对机关电子文件归档与整理的思考

对机关电子文件归档与整理的思考摘要：在电脑愈来愈普及的，更多的公文将会以电子文件的产生和存储。今后机关、企事业等将会更多地以电子文件的公文流转的主体。关键词：电子档案；整理；信息技术中图分类号：F407.63文献标识码：A文章编号：随着机关信息技术、网络技术的不断进步与发展，大量的电子文件产生，这对机关档案管理工作提出了新的挑战。因此，做好机关电子文件的归档与整理工作，直接关系到档案的完整与安全，同时，建立机关电子文件归档制度以及选择适合的归档方式，以推动机关电子文件归档工作的科学化和规范化。1机关电子文件归档的特点机关电子文件的归档，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，对产生电子文件的接收、处理乃至保存工作都需要有一个管理制度。建立机关电子文件归档实现了电子档案一体化管理，各部门的归档人，可随时在各自办公室里通过对计算机的点击，来保存和归档电子文件从而运用计算机信息网络传递，来减少过去档案人员为搜集整理保存而耗费的工作环节，避免出现纸质文件传借散失的现象，既可以有效地减轻档案管理人员的工作量，又保证了每年档案工作的归档率。电子文件档案的归档，实现了电子文件信息通过网络快速地传递到领导办公室及各个部室，并且不受任何时间和空间的限制，同时可以在同一个时间内由不同地点供多个使用者共同检索和使用，这样不仅有利于实现信息共享，而且大大地节省时间，提高各自的工作效率，也为档案的开发与利用，提供了极为有利的条件。电子文件档案的归档，实现了电子文件档案向多媒体技术的转换，与传统纸质文件档案相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，电子文件档案能够把数字、声音、图像等不同的媒体信息结合起来，组成到同一份的电子文件信息，使其数字、声音、图像，能够迅速、方便、真实地获得当时全面的情景，从而使我们在查阅电子文件档案时，感觉更直观、更形象、更丰富，这些先进的模式是传统档案所无法比拟的。操作方便。机关在形成档案之前的电子文件，其增加、删除、修改等都是非常方便的，而且修改后却不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁，并且电子档案还具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加方便。传递快捷，实现资源共享。机关一份纸质的档案只能在固定时间、空间才能够让接触到它的人阅读，而电子归档由于其处理的环境是计算机和网络技术，因此，可以不受这种限制。一个终端上的电子文件可以发给若干个网络终端，机关电子档案这种不受存储载体限制的特点，使利用者产生一种共享。具有多种的表现形式。随着多媒体电子计算机的应用，机关电子档案的形态也随之多样化，如文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，使机关电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。复制时不容易丢失信息。纸质文件复制经常会出现清晰度下降，信息丢失等问题，而机关电子档案的复制，由于是数字化信息的处理，几乎不存在这些问题。可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。2电子文件档案的收集机关在工作实践中形成的电子文件档案，不仅包括计算机处理技术过程中产生的文字文件、表格文件，还应包括那些需要重点收集，具有重要凭证、依据价值的电子文件，如图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件等。因此，作为单位电子文件档案形成部门，应在档案馆业务指导与监督下，做好收集工作，指定专人负责对电子文件档案的形成、收集、积累、鉴定、整理，使其做得更加完善。建立电子文件的网络归档专用系统。利用计算机网络系统，建立机关电子文件归档专用的系统，将具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时，档案部门要和机关办公室部们、信息管理部门合作，选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式，实行统一管理。机关信息部负责搜集电子文件归档资料。无论用什么途径来进行归档，都应该由机关电子文件形成后，传输给档案部门归档，档案部门接收电子文件应存入光盘。3做好机关电子文件档案的管理一般来说，电子文件的归档整理，可以按电子文件档案处理对象来划分，如：磁盘传递的电子文件、图形类文件、数据类文件、影像类文件等。在分类时，我们可按文件格式与文件类型进行分类，把通过分类的电子文件重新排列，填写必要著录项目。由于纸质档案管理的理论、方法、标准，已不能完全适用于电子文件归档及电子档案管理，因此，建立电子文件、电子档案的管理模式就显得特别重要，并成为当务之急。提高对机关电子文件档案的法律意识。机关电子档案在法律上的凭证作用是基于它的内容原始性，在电子文件档案管理中，我们首先要加强对机关电子档案从业人员进行档案法规的宣传与教育，提高人们对电子文件档案的法律意识，让他们认识到电子文件档案与纸质文件档案同样重要，要注意保存、及时归档。机关电子文件档案的原始性，仅以所含信息的真实，内容的真实性为唯一标准。电子文件形成、收集、整理、归档及归档后形成电子档案的管理、开发利用等，必须确保机关电子文件档案的真实性，提高对机关电子文件档案的法律意识。加强对机关电子文件档案网络安全。电子文件在进行归档的同时，还要按照有关规定，加强电子文件的安全防护工作，增强计算机系统的自我防范能力，要设置电子文件档案网络安全与保护技术措施，提高预防病毒和黑客侵袭的能力，使存档后的电子文档万无一失，同时，还要做好电子文档的备份工作，从电子文件形成时起，就应有严格的管理制度，以确保其真实、完整、有效和安全。电子文件档案形成后应及时进行归档。建立确保电子文件档案随时归档的运行机制，对电子文件档案形成后流转并及时进行归档，确保电子文件档案信息的完整性、真实性，尽量减少电子文件档案由于分散管理而造成信息流失和变动，非档案管理人员只允许用只读形式调阅档案，以防误操作或有意删改等造成信息失真。做好电子文件档案管理利用工作。因电子文件档案自身的特性及传递信息媒体的不同，所以我们在电子文件档案管理利用过程中，选定部分电子文件档案，向社会开放，实行有偿服务。涉密电子文件档案和知识产权保护范围内的电子文件档案严禁开放网络，电子文件档案入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用。4提高机关电子档案人员业务素质加强电子文件档案管理知识的培训。机关电子档案管理人员，要适应信息技术和档案事业的发展，我们要采取各种措施抓好知识更新，多途径、多层次培养人才，以适应信息技术发展的需要。努力提高机关电子档案管理人员的自身业务素质，机关电子档案工作人员必须加强档案业务知识、计算机知识的培训与学习，在提高自身业务水平的同时，还要把侧重点放在学习电子文件档案管理知识及计算机应用等，使自己能熟练掌握电子文件档案管理的技能，以确保电子文件档案管理工作顺利开展。电子档案可重复使用的特点，允许若干个查询者同步一份电子文件，同纸