protect）或者用这些词首字母组成一个词（如memo）。3. 为每一个要点增加支持材料。什么将会帮助人们接受你的要求？仅有要点本身是无法说服人们的。你必须提供和要点有关的支持材料，使你的听众理解要点的意义，继而帮助他们记住你的信息。支持材料来自何处？内部包括组织内的信息，例如内部的简讯和报告。访谈也会产生有用的材料。如果你的发言是有关改善停车场环境或者咖啡店服务的，对停车场服务人员和咖啡店经理的访谈就很有作用。支持材料的另外两个是外部资源和个人资源。外部资源包括报纸上的文章、书籍、商业期刊、电视节目或者互联网。个人资源来自于你的经历和体验。支持材料可能以下列方式出现：例子。应用“例如”“比方”这些词，用具体的人或事来说明你的较为笼统的观点，这会使你的发言更加可信。应用图片也很有效，在可视资料的帮助下，听众能更好地理解你的要点。比较。 通过与某一个听众所熟悉的事情做比较来将要点解释清楚，这会帮助听众理解并更愿意接受你的思想。如果找一个直接的比较物不太容易，可以使用类比的方法。类比是说如果两种东西在一个相似，那么它们有可能在其他方面也相似。最后，使用对比展示出它们之间相对的地方，重点突出它们的差异引用。引用名人或权威机构的言辞,使要点更具说服力。一定要确定这个“专家”很有名,而且你没有滥用他们的言辞!参考、事实、数字。提供来自报告或统计数字的大量证据来证明你的要点。只使用当前最新的数据，确认数据的准确性。你该使用上述的哪类支持材料以一种均衡的方式把它们都用上不要以一种方式来支持所有的要点。那么，你究竟应该使用多少支持料呢？简言之，不要让支持材料遮盖了你的要点，但是要有足够的证据显示出发言性和充分性。收集准备好大量的相关信息。如果在第一次会议上没有使用它，你可以在以后的会议中用到。收集得多总比没有好！记住，为了方便使用，你一定要对信息进行归纳。提供图片式的支持材料可以使你的听众更好地理解你的要点如果你仅仅使用图片，什么也不说，理解和记忆的内容是单纯的使用文字的.倍。图片加文字对理解和记忆的帮助是单纯使用文字的倍。一段录像片会很有用，在一个短会上不要放映超过分钟的短片，分钟或不到分钟的短片最好。4. 在你的要点之间加入过渡性语言。过渡性语言能帮助听众从一个要点转到另一个要点。它们是很小但却很关键的步骤。过渡性语言能帮助你的听众跟上你的思路，使你所传达的信息更容易被记住。作为一个发言者，你当然知道什么时候开始谈论下一个问题，但是你的听众不知道，除非你使用过渡性语言。通常使用的过渡句有：“在这两个要点之后，你还会吃惊地发现第三点。”“我们已经考虑到了优点，现在我们来研究它的缺点。”“首先我们看看甲，然后我们再来研究乙；现在让我们来考虑一下最重要的部分丙。”在你发言的中间要有适当的停顿。不要一口气把所有话匆匆说完。过渡性语言对你的发言有画龙点睛的作用，让你看起来是一个深思熟虑的发言者，因此一定要对过渡性语言引起足够的重视。帮助你的听众意识到你要转到另一个要点的一种方法是在说完每一个要点后问一问他们是否还有问题。“在我们进入到下一个要点之前,我想问一下大家还有什么问题吗?对刚才谈到的要点还有什么需要特别说明的吗?”5. 将你的所有要点用简短的句子概括出来,从而使你的听众记住你发言中的重点。不可否认,如果人们最近频繁地听到一些事,他们就更有可能接受这些信息。预览就好像是一扇窗,使听众更进一步地看清所有的要点,而总结则再次提醒人们他们在会议中曾经谈论过什么。一个良好发言的形式首先，告诉他们你将要告诉他们什么。然后，告诉他们。最后，告诉他们你已经告诉他们了什么。6. 设计好开场白。想出一种方法来吸引人们的注意,唤起好奇心,介绍你的题目。什么能够引起人们的注意呢?引用众所周知的权威的话。名人,政治家,作家,领导人都是很好的引用对象。陈述你的引用的权威性以及那些专家是做什么的。所引用的数字或语言要与你的题目相关。用反问句唤起人们的注意,因为它会立刻使听众参与进来。当你提出一个问题时,人们会在心里立刻形成他们的回答,尤其是如果问题能引起他们的好奇心。陈述性的开场比较适合对事实做陈述。为了吸引注意力,对听众提出一个有趣的话题,而且表达要清楚。没有面部表情或者恰当语调的陈述对你的听众没什么影响力。场景介绍创设了一个情境,也能够吸引听众的注意。这种技巧强调了以语言描绘出画面,在听众的脑海里创设出场景,不妨使用一个真实或者想象的事件,让人们闭上眼睛,然后突然把他们唤醒。以佚事的方式介绍一个有趣的,吸引人的事件。利用面部表情,手势,语调增加趣味性,把听众带入你的发言之中。当发言者的发言内容和听众的生活有密切联系时,他们的回应会更多,因此尽量使用生活中的事件会改善与听众的关系。在做过开场白之后,列出要点之前你介绍一下你自己,介绍要简洁,切入主题,不要在介绍自己上花费太多的时间,要讲解清楚,具体,让听众明白你为什么选择这个会议题目,例如:（开场白）“你是否曾随着热气球升空?我曾经有此经历,现在我就来告诉你它是多么的有趣!”（介绍）“你好!我叫_。”（你的背景）“虽然我只在空中翱翔过一次,我却是这项运动的狂热爱好者。”（目标）“或许在我今天的演讲过后,我能够说服你们其中的一些人试试这项令人激动的运动。”不要认为仅仅说了“你好”和你的姓名就算是做了开场白!开场白自有它的精妙之处,它能把听众鼓动起来,因为它能唤起他们的好奇心。你的学历和背景显示了你在这个领域是一位专家,当然也可以把这一部分放进你的自我介绍里。7. 设计结束语。会议即将结束,结束语的目的是让听众同意你的建议或在会后立刻采取行动。给人们留下思考的空间,并把这些放在你的结束语里面。