项目的费用计划与控制 PPT课件

1 2 项目的费用计划与控制概述项目费用估算项目预算项目费用控制项目进度与费用控制应用案例 项目的费用计划与控制 3 项目费用计划是项目管理的重要方面 在传统的项目管理中 费用管理是和进度 时间 管理 质量管理并重的三大方面 在现代项目管理中 它仍然是项目管理中的主要要素 项目的费用计划是项目费用控制的基础 因此项目费用计划的质量 直接影响了项目进行质量 费用计划的执行情况也是考察项目经理绩效的一个主要指标 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 4 4 1项目的费用计划与控制概述计划与控制是管理两大职能 也是两重要环节 项目费用计划与控制是项目费用管理主要内容 由项目定义知 项目是在资源和时间约束下 为完成某一独特产品或服务所做的一次性努力 项目资源约束 决定了要完成项目的可交付成果 在项目执行过程中就须对资源消耗 即费用严格管理 项目费用计划是在计划阶段做的工作 项目费用控制则是在项目执行过程中做的工作 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 5 4 1项目的费用计划与控制概述项目费用计划内容包括确保在限定的预算内完成项目的资源计划过程 成本估计过程 成本预算过程 项目费用控制内容包括成本变更控制 绩效测量 挣得值分析 补充计划编制 修正成本估算 更新预算 采取纠偏措施和完工估算等 见图4 1 据PM BOK手册 项目费用管理的主要内容为 1 资源计划过程 决定完成项目各项工作需要哪些资源 人 设备 材料 以及每种资源的需要量 2 费用估计过程 估计完成项目各工作所需每种资源成本的近似值 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 6 4 1项目的费用计划与控制概述据PM BOK手册 项目费用管理的主要内容为 1 资源计划过程 决定完成项目各项工作需要哪些资源 人 设备 材料 以及每种资源的需要量 2 费用估计过程 估计完成项目各工作所需每种资源成本的近似值 3 费用预算过程 把估计总成本分配到各具体工作 4 费用控制过程 控制项目预算的改变 其中的资源计划过程在本书的前章作了介绍 本章只介绍项目的费用估算 预算及控制过程 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 7 4 1项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 8 4 2项目费用估算4 2 1概述费用估算是估计未完成项目各工作所需资源费用的近似值 资源包括要获得项目目标所需要的各种资源或需支出的各种费用 如人力 原材料 管理费 差旅费等 费用估算时 要考虑经济环境 如通货膨胀 税率 利息率和汇率等 的影响 并以此为基准对估算结果进行适当的修正 当费用估算涉及到重大不确定因素时 应设法减小风险 并对余留的风险考虑适当的应急备用金 费用估算有时还要对各个备选方案的费用进行估算 并将结果作为方案选择的依据 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 9 4 2项目费用估算4 2 1概述在这里 要区分费用估算与项目报价两个概念之间的区别 当一个项目按合同进行时 费用估算涉及的是对可能定量结果的估计 即为提供产品或服务 项目实施组织要付出多少费用 而项目报价是一种商业决策 即为完成项目产品或服务 项目实施组织要索取多少费用 项目估算和报价有时相吻合 有时却存在一定偏差 甚至报价会低于项目估算 这往往都是出自项目实施组织的一种商业策略 但有一点是确定的 项目的费用估算是进行选择项目报价的主要基准 框架如图4 2所示 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 10 4 2项目费用估算4 2 1概述 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 11 4 2项目费用估算4 2 2费用估算的内容项目的费用估算应是从项目建议书开始的 在承包商或项目团队制订项目建议书时就要估计项目费用 项目费用估算首先需分解项目的各种费用项目 包括 1 劳动力 涉及的各类人员 如设计 管理或程序员等 2 原材料 需采购的各种原材料费用 如水泥等建筑材料 木料 食品 计算机或者软件包等 3 分包商和顾问 缺少某项专门技术或没完成某项目任务的资源时 他们可雇佣分包商和顾问执行这些任务 比如编制培训手册 编制软件等 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 12 4 2项目费用估算4 2 2费用估算的内容 4 租用设备和工具 如设备使用少 则购买就显然不划算 可用租借或租赁 5 差旅费 此外 还应准备一定量的意外开支准备金 如有遗漏的项目 原材料和人工的价格上涨等 还需借助一些工具 如工作分解结构 WBS 资源分解结构 RBS 进度计划等来初定项目所需资源数量等 作为项目估算的输人变量 以得到项目费用的估算 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 13 4 2项目费用估算4 2 3费用估算的输入1 工作分解结构 WBS WBS是项目管理的一项基础性工作 应用WBS控制项目可按三个阶段进行 第一阶段是在确定责任和预算的同时建立编码 第二阶段是报告投资和进度 第三阶段是调整时间和预算 1 编码 责任和预算的建立 WBS一般可从项目网络图中导出 实际上 网络图和WBS是同时建立的 最初制订项目轮廓和有关概念的人 应把工作做到直接制订WBS的阶段为止 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 14 4 2项目费用估算4 2 3费用估算的输入1 工作分解结构 WBS 在正常情况下 各项工作将按逻辑归类 用编码系统为逻辑分类中的各个元素配置数字 2 投资和进度报告 WBS在业务方面的运用是报告投资和进度 也是项目控制的重要手段 WBS可与项目的财务系统和控制系统相结合 对项目的投资和进度进行追踪和报告 收集项目实施过程中的各种精确的信息 获得当前进度的实际费用 及时对预算进行修正 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 15 4 2项目费用估算4 2 3费用估算的输入1 工作分解结构 WBS 3 调整时间和预算 常存在的问题就是编码不一致 这就造成了解释预算与实际支出的差异时的困难 因形成这种差异的原因是非常微妙和复杂的 如果项目中使用统一的编码 则有助于这种问题的解决 2 资源需求这是项目估算的基础 项目估算的结果就是取决于项目的资源需求量和资源单价两个因素 资源需求的种类和数量及其单价 决定的项目的费用估算值 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 16 4 2项目费用估算4 2 3费用估算的输入2 资源需求这是项目资源计划过程的输出成果 资源需求包括项目所需的资源种类 人力 设备 材料和资金等 和数量 资源需求的生成也是基于项目的WBS 在项目的基本工作单元资源需求估计的基本上逐层汇总得到的 要充分利用项目团队及其所在企业已完成项目的历史统计数据某估计单位工作的资源消耗 要考虑到备选或替代方案的资源需求 目的是通过比较要找出项目利益相关者最满意的项目实施方案 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 17 4 2项目费用估算4 2 3费用估算的输入2 资源需求实际资源占用与资源利用效率有很大关系 资源在整个项目进程中配置越均匀 一致 资源利用效率就越高 由于资源闲置率较低 所以资源实际需求量就会越低 实际成本就会下降 如图4 3 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 资源使用分布基本均匀 一致 资源使用分布不均匀 不一致 18 4 2项目费用估算4 2 3费用估算的输入2 资源需求图4 3a和图4 3b是为完成同样的项目任务而消耗的资源分布图 因项目进度安排不同 所以资源消耗分布不同 在两个图中 资源实际消耗 实线下面积 相同 但因资源使用分布均匀程度不同 资源的实际占用有很大差异 在图4 3a中 因资源使用分布较为均匀 则资源实际占用较低 相应的成本就较低 而在图43b中 由于资源使用分布不均匀 且资源实际占用较高 相应的成本就较高 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 19 4 2项目费用估算4 2 3费用估算的输入3 资源单价单价获得可通过市场调查 了解各类资源单价 如工资率 设备购买价 折旧费率或租赁 使用费率 材料价 利息率等 因地域不同 资源单价在区域之间就可能存在差异 对跨区域项目 在资源单价可能不一致 不利于项目绩效的评比 解决方法可考虑用平均价格或加权平均价格 来作为整个项目资源的单价的基准 另外 还要分析价格市场变化特性 如在项目执行期是上扬还是下降等 降低项目的市场价格风险 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 20 4 2项目费用估算4 2 3费用估算的输入4 工作历时估算时间是指完成该项工作所需要的持续时间 人工 设备和资金的使用成本都与时间有关 在估算项目各工作单元消耗的资源成本时 要先估算与这些资源使用或占用有关的工作持续时间 1 项目人工费 人工的日 或小时 工资率 人工需求量人工需求量通常用工日 或时 数来表示 项目某工作单元 工作 人工需求量 该工作单元每天需求人数 该工作单元的持续时间 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 21 4 2项目费用估算4 2 3费用估算的输入4 工作历时估算2 项目设备使用费 设备使用时间 相应设备使用费率自有设备 使用费率主要构成是设备折旧和运行费用 租赁设备 使用费率主要构成是设备租赁费和运行费用 设备使用时间取决于需要设备的工作单元的持续时间 3 资金使用成本是利息 有两个决定要素 本金和时间显然 项目执行过程中 资金占用的时间越长 则支付利息就越多 相应的成本也就越高 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 22 4 2项目费用估算4 2 3费用估算的输入4 工作历时估算可见 项目的工作历时时间是项目费用估算的要素之一 一般地 工作历时时间估算方法有 1 经验类比法 据已完类似工作需要的持续时间来估算本项工作的持续时间 2 专家建议法 由经验的专家分析项目的各项工作 给出各项工作持续时间的乐观估计O 悲观估计P和最可能时间的估计M 然后得各项工作持续时间的估计值T T 0 4M P 6 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 23 4 2项目费用估算4 2 3费用估算的输入4 工作历时估算 3 德尔菲 Delphi 法 是一种利用和开发群体专家知识的技术 过程是 第一轮 向专家介绍项目和需估算工作单元 请专家每人给出最好估计 其结果以列表和直方图形式反馈 第二轮 给出估计与平均值相差大的人各自讲述自己的理由 然后进行下次预测 得到新结果 第三轮 依次类推 直到推测结果集中程度满意时止 此时 专家群体估算结果的均值就是我们所要结果 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 24 4 2项目费用估算4 2 3费用估算的输入4 工作历时估算 3 德尔菲 Delphi 法 4 工时定额法 工时定额是指规定的完成单位工作量所需时间 或在单位时间内完成的工作量 对于常规项目 可基于历史数据编制各类工作的工时定额 利用工时定额和项目各项工作单元的工作量 就可估算出工作持续时间 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 25 4 2项目费用估算4 2 3费用估算的输入5 历史信息项目团队和其所在企业或其他组织已完成的类似项目的历史记录 以及资源市场价格的历史数据 都可以作为费用估算的参考信息 前者为当前项目的工作分解结构 各工作单元的资源消耗估计 各工作单元的持续时间估计提供了参考依据 后者为分析判断当前项目所需资源的市场价格及其走势提供参考依据 一般可用移动平均或加权移动平均的时间序列方法预测项目执行期内的资源价格 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 26 4 2项目费用估算4 2 3费用估算的输入5 历史信息为简化 也可据近年价格变化估计各类资源的年均变化幅度f f 0 表示价格不变 f 0 表示价格均匀上升 f 0 表示价格均匀下降 设某建设项目的建设期为n年 预计明年开工 该项目所需第i种资源的当年价格为Pi0 建设期内第t年需该类资源数量为Qit根据历史信息分析 得知该类资源的年均变化幅度为f 则该项目需该类资源的估算成本Ci为 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 27 4 2项目费用估算4 2 3费用估算的输入5 历史信息6 账目表账目表表明了项目的费用构成框架 也是项目执行过程中进行费用记录和控制的框架 4 2 4费用估算的方法和技术仅是一种近似值的估计 更多地是基于一种历史信息对项目当前或将来的费用支出的预计 常用的方法有类比估算法 参数模型法和自下而上的估算 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 28 4 2项目费用估算4 2 4费用估算的方法和技术1 类比估算法类比估算法 也称自上而下估算法 就是指利用以前已完成的类似项目的实际费用估算当前项目费用的方法 这种方法简便易行 是经常使用的进行粗略估算的方法之一 但不足之处就是精度取决于被估算的项目与以前项目的相似程度 相距时间和地点远近 需有较详细的同类项目历史信息 估算时要求专家针对类似项目和当前项目交付成果的差异 相距时间和距离对估算费用加以修正和调整 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 29 4 2项目费用估算4 2 4费用估算的方法和技术1 类比估算法对于建设项目 项目交付成果的差异可能是建筑结构上的差异 建筑装饰材料的差异和建筑规模的差异等 这类差异对估算费用的影响可通过估算差异部分的费用来修正 项目的时间 地点不同都会导致所需相同资源价格由于时间 地点的不同而有所不同 这种价格不同对估算费用的影响可利用价格调整系数来修正 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 30 4 2项目费用估算4 2 4费用估算的方法和技术1 类比估算法 例4 1 某公司拟在其分公司甲地建办公楼一座 该公司3年前曾在公司总部乙地建成相似办公楼一座 乙地办公楼实际造价为4800万元 两座办公楼除室内地面装饰地砖不同外 建筑结构 面积和建筑材料均相同 甲地拟建办公楼的建筑面积为8000m2 地面全部铺500mm 500mm豪华型防滑瓷砖 每平方米260元 乙地办公楼室内地面铺的是印度红大理石地面砖 每平方米380元 另外 3年来人工平均工资率上涨10 其他资源的价格和费率均未变 在乙地办公楼的全部实际造价中 人工费占20 根据上述资料 用类比法估算甲地拟建办公楼的费用 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 31 4 2项目费用估算4 2 4费用估算的方法和技术1 类比估算法 例4 1 甲地拟建办公楼的费用为 C 类似项目实际成本 价格调整修正值 交付成果差异修正值 480000000 48000000Ox20 x 1 10 8000 260 380 57600000 元 5760 万元 2 参数模型法即指据项目可交付成果的特征计量参数 如电力项目成果的 千伏安 公路项目成果的 公里 民用建筑项目成果的 平方米 等 通过估算模型来估算费用的方法 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 32 4 2项目费用估算4 2 4费用估算的方法和技术2 参数模型法该模型可能是简单模型 如每千伏安成本 每公里成本 每平方米成本等 也可能是相对复杂的理论或经验模型 估算费用的精度取决于参数的 计量精度 历史数据的准确程度以及估算模型的科学程度 例4 2 某化工企业二期扩建项目 据经验得知 该类项目的费用估算参数模型为 C E 1 f1 1 f2 2 I 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 33 4 2项目费用估算4 2 4费用估算的方法和技术2 参数模型法 C E 1 f1 1 f2 2 I式中 C 项目估算费用 E 设备采购费用 1 项目建筑施工费用占设备费的比例 2 项目设备安装费用占设备费的比例 I 项目其他费用估算值 包括管理费 不可预见费等 f1 项目建筑施工费的综合调整系数 f2 项目设备安装费的综合调整系数 现经市场调研 已知该项目的设备采购费用为E 2000万元 建筑施工费用占设备费的 1 20 设备安装费用占设备费的 2 15 建筑施工与设备安装费的综合调整系数均为f1 f2 1 1 该项目的其他费用估计为I 100万元 试用参数模型估计该扩建项目的估算费用 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 34 4 2项目费用估算4 2 4费用估算的方法和技术解 该扩建目的估算费用为 C 2000 1 1 1 20 1 l 15 100 2870 万元 3 自下而上费用估算法是指据项目 先估算WBS底层各基本工作单元的费用 然后逐层汇总 最后得到项目总费用估算值的方法 在估算各工作单元费用时 要先估算各工作单元的资源消耗量 再用各种资源的消耗量乘以相应的资源单位成本 或价格 得到各种资源消耗费用 然后再汇总得到工作单元的总费用 最后再按WBS将各工作单元的费用逐层汇总得到项三目层的总费用估算值 该方法精度相对较高 但当项目构成复杂 WBS的基本工作单元划分较小时 估算过程工作量会较大 相应的估算工作费用也较高 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 35 4 2项目费用估算4 2 4费用估算的方法和技术3 自下而上费用估算法该法要求估算人员掌握较为详细的项目所消耗资源的单位成本 或价格 的信息 图4 4和图4 5给出了一个建筑项目的自下而上费用估算过程 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 36 4 2项目费用估算4 2 4费用估算方法和技术3 自下而上费用估算法现用某系统开发项目费用估算过程进一步说明自下而上的费用估算方法 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 37 4 2项目费用估算4 2 4费用估算的方法和技术3 自下而上费用估算法图4 6是该项目WBS上两层 表4 1是该项目WBS上两层的表格表示形式 表4 3是该项目按WBS展开的各项工作的资源消耗数量及费用估算表 由表4 2可以看出自下而上项目费用估算全过程 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 38 4 2项目费用估算4 2 4费用估算方法和技术3 自下而上费用估算法图4 6是该项目WBS上两层 表4 1是该项目WBS上两层的表格表示形式 表4 3是该项目按WBS展开的各项工作的资源消耗数量及费用估算表 由表4 2可以看出自下而上项目费用估算全过程 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 39 4 2项目费用估算4 2 4费用估算方法和技术3 自下而上费用估算法图4 6是该项目WBS上两层 表4 1是该项目WBS上两层的表格表示形式 表4 2是该项目按WBS展开的各项工作的资源消耗数量及费用估算表 由表4 2可以看出自下而上项目费用估算全过程 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 40 4 2项目费用估算4 2 4费用估算的方法和技术4 计算机工具是指利用项目费用估算软件估算费用的方法 现在的许多项目管理软件和企业资源计划系统 ERP 软件都有相应的费用估算功能 也有许多建筑施工项目的费用估算软件 总之 不论用哪种方法估算项目费用 都是在项目前期对项目费用的预计 由于在项目前期对项目细节信息掌握不完整 项目本身的复杂性 生产执行过程的一次性 及相关市场的多变性等原因 导致项目的可交付成果 项目所包含的工作内容 项目的资源需求和市场价格等都存在许多不确定因素 因此项目费用估算不可能非常准确 因此 在项目费用估算中要充分考虑到这些风险 采取相应的措施 如在建设项目中 常通过在费用估算中加入项目预备费来降低风险 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 41 4 2项目费用估算4 2 5费用估算的结果估算的结果除了获得项目费用的估算值之外 还要有一系列的辅助文档 来补充说明项目费用估算的详细依据或采用的方法和模型 甚至结果的精度等 1 费用估算值 一般用货币单位来表示 如人民币 美元 日元等 但有时为了便于比较 也用实物量单位来分别表示各类资源的估计消耗量 如人工消耗的工日数 设备消耗的台班数 一台设备一个班次为一个台班 或材料消耗的吨 米等 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 42 4 2项目费用估算4 2 5费用估算的结果 2 详细依据 在此要说明项目费用估算的依据 以便于与项目的利益相关者沟通 费用估算的详细依据包括 1 估算工作范围的描述 它常由WBS的参考资料中获得 2 估算依据和方法的说明 即估算是如何编制的 3 估算过程中所作假定的说明 4 估算结果的精度范围 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 43 4 2项目费用估算4 2 5项目预算也称项目费用计划 其目的就是在费用估算的基础上 将估算的项目费用基于WBS分配到每一项具体的工作上 作为衡量项目执行情况和控制费用的基准之一 项目预算的框架如图4 7所示 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 44 4 2项目费用估算4 2 5项目预算项目预算过程实际上包括两个步骤 首先根据项目的费用估算将其分摊到项目工作分解结构 WBS 中的各个工作包 第二步 在整个工作包期间进行每个工作包的预算分配 这样就可以在任何地点和时间准确地确定预算支出是多少 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 45 4 2项目费用估算4 3 1费用预算的输入1 费用估算用上节估算结果 作项目各基本工作包费用分配基础 2 工作分解结构 WBS 工作分解结构确定了费用分配的项目组成部分 3 项目进度计划第2章介绍了项目进度计划的编制方法 利用网络图计算得出的项目进度计划给出了项目各工作单元的起止时刻 从而确定了各工作单元需各类资源的时间 进而可得出项目费用在项目工期内发生的时间和费用分布 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 46 4 2项目费用估算4 3 2费用预算的方法和技术项目费用估算的工具和技术也可用于项目的费用预算 一般情况下 是将估算费用按项目的工作分解结构WBS和项目团队的组织分解结构OBS分解 形成便于在项目执行过程中进行费用控制的费用分解结构CBS CBS给出了项目的各工作单元的预算费用 项目的进度计划给出了项目各项工作的预算费用发生的时间 基于CBS和项目进度计划 就可得到项目的费用基准计划 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 47 4 2项目费用估算4 3 3分摊总预算费用据输入信息 将项目总费用分摊到每个费用要素中去 如人工 原材料和分包商 再到WBS中的适当工作包 并为每一个工作包建立一个总预算费用 totalbudgetcost TBC 为建立TBC的方法有两种 一种是自上而下法 即在总项目费用之内按照每一工作包的相关工作范围来考察 以总项目费用的一定比例分摊到各工作包中 另一种是自下而上法 它据与每一工作包有关的具体活动而进行费用估算的方法 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 48 4 2项目费用估算4 3 3分摊总预算费用因项目估算过程中 未对项目的具体活动进行详细说明 在项目开始后 就需补充对每项活动的详细说明并制订网络计划 一旦对项目的每一活动进行了详细具体的说明 就可对每一活动进行时间 资源和费用的估计 每个工作包的TBC就是组成各工作包的所有的费用加总 图4 8说明了把600000美元的项目费用分摊到WBS中的各个工作包的情况 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 49 4 2项目费用估算4 3 3分摊总预算费用分摊到各工作包的数字表示为完成与各工作有关的所有活动的TBC 无论自上而下还是自下而上 都是用来建立工作包的总预算费用 所以所有工作包的预算加总时 它们不能超过项目总预算费用 项目的费用计划与控制概述 项目的费用计划与控制 50 4 2项目费用估算4 3 4制订累计预算费用一旦为每项工作包建立了总预算费用 项目预算过程的第二步就是分配每一TBC到各个工作包的整个工期中