I-FND-01_007合同评审+流程图(修订稿)(1).doc

合同审查管理规定I-FND-01/007B-0 7 / 71目的为确保公司经济(商务)合同的合法性、有效性、可行性，规范合同评审活动。审查目的是依法防范风险，加强对费用和成本进行控制，保证生产经营进度和产品(服务)质量，保证货款及时回款等，特制定本管理规定。2范围本标准规定了公司合同审查管理职责、审查范围及内容、合同审查程序和附则。本标准适用于亚洲铝业（中国）有限公司经济(商务)的合同审查，主要包括：建设工程(土建)合同、买卖合同、加工承揽(技改、维修)合同、外包合同、运输合同、商务合同等的管理行为。3引用标准中华人民共和国合同法4组织管理及其职责4.1公司成立合同评审小组。合同评审小组由主办部门、财务部、总经办、律师及使用部门(当事部门)等负责人组成，涉及安全时，应由EHS部负责。4.2合同评审小组职责4.2.1审查合同条款是否符合国家法律法规；是否符合公司合同签订基本原则与要求。4.2.2审查合同当事人的资质、生产能力、质量保证、售后服务以及风险评估、履约保证金、信誉度等。4.2.3评审供应商选择式合同、采购价格（性价比）和采购周期是否符合规定和工作要求。4.2.4评审付款与结算方式的合理性和可行性；评审工程进度以及外委加工成本和周期。4.2.5评审需通过预、决算的合同是否履行公司工程审核部确定的造价程序。4.2.6评审销售合同的招标程序、合同价格确定的依据、销售客户资信程度及信用政策。4.2.7对评审过程认真做好记录，并存档备查。5审查范围及内容5.1审查范围5.1.1公司经济合同管理，如授权委托、管理机构及其职责、合同的签订、合同的履行、合同变更及解除、合同纠纷的处理、责任与奖惩、合同资料的管理等严格执行经济合同管理制度。5.1.2凡建设工程（土建）、买卖、加工承揽（技术改造项目）、运输、外包、商务等项目的合同，均必须提请公司合同评审小组评审。5.1.3紧急采购、特殊原因的物资采购，或其他原因特批的采购（商务）或销售的项目订单或合同，可经公司总经理、执行董事批准，依照特事特办的原则处理。5.2审查内容5.2.1合同审查必须条款5.2.1.1审查合同价款、结算方式等是否明确且符合公司要求和规定。5.2.1.2审查违约责任、质量索赔条款。5.2.1.3审查质量保证及质量管理体系是否满足要求。5.2.2建设工程(土建)合同5.2.2.1审查施工单位的资质、业绩及信誉度。5.2.2.2审查费用是否合理。主要测算直接材料费用、直接人工费用、其他费用、间接费用及收费标准、定额选用、交(竣)工日期等。5.2.2.3审查质量与技术条款。5.2.2.4审查服务与承诺条款。5.2.3物资买卖合同。5.2.3.1审查供应商的选择情况。5.2.3.2审查比价核价、优质优价(性价比)情况。5.2.3.3审查备品配件、随机配件的供应条款。5.2.3.4审查交付周期、质保期、售后服务与承诺条款。5.2.4加工承揽(技改、维修)合同。5.2.4.1审查承揽方的资质、业绩及信誉度。5.2.4.2审查比价核价(性价比)及加工费用标准是否合理。5.2.4.3审查质量与技术条款。5.2.4.4审查交付周期、质保期、售后服务与承诺条款。5.2.5运输合同。5.2.5.1审查运输单位的资质、业绩及信誉度。5.2.5.2审查运输费用标准(性价比)是否合理。5.2.5.3审查合同价款、结算方式是否明确且符合公司规定。5.2.5.4审查服务与承诺条款。5.2.5.5审查运输过程中货物毁损、丢失应承担损害赔偿责任条款。5.2.5.6审查有无违约责任的条款，是否符合合同法的有关规定。5.2.6商务合同。5.2.6.1商务合同是指：公司与有关合作伙伴商定并准备签订的设备技术引进合同、国际贸易代理合同、谈判备忘录、补偿贸易合同、专项协议书、销售确认书等。5.2.6.2审查合作伙伴单位的资质、业绩及信誉度。5.2.6.3审查费用、责任是否合理。主要测算收费标准、间接费用，审核双方的责任、权利、利益的对等关系的条款等。5.2.6.4审查质量与技术条款。5.2.6.5审查服务质量与承诺条款。6合同审查程序6.1合同审查管理原则6.1.1签订合同实行洽谈权、审查权、批准权相互独立、互相制约为原则。6.1.2合同主办部门、审查部门、总经理、执行董事各司其职，分工负责。6.2合同审查时限6.2.1合同审查部门审查合同时限，原则上不得超过一个半工作日(假期除外)。6.3 合同审查流程6.3.1 对于各种业务采购金额=10000元合同，主办部门凭供应商报价单、订购单、维修单等单据，经财务部门负责人审查批准后，可不经顾问律师审查。但合同主办部门负责人、执行董事认为需按本制度普通流程规定进行审查的除外，具体的审查操作流程如下图所示。6.3.2对于各种业务采购金额10000元30000元合同，主办部门凭供应商报价单、订购单、维修单等单据，经总经理审查批准后，可不经顾问律师审查。但合同主办部门负责人、执行董事认为需按本制度普通流程规定进行审查的除外，具体的审查操作流程如下图所示。6.3.3 普通合同审查6.3.3.1合同审查工作开始前，先由合同签订部门起草合同文件，合同文件应优先采用示范合同文本；如无合同示范文本，则可结合实际情况起草或与合同对方共同起草合同文本。6.3.3.2普通合同，应按如下流程图所示普通程序办理审批手续6.3.3.3合同审查说明。a)合同主办部门经办人应根据需要将草拟的合同文本及相关材料送交合同协办部门审查，同时发送电子文档至财务部合同审查人员；b)协办部门负责人就技术性等协办事项提出审查意见后，交财务部进行审查；c)财务部合同审查人员对合同进行统一编号（编号规则见合同管理制度），合同审查人员及财务部负责人提出审查意见后，转交顾问律师审查；d)顾问律师对合同合法性、权利与义务进行审查，提出审查意见后，转交给财务部合同审查人员；e)财务部合同审查人员将通过各部门审查后的合同草稿、合同审查表等转发合同主办部门经办人；合同主办部门经办人结合各部门的审查意见对合同文本进行修改，并将修改情况转给合同销售方(承建方)，得到销售方的反馈意见后，根据具体情况征询主办部门负责人、协办部门负责人财务部门负责人、顾问律师或总经理、执行董事，并取得立约双方的最终同意后，对合同文本进行修订。列印出合同最终修订本(份数视情况而定)，随同原修改用草稿及各部门签署意见的合同审查表等相关资料转交财务部，同时将最终修订的电子文本发送财务部；f)财务部合同审查人员根据原草稿及合同审查表审查最终修订稿以确定各部门提出的意见均已得到修改；g)如各部门提出的意见均已得到修改，财务部合同审查人员将最终修订的合同文本随同草稿、合同审查表、其他有关资料提交给执行董事，执行董事行使合同订立的最终决定权；h)如总经理对合同文本提出异议，将相关资料转交给财务部合同审查人员，退回合同主办部门经办人员。主办部门经办人员修改合同文本后，重新填写合同审查表，按原流程再次办理合同审查手续（审查过程中需附第一次审查过程的合同审查表、草稿），直至总经理审批同意；i)如总经理无修订意见并最终审批后，合同专用章管理人依据草稿、合同审查表盖公司合同章；k)合同主办部门经办人员将合同文本交销售方（承建方）当事人签署并盖章，主办方留存一份原件以履行合同；主办部门经办人员将已签订的合同正本扫描并同时将相应的合同审查表和审查草稿随同其他资料转交财务部备案。即使合同在签订审查过程中确定中途作废，只要已经编号，其合同审查便及草稿仍需交财务部备案。l)财务部合同审查人员对已签订的合同主要条款进行审查确认无抽换、无遗漏等情况后接收主办部门经办人员送交的合同正本、合同审查表、合同草稿等其他相关资料并进行归档保管。同时财务部合同审查人员接收主办部门、经办部门、经办人员发生的扫描件并建立电子备查档案；m)主办部门经办人员将扫描件发送一份给至合同协办部门，以便其协助执行合同；n)顾问律师存扫描件或复印件协助履行合同；o)资料室对财务部发送的扫描件或复印件根据需要，选择备案。6.3.4格式合同的审查6.3.4.1格式合同的审查管理a)格式合同文本制订与修改:格式合同的格式文本在应用前必须由顾问律师会同相关部门统一制定,经执行董事批准后生效；b)格式合同的条款:格式合同付款条件、付款方式、违约责任、质量索赔条款、质量保证由我司制定统一规范，并且与公司有过交易；c)格式合同的使用：使用由我方出具的格式合同时，无须经顾问律师审查，但在使用过程中，如经审查发现某项业务不适用于格式合同，必须遵照普通合同的审查流程执行。6.3.4.2格式合同流程如下：6.3.4.3格式合同审查说明如下a)合同主办部门业务经办人严格依照格式合同文本拟制合同，报财务部审查；b)财务部合同审查人员对合同进行统一编号（编号规则见合同管理制度），合同审查人员及财务部负责人提出审查意见后，呈报总经理审批；c)合同专用章管理人依据总经理审批意见加盖公司合同章；d)其他步骤的程序遵照一般合同的审查流程执行。6.3.5紧急、特殊原因合同的评审6.3.5.1因情况紧急或原因特殊，并得到总经理或执行董事特别指示后，审核流程步骤可以进行特殊处理外，其他合同的管理必须严格按照此办法执行。6.3.5.2特殊办理的合同正稿在送达财务部备案时，主办部门必须出具总经理、执行董事特批的相关书面指示文件。6.3.5.3特殊办理的合同各部门审查不超过4小时，特殊情况除外。6.3.5.4紧急、特殊合同评审与遵照各自相应合同审查流程进行。7附则本标准自发布之日起生效。原P-FND-007合同审查管理办法标准作废。8支持性文件8.1经济合同管理制度8.2合同管理制度9附件9.1I-FIN-01/007A合同审查表9.2I-FIN-01/007B合同变更(解除)审查表合同审查表合同编号：主办部门填写公司名称工业城公司 亚铝中国 肇亚铝厂 金属研制 雄略检测 篮球俱乐部 其他： 合同名称主办部门经办人姓名协办部门经办人联系电话送审合同基本情况合同对方名称： 合同金额： 合同期限： 年 月 日起至 年 月 日止 有无担保：无 有，担保金额： ，担保物： 其它：主办部门意见协办部门意 见 财务部意 见 顾问律师意 见总经理/执行董事意 见 注：1部门意见必须