后勤库管管理办法及实施细则.doc

后勤库管管理办法及实施细则总则为了使后勤库房管理规范化，保证财产物资的完好无损,根据企业管理和财务管理的一般要求，结合本单位的一些具体情况，需定如下规定。一、材料管理原则1、仓库材料管理范围。凡单位自行购买或从供应部领用所需各种材料、设备、配件、工具器具、低值易耗品、办公卫生用品及各种办公家具；及包装物等各种材料物资应全部纳入仓库管理并进行登记入账。2. 后勤部的仓库物资管理根据目前工作须设立专职的库管员。并且建立材料收发存帐，做到帐物卡相符。3. 自购办公物品、其他大宗物品、设备、用品等，必须建立物品使用备查账。二、入库1、要按照送货单上的数目将材料清点清楚，发现有异常情况必须向部门主管汇报，得到指示意见后遵照执行。2、对货物验收必须严格根据已审批的申购单，按质量验收，并根据发票记录的名称、规格、型号、单位、数量、金额、打印或填制入库验收单，并在货物上标明进货日期。属不符合质量要求的，坚决退货，严格把好质量关；3、办理入库手续，由验收员签批入库单，入库单一式三联，需填写：名称、规格型号、计量单位、单价、金额、数量等。第一联：记账人员留存入帐，第二联：留存备查，第三联：给送货人。4、验收后的物资，必须按类别固定位置堆放，做到整齐、美观；三、出库1、库房开放领用时间为每日上午，其它时间为做账、盘点时间。如缺货或不足，则应回复发料的时间。2、出货时，一定要严格审核领用手续是否齐全，并要严格验证审批人的签名，对于手续欠妥者，一律拒发3、.办理出库时须持部门主管签批的领料单，根据申购单的申购内容办理出库。出库单一式三联，需填写：领用部门、名称、规格型号、计量单位、数量、（单价和金额可不填制、待计入电脑账时填制）用途说明等。第一联发料人留存备查，第二联库管员留存入帐，第三联留存备查。经确认后，方可领料出库。库管员对所有出库物品应及时入帐。手续齐全完善。4、领料人领用物料出库时发现问题，未及时当场处理的，该物料视为合格。5、物料出库提运过程中，禁止领料人随意进入仓库内部场所，对不听规劝的可拒绝出货并报告部门主管。6、坚持原则，不徇私情，严格按批准数量、质量领取、发放物品。仓库管理员态度和蔼，热情主动服务。7、以旧换新，换新需按实际损坏的数量换领，拒绝多领冒领。四、库管员对各类物料的储存要求：1、物资入库后，需按不同类别、性能、特点和用途分类分区码放。2、仓库物品堆放要整齐、平稳，分类清楚；3、储物空间分区及编号，标示醒目、朝外，便于盘存和领取。4、对危险物品应隔离管制；5、通道不得乱堆放物品；6、保持适当的温度、湿度、通风、照明等条件。7、仓储物资入、出库按先进先出原则堆放和提取。五、物品入库/出库要及时打印/填制出库单或入库单，随时查核，做到当日单据当日清理；六、仓管员的职责1、上岗后第一时间应对仓库的门，窗及各库区存放的物资进行巡查，发现异常立即报告。2、每天打扫库内地面卫生。地台板要摆放整齐。3、仓库严禁吸烟，非仓库人员，未经同意，不准入内。4、仓库建立：物资台帐、总帐、收发结存帐、库存卡。应做到帐实相符。及时做好日常帐簿登记、整理、保管工作。七、账簿账的管理和具体要求1、账簿是重要的经济资料，必须建立管理制度，妥善保管。账簿管理分为平时管理和归档保管两部分。2、账簿平时管理的具体要求 a.各种账簿要分工明确，指定专人管理，账簿经管人员既要负责记账、对账、结账等工作，又要负责保证账簿安全。b.会计账簿未经领导和负责人或者有关人员批准，非经管人员不能随意翻阅查看会计账簿。账簿除需要与外单位核对外，一般不能携带外出，对携带外出的账簿，一般应由经管人员或主管人指定专人负责。账簿不能随意交与其他人员管理，以保证账簿安全和防止任意涂改账簿等问题发生。3、旧账归档保管a、年度终了更换并启用新账后，对更换下来的旧账要整理装订，造册归档。归档前旧账的整理工作包括：检查和补齐应办的手续，如改错盖章、注销空行及空页、结转余额等。 【注意：活页账应撤出末使用的空白账页，再装订成册，并注明各账页号数。】 b、各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是：c、账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。d、活页账簿装订保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质地较好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。活页账一般按账户分类装订成册，一个账户装订成一册或数册；某些账户账页较少，也可以合并装订成一册。e、多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。f、在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，记账人员签章或签字。J、账簿装订后的其他要求：会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。 会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。h、会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。旧账装订完毕应编制目录和编写移交清单，然后按期移交档案部门保管。各种账簿同会计凭证和会计报表一样，都是重要的经济档案，必须按照制度统一规定的保存年限妥善保管，不得丢失和任意销毁。【说明：根据会计档案管理办法的规定，总分类账、明细分类账、辅助账、日记账均应保存15年。其中，现金、银行存款日记账要保存25年，涉外和对私改造账簿应永久保存。】保管期满后，应按照规定的审批程序报经批准后才能销毁。这些相关的保管和销毁的规定也都和记账凭证的相关规定基本一致。八、库房的交接1、移交人员办理移交手续前，必须及时做好以下工作。2、已经受理的业务手续尚未齐全的；应当补办齐全。3、尚未登记的账目应当登记完毕，并在最后一笔余额后加盖经办人员印章或签字。4、整理应该移交的各项资料，未了事项和遗留问题要写书面说明材料。5、编制移交清单，列明应当移交的物品等内容。6、库管员办理交接手续时由部门主管会同监交。7、移交人员在办理移交时，要按移交清单逐项移交，接替人员要逐项核对接收。8、移交人员经管的票据、账簿、印章和其他实物等，必须交接清楚；接收人。9、交接完毕后，交接双方和监交人员要在移交清单上签名或者盖章。并应在移交清单上注明：单位名称、交接日期、交接双方和监交人员的职务及姓名、移交清单页数以及需要说明的问题和意见等。移交清单一般应一式三份，交接双方各执一份，存档一份。10、除调动工作或离职外，库管人员在临时离职或其他原因暂时不能工作时也应办理工作交接：十一、定期结仓库盘存。1、盘点的方法和时间。a、小盘点，每月底一次。主要查核是否帐实相符及物料增减情况。（有部门主管负责监盘）b、中盘点，每半年一次。各仓库查核是否帐实相符，并矫正库存。（有部门主管负责监盘）c、大盘点，一年一次。全面盘存。（有部门主管负责监盘）2、盘点过程中发现异常问题及时反馈处理。3、盘点时需要尽量保证盘点数量的准确性和公正性，弄虚作假，虚报数据，盘点粗心大意导致漏盘、少盘、多盘，书写数据潦草、错误，丢失盘点表，随意换岗等，不按盘点作业