雅高酒店自我评估问卷说明.doc

自评估问卷说明版标准： 说明：1房间销售（26分）1.1付款保证（3分）1是否对个人客户要求信用卡授权/提前付款？在登记入住时是否要求信用卡预授权确认或收取了现金保证金？担保的总金额必须等于房价x住宿晚数+杂费2是否对公司客户要求了付款担保，以及对旅行社机构要求凭据？旅行社凭据是否附在客人账户资料里，同样的，公司客户是否有付款担保信？ 3对公司客人和旅行社人员额外消费是否要求了适当的付款担保？额外消费的付款方式是否有系统的操作制度，规范收取？即以现金支付押金或有信用卡预授权1.2住店客人控制（4分）4在抽查基础上进行的每日控制是否正式化？检查并确保每天打印系统生成的报告（住店客人账和客人余额报告、房费收入报告、永久账户（或称假房/哑房等未决事项的账户）、超信用限额报告），每日正式审核并归档。这类报告应由前台经理签署。 5检查了那些要素？ - 适当的付款担保。客人余额报告是否由前台经理和总经理审核，以确保所有的未付款余额完全有适当的付款担保？应在报告上标明注释，以作为进行的审核的证明。- 适当的房价是否经常进行抽查，以确保收取的房价对应于约定的房价？ 在收取的房价和签约房价之间的差异应全面加以解释并签名。- 销售站点的账单是否正确-确保所有营业点的文件（客人账单）都能保存在相关客人的文件袋中，以答复任何客人的疑问。 如果安装了POS系统，并与前台相连，则能确保客人消费账目的准确性。如果POS系统不与前台相连，则在进行过夜审操作以前，应由夜审员在POS和前台之间进行手工对账。- 在销售站点的账单上客人的签名。 是否所有客人的账单都有客人签名？（确保在客人账单上姓名和签名与客人入住登记卡上的相同）- 在客人离店后，将客人资料从前台文档中转出。是否进行对客人账单进行细致检查，且在客人离店后，将客户文件转移到后台？- 客人超过信用限制是否每日打印客人账户余额报告，并由前台经理进行了审核，以确保超出信用限额的所有账户都由酒店管理层进行追踪并签署？ - 永久账户（或称假房/哑房等未决事项的账户）跟进是否每周打印所有永久账户挂账报告，且所有未决的事项都被正式进行了分析和跟进？ - 等待被转入后台的应收挂账是否对任何等候转入应收账目的账户进行每日跟进？每日要生成的未决账户以及对每个未决账户的注释的列表必须规范化，并提交更高管理层进行审核和签字。- 当地有关客人入住时登记的要求（如公安部门要求的每位外国客人要填写的登记表）确保所有的客人登记文件（客人登记卡、如果需要的公安部门要求的登记表，以及如果需要的护照/身份证复印件）被保留在客户档案中。6以上控制是否由更高层上级督导？这些文件/报告是否由管理层每日签署（房务总监或行政副总经理或驻店经理）？7客人寄存在酒店保险柜的贵重物品以及保留在前台（以及其归还）的各个保险柜的钥匙是否规范地记录在登记簿中？ 酒店要确保客人所有在前台保险柜中寄存的物品的存放/取出都规范的记录在适当的保险柜寄存表格中，且该表格应由客人和前台员工共同签名。 记录所有活动的保险柜日志应由酒店管理层保管，并至少一周对其进行一次审核。1.3预订未到（超过取消天数限定后取消或未取消而不去酒店）（2分）参考“预订未到”政策8超过取消天数限定后取消或未取消而不去酒店是否收取费用？酒店是否正式制定了预订未到政策？9超过取消天数限定后取消或未取消而不去酒店是否正式且统计的跟进，并按照“已发生”、“收取费用”和“已付款”的标题进行了分类？是否对每月的预订未到进行了分析（超过取消天数限定后取消或未取消而不去酒店的总数与系统生成的报告相同）？ 应每日打印预订未到报告，并由前台经理/房务总监进行审核，并交至预订部进行跟进和归档。10预订未到是否对入住率有影响？过夜审前是否将预定未到的房间先做入住处理？（不应该做）11预订未到的程序（收取费用、跟进和追踪）是否使预定未到的收入得到改善？酒店管理层（预订经理和总经理）是否收到并签署一份详细的关于预订未到应否收取/已收取的付款的汇总表？1.4免费赠送房（5分）12这些免费赠送房是否由总经理进行了正式授权？是否有证据证明在提供免费房间以前收到了授权？ 免费赠送房和内部自用房的定义：- 内部自用房： 所有由酒店员工/实习生占用的房间- 免费赠送房： 作为免费房赠送给公司客户、旅行社人员、相关业务单位、业主公司和公司办公室的房间 13前台经理是否规范化的控制每天的免费赠送房？前台经理是否每天检查以确保赠送房间的房晚数被完全记录，且与系统生成的报告（经理报告）数相同？14总经理是否每天规范化地检查免费赠送房的控制？总经理是否每日审核并签署免费赠送房报告？1.5扣减 / 退款（5分）15发生的扣减 / 退款是否有正当的理由（规范和清楚的文字说明）？是否对每一项调整有清楚的解释？是否系统地准备了一份收入扣减凭证？16是否系统地要求了需要注明执行扣减 / 退款的操作员的姓名/字首大写字母？是否清楚的列出对调整负责的操作员的姓名？17扣减 / 退款是否由前台经理进行规范化、每日的控制？ 前台经理是否每日审核和检查这些调整，并确保总的调整数与系统生成的报告相等？18总经理是否每日正式的监督这些控制措施？总经理是否每日控制和签署这些调整？1.6房间对账（6分）参考表格样本19是否所有的房间（根据前台的PMS报告，包括空房/干净房）都每日进行了实际的检查？客房部是否每日正式地准备了一份报告，该报告应清楚地列出所检查酒店所有客房的状态？20客房部人员是否编制了一份格式化的可靠的有关售出/已打扫房间的报告（报告数据完整、准确）？确保客房部的数据是从房间清洁员的报告中获得的，该报告反映了实际已经清理的房间数量而不是那些在当天工作开始时分配需进行清理的房间。21前台是否编制了一份格式化的和可靠的有关已入住/已售出房间的报告？前台部分由夜审完成，并附上经理报告。22这两份报告是否由两个不同的人员完成，并体现在两份不同的文件中？前台和客房部应在两份互相独立的报告中准备各自的房间对账。23这两份报告是否每日正式的由不属于前台和客房部的另外一位人员进行对账？收入审计员是否分别从客房部和前台收到用于对账的两份报告？进行房间对账的收入审计员必须正式地控制所提交的用于对账的文件的准确性，即：要在经理报告和客房清洁员报告上签字。24是否将在前台和客房部之间对帐中发现的所有差异明显地标注出来？两份报告是否进行核对并形成一份最终的文件，其中对前台和客房部获得的总共入住房间进行了正式的比较？25对发现的差异是否正式进行了分析和解释？任何差异必须进行调查并给出解释。26总经理是否每日正式对房态差异报告进行了监督？一旦前台经理和行政管家签字，定稿的房间对账报告要提交总经理进行审核和签字。27如果房间清理是外包的，客房经理（酒店员工）提交的报告是否能够控制和确认承包商的计价与合同相符？客房部是否对占用房/已清洁房情况做了规范化的报告？该报告是否与承包商的记录进行了核对，以确保付款的正确性？1.7早餐（1分）参考早餐政策28酒店是否每月对总体的早餐使用率进行分析？每月应计算下列统计数据，并派发给所有相关的部门领导：- 总共提供的早餐数/住店客人总数- 总共提供的早餐数（不包括非住店客人）/住店客人总数- 总共提供的早餐数（属于房包早的）/住店客人总数（属于房包早的）29是否填写了已提供早餐数量报表？餐厅员工或收银员是否准备了供应早餐的报告，即已提供的早餐中属于房包早的数量、房价不含早餐的、和外来客人提供的早餐数？30在已提供早餐数量报表和进行的客房收入扣减之间是否有规范化的对账，以确保扣减是正当的？或是否早餐的记账是以“实际已提供的早餐数报告”为依据的？实际提供的房含早的早餐数是否与夜审完成后系统统计的早餐报表一致？31各级管理层是否对规范化控制进行了监督？是否对系统提供的早餐数和实际供应的早餐数进行了核对？2钱款的控制（17分）2.1付款的收集和控制（3分）32是否对酒店的所有备用金的分配记录进行更新？是否有员工签署的对其接受备用金负责的确认书？总出纳和值班经理持有备用金是否也签署此类文件？参考样本格式33备用金的保管是否安全（规定接触的权限、不暴露于公众）？现金抽屉是否保持上锁（至少在指定的收银员不在场时）？34是否由经理或不对相关备用金流负责的人员对酒店所有的备用金进行了不定期抽查的和规范化的控制？对备用金是否有任何抽查？ 酒店应确保：- 每月至少一次，对所有备用金和流动现金进行突击检查- 备用金检查应规范化，并提交酒店管理层并妥善存档- 备用金和流动现金的总数与总账结余相等35当出现差错时，是否将其报告了管理层？管理层是否被清楚地告知任何差错？36在换班时，备用金的交接是否由交接双方进行清点（有两人同时进行）并登记在专门的现金交接记录本上？是否在前台和所有的POS点保管有备用金交接账簿（多余/短缺的详细情况必须清楚说明）？上班/下班的收银员是否签署了备用金交接账簿？37如有差异是否规范化的予以标记出来并更正？是否及时采取了任何措施以消除差异？ 酒店管理层必须至少每周一次审核交接账簿 38每日现金收款单是否与最后的收银员报告进行了对账？现金收款单是否与系统生成的报告进行了核对，即现金信封中的金额等于系统生成的报告的金额？39是否有一位证人参加缴款袋的开启和清点，并规范化其控制？每日收款信封的开启和清点必须由总出纳员和见证人进行见证和签名。40是否有登记簿用于记录信封的投入和转移，该登记簿必须由移动信封的人和见证人共同签署？对后台保险柜的信封的投入和取出是否规范化的进行了签名？即- 出纳员的签名- 投保现金时见证人的签名- 取走现金投保袋的人的签名- 现金投保袋取走的见证人的签名- 投保的现金投保袋的数量和取走的现金投保袋的数量的证明41是否经常对保险柜密码进行修改（尤其当管理人员离开时必须更改）和/或是否有效地确保了保险柜开锁程序的安全？是否定期修改了保险柜密码，且修改记录被规范化地记录在日志本中，并登记了修改的日期和保险柜持有人的姓名？42通过邮件收到的付款是否被规范化地记录在专门的登记本中？是否记录通过邮件收到的支票？当支票被移交进行下一步的银行处理时，这类记录是否由总出纳进行了签署？酒店应确保：- 邮件由应收以外的人员开启并登记- 分别登记每一张收到的支票- 支票日志副本和支票的复印件被提交给指定的应收人员处理- 支票原件被提交给总出纳进行银行处理。 - 支票日志的副本按时间顺序进行归档43通过邮件收到的付款总额是否与银行存款条进行了对账？ 支票日志是否与银行帐进行了对账？存储支票和进行对账是否由不同的人执行？ 2.2银行存款（4分）44是否所有的现金和支票付款都存入了银行（银行存款凭条的金额=在同一时间段内现金和支票付款的总额）？银行处理是否一次性完成（每日现金和支票付款总额在同一天全部存入），存入的金额是否接下来由会计人员与收取的现金/支票进行了核对？45是否按照当地的政策（总部、财务规定）定期将收到的款项存入银行？是否每日存入银行？46是否由不执行银行款项存储的人员对存入银行的金额与银行存款的金额和最后的出纳报告的金额进行了对账？银行存款的结余报告是否由不负责将资金存入银行的人（副财务总监或财务主管）完成？47是否对所有的差异都做出了书面的解释？现金销售和银行存款之间的差额是否做出了书面的解释，且解释被提交给财务总监？48这些对账是否被规范化？是否有证据表明存款与系统进行了核对？即- 系统生成的现金销售金额与收到的现金金额进行核对，并且每个收银员任何的超额/短缺都有清楚、详细的说明- 详细核对由应收人员交给总出纳以存入银行的现金/支票- 详细核对外汇兑换交易的盈余/亏损的计算（说明收到的外币票据、酒店汇率、按照酒店的计算和银行的计算折算成人民币的金额）- 酒店存款条和现金投保登记表、货币兑换收据、支票日志副本和出纳收款信封一起，应附在相关的日报告后，进行保存。 49会计人员能否接触到现金和支票付款？应收账员工是否能接触到现金和支票付款？如果“是”，推荐进行下列操作应执行职责分离，即应收应只收到从所有债务人处收到的支票的复印件，支票的收取由专门收支票的人负责。2.3供应商付款/零用现金支出（3分）50零用现金开支是否从专门的备用金中支付？是否存在专门的用于小额报销的备用金？ 零用现金开支的付款应只能从备用金支付。前台的备用现金应不能用于借款或用于支付供应商的款项。51是否所有的零用现金凭证都有效（附发票），并与备用金补充支票一起提交给总经理？是否准备了零用现金报销的详细汇总？当要求签署支票补充备用金时，是否将这份汇总表附上每张零用现金报销凭证提交给总经理？参考样本表格 52酒店是否确保没有与工资相关的开支（预支款，工资，开支报告，退还等.）从备用金中支付？所有与薪水相关的开支都应通过酒店正常的付款步骤支付（在支付以前，要准备付款凭证，并与所有支持文件一起提交总经理批准）53银行持有的酒店授权签发支票的人员资料/印鉴是否是最新的？酒店是否保留有一份银行账户有效签字者清单？酒店要确保在原负责人离职时，银行签字权被立即取消。 54是否所有的供应商付款都由2名授权人签字（总经理和会计师）？支票的有效签字人有几个？付款应至少由A组和B组中的至少2个人批准。参考样本表格55一旦已完成了付款，是否在发票上标注了“已支付”？一旦已付款，供应商和零用现金报销的发票应盖上“已付款”，以防止重复付款。2.4银行调节表和未达账项（4分）56是否每月对所有的银行账户做银行存款余额调节表（如果需要还有未达账项分析）？是否每月对所有的银行账户进行了银行对账？57未达账项的性质和时间是否清楚地以书面形式记录？是否对所有的未达账目都了解（详细说明每个账目的日期、描述和金额）参考样本表格58对未决账目的追踪是否有书面的记录（给银行的信），且他们是否被准确和迅速的更正？是否所有跨月的未达账都能得到解决？且对所有的非正常未达账目是否有详细的分析？59总经理是否以书面形式规范化其监督？总经理是否每月审核并签署银行结余报告和银行对账单？2.5信用卡/其他支付形式（就餐券）（2分）60是否每月对信用卡/各种支付形式余额报告进行了分析？是否每月对所有的信用卡进行了信用卡对账？61信用卡/未支付的账目的特点和年限是否被清楚地以书面形式体现？在酒店收到的信用卡付款和在银行报表中的相关存款之间是否正式的对账？是否书面记录未到帐的信用卡？参考样本62未决账目是否以书面形式跟踪（给信用卡公司发信），且是否准确和迅速地更正？是否所有跨月的未达账都能得到解决，且对所有的非正常未达账目是否有详细的分析？63总经理是否以书面形式规范化其监管？总经理是否每月审核并签署信用卡结余分析？ 64是否限制对含有完整信用卡号的文件（收款人联、银行授权书、预订传真）的接触（遵守保密条款、收款人联是否存放在保密的地方、并限制对因特网址的访问）？ 信用卡刷卡单（作为入住的担保）是否每次都归还客人或在客人离开时撕掉？是否每日将信用卡单据全部移交给负责收集的人？ 65对根据某一信用卡号码而进行的退款（通过POS机、手工刷卡机和银行转账申请）是否由授权的员工完成？所有的信用卡交易是否都被完整记录并获得适时授权？ 2.6外币兑换（1分）66酒店是否严格执行当地有关外汇交易的规定（汇率显示、银行授权、手续费）？酒店是否以书面形式制定了有关外币兑换的政策，并严格遵守当地立法中正式规定的兑换率的更新频率和酒店的兑换限额？67是否按照当地标准，将兑换汇率显示在前台？酒店要确保将兑换率展示在前台。68 是否进行了一些抽检，以确保计算汇率/显示汇率/电脑汇率是一致的？ 对于抽检外币兑换，是否有规范化的步骤？ 应对电脑和显示的汇率进行规范化的抽检，并作为证据存档。3应收款（12分）3.1信贷政策（6分）69合同和基本的销售条款是否符合由国内总部提供的最新版本（或由法律部进行验证），是否由酒店和客户共同签署？是否有规范化的信贷申请表格，其中要求申请人提供下列信息：- 公司详细情况（姓名、地址、公司名称等）- 授权代表公司订房的人的清单（姓名、职务、身份证号、签字样本）- 业务描述- 付款步骤（付款方地址、联系人等）70在开立一个账户以前，是否正式检查了潜在债务人的偿付能力，且是否至少每年进行一次偿付能力调查？是否有一套有效的客户信用评估系统？该系统是否适用于所有的客户？是否对新客户进行信用调查？即- 使用独立信用调查机构- 信用参考调查是否定期审查信贷限额和现有账户的期限？对所有债务人是否都有信用协议？是否保留一份最新的“授权客户名单”，列出每位客户适用的信贷额度和期限？71是否通过集团提名的供应商正式地审查潜在债务人的偿付能力？不适用72是否由一位授权人对任何信贷工具的开立进行规范化的验证？在开立任何账户以前，总经理是否对所有的信用申请进行正式审核？73付款担保（公司担保和凭证）是否包括了所有应付费的服务，并系统地归入债务人文档？是否所有相应的授权收取费用的凭据都附在发票账单的后面，即旅行社凭据/公司客户的付款担保？74是否按合同规定要求团队客人、研讨会-宴会和公司预订缴纳押金？ 在活动开始以前，是否总是要求客人支付定金付款？酒店要确保在标准的销售合同中列出有关定金的条款（百分比、付款时间表）。3.2应收款跟进（6分）75发出账单的时间是否令人满意（平均48小时，不包括大型的会议/研讨会/活动等的合同）？是否所有的发票账单都在48小时内发出？（包括宴会账目、前台PM账目）确保前台每天将转到后台应收挂帐的金额被记入应收账目总账。财务总监必须确保转入后台的金额不会在前台和后台之间被滞留过长时间。在周末转出的未决金额应在之后的第一个工作日转至后台。76是否以书面形式对电话提醒进行记录？是否所有的电话提醒都被记录了？通过电话进行的跟进必须被记录。使用Fidelio软件的酒店能够将这类电话跟进直接记录入债务人的账户，因为Fidelio应收账户模块提供了该选项。 77提醒行动是否在债务人档案中存档？ 是否所有与逾期未付账单相关的提醒操作都被记录在各个债务人档案中？规范化的提醒信件应按时间顺序被永久保留在各个债务人档案中。78酒店制定的对延迟付款的提醒程序是否相应地执行了？给债务人的提醒是否按照规定的酒店政策发出，并在各个相关债务人档案中归档？79酒店是否在应收收入基础上计算了平均应收账款回收期？参考月度MIS报告（用于计算账款回收期的 ）。平均应收账款回收期应按下列公式计算：月度到期的应收帐余额 x 30 days在过去3个月债务人账户的平均周转额债务人账户：在过去3个月转入应收街账的交易额/3，得到平均周转额80各部门经理是否参与债务人跟进（例如在信贷会议中），并详细地审查超过90天的债务？是否定期召开信贷会议？信用会议应至少每月召开一次，且相关的部门经理必须参加。应作会议记录，并将其分发给所有的参会人员，并归档备查。81酒店是否采用了总部下发的有关如何对可疑账款记入费用的程序？参考可疑债务政策82可疑债务是否由 不负责催收账款的一位人员进行了分析？潜在的坏债账户应在信用会议上进行全面分析和讨论，这些账户应在信用会议记录中被全面提及。83是否按照当地的政策规定（总部、财政管理部门），迅速而准确地对可疑账款计提了坏帐准备？参考可疑债务政策84对账款进行冲减的凭证是否被正确地存入文件，并由总经理管理层进行监管？应收是否对每一份对应收账款的冲减/调整都进行清楚的解释说明？这些解释说明是否都以规范化的书面格式交给总经理审阅和批准？ IV餐饮销售（20分）4.1餐厅收款控制（6分）85是否系统地检查客人点菜单的联号使用？发给厨房的每一份点菜单是否都实际的入账（由完全整合的计算机系统自动计入）？若手工开具点菜单时，应对序列号进行控制，缺失的点菜单应进行标记，并且应将报告提交更高的管理层。参考样本表格86管理层是否至少每周一次对这些检查进行了正式监管？ 如果使用的是手工系统，应有更高层管理人员对控制程序进行监管，即餐饮部总监/行政副总经理或驻店经理。87是否每日抽查并正式地将所点菜式与开了账单的菜式进行了比较？收入审计员或成本控制员必须从厨房收集厨房点菜单的副本，并与客人帐单进行检查（如果是手工准备点菜单时）。是否对根据客人帐单和点菜单供应的菜品进行了核对？88管理层是否正式监督此项控制程序的执行？是否所有的差错都正式报告给餐饮部经理和财务总监？89餐饮产品的月销售量是否正式的与月度消耗进行了对账（对一些代表性的产品）？是否对最畅销10种菜品或最昂贵的菜品的消耗和销量进行了对账？ 参考样本表格90对于差错是否进行了正式的调查和解释？对于消耗和销量之间的任何差错是否有合理的解释？ 消耗和销量之间的差异必须规范地作出合理的解释，并有跟进的证明。91总经理是否正式检查了所完成的对账的有效性？总经理是否审核并签署所进行的对账？4.2酒吧销售（5分）92在提供给客人以前，各种酒类的销售是否都输入系统？酒吧中提供的饮品是否自动进行了登记或留待稍后进行处理？政策是将客人点的饮品立即记录在POS系统中，而不关闭客人的账单，除非客人要求。93各销售点是否实行标准化库存量管理？对于酒店来说，很重要的是保持存货水平。固定的标准存货量应被严格跟进。94是否将领用量与销售量数据进行了正式比较？补充存货的申请是否与每天每项产品的销售统计打印报表进行了对账？成本控制员必须从所有的销售点收集他们的酒吧每日存货清单（标出期初存货、领入量、转入/转出、期末存货），并将消耗量与酒吧销售统计数字进行对账。“期初库存+领货”总量应总是等于规定的标准存货水平。95饮品的月销售量是否正式的与月度消耗进行了对账（对代表性的产品）？是否对最畅销10种酒品或最昂贵的酒品的消耗和销量进行了对账？ 参考样本表格 96是否对差异正式进行了调查和解释？对于消耗和销售量之间的任何差异是否有有效的解释？ 在消耗和销售量之间的差异必须规范化的给出适当的解释，并应有跟进的证明。97总经理是否正式检查了所完成的对账的有效性？总经理是否审核并签署了所进行的对账？4.3扣减（5分）98对于扣减的理由是否充分（系统的并有清楚的文字说明）？对于每项调整是否都有清楚的解释？99进行扣减的操作员的姓名是否系统地加以显示？是否清楚的标出了负责调整的操作员？100扣减是否由餐饮部经理以规范化的控制措施执行每日的控制？ 餐饮部经理是否每日审查并检查了这些调整？要审核每天的内部福利耗用账户，并核对未能收费的项目没有不恰当的从收入中扣除，并确保在POS系统中的所有扣除都全部进行了清点，并有恰当的支持，并被证明是正当的。101总经理是否每日正式地监督了这些控制措施？总经理是否审核了调整？4.4免费项目（4分）102是否将免费券与免费账进行了核对？是否每日将免费账单与POS系统生成的免费项目报告进行了核对？103免费券是否包含下列信息？- 免费原因？在餐饮账单上是否清楚地注明了招待的原因？- 客人姓名？客户的姓名是否清楚地标注在餐饮账单上？- 授予免费的人员的事先授权？在给予招待或折扣以前是否获得了事先的批准？104餐饮部经理是否每日正式的检查了免费的完整性和有效性？ 餐饮部经理是否每日审核并签署免费项目/招待/折扣报告？105这些检查是否由总经理每日进行正式监控？ 总经理是否审核并签署免费项目/招待/折扣报告？106免费项目是否被记录在收银系统中（员工免费）？是否将所有的免费项目都输入了POS系统？5采购和库存（15分）5.1订单/交货（4分）107职责隔离的原则是否在下列方面得到遵守：- 订货和货品计价确认？- 货品计价和记帐？- 库存保管和盘点？- 盘点和记帐？采购、收货、保管、盘点和付款各项任务是否都被分配给了不同的员工？职责隔离应减少错误和不规则操作的可能性。以下三项操作项目必须专人负责，任何一位员工不应负责超过一项：授权操作（批准）、记录操作（记账）和处理相关资产（保管）。能够授权采购订单的人员不能处理付款（应付账）。108订单是否优先下给已批准的供应商清单或当没有本地供应商符合条件时，是否要求投标？是否所有订单都是用优先的供应商，包括那些不通过采购员进行的采购项目？酒店是否保管有由更高管理层批准的优先供应商的名单，且该名单是否每月进行更新？109对于酒店确定的重大金额的订单是否由总经理正式授权？ 在下订单以前，是否所有的采购表格都由采购经理和总经理进行了签署？行政总厨必须审核并批准每日市场采购清单。110收到的发货是否与发货订单进行了核对？- 数量？- 重量？是否对定购了哪些货物和交货时收到哪些货物进行规范化的检查？在收货点是否有适用的称重天平？111订单是否附上了发货单和发票？一旦交货完成，是否将所有文件，即订单、发货单和发票一起妥善保管？5.2记账（4分）112所有入账的发票是否都有相关部门经理进行批准以付款？ 是否所有的部门经理都在付款给供应商以前签署了他们各自的发票？113入账数据（数量、质量、重量、日期）是否与订单表和发货票进行了对账？所有的发票是否都符合订单表和发货票（数量、价格等）？114记账的单位价格是否有规范化的控制措施？是否进行了已入帐金额与采购单项目的价格的控制措施，并将其规范化（打勾）？115是否将所有的采购文件都传送给总经理，以便安排供应商付款？ 当提交总经理进行付款批复时，是否所有相关的支持文件，即发票、订单表格和发货票，都附在付款凭证上？116供应商付款最终期限是否符合当地的规定或合同条款？是否总是在月末打印应付帐款的帐龄报告，并由财务总监和总经理进行正式审核（明确的所有超过90天帐期的项目）？ 117在月底是否有合理的步骤以确认所有计提的预提费用，以确保所有的采购和开支都被记录在相应的月份中？是否每月对预提费用的明细进行分析汇总，并由财务总监正式进行审核？5.3库存（3分）118仓库（+厨房和营业点仓库）是否在非营业时间被安全地上锁？酒店的仓库是否被锁上？酒店要确保：- 在开放时间以外，库存钥匙被安全的保管在酒店中（在边上有雇员签名的密封的信封中，保管在保卫室或前台处）。- 保管好钥匙登记簿，记录钥匙的领用/交回情况并签名。119库存的进入只限制于有限数量的人员？是否规范化获得授权能够独自进入酒店库房（包括销售点库房）的人员名单？120申领存货是否使用规范化的领货单？酒店要确保在适当的申领表上将库存申领程序规范化，并在将货物从库房取出以前由授权人员批准。121申领是否进行了控制并由领货人正式确认？ 在申领表格上是否有存货领取人员的签名？122在每个存货地点，是否对破损和损坏正式进行了跟进？对于破损和损坏是否有可贯彻的程序？每月应提交一份规范化的有关破损/损坏的报告，并在更高管理层批准后加以归档。123是否遵循先进先出原则是否有任何过期的物品储存在冰箱和/或酒店库房中？是否有协议能将所有快要过期的饮料产品退回给供应商进行替换？5.4盘点（3分）124是否在永续盘存基础上，或通过进行消耗和销售量之间的对账，对理论库存进行了计算？只应对库房的理论存货进行计算。125通过实地盘点所记录的存货数量是否有相应的控制，至少由第三人对某些产品进行连续性的核对或抽查？在月度盘点时，是否由第三人进行了任何抽检？这类抽检应在盘点表上正式注明。126原始的库存盘点表是否由盘点人员签署、存档、并与最后的实际存货清单进行核对（对于某一些物品）？原始的库存盘点表是否由盘点人签署（2人），并接下来归档？127理论库存是否与实际库存进行了比较？是否由系统打印出现有理论存货和实际清点之间差异的报告？128当有差异或不一致的情况时，是否进行了另一次实际存货盘点？根据差异报告，是否再次进行了存货盘点以核对差异？129是否对理论库存和实际库存之间的数量差异进行了分析，并报告管理层？是否在差异报告上记下差错的原因？财务总监是否签署了该差错报告？ 在系统中作出的变更是否是存货盘点中标出的差错的结果？130总盘点金额是否按照集团的规定正确地记账（某些产品必须直接登记开支：黄油、鸡蛋、奶酪、新鲜水果和蔬菜）？“零库存”原则是否适用于厨房中存放的所有存货？131用于盘存计算的价格（当可以采用现有系统进行加权平均价格法计价核算时，）是否被定期更新？这适用于手工保留库存账目的酒店，即在Excel表格中。财务总监要确保每个项目的单位成本的准确性、公式/增加。5.5销售成本率（1分）132酒店是否每月通过主要产品类别和/或销售点计算销售成本率？是否有由主要产品类别，如葡萄酒、白酒、啤酒分类、考察销售成本的月度报告，并不只是总体分析？要确保能发现总体数据中的任何差错133是否借助对比表对销售成本率进行分析？- 与预算相比（指对总体成本率）？- 与上一年相比（对于所有比率）？- 与前几个月相比（对于所有比率）？月度销售成本率是否正式的与预算和以前月份和以前年度的比率进行了比较？134是否对销售成本率的主要趋势进行了分析，并提交管理层？是否有一份月度报告发布并散发给所有相关的部门经理，其中报告了销售成本率主要趋势的详细计算和分析过程？6人员和工资（5分） 6.1人员（2.5分）135是否按照当地要求和强制文件规定对每位员工的雇佣文件（双方签订的合同、协议信等）都进行规范化的档案管理？酒店要确保：- 所有的合同都在雇员和雇主之间签署。- 当使用试用期规定时，要准备正式的表现评估（参考样本表格），并由双方出具并签署雇用确认信。136在每位员工离职时，酒店是否完成了一份离职结算清单，终止酒店和雇员双方各自所有的合同义务？ 雇用终止要在文件中规范化，说明合同关系从哪天开始结束，以及欠员工的金额？参考样本表格137每位新员工是否符合当地的合法雇用要求（例如：在正式雇用之前向行政管理部门进行的申报）？ 雇佣员工要求的所有正式文件（雇用合同、意向书、健康检查等）是否被严格保管在酒店中？138是否定期检查外国员工的居住和/或工作许可证的有效性？酒店是否保管有一份最新的摘要，其中为外国员工列出了所有需要的法律文件（居住和/或工作许可证、签证等）以及这些文件当前的有效日期？139雇员的档案是否包括所有当地的法律文件？应保管好每位员工的个人档案，其中包含于该雇员相关的所有文件：- 要求的正式文件（雇用合同、确认信、健康检查等）- 资格证书（身份证复印件、简历、有效的驾驶证（司机）等）- 与酒店管理相关的文件（评估、培训证书、工作描述、提升/降级信、工资变化等）140是否了解并系统地遵守当地有关特殊工作合同的劳动立法（确定的工作时间、季节性或临时工）？在酒店的人力资源部是否有与临时合同和临时帮工（临时工）相关的劳动立法的副本？如果雇用了任何这类员工，酒店是否严格遵循了这方面所有的法律义务？141是否严格限制接触雇员档案的权限？ 员工档案是否被保管在上锁的箱子中，并只限制负责档案管理的人员访问？ 6.2工资（2.5分）142对工资表数据的访问是否只限制于在履行职责时需要这些数据的人员？工资表数据（人员档案、薪水列表）的保密性是否得到保护？143是否准确地进行了对可变项目（带薪假期、病假、奖金）的跟进？是否每月更新并保留有每位员工/每个部门的任何年假记录？酒店管理层要确保未休年假合理的计提并计算。144总经理是否每月控制工资表数据的准确性？ 总经理是否审核并签署每个部门的月度雇员出勤记录？145酒店是否在每月末正式地检查假期、奖金和其他可能的人员福利被正确的预提？每个部门是否准备有月度的员工出勤记录，且相关部门经理是否对其进行了正式审核？管理层是否验证并批准了所有例外的薪水项目（加班、奖金等）？146是否可能对支付的工资额、年度工资总额和会计入账之间进行对账？薪水记录是否正式地与后续的雇员纳税档案进行核对，并相符（或对于该事项提交给国家税务部门的任何文件）？147总经理是否正式和定期地对薪水成本的主要趋势进行跟进？人员成本是否被正式进行了分析（实际与预算，年度变化、工资结构分析/比较等）？7风险防范（3分） 7.1IT安全（1分）总体IT组织148在酒店中是否有一个由总部或总经理正式指定并批准的IT联络点？IT功能是否被清楚地分配给某个员工？ 149是否有一个显示准确的联络和通知方式的正式的事故管理步骤（跟进和解决方案）？是否有书面的政策和程序说明当发生的事故已经清楚的确认时要采取哪些步骤，以及应联络的人是谁？设备和数据安全150是否有专门的电脑房并以严格的准入制度保护电脑房的安全（证章、数字代码或至少在前台通过签名取得的钥匙）？酒店的服务器房间是否被上锁？酒店要确保：- 在开放时间以外，钥匙被安全的保管在酒店中（装在密封的信封中，并在信封头上有雇员的签名，并保管在保卫部或前台）- 保管好钥匙记录簿，并列出钥匙交回和领用，并签名151火灾风险是否有限并给予了足够的考虑（移动灭火器、没有可燃材料等）？酒店要确保所有的火灾设备被很好地维护（由当地消防部门定期控制、可直接拿到）152对于中大型酒店，计算机房和周围的办公室是否配备有火灾探测器和自动灭火器？酒店要确保电脑房和周围的区域配备有火灾探测器和自动灭火器。153是否禁止从任何配有PMS（酒店管理系统）的个人电脑上连接调制解调器到本地网络？是否在所有配备有酒店管理系统的个人电脑上严格禁止互联网访问？154用于系统维护（Hotix、Hogatex等）的调制解调器是否默认为关闭并根据在Accor和维护系统的供应商之间建立的步骤，只在需要的时候开启（即事先的电话联络）？是否有系统维护的书面步骤并被严格遵守？155服务器和所有配备有PMS的个人电脑是否配备有一套升级的防病毒程序（最少每周升级）？所有的电脑和使用PMS的个人电脑是否都配备有