电子表格处理软件Excel 2010.ppt

项目一计算机基础知识 项目二中文Windows7操作系统应用 项目六计算机网络技术 项目三文字处理软件Word2010 项目四电子表格处理软件Excel2010 项目五演示文稿处理软件PowerPoint2010 项目九常用工具软件 项目七Internet技术及应用 项目八多媒体技术基础 主讲人 教学目标 1 了解Excel2010的基础知识 基本概念 2 掌握Excel2010的工作表的基本编辑方法 3 熟悉Excel2010公式与常用函数的应用 4 掌握Excel2010数据管理的方法 5 熟悉Excel2010中图表 页面设置与打印等操作 教学重点与难点 Excel2010公式与常用函数的应用 Excel2010数据管理的方法 内容组成 任务一Excel2010基本操作 理论教材4 1至4 3节 实训4 1 任务二Excel2010格式化 理论教材4 4节 实训4 2 任务三公式及函数的应用 理论教材4 5节 实训教材4 3 任务四数据管理 理论教材4 6节 实训教材4 4至4 5 任务五图表的制作 理论教材4 7至4 8节 实训教材4 6 Excel2010是微软公司的Office2010系列办公组件之一 是电子表格界首屈一指的软件 可完成表格输入 统计 分析等多项工作 可生成精美直观的表格 图表 大大提高企业员工的工作效率 目前大多数企业使用Excel对大量数据的计算分析 为公司相关政策 决策 计划的制定 提供有效的参考 如果你正在学校 企业 工厂 银行等单位从事会计 统计 文员 数据分析 仓管等与数据有关的工作 Excel一定是你不可多得的好帮手 初识OfficeExcel 理论教材4 1节 启动Excel2010 启动方法 1 选择菜单 开始 所有程序 MicrosoftOffice MicrosoftExcel2010 命令 2 双击桌面的Excel2010应用程序的快捷方式图标 3 打开任何一个Excel文件 也可以运行Excel2010 退出方法 1 单击Excel2010窗口右上角的关闭图标 2 选择文件选项卡中的退出命令 3 单击自定义快速访问工具栏最左上角的控制菜单图标 在其下拉菜单中选择关闭命令 4 双击自定义快速访问工具栏最左上角的控制菜单图标 5 按 组合键 理论教材4 1节 Excel2010工作窗口 理论教材4 1节 Excel2010中的常用术语 1 单元格单元格是Excel中最基本的存储数据单元 通过对应的行号和列标进行命名和引用 需要处理的数据都要在单元格中输入 2 当前 活动 单元格当前 活动 单元格是指当前正在使用的单元格 在屏幕上用带黑色粗线的方框指示其位置 四周带黑色粗线 编辑栏里显示活动单元格的信息 前是单元格的名字 后是单元格的内容 3 单元格区域单元格区域是由连续或不连续的单元格组成 通常表示处理数据的有效范围 要表示一个连续的单元格区域 可以用该区域左上角和右下角单元格表示 中间用冒号 分隔 不连续的单元格区域之间用逗号分隔 理论教材4 1节 4 工作表当启动Excel后 首先看到的界面就是工作表 每张工作表由256列和65536行组成 它可以用来存储字符 数字 公式 图表以及声音等丰富的信息 也可以作为文件被打印出来通过工作表标签进行标识 5 工作薄所谓工作簿 其实是一个文件 是Excel环境下储存并处理数据的文件 可以把同一类相关的工作表集中在一个工作簿中 Excel2010中的常用术语 理论教材4 1节 1 工作簿的创建MicrosoftExcel工作簿是包含一个或多个工作表的文件 您可以用其中的工作表来组织各种相关信息 工作表 在Excel中用于存储和处理数据的主要文档 也称为电子表格 工作表由排列成行或列的单元格组成 工作表总是存储在工作簿中 若要创建新工作簿 可以打开一个空白工作簿 也可以基于现有工作簿 默认工作簿模板或任何其他模板创建新工作簿 工作簿的创建和保存 理论教材4 2节 工作簿的创建和保存 2 新建立的工作簿常用的保存方法有以下几种 单击快速访问工具栏上的 保存 按钮 打开 另存为 对话框 在 文件名 文本框中输入工作簿的名称 在 保存类型 下拉列表框中选择工作簿的保存类型 指定要保存的位置后单击 保存 按钮即可 单击 文件 选项卡 在弹出的菜单中选择 保存 或 另存为 命令 然后对工作簿进行保存 理论教材4 2节 输入数据 1 输入文本单元格中的文本包括任何字母 数字和键盘符号的组合 每个单元格最多包含32000个字符 如果单元格列宽容不下文本字符串 就要占用相邻的单元格 如果相邻的单元格已有数据 就截断显示 数值文本 数字 但是被认为是文本 输入时在数字串前面加一个英文单引号 2 输入数字在Excel中 数字可用逗号 科学计数法或某种格式表示 如果要输入分数 如6 13 应先输入 0 和一个空格 然后输入6 13 负数有二种输入法 分别用 和 如 1可以用 1 或 1 来表示 3 输入日期和时间输入用斜线或短线分隔日期的年 月 日 如果要输入当前的日期 按组合键Ctrl 分号 即可 在输入时间时 如果按12小时制输入时间 需在时间后空一格 再输入字母a或p 字母a和p分别表示上午和下午 如果只输入时间数字 Excel将按AM 上午 处理 如果要输入当前的时间 按组合键Ctrl Shift 分号 即可 在同一单元格中输入日期和时间时 必须用空格隔开 否则Excel将把输入的日期和时间作为文本数据处理 理论教材4 2节 1 在同一工作表中的多个单元格录入相同的数据 理论教材4 2节 2 在多个工作表中的多个单元格录入相同的数据 理论教材4 2节 在Excel表格中输入按照一定规律排序的数据时 可以拖动填充柄或使用 序列 对话框 快速对数据进行填充 1 使用鼠标填充有规律的序号 2 使用 序列 对话框填充工作日序列 3 快速编辑有规律的数据 理论教材4 2节 1 序列填充数据 理论教材4 2节 2 系列填充数据 理论教材4 2节 理论教材4 3节 选定工作表插入工作表删除工作表切换与重命名工作表复制和移动工作表隐藏或显示工作表保护工作表工作表窗口的拆分与冻结 工作表的编辑 重命名工作表 用户可以通过以下几种方法重命名工作表 1 双击要重命名的工作表标签 输入工作表的新名称并按Enter键确认 2 右击要重命名的工作表标签 在弹出的快捷菜单中单击 重命名 命令 然后输入工作表的新名称 3 单击要重命名的工作表标签 切换到 开始 选项卡 在 单元格 组中 单击 格式 项 在弹出的菜单中的 组织工作表 中单击 重命名工作表 然后输入工作表的新名称 理论教材4 3节 对行 列的操作 1 选择表格中的行和列选择表格中的行和列是对其进行操作的前提 分为 选择单行列选择连续的多行多列以及选择不连续的多行 多列 对行 列的操作 2 插入与删除行和列与一般在纸上绘制表格的概念有所不同 Excel是电子表格软件 它允许用户建立最初的表格后 还能够补充一个单元格 整行或整列 而表格中已有的数据将按照命令自动迁移 以腾出插入的空间 也可以将不需要的单元格 整行或整列删除 对单元格的操作 用户在工作表中输入数据后 经常需要对单元格进行操作 包括选择一个单元格中的数据或者选择一个单元格区域中的数据 以及插入与删除单元格等 1 选择单元格 对单元格的操作 2 插入与删除单元格 对单元格的操作 3 合并与拆分单元格 4 合并单元格的技巧 1 合并后居中 选择目标单元格 单击 合并后居中 按钮 显示合并后居中效果 合并后居中 4 合并单元格的技巧 2 跨越合并 选择目标单元格 选择合并方式 显示跨越合并效果 编辑表格数据 1 修改数据当对当前单元格中的数据进行修改 遇到原数据与新数据完全不一样时 可以重新输入 当原数据中只有个别字符与新数据不同时 可以使用两种方法来编辑单元格中的数据 一种是直接在单元格中进行编辑 另一种是在编辑栏中进行编辑 2 移动 复制表格数据 编辑表格数据 3 以插入方式移动数据 编辑表格数据 4 删除单元格数据格式 单元格内容 编辑表格数据 5 选择性粘贴用户可以复制单元格中的特定内容 如员工工资表中已经输入了每位员工的工资 后来公司决定将每位员工的工资上涨20 这时 就可以利用 选择性粘贴 命令完成这项工作 1 在工作表的一个空白单元格中输入数值1 2 2 选择 开始 选项卡 单击 剪贴板 组中的 复制 按钮 将该数值复制到剪贴板中 3 选定要增加工资的数据区域 4 选择 开始 选项卡 单击 剪贴板 组中的 粘贴 项的下三角按钮 从弹出的下拉菜单中选择 选择性粘贴 命令 5 打开 选择性粘贴 对话框 在 粘贴 区域内选中 数值 单选按钮 在 运算 区域内选中 乘 单选按钮 6 单击 确定 按钮 即可使选定的数值增加20 编辑表格数据 5 选择性粘贴 5 选择性粘贴 保存数据 通过Excel提供的 自动保存 功能 可以使意外发生时的损失降到最小 具体设置方法如下 1 选择 文件 选项卡 在弹出的菜单中单击 选项 打开 Excel选项 对话框 2 单击左侧窗格中的 保存 选项 然后在右侧窗格的 保存工作簿 选项组中将 保存自动恢复信息时间间隔 设置为合适的时间 数值越小 恢复的完整性越好 一般建议设置为3分钟 完成实训教材项目四中任务4 1的全部内容 整理数据 工作簿相应工作表中录入数据内容后 需要对单元格进行合并和对单元格的数据内容进行对齐的整理 使表格中的内容更加整齐 美观 符合数据存放的设计要求 1 快速对齐单元格内容 1 设置文本对齐方式选择目标单元格 设置单元格内容的对齐方式 显示设置单元格内容为居中效果 理论教材4 4节 2 单元格内文本的控制如果单元格内数据的长度超过了单元格的宽度 致使部分数据无法显示时 用户就需要使用自动换行或缩小字体填充来自动控制单元格内文本 使其适应 自动换行是指当单元格中的内容超过了单元格的宽度时 文本就会自动切换到下一行进行显示 缩小字体填充是指在不改变单元格大小的情况下 使单元格内的文本自动缩小 以适应单元格的大小 整理数据 理论教材4 4节 自动换行 理论教材4 4节 缩小字体填充 理论教材4 4节 设置数据格式 1 设置字体格式 包括对文字的字体 字号 颜色等进行设置 以符合表格的标准 理论教材4 4节 2 设置字体对齐方式 设置数据格式 理论教材4 4节 3 设置数字格式 设置数据格式 理论教材4 4节 4 设置边框与底纹 设置数据格式 理论教材4 4节 4 设置边框与底纹 设置数据格式 理论教材4 4节 5 调整行高与列宽 设置数据格式 理论教材4 4节 6 套用表格格式Excel2010提供了很多表格样式 当表格数据编排完毕后 就可以直接为数据套用表格样式 使数据表结构更加直观合理 下面以为 业务资费表 套用表格样式为例 介绍具体的操作步骤 1 选择套用表格样式区域 选择A2 E9区域 2 设置套用表格样式 3 显示套用表格样式效果 4 取消自动筛选 选中表格中的任意单元格 切换到 数据 选项卡 单击 排序和筛选 组中的 筛选 按钮 取消自动筛选 设置数据格式 理论教材4 4节 6 套用表格样式 理论教材4 4节 理论教材4 4节 6 套用表格样式 条件格式 突出显示所关注的单元格或单元格区域 强调异常值 使用数据条 颜色刻度和图标集来直观地显示数据 条件格式基于条件更改单元格区域的外观 在创建条件格式时 只能引用同一工作表上的其他单元格 有些情况下也可以引用当前打开的同一工作簿中其他工作表上的单元格 不能对其他工作簿的外部引用使用条件格式 1 使用双色刻度设置所有单元格的格式2 高级格式化 理论教材4 4节 完成实训教材项目四中任务4 2的全部内容 引用单元格 1 相对引用相对引用是基于公式中引用单元格的相对位置而言 使用相对引用时 如果公式所在单元格的位置发生改变 那么引用的单元格也会随之改变 2 绝对引用绝对引用是指公式中所使用单元格的位置不发生改变的引用 即引用固定位置的单元格 使用绝对引用时无论公式被粘贴到表格中的任何位置所引用的单元格位置都不会发生改变 3 绝对引用混合引用是一种介于相对引用与绝对引用之间的引用 即引用单元格的行和列中一个相对引用一个绝对引用 理论教材4 5节 设计计算公式 公式是计算工作表内数据的等式 以 开始 使用公式时可以手动输入公式也可以直接引用工作表中的单元格 然后使用运算符将数据内容连接起来 运算符包括算术运算符 比较运算符 文本运算符和引用运算符四种类型 1 算术运算符 包括 和 等 2 比较运算符 包括 等内容 用于比较两个数值 并产生逻辑值True或False 3 文本运算符 文本运算符只有一个 用于将一个或多个对象连接为一个组合文本 其含义是将两个文本值连接或串联起来产生一个连续的文本值 4 引用运算符 包括 空格 用于将单元格区域合并运算 理论教材4 5节 1 公式的组成一个完整的公式包括常量 单元格或单元格区域引用 标志名称或函数等内容 如图所示 2 公式的编辑和复制使用公式计算数据时 用户可根据需要在工作表的单元格内编辑需要的公式 然后确认输入的公式程序就会执行计算操作 设计计算公式 理论教材4 5节 运用函数计算 在Excel工作表中函数是一些预定义的公式 使用一些参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算 使用函数时 首先要选择插入的函数类型 再选择相应功能函数如图所示 程序将会弹出函数参数对话框如图所示 将光标定位在要设置的参数文本框内 参数区域下方就会显示出该参数的解释内容 设置完毕后 单击 确定 按钮 程序将自动执行该函数的运算 理论教材4 5节 1 定义函数一个完整的函数包括等号 函数名以及参数三部分 具体分布以及各部分的作用介绍如图所示 运用函数计算 2 插入函数输入函数时 如果用户对函数不太了解 为确保函数的正确性可通过插入的方式将函数添加到单元格内 然后根据需要对函数中各参数进行编辑 3 使用嵌套函数嵌套函数是指在一个函数中再使用另一个函数 一个函数中最多可嵌套七层 理论教材4 5节 完成实训教材项目四中任务4 3的全部内容 排序 在Excel工作表中编辑条理不清的电子表格时 为了理清顺序可通过排序功能对数据进行排序 排序时对于简单的数值排序 用户可以通过升序和降序按钮快速进行排序 对于一些相对复杂的排序 则可以通过排序对话框来设置排序的关键字 然后再选择排序方法完成排序 常用的排序方法主要有三种 分别是单条件排序 即升序或降序 多条件排序 设置若干排序关键字 以及自定义排序 自定义设置排序顺列 这三种方法有各自的优点与缺点 用户可根据需要使用适当的方法 理论教材4 6节 1 单条件排序单条件排序的优点在于 操作简单快捷 用户可以很方便地完成操作 但是其缺点是 排序的条件单一 只能应用于简单的排序操作中 2 多条件排序多条件排序可以指定几个条件为依据 对表格中的数据进行排序 这种排序方法的优点在于其精确性好 3 自定义排序自定义排序是指用户自己定义数据排列的顺序 该方法的优点在于其灵活性好 但是这种方法的操作过程比较费时 排序 理论教材4 6节 筛选 1 使用搜索功能进行筛选Excel2010的筛选列表中新增加了搜索文本框 筛选时用户可直接在搜索文本框中输入关键字 程序将自动执行筛选操作 2 通过设置范围进行筛选通过设置范围进行筛选是指 通过设置筛选的条件对数据进行筛选 3 使用色彩筛选在Excel工作表中 如果表格不同内容的单元格被填充了不同的色彩 筛选数值时也可以以色彩作为筛选依据 筛选出需要的内容 理论教材4 6节 4 高级筛选使用高级筛选功能时 用户需要事先在表格中编辑多个筛选条件 这些条件可位于同一行 筛选条件同时都满足 条件之间是与关系 也可位于不同行 筛选条件不同时满足 条件之间是或关系 在具体筛选时用户还可根据需要设置筛选的结果放置的位置 筛选 理论教材4 6节 分类汇总1 数据分类汇总 1 选择排序列 2 排序数据 3 单击 分类汇总 按钮 选择分类字段 4 分类汇总数据 理论教材4 6节 2 嵌套分类汇总 在已执行过分类汇总的数据之上 1 选择排序列 2 选择分类字段 3 汇总数据表 分类汇总 理论教材4 6节 3 查看汇总数据 1 查看总产量与总平均产量 2 查看车间总产量 3 查看各车间平均产量 4 单独查看各车间汇总 分类汇总 理论教材4 6节 4 删除分类汇总 1 单击 分类汇总 按钮 2 单击 全部删除 按钮 3 删除分类总结果 分类汇总 理论教材4 6节 理论教材4 6节 合并计算数据 1 打开目标工作表 2 单击 合并计算 按钮 3 选择合并计算的工作表 选择引用的单元格 4 选择标签位置 5 显示合并计算效果 制作数据透视表 1 创建数据透视表 1 单击 数据透视