CDHC-XG-A0-001编号管理制度.doc

行政管理文件管理文件分类编号规范文件编号CDHC-XG-A0-001版 本第一版生效日期管理文件分类编号规范1. 目的： 统一公司文档分类编号方法，实现文档分类、整理、保管、编目、检索的规范统一，提高文档管理水平，最终对公司生产经营形成良好的信息支持与服务。2. 适用范围：本办法适用于公司规章制度、管理文件、合同协议。3.管理职责：3.1 总经办负责制定公司文档分类编号办法。3.2 管理部负责根据此办法对各类文档进行分类存档。4.分类原则： 依据文档内容和文档载体形态特点进行分类，便于科学管理和开发利用。5.类别设置： 5.1 本公司文档分为九大类，大类用大写英文字母缩写代字。5.2 公司全部文档，即：（1）行政管理类XG ；（2）营销管理类YG；（3）质量管理类ZG；（4）采购管理类CG；（5）技术管理类JG ；（6）生产管理类SG；（7）人事管理类RG ；（8）财务管理类CG；（9）其它类QG 。6.分类编号办法：6.1 XG、SG、类文档：（例）6.1.1 单份、单册的文件采用单件归档方式；成套文件，即一套文件含多份文件，采用组卷方式归档。6.1.2 文档原则上要求以单件方式归档，用组卷方式归档须登记后可采用。6.1.3 单件归档，档号结构模式为（企业字母缩写简称）（文件类型）（文件版次）（文件编号）。6.1.3.1 文件版次：第一版A0、第一次修订版A1、第二版B0流水编制；6.1.3.2 文件编号在文件版次后以001、002流水给号。6.1.3.3 编号案例：行政管理类下属文件第一版规范文件，第一份文件编号为：CDHC-XG-A0-001CDHC为企业字母缩写、XG为行政管理类、A0为第一版文件、001为文件序号6.2 生产管理类文档（SG）：6.2.1 同一设备成套资料集中归档，归档方式视文件形式确定。6.2.2编号案例：生产管理类下属文件第一版规范文件，第十五份文件编号为：CDHC-SG-A0-015CDHC为企业字母缩写、SG为生产管理类、A0为第一版文件、015为文件序号合同协议6.3合同协议的编号格式为：yyyyCDHC-T-nnnyyyy:数字，签订合同的年份；T：合同类型 S销售合同 P采购合同C合作协议H劳动合同O其它合同nnn：合同流水号，流水号每年1月1日自动归0.6.4对内发文指公司下发的内部通知等。yyyymmddCDHCAB(内)文字第nnn号。yyyymmdd：数字，发文的年份日期AB：部门代码nnn：合同流水号，流水号每年1月1日自动归0.例如：20141029CDHCXG（内）文字第001号或是对外下发的通知和公函：yyyymmddCDHC(外)文字第nnn号6.5会议纪要指公司内部会议的记录等：CDHC-yyyymmdd-AB-ddAB:会议主题（不超过15个汉字）dd:文件流水号例如：CDHC20140314周例会00016.6 文件启用、修改、废止：6.6.1 总经办签署后启用，填制管理文件发行登记表。6.6.2 文件改版须经总经办审批，在原发行表登记备注。6.6.3 文件废止须经总经办审批，在原发行表登记备注。7.本规范由总经办负