订单处理与信息系统PPT课件

1 演讲人 订单处理与信息系统 物流管理 2 引言 搞笑订单处理流程视频1 客户提出订单要求 50份产品2 工作人员立即答应 一周之后给您 3 工作人员填写订单 生产计划员4 生产计划员通过 传真 采购部门5 采购部门由于工作疏忽第二天刚发现订单6 采购部门立刻向供应商提出订货要求7 供应商很久之后通知采购部门没货8 采购部门通知销售部 缺货 9 销售部门 电子邮件 通知工作人员没货 结果发送失败 两周之后 后果 彻底失去了这一客户 3 本章概述 完成订单周期的时间是客户服务的核心所在 与订单有关的活动占据了整个订单周期的50 70 企业希望提高服务水平 关键就是认真管理订单处理过程中的各项活动 而在进行管理之前 首先要对订单处理的各种方法有所了解 本章除了要考察对订单处理过程的管理之外 还将讨论物流信息系统是怎样改进供应链管理 4 目录 山东大学09级物流管理 5 5 1订单处理过程 LOGO 指搜集所需产品或服务的必要信息 正式提出购买要求的各项活动 具体包括 订单准备 订单传输 订单录入 订单履行 订单状况报告 6 图5 1订单处理过程通常涉及的要素 7 订单准备 指搜集所需产品或服务的必要信息 正式提出购买要求的各项活动 可能包括的内容 1 决定合适的供应商2 由客户或销售人员填制订单3 决定库存的可得率4 与销售人员打电话通报订单信息5 或在网上菜单中进行选择 8 应用的电子技术 商品条码扫描系统超市收银台互联网适合较为标准化的产品 维修件 备件 特殊设计的产品EDI工业采购订单语音感应型电脑和RFID 9 订单传输 订单处理过程中的第二道工序 设计请求从发出地点到定点录入地点的传输过程 两种基本方式 人工方式邮寄订单或销售人员亲自送达录入地点电子方式免费服务电话 数字电话 互联网 传真机 卫星通讯等速度 可靠性和准确性这些绩效指标应该与设备购置及运营成本权衡考虑 资料5 1 10 资料5 1争论 EDI出现时间久 买方和卖方的计算机之间进行电子网络的连接专用线连接 安全传输成本高 互联网标准的电话网络连接安全不能保障费用低 VS 事实很多企业保留的EDI 甚至扩大EDI的使用 同时增加互联网的使用 随着互联网技术的改进 安全将不再是问题 EDI和互联网将会合为一体 变得无法分辨 11 是指在订单履行前所进行的各项工作包括 核对订单信息的准确性检查所需商品是否可得如有必要 保留或取消订单审核客户信用必要时 录转订单信息开具账单 订单录入 12 应用的技术 条码扫描技术的优越性 13 资料5 2 条形码技术是沃尔玛和家居存储店 Homedepot 这样的大公司控制采购成本和库存成本的关键 而在医药行业 虽然降低成本也是首要问题 而且每年有830亿美元用于购买医疗用品和外科器材 却只有一半的医疗产品采用了条形码技术 据估计 如果能改进供应链运作管理 能节省110亿美元的费用 医疗保健行业的巨头们 如哥伦比亚 HCA保健公司或凯瑟益寿公司 在条码技术方面并没有走在前列 反而是圣亚力克西斯医疗中心独占鳌头 10年前 圣亚力克西斯医疗中心安装第一台扫面议之前 其供应成本的20 竟无从解释 而在最近4年里 该比例在有些部门中已下降为1 库存成本更直线下降48 下降总金额为220万美元 14 采集订单的方法 对订单规模的限制以及订单录入的时间都会影响订单处理 订单履行系统的工作量 从而影响整个订单周期 订单的设计也必须与销售订单的收取紧密协调 15 订单履行 是由与实物有关的活动组成 包括 通过提取存货 生产或采购来获取所订购的货物对货物进行运输包装安排送货准备运输单证其中有些可能会与订单录入同时进行 以缩短订单处理时间 16 设定订单履行中的先后次序及相关程序会影响个别订单的总订货周期 订单处理的先后次序可能会影响到所有订单的处理速度 也可能影响到较重要订单处理速度 以下是一些优先权法则 先收到 先处理使处理时间最短预先确定顺序号优先处理订货量较小 相对简单的订单优先处理承诺交货日期最早的订单优先处理距约定交货日期最近的订单选择标准 公平 重要性 处理速度 17 其他问题 分割订单问题缺货 以零待整 18 通过不断向客户报告订单处理过程中或货物交付过程中的任何延迟 确保优质的客户服务 该项活动包括 在整个订单周转过程中跟踪订单与客户交换订单处理进度 订单货物交付时间等方面的信息一种监控活动 不会影响到处理订单的时间 订单状况报告 19 资料5 3 技术在报告订单状况中扮演重要角色 联邦快递和联合包裹走在前列 它们都能够随时告诉客户货物在起运地与目的地之间的具体位置 推动其跟踪系统发展的关键技术有激光条码技术 世界范围内的计算机网络以及专门设计的软件等 这些公司的信息系统相当高级 能够报告何人 何时 何地收到了货物 除电话通知外 托运人只要掌握货物装运批号 还能通过互联网随时跟踪其在国内外的货物 戴尔 20 5 3影响订单处理时间的其他因素 订单处理的先后顺序并行处理与先行处理订单履行的准确度订单的批处理分批处理 21 5 2订单处理举例 零售订单的处理过程 消费者订单处理系统 22 5 2 1工业订单处理案例 萨姆森 帕卡德公司 公司每天处理50份订单 订单中周期为15 25天 而订单处理时间占其中的4 8天 具体订单处理流程 23 1 以两种方式将客户要求输入订单处理系统 5 财务部门进行信用审查 24 思考 如果你是这家工业企业的老总 看到这一流程你是什么感受 该怎样对各项活动重新排序 或者在条件允许的情况下使用新技术来压缩订单处理时间呢 PS 可以应用我们 生产运作管理 中的节点的知识点 25 5 2 2零售订单的处理过程 特点 通常不要求非常快的订货反应速度 库存作为一种缓冲 以抵消捕获周期的某些间接影响 捕获周期长短很重要 26 图5 2利用EDI直接向客户配送货物 27 5 2 3消费者订单处理系统 特点 以高水平的客户服务为基础 以零售库存来满足客户的产品需求 使得订单几乎瞬间完成 对于那些直接面向消费者的公司 尤其是产品具有高度替代性的公司 对客户要求的快速反应通常是其竞争优势的关键 资料5 6 28 消费者拨打免费电话或通过网站订购 将订单录入计算机 检查库存情况并计算总费用 信用卡 核查信用状况 订单要求电子方式传到仓库 同一天 计算机产品折扣店的订单处理流程 订购的货物直接送到消费者家中或经营场所 29 利用电子商务进行订单处理 互联网成了消除订单处理过程中文书工作的巨大推动力 电子商务可以减少80 的采购订单处理成本 麻省理工学院 世界上最先进的采购系统之一 30 支付 没过快递公司的采购卡与OfficeDopot Ins s和VWR公司签署了协议一到两天内就能将绝大多数货物直接送到购买者办公桌上 31 网上渠道的订单计划 最合理的订单规模 供应商进行补货 库存补充 供给需求 买方 供应商 承运人等都是独立运营的 仅仅提供管理产品流所需的部分信息 并对眼前的需求进行响应 渠道成员可以很容易相互沟通 并实时共享相关信息 迅速有效的对需求变化 原料短缺 运输延迟和失误做出反应 共享数据库 使得订单状态明了 导致订购成本的减低和客户服务水平的提高 32 日本麦当劳 CPFR商业模式 CPFR 协同计划 预测和补货 共享信息 提高了供应链的效率 增加了销售额 减少了固定资产和运营资金 降低了库存 同时满足消费者需求沃尔玛 SaraLee BrandedApparel K Mart KimberlyCark 纳比斯克 WegmansSupermarkets 宝洁公司 惠普公司和美国的Heinrken 33 宝洁公司订单管理流程 34 日本麦当劳建立网上渠道之前 激烈的竞争 其他汉堡店 寿司店 面条店 其他三明治店 导致价格下降与大量促销 传统预测方法并不管用 导致库存时多时少 加急运输等增加运输成本 采购批量不经济 解决 建立互联网信息中心 总部 配送中心 供应商相互交流 协作 35 36 37 5 3物流信息系统概述 38 目录 39 一 物流信息系统的概念 国家标准 物流术语 对物流信息的定义 反映物流各种活动内容的知识 资料 图像 数据 文件的总称 在现代物流活动中 物流信息反映物流过程中关于输入 输出物流的结构 流向 流量 库存量 物流费用等 物流信息可以帮助企业对物流活动的各个环节进行有效的计划 协调与控制 以达到系统整体优化的目标 物流信息有助于提高物流企业的科学管理和决策水平 现代物流信息系统是指将现代信息技术运用于传统物流领域 以实现物流的管理与运作的系统化 智能化 自动化 由人员 设备和程序组成的 为物流管理者执行计划 实施 控制等职能提供信息的交互系统 并为企业提供信息分析和决策支持的人机系统 它具有实时化 网络化 系统化 规模化 专业化 集成化 智能化等特点 40 现代物流信息系统区别于传统物流管理系统主要有两个方面 一是物流技术智能化与物流装备的现代化 自动化 二是物流信息系统软硬件的无缝配合 企业的经营管理活动都离不开信息的支持 可以通过信息系统完成企业的一系列的活动 如报关 定单处理 库存管理 采购管理 需求计划 销售预测等 物流系统中的各个子系统通过物资实体的运动将它们联系在一起 一个子系统的输出就是另一个子系统的输入 物流系统中的相互衔接是通过信息予以沟通的 基本资源的调度也是通过信息的传递来实现的 物流信息系统使物流配送时间大为缩短 更新了物流业务的过程 简化了物流业务处理环节 41 二 物流信息系统的功能 第一 正确掌握订货信息并进行传送 正确的掌握订货信息是物流信息系统的入口 掌握订货信息的出库业务 掌握订货信息的市场业务 掌握订货信息的制造业和销售商 第二 正确掌握物的移动并能够进行传送 这是物流信息最基本的功能 在仓库业务中正确掌握物的移动 在运输业务中正确掌握物的移动 在出库业务中正确掌握物的移动 第三 对顾客提供信息 信息不仅是在企业内部应用 对顾客提供信息是商业行为中最有力的武器 对零售定提供信息 对消费者提供信息 信息的共享 第四 控制各计划和实施 包括计划指标的制定 基础数据的收集等 42 实例 连锁型流通企业物流管理信息系统要实现的主要功能 43 目录 44 一 物流信息系统概览 物流信息系统主要的子系统有 订单管理信息系统 OMS 仓库管理信息系统 WMS 运输管理信息系统 TMS 每个子系统包括各种交易信息 也是决策支持工具 帮助计划某种特定的活动 这些子系统之间的信息交换 物流信息系统和其他信息系统的信息交换构成了一体化的系统 物流信息系统架构 45 二 订单管理信息系统 OMS 订单管理信息系统在客户需要产品并下订单时和客户最早产生联系 是物流信息系统的前端 订单管理信息系统和仓库管理信息系统相互交流 核查产品可得率 该信息又为判断供应网络中产品的位置 可得数量和预计送货时间提供依据 一旦产品可的信息获得用户的肯定 就要进行信用审核 OMS系统就和企业财务系统相联系审核客户的状况和信用 在订单被接受后 订单管理系统又会将产品分派到某订单下 制定生产地 扣减库存 在运输安排确定后准备发票 订单管理信息系统与企业其他信息系统并非是隔绝的 要想更好地服务客户 必须共享信息 因此 信息的兼容性很关键 46 1 接受订货信息的处理流程 47 三 仓库管理信息系统 WMS 仓库管理组织结构及角色职能图 仓库管理信息系统主要包括 接货 入库 库存管理 订单处理和取货 运输准备 48 1 接货 入库 库存管理 接货 这是仓库管理系统的入口或 登记处 产品从进站口从进货车上卸下 确认产品编码和数量 产品的信息通过条码扫描器 无线射频数据通信终端等方式输入WMS系统中 入库 入库的产品需要在仓库内进行短期存储 WMS保有建筑物空间布局信息和库存存放点信息 根据可用空间和货物存放规则 WMS系统会指示将入库货物放在某特定地点以供以后提取 并且会指定存放顺序和线路来使作业时间最小化 库存管理 WMS系统监测仓库内各货位上的数量 如果库存水平低于控制水平 就会根据某些原则提出补货数量和时间的建议 补货请求将通过EDI数据传输系统或互联网传输给采购部门或直接送达供应商或工厂 49 2 入库处理的信息处理流程 50 3 库存系统的信息处理流程 51 4 订单处理和取货 订单处理和取货 即仓库的取货作业计划 也就是按订单拣取所需货物 是WMS系统的最大价值所在 WMS系统按照其内部规则 在收到订单后 将所订购产品分解为需要做不同处理和拣货作业的组 某些产品只需很少的数量 不足一箱 某些产品则按整箱取货或者以托盘为单位取货 还有一些要从处于不同位置的安全区取货 此外 WMS系统还在不同拣货人员之间分配所需拣取的货物 平衡每个人的工作量 52 5 出库处理的信息处理流程 53 四 运输管理信息系统 TMS 运输管理信息系统主要侧重于企业内向和外向运输管理 是物流管理系统必不可少的组成部分 运输管理系统的目标是帮助计划和控制企业的运输活动 这包括 运输方式的选择 拼货 安排运输线路和时间 处理投诉 运费单审核 货物跟踪 一旦货物转移到承运人的控制之下 就主要由信息技术来掌握跟踪查询 条码技术 无线射频设备 全球定位系统 地理信息系统和车载计算机都是信息系统的重要组成部分 可以实时获知货物所处位置 随后来自TMS系统的货物跟踪信息就可以通过互联网或其他电子手段提供给收货人 甚至可以计算出货物预计到达的时间 货物跟踪技术在JIT系统中显得尤为重要 54 配车计划系统的功能关联图 55 目录 56 一 物流信息系统内部运作 从内部运作的角度 我们可以用图解的方式表述物流信息系统 见下图 请注意构成系统的有三个基本要素 输入 数据库及相关操作 输出 物流信息系统某环节的运作 57 二 物流信息系统的详细描述 58 1 输入 信息系统的第一项相关活动就是获取有助于决策的数据 主要来源有 客户 公司记录 公开的数据 以及管理层 2 数据库管理 把数据转换为信息 以有助于决策的形式描述出来 并将信息与决策辅助手段相联系 这些通常被视为信息系统的核心所在 对数据库的管理涉及选择存储的数据 检索 选择使用的分析方法 选择基础数据的加工方法 3 输出 输出部分是信息系统最后一个要素 也是用户与系统接触的界面 最常见的输出类型是一定形式的报告 如成本与绩效统计的总结报告 库存状况或订单处理进度报告 采购订单报告等 运输提单 运费单也是一种输出形式 59 目录 60 一 物流信息系统建设与规划 物流信息系统建设与规划框架 61 二 物流信息系统规划的步骤 1 确定系统规划的基本问题 收集系统的初始信息 2 系统的现状评价 识别系统的计划约束 3 设置系统的目标 识别系统的各个活动 4 列出系统的一次性活动 重复性活动 选择系统的最优活动组合 5 确定优先权 估计系统成本 人员要求 6 准备系统建设进度计划 7 确定系统的战略规划方案 8 审核 批准 62 三 物流信息系统规划的方法 一 关键成功因素法所谓的关键成功因素 就是关系到组织的生存与组织成功与否的重要因素 是管理者重点关注的活动区域 步骤 1 了解信息系统的战略目标 2 识别影响战略目标的所有成功因素 3 确定关键成功因素 4 识别性能指标和标准 63 以兴运物流公司物流信息系统建设和规划为例 其关键成功因素法描述如下图所示 64 二 战略目标集转化法 把组织的战略目标看成是一个 信息集合 由使命 目标 战略和其他战略变量等组成 战略规划过程是把组织的战略目标转变为系统战略目标的过程 如下图所示 第一步是识别组织的战略集 第二步是将组织战略转变为系统战略 65 兴运物流公司物流信息系统建设案例用战略目标集转移法进行分析和描述 如下图所示 66 三 系统规划法 物流行业应用系统规划方法的目的 是通过系统规划法来分析和定义行业的过程和各个子系统的功能 然后识别共享信息 制定中长远计划或短期计划以及物流信息系统系统开发计划和次序 系统规划法的主要活动包括以下几项 1 确定研究项目 2 定义系统过程 3 定义数据类 实体法 实体法一般列出若干个实体以及实体的数据类并以表格的形式表示出来 4 定义系统的信息结构 67 5 5信息系统举例 零售系统供应商管理库存电子商务决策支持系统 68 零售系统 用以加快结算速度 改善客户服务 提高产品的存储与补货效率 降低成本 的复杂的信息系统应用某家经营百货的大型零售企业拥有近1000家分店 仅物流系统就涉及来自2万多个供应商的20多万种商品 公司的战略是要使每家分店都成为利润中心 这就意味着要以各个分店为基础就4万多种商品做库存决策 与此同时 进行集中采购 为了建立支持这种分散化管理的信息系统 公司在各分店安装了具有光学扫描能力的记录器来读入商品的条形码 公司利用商店里的小型计算机和中心的主机可以立即获取各家分店的销售信息 该系统为公司带来了很多好处 包括结账更快速 库存控制更优 信用审核更快捷 能即时得到存货状况报告 对采购数量和采购时间的计划安排更妥当等 69 70 第一步是接收来自仓库或供应商的产品 以咖啡壶为例 自动标签打印机打印出一张标签 注明咖啡壶的颜色 价格 库存编号以及工作人员的部门编号 第二步是销售产品 顾客拿着咖啡壶去收银台结账时 工作人员会用读取棒扫描标签 或者将商品信息键入记录器 顾客使用信用卡付款时 工作人员就会用读取棒读取一个磁性编码 在不到1S的时间内就能通过商店的小型计算机刷卡 第三步是信息传输 咖啡壶的数据在小型计算机里一直存到当天晚上 然后自动传输到公司22个地区性数据中心之一 由更大的主机处理这些信息 包括从顾客的信用卡账户划款 将销售额与税收额数据输入财务部门的记录 将销售人员的佣金记录送到薪金部 销售数据进入咖啡壶部门的库存管理系统 如果当天咖啡壶的销量使该部门的库存量低于预先设定的临界值 计算机就会自动打印出采购订单 并在次日交给部门经理 如果经理认为应该高买更多的咖啡壶 那么订单就会被送往履行订单的供应商处 第四步 销售数据通过地区数据中心传到公司总部的中央数据处理站 在那里编全国的单品销售信息 71 供应商管理库存 VMI全称VendorManagedInventory 即供应商管理库存 VMI是一种以用户和供应商双方都获得最低成本为目的 在一个共同的协议下由供应商管理库存 并不断监督协议执行情况和修正协议内容 使得库存管理得到持续地改进的合作性策略 供应商管理用户库存的涵义 72 传统库存管理模式与VMI模式对比 73 74 75 实施VMI的好处 零售商和消费者 提高了供货速度 减少了缺货 降低了库存 将计划和定货工作转移给供应商 降低了运营费用 在恰当的时间 适量补货 提升了总体物流绩效 供应商更专注地提升物流服务水平 76 实施VMI的好处 供应商 通过销售点 POS 数据透明化 简化了配送预测工作 结合当前存货情况 使促销工作易于实施 减少分销商的定货偏差 减少退货 需求拉动透明化 提高配送效率 以有效补货避免缺货 有效的预测使生产商能更好地安排生产计划 77 实施VMI的好处 共同好处 通过计算机互联通讯 减少了数据差错 提高了整体供应链处理速度 从各自角度 各方更专注于提供更优质的用户服务 避免缺货 使所有供应链成员受益 真正意义上的供应链合作伙伴关系得以确立 长期利益包括 更有效的促销运做 更有效的新品导入和增加终端销售量等 78 实施VMI的条件 资源准备 1 电子数据交换 EDI 系统 它可以降低成本 美国通用汽车通过实施EDI 每年大概可以获得12 5亿美元的成本节约 2 自动销售点信息 POS 系统 实施POS系统提高了资金的周转率 可以提高避免缺货现象 使库存水平合理化 此外 对于如何进行有效的其他管理也起着重要作用 对于供应商管理库存中实现真正的信息共享是必不可少的 3 条形码技术 它的应用不仅提供了一套可靠的代码标实体系 还为供应链各节点提供了通用语言 解决了数据录入和数据采集经常出现的 瓶颈 问题 为供应商管理库存的实施提供了有力支持 除此之外 还包括实施供应商管理库存所必须的物流方面的配套支持以及产品的仓储和运输配送等 79 实施VMI的条件 供应商与用户相邻供应商在用户附近联合库存 80 81 应用1 VMI在西域出版公司的应用 西域出版公司在它的黄金书系列产品中应用了VMI计划 西域公司发行儿童图书 它与零售商建立起某种联系 由零售商向西域公司提供销售点信息 销售点信息使出版公司得以掌握库存余量 然后与设计的再订货点进行比较 如果库存水平低于再订货点水平 则自动发出补货订单 产品一经发出 产品所有权就转移给零售商 分享销售点信息是使连续补货工作及时高效完成的关键 82 应用2 VMI在美的空调的应用 美的空调在2002销售年度 导入VMI模式 开始实践 用信息替代库存 这一经营思想 美的空调作为供应链里面的 链主 通常也叫核心企业 供应商则追求JIT及时供货 运输距离长的外地供应商 运货时间3 5天的 一般会租赁一个片区 仓库所有权归美的 并把零配件放到片区里面储备 美的空调要用这些零配件则通知供应商 进行资金划拨 并取货 零配件的产权由供应商转移到美的 美的空调供应商有300多家 零配件出口内销加起来三万多种 60 的供货商是在总部周围 还有部分供应商是车程三天以内的地方 如广东的清远一带 83 只要15 的供应商在美的周围租赁仓库就可以了 实现供应商管理库存的难度并不大 此外 美的空调在ORACLE的ERP基础上经二次开发与供应商建立了直接的交货平台 供应商在自己的办公地点能看到美的的订单内容 包括品种型号数量和交货时间 实行VMI以后 美的零部件库存周转率在2002年达到7080次左右 零部件库存原来平均保存5 7天 现在减少为3天 而且这三天的