第五章ACCESS数据库管理系统PPT课件

1 ACCESS数据库管理系统 2 数据库的基本概念 数据库 DATABASE 技术是一个历史悠久 发展较为成熟的计算机软件科学应用分支 数据库是一些关于某个特定主题或目的的信息集合 它以一定的格式存放在计算机的存储器上 用户能方便地管理这些数据 数据库的建立 运用和维护由数据库管理系统 DBMS 统一管理 统一控制 数据库管理系统是位于用户与操作系统之间的一层数据管理软件 通过数据库管理系统用户能方便地定义和操纵数据 并保证数据的安全性 完整性 多用户对数据的并发使用及发生故障后的系统恢复等 3 关系模型数据库 关系模型数据库是目前应用最广泛的数据库类型 与其它模型不同 它是建立在严格的数学概念的基础上 另外 关系模型的概念简单清晰 用户易懂易用 因而关系数据库模型诞生后迅速发展 深受用户喜爱 关系模型的数据逻辑结构就是一张由行和列组成的二维表 表中的一行为一个元组 或称为记录 而一列为一个属性 或称为字段 表中某个或者某几个属性构成的属性组 如果说它能唯一的确定一个记录 则称此属性为主关键属性 4 Access2002简介 Access2002是一个面向对象的 采用事件驱动机制的新型关系数据库管理系统 Access2002提供了表生成器 查询生成器 报表设计器等许多可视化操作工具以及数据库向导 表向导 查询向导 窗体向导 报表向导等众多向导 可以很方便地构造一个功能完善的数据库管理系统 除此之外 Access2002还可以通过ODBC与其他数据库相连 如Oracle Sybase和Foxpro等 实现数据交换与共享 同时 作为Office2000办公系列软件之一 Access2002也能够与Word Excel Outlook和Frontpage等办公软件进行数据交换和共享 用户还可以通过对象链接技术与嵌入技术在Access2002数据库中嵌入和链接声音 图象等多媒体数据 Access2002更具备较强大的网络功能 利用Access2002用户可以很方便的在Internet或Intranet上发布数据库 通过其新的数据访问页对象访问网络数据库中的数据 在Access数据库中 任何事物都可以称之为对象 一般情况下 Access数据库包括表 查询 窗体 报表 数据访问页 宏和模块七种对象 这些对象用于收集 存储和操作各种不同的信息 表对象在Access数据库的7种对象中处于核心地位 它是一切数据库操作的目标和前提 Access的其他6种对象都会和它打交道 用户的数据输出 查询都以表对象作为数据源 用户输入的最终目的是向表对象中存储数据 5 数据库和表 数据库是与特定主题或任务相关的数据的集合 一个Access数据库是许多数据库对象的集合 数据库对象包括表 查询 窗体 报表 页 宏和模块 在任何时候 Access只能打开一个数据库 但是 在每一个数据库中 可以拥有众多的表 查询 窗体 报表 页 宏和模块 这些数据库对象都存储在同一个以 mdb为扩展名的数据库文件中 在Access2002中大多数数据存放在各种不同结构的表中 有关表的操作都是通过表对象来实现的 表对象可用来管理表的字段结构 属性以及表的实际记录数据 一个表对象中的数据分为两部分 一部分反映字段 一部分反映记录 这两部分数据显示在两个不同的窗口中 即数据表视图和设计视图 用户不能同时打开同一个表对象的两种显示视图 但可以在这两种视图中切换 6 创建一个新的数据库 1 新建一个空数据库的操作步骤启动Access2002 单击 新建 选项组下的 空数据库 按钮 输入数据库文件名 单击 创建 按钮 2 利用数据库模板新建数据库启动Access2002 单击 根据模板新建 选项组下的 通用模板 按钮 出现如图5 2 3所示的对话框 根据需要选择合适的模板 单击 确定 按钮 然后按屏幕提示操作即可创建一个数据库 7 使用设计器创建表 单击数据库窗口中的表对象 双击 使用设计器创建表 选项 打开表的设计视图 输入表的每一个字段名称 数据类型和属性 设置主关键字及为必要的字段建立索引 在 文件 菜单中执行 保存 命令或在工具栏上单击 保存 按钮 保存新表 8 通过导入数据创建新表 可通过从另一个数据库文件中导入数据的方法 在Access数据库中创建一个新表 可作为新表数据来源的数据库文件可以是用当前版本Access制作的 也可以是用Access早期版本制作的 甚至可以是用其他程序 如Excel dBase Foxpro或Paradox 制作的 建立或打开欲导入数据的数据库 在数据库窗口的 表 选项下单击 新建 打开 新建表 对话框 选择 导入表 选项 然后单击 确定 打开 导入 对话框 单击 文件类型 下拉列表框 选择文件类型 选择要导入的文件名 单击 导入 按钮 然后按屏幕提示操作即可建立新表 9 建立表间关系 在定义了两个以上的表后 如果这些表相互之间存在关系 那么应该为这些相互关联的表建立关系 一旦表之间建立关系之后 用户可利用这种关系维护这些相关数据的完整性 并使得访问相关数据更为容易 关系 也可用于制作查询 窗体和报表 关闭所有打开的窗口 仅仅打开表所在的数据库窗口 单击 工具 菜单并执行 关系 命令 或者单击工具栏上的 关系 按钮 选择 表 选项卡列表框中的表 然后单击 添加 按钮 将所选表添加到关系窗口 10 查看数据表 在 数据库 窗口中单击 对象 组中的 表 对象 双击要打开的表 数据表中的数据是以行和列的形式显示的 每一行显示一条记录 每一列代表一个字段 在窗口右边的记录滚动条用于滚动显示在窗口中未显示出来的记录 在窗口底部左边显示的是 记录浏览按钮 右边显示的是 字段滚动条 记录浏览按钮 包含5个 控制按钮 和一个 记录号 文本框 它可以在记录间移动定位 指定并显示当前记录 可以直接在 记录号 文本框中输入记录号 然后按Enter键来快速定位到某个记录 字段滚动条 用于滚动显示在窗口中未显示出来的字段列 屏幕底部的状态行显示字段说明 它是在建立表结构时输入的 11 另存为数据访问页 随着网络的广泛使用 在网络上交换和修改数据已经是非常普遍的事情 Access2002中提供了将表存为数据访问页的方法 其操作步骤如下 打开数据库窗口 用鼠标右键单击对象列表中要存为数据访问页的表 弹出快捷菜单 单击 另存为 命令 在 将表另存为 对话框中填入名称 在 保存类型 中选择 数据访问页 单击 确定 按钮 在弹出的对话框中输入数据访问页的保存位置 单击 确定 按钮 12 格式化数据表 改变行高 将鼠标移到左边一列记录分界处 按住鼠标左键不放 并上下拖动鼠标 改变列宽的方法与改变行高的方法类似 改变列字段顺序 单击数据表视图中的列字段名 按住鼠标不放 将字段拖到需要的位置再松开鼠标左键 隐藏列 将光标移到要隐藏的列 单击 格式 菜单并执行 隐藏列 命令 显示列 单击 格式 菜单并执行 取消隐藏列 在出现的对话框中选中字段名前面的复选框 单击 确定 按钮 冻结列 在数据表视图中 如果记录比较长 就需要单击字段滚动条来浏览 这样会隐藏一些字段 而有些字段对用户来说是重要的 希望他们总是显示在数据表视图中 此时需要冻结这些字段 选择要进行冻结的一列或多列 单击 格式 菜单并执行 冻结列 命令 将列冻结后 Access会将该列移到窗口的最左边并固定显示它 当用户单击字段滚动条向右或向左滚动记录时 被冻结的列始终显示在最左边 解除冻结 单击 格式 菜单 执行 取消对所有列的冻结 命令 设置数据表格式 在数据表视图中 通常在记录行和字段列之间显示网格线 构成直观的二维表格 用户可以重新设置数据表的格式 单击 格式 菜单并执行 数据表 命令 设置所需选项 完成后单击 确定 如果不想让Access在打印数据表格时打印网格线 可将网格线颜色设置为白色 设置字体在数据表视图中 用户可改变显示的字体 字体样式 大小等 单击 格式 菜单并执行 字体 命令 设置完成后单击 确定 按钮 13 排序和筛选记录 排序记录将光标移到需要排序的列 单击工具栏上的 升序 或 降序 按钮 Access将快速进行排序 并在数据表中显示新的排序结果 筛选记录 1 按选定内容筛选在数据表中选择特定的字符串 如选择 学生档案 表中 性别 字段的 男 单击 记录 菜单的 筛选 选项 在弹出的子菜单中执行 按选定内容进行筛选 命令 执行后只显示 性别 为 男 的记录 2 内容排除筛选使用内容排除筛选 其执行结果与按选定内容进行筛选相反 将显示除选定内容之外的其他所有记录 3 按窗体筛选单击 记录 菜单的 筛选 选项 在弹出的子菜单中执行 按窗体筛选 命令 单击需要筛选的字段 如单击 学生成绩 表中的 姓名 字段 在出现的姓名中选中 王伟中 单击工具栏上的 应用筛选 按钮 Access会将结果显示在数据表中 14 数据查询 数据库的一个很重要的优点就是它具有很强的查询功能 与Access数据库中表对象的查找和筛选相比 查询的功能要强得多 查询可以同时基于多个表 并且用户可以对查询得到的信息进行统计 计算 或者生成新的信息 从而使数据中隐含的信息能够更清晰地表示出来 查询还可以完成对大量数据的修改 如更新 删除等 另外 查询还对窗体和报表提供了有力的支持 Access数据库中窗体 报表和数据访问页对象都只能有一个数据源 但如果它们以一个基于多个表的查询为数据源 就相当于具有了多个数据源 查询就是对有关存储在表内的数据进行查找或对数据进行某一操作 利用查询可以按照不同的方式查看 更改和分析数据 可以从多个表中将数据组合在一起并按特定次序排序 Access将根据用户定义的查询在数据库中搜索符合条件的记录 在Access中 可创建的查询共有五种类型 分别是 选择查询 交叉表查询 操作查询 SQL查询和参数查询 其中 操作查询包括生成表查询 更新查询 追加查询 删除查询 SQL查询包括联合查询 传递查询 数据定义查询和子查询 在Access中 有两种建立查询的方法 一种是使用向导建立查询 另一种是利用设计视图建立查询 15 在设计视图中创建查询 单击数据库窗口中的 查询 按钮 双击 在设计视图中创建查询 选项 此时会打开查询设计窗口和 显示表 对话框 在对话框中显示了数据库的全部表和查询 用户可以从中选择要使用的表 这里 选择 学生档案 和 学生成绩 单击 添加 或直接双击要使用的表将其添加到查询窗口中去 单击 关闭 按钮关闭 显示表 对话框 选择在查询中要使用的字段 将其拖到下方的窗口 从查询设计窗口中可以看出 窗口分为两部分 上半部分用来显示查询要使用的表或查询 称为 表 查询 输入窗口 下半部分用于描述动态集所拥有的数据字段和查询条件等 称为范例查询设计窗口 在范例查询设计窗口中各选项的作用如下 字段用来设置字段名或字段表达式 用于限定查询的作用字段 表用来选择在查询中要使用的表 排序用来指定有关字段是否排序 显示用来确定有关字段是否在数据表中显示 它以复选框形式出现 当复选框被选中时 相关字段显示在数据表中 否则 该字段不显示在数据表中 条件用来输入查询限制条件 或用来输入逻辑 或 限制条件 16 设置查询条件 在查询设计视图中的条件就是查询记录应符合的条件 查询的结果应满足查询设计视图中所设置的条件 也就是说在查询设计器中为每个字段所设定的条件之间在逻辑上存在 与 的关系 设置查询的条件与在设计表时设置字段有效性规则的方法相似 如果只是简单地查找某个字段为某一特定值的记录 那么只要将此特定值健入到该字段对应的 条件 栏中即可 如果这个字段是文本型的 则输入的特定值应用引号括起来 如果要查找在某个字段内为某几个特定值的记录 就要在此字段对应的 条件 栏内输入这几个特定的值 每两个值之间用回车键分隔 实际上第一个值输入到该字段的 条件 栏 第二个值则输入到其下的 或 栏 在查询的条件中不仅仅局限于查找某几个特定的值 还可以使用表达式 17 运算符及其作用 18 修改查询 对于已经建立的查询 Access允许重新进行设计修改 如果目前正处于查询的数据表窗口内 可单击工具栏上的视图按钮 打开查询设计窗口 如果已经关闭查询窗口 可在数据库窗口中单击 查询 对象 选择要修改的查询 然后单击 设计 按钮 打开查询设计窗口 设置字段属性单击范例查询设计窗口中的字段文本框 将光标定位在该文框中 单击工具栏上的 属性 按钮 打开 字段属性 对话框 重新定义字段的属性 然后单击 运行 删除字段打开查询设计窗口 在范例查询设计窗口选择要删除的字段 按Delete键 添加字段打开查询设计窗口 在上方的表 查询窗口选择要插入的字段 然后将其拖动到范例查询设计窗口指定的列上 改变字段顺序将鼠标指针移到字段上方的字段选择器上 此时鼠标指针会变为一个下箭头 单击鼠标左键选择该列 如果要选择多列 则按住鼠标左键不放并拖动选择其他的列 按住鼠标左键不放 将其拖到需要的位置再松开鼠标左键即可 重命名字段打开查询设计窗口 单击范例查询设计窗口中要重新命名的字段的最左边 键入新的字段名 然后在新的字段名与原字段名之间键入一个冒号 19 建立汇总查询 汇总查询也是一种选择查询 所以建立汇总查询与前面介绍的如何建立选择查询是一样的 唯一不同之处在于建立汇总查询应在查询设计窗口中单击工具栏上的 合计 按钮 Access就会在范例查询设计窗口增加 总计 行 总计 行用于在一个或多个表中对记录或记录组执行汇总计算时设置选项 要进行汇总查询 就必须为查询中使用的每个字段从 总计 行的下拉列表中选择一个选项 总计方法共有12个选项可供选择 这12个选项分别是 GroupBy 分组 选项 用该选项可以指定范例查询设计窗口中某个字段为分组字段 它是总计行的默认选项 当把某个字段拖动放置到范例查询设计窗口中 Access自动选择该选项 Sum 求和 选项 用该选项为每一组中的指定字段进行求和运算 Avg 求平均 选项 用该选项为每一组中的指定字段进行求平均值运算 Min 求最小值 选项 用该选项为每一组中的指定字段进行求最小值运算 Max 求最大值 选项 用该选项为每一组中的指定字段进行求最大值运算 Count 计数 选项 用该选项根据指定字段求每一组中的记录个数 20 使用参数查询 在查询设计窗口中 可以输入查询条件 但是有时查询条件可能经常变换 Access允许用户在查询设计窗口中输入一个参数 只要在 条件 行输入用 括起来的一串字符 当运行查询时 会提示用户输入查询内容 例如 在 姓名 字段的 条件 行输入 请输入姓名 运行查询时会出现一个提问框 要求用户输入查询内容来实现查询任务 用户也可以在 条件 行键入 Between 请输入开始值 and 请输入结束值 然后单击运行 例如 在 成绩 字段的 条件 行输入Between 请输入最低分 and 请输入最高分 运行查询则显示出最低分与最高分之间的记录 21 建立操作查询 操作查询是Access2002查询中的一个重要组成部分 它使用户不但可以利用查询对数据库中的数据进行简单地检索 显示和统计 而且可以根据自已的需要对数据库进行一定的修改 操作查询可分为4种类型 生成表查询 更新查询 追加查询 删除查询 22 生成表查询 更新查询 追加查询 删除查询 生成表查询 在查询设计窗口执行 查询 菜单并执行 生成表查询 命令 或单击工具栏上的 查询类型 下拉菜单中选择 生成表查询 选项 此时会打开 生成表 对话框 输入新表名称 然后单击 确定 按钮 单击工具栏上的 执行 按钮 Access提示将向新表中粘贴记录 单击 是 按钮 则生成新的表 更新查询 就是对一个或多个表中的一组记录作全局的更改 在查询设计窗口执行 查询 菜单并执行 更新查询 命令 此时 查询的标题改变为 更新查询 并在下方的网格中出现了一个称为 更新到 的新行 可以在这里设置更新当前字段的新值 同时 排序 行和 显示 行消失 追加查询 就是从一个或多个表中将一组记录追加到另一个或多个表的尾部 追加查询可以为指定的表增加记录 要增加记录的表必须是一个已经存在的表 而且这个表可以是同一个数据库或其他Access数据库 删除查询 就是从一个或多个表中按照一定的条件删除一组记录 删除查询删除的将是整个记录 而不只是记录中的所选字段 23 使用窗体向导创建窗体 在新建窗体对话框中选择 窗体向导 选项 单击下方的文本框下拉按钮 选择数据来源 单击 确定 按钮 选择所需字段并将其添加到右边的 选定的字段 列表中 选择窗体使用的布局 单击 下一步 选择想要的窗体样式 单击 下一步 输入窗体的标题名称 单击 完成 按钮 24 使用 报表向导 创建报表 在新建报表窗口中选择 报表向导 单击下方文本框的下拉按钮 选择数据来源 这里 选择 学生成绩 表 单击 确定 按钮 选择所需字段 单击 或 将其添加到 选定的字段 列表框 这里选择除 ID 字段外的所有字段 单击 下一步 出现提问 请确定是否添加分组级别 用户通过数据分组 可以将某些具有相同属性的记录作为一组进行显示 同时还可以进行数据汇总 在设置分组时 用户可以使用和按钮来添加和删除分组 在划分多组时 可以使用和按钮调整分组的优先级 这里 选择 学号 单击 下一步 出现提问 请确定记录所用的排序次序 用户可以指定每个组内记录出现的顺序 一次最多根据4个字段进行排序 单击列表框右侧的按钮 即可选定升序或降序排列 也可以不对记录进行排序 这里 选择 年级 学期 课程名 并按升序排列 单击 汇总选项 出现提问 请选择需要计算的汇总值 这里 在成绩和学分的总计项打勾 单击 确定 按钮 再单击 下一步 按钮 在 布局 选项组中选择适当的布局 这里 选择 左对齐1 在 方向 选项组中选择报表的打印方向 这里 选择默认值 单击 下一步 输入 报表名称 单击 完成 25 使用向导创建数据访问页 创建数据访问页的方法有 使用向导创建数据访问页 使用设计视图创建数据访问页和使用脚本程序编辑器创建数据访问页等方式 使用数据页向导可以非常快捷地完成一个数据访问页对象的创建操作 在数据库窗口中单击页对象 然后单击 新建 按钮 弹出 新建数据访问页 对话框 在对话框中 选择 数据页向导 选项 单击 确定 按钮 出现 数据页向导 对话框 也可以在数据库窗口中单击页对象 双击 使用向导创建数据访问页 命令打开 数据页向导 对话框 在对话框中选择数据来源 表或查询 这里 选择 学生成绩 表 在 可用字段 列表框中显示了表内的所有字段 利用 或 将所需字段添加到 选定的字段 列表框中 这里选择所有的字段 单击 下一步 按钮 在出现的窗口中提问是否分组 对数据进行分组可以提高数据访问页的可读性 便于浏览和查询信息 这里 选择 学期 作为分组字段 单击 下一步 按钮 在出现的对话框中可以指定显示记录时记录的排列顺序 这里 不输入任何信息 单击 下一步 按钮 在出现的对话框中为数据访问页指定标题 并选择是打开数据页还是修改数据页的设计 这里 选择打开数据页 单击 完成 按钮 立即看到所创建的数据访问页 系统自动在窗口的底部添加了记录定位器 26 导入数据 导入可以对其他格式的文件数据作一个备份 并把它导入到Access2002数据库中 Access2002导入时所创建的或增加的表是一个备份 表中的数据