中国营销总部财务审批及费用报销管理办法.doc

【内部资料】中国营销总部文件 中营字2010019号 签发人：黄健 财务审批及费用报销管理办法第一章 总则第一条 为加强对中国营销总部费用的管理与控制，提高工作效率，规范经营活动，理顺业务关系，保证资源的合理利用，特制定本制度。第二条 本办法适用于中国营销总部本部所属各职能部门及各销售公司。第三条 各销售公司可根据本办法制订相应的管理办法及实施细则，报财务部备案，各销售公司费用标准不得高于本办法所规定的标准。第二章 基本原则第四条 授权审批原则：借款、付款及费用报销等财务事项按分权手册进行审批，审批人向其他人授权需有上级审批。第五条 费用预算原则：所有费用纳入预算监控，未经相关审批程序批准的无预算费用、超预算费用一律不予开支。 第六条 资金计划原则：费用性质的付款按照资金预算原则执行。第三章 借款审批第七条 个人因公借款由个人凭相关业务审批报告原件，填写“借款申请单”。借款人申请（填写“借款申请单”）部门经理部门长会计经理财务部副部长出纳支付。当借款金额2万元，需财务部长审批。第八条 借款其它规定1. 所有借款必须在借款人业务完成后7个工作日内填单报销，报销金额不抵借款的差额，用现金归还。由于情况变化，业务被取消，所借款必须立即归还。无正当理由，超过规定时间期限不报或不归还的，在报销时按现时银行的借款利率及迟报天数扣取借款人资金占用费。2. 借款人如自动离职，离职前须先办理报销手续或清偿借款，形成坏帐的，借款人部门负责人负连带清偿责任，并在事实确认后15个工作日内清偿，如逾期仍不清偿，由部门负责人承担。3. 借款遵循“及时报帐，前账不清，后期不借”的管理原则。第四章 付款审批第九条 付款审批流程1. 费用预算内付款审批流程经办人部门经理部门长会计稽核会计经理财务部副部长出纳付款。当付款金额2万元，需财务部长审批。2. 超费用预算付款流程必须附专项审批报告。专项报告审批流程：经办人部门经理部门长预算经理财务部长。第十条 费用使用原则1. 预算内支出原则：费用使用以年度费用预算为前提，标准以各部门年度费用预算为准，超出部分不予报销。2. 事先申请原则：费用支出需先申请后使用。第十一条 五项费用预算内的五项费用（业务招待费、差旅费、办公费、邮政电讯费、汽车费）由经办人填写“费用支出报销单”、 “差旅费报销单”。1. 业务招待费： 指各部门因业务需要而进行公关、接待所开支的必要费用，其内容包括招待用餐、赠送礼品和娱乐活动开支等，不包括须经中国营销总部统一平衡、报总裁审批后开支的重要节日（中秋节、春节）专项业务开支费用。2. 差旅费：指各部门日常工作中出差所发生的长途交通费、住宿费、伙食费定额补助、市内交通定额补助等。1) 员工出差实行事前申报原则，出差前填制“出差申请单”，由部门负责人批准后方可出差，否则差旅费不予报销。2) 差旅费报销由出差员工填写“差旅费报销单”（须附“出差申请单”）。3) 国内出差差旅费补贴标准（单位：元/人、天）人员类别出差地点总审批标准住宿伙食市内交通员工一类地区3502505545其他地区3002005545中层一类地区4003005545其他地区3502505545高层一类地区5504505545其他地区5004005545说明： a) 一类地区：北京、上海、深圳、三个城市；b) 出差天数计算方法：出发当天计算，返回当天不计算，住宿费按实际住宿天数计算。c) 当日往返如不误餐不可享受伙食费定额补助，有公车出差不享受市内交通定额补助；经理级（含）以下人员多人（同性）一同出差，原则上应安排二人间或三人间住宿，且每人差旅费开支标准比单人标准相应降20%。d) 飞机乘坐标准：中国营销总部总裁、副总裁、销售公司总经理可乘坐商务舱，其他人员限乘经济舱。e) 经部门负责人批准，参加国内各种会议，如会议提供食宿费用的，员工凭会议通知及收费票据报销有关费用，不再报销食宿费用；f) 本部派出接受培训人员的费用报销及补助标准根据举办单位通知和培训合约确定；g) 新聘的外地专业人员（非应届毕业生）报到时的单程路费（以硬卧费用标准为限，特聘人员除外）及行李托运费予以报销，从用人部门年度费用预算内列支，其他费用不予报销。应届毕业生报到时的费用报销按人力资源管理办法执行； 4）出国人员差旅费开支标准出差地点出国人员级别住宿费凭票报销出差定额补助每报销一单业务应酬费扣减膳食补助标准适用地区一类地区普通职员、经理USD110/EUR110USD50/EUR50USD25/EUR25英国、法国、德国、美国、莫斯科、彼得堡、东京、大阪、迪拜高层人员USD130/EUR130USD60/EUR60USD30/EUR30二类地区普通职员、经理USD100/EUR100USD40/EUR40USD20/EUR20其他国家和地区（其中欧元标准适用欧盟国家）高层人员USD120/EUR120USD50/EUR50USD25/EUR25三类地区普通职员、经理USD70USD30USD15泰国、马来西亚、柬埔寨、越南、缅甸、印尼高层人员USD80USD30USD15四类地区普通职员、经理HKD700HKD300HKD150香港、澳门地区高层人员HKD850HKD400HKD200所有地区特指高层人员凭票报销凭票报销说明：h) 高层人员：指本部职能部门负责人、部门副职人员、总监(部长)助理及由集团总部、日用家电集团任命的其他高层管理人员。i) 特指高层人员：包括日用家电集团CEO、副总裁、日用家电集团下属经营单位总经理。j) 出差定额补助按实际出差天数计算，包括：膳食补助、交通补助、日常杂费补助；出差天数计算方法：出发当天计算，返回当天不计算；住宿费按实际住宿天数计算。 k) 出差人员在出差期间如有业务应酬费发生，每报销一单业务应酬费按标准扣减一天膳食补助。l) 多人（同性）一同出差，应安排二人间或三人间住宿，住宿费报销标准相应降30%（该条不适用出差日本）。m) 乘坐飞机标准：总裁可乘坐商务舱，其他人员限乘经济舱，特殊情况由特殊情况由上级单位第一负责人批准。n) 出差欧盟国家（上列1-2类地区），住宿标准及出差补助按欧元标准计算，出差二类地区非欧盟国家，住宿标准及出差补助按美元标准结算。3. 办公费： 包括各部门日常办公所必需的办公文具、用品（如电话机）的购置费用，报刊杂志、专业书籍、资料订阅费用，以及领用办公设备配件（含维修费）、易耗材料（如纸张、色带、墨盒等）的费用等；不包括在会计核算上归属“固定资产”、“待摊费用”等范围的办公设备、办公家具、专业器材、办公场地装修等费用。1) 办公用品由营运发展部按采购申请表统一采购和管理。2) 办公文具费用标准：办公文具指办公用的计算器、笔、订书机、起钉器、笔座、订书钉、大头针、回形针、文件袋、便笺、信封等，按每年度每个管理人员人民币180元（平均每月15元）核定，新聘职员可一次性领取180元以下的办公文具，各部门在年度预算总额内控制开支。4. 邮政通讯费：包括各部门日常业务运作需要所发生的电话初装费、电话通话费（包括座机、手机通话费）、互联网初装费和上网费、文件邮寄费，政通讯费在额度内凭票报销。5. 汽车费：指各部门年度费用预算中的汽车费按各部门年度费用预算标准执行，汽车费按营运发展部招标车队的中标价格报销。租用车辆费用结算时所附发票必须是运输发票、油费或路桥费发票。各部门高层人员的汽车费用定额补助不列入汽车使用费核算，按福利管理制度中有关规定列入福利费开支，每年两次（6月和12月），统一由营运发展部人力资源提出开支申请。第十二条 其他费用费用类型费用小类附件名称及粘贴顺序报销时限促销费临促费用等1、签收单；2、报告；发生完毕后1个月内进场费用等1、发票；2、合同；3、图片；4、报告；发生完毕后1个月内堆头费用（条码）等1、发票；2、合同；3、图片；4、报告；发生完毕后1个月内演示费等1、发票；2、图片；3、报告；发生完毕后1个月内广告费广告代理费1、发票；2、合同；3、招（免）标定价表；4、报告；按协议广告制作费1、发票；2、合同；3、样品或图片；4、招（免）标定价表；5、报告；按协议广告发布费1、发票；2、合同；3、样品或排期表；4、招（免）标定价表；5、报告；按协议低值易耗品POP类1、发票；2、合同；3、入库单；4、招（免）标定价表；5、报告；按协议展台、专柜类1、发票；2、合同；3、验收单；4、招（免）标定价表；5、报告；发生完毕后2个月内印刷品类1、发票；2、合同；3、入库单；4、招（免）标定价表；5、报告；按协议咨询费管理、技术咨询服务费1、发票；2、合同3、招标（免标）定价表；4、报告；按协议招聘费各类招聘费用1、 发票；2、招聘审批方案； 发生完毕后1个月内奖励基金各种专项奖励1、 发放奖励明细计算表与签收表；2、活动奖励审批方案；发生完毕后1个月内pc维护外包费各种pc维护、外包费用1、发票；4、报告；发生完毕后1个月内会务费各部门会议活动相关的费用1、发票；2、费用支出明细清单（或合同及招（免）标定价表）；3、报告发生完毕后1个月内 企业文化建设费各种文体活动相关的费用1、发票；2、费用支出明细清单； 3、报告发生完毕后1个月内项目调研费用项目调研所需费用1、 发票；2、合同；3、调研报告；4、招标（免标）定价表；5、项目立项报告按协议培训费外部培训：与培训相关的费用1、发票；2、合同；3、培训审批方案发生完毕后1个月内聘请个人培训相关的费用1、发票；2、培训审批方案发生完毕后1个月内租赁费办公租用地租金及管理费1、发票；2、租赁合同及费用清单；3、报告按协议月结仓库租用地租金及管理费1、发票；2、租赁合同及费用清单；3、招标（免标）定价表；4、报告发按协议月结运输费产品运输1、发票；2、合同；3、结算清单4、招标（免标）定价表按协议月结产品装卸1、发票；2、合同；3、结算清单4、招标（免标）定价表按协议月结办公室物资周转搬运费1、发票；2、合同；3、搬运费结算清单4、招标（免标）定价表发生完毕后1个月内维修费售后维修1、发票；2、合同；3、结算清单；4、报告发生完毕后2个月内零配件费领用零配件1、发票；2、合同；3、结算清单；4、报告发生完毕后1个月内质量事故换机、赔偿1、发票；2、图片；3、签收单；4、报告发生完毕后1个月内第五章 罚则第十三条 遵循谁经办、谁审批、谁负责的原则。1. 费用报销过程中各主体营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时视情节轻重对报销人处以违规报销金额5%-20%的罚款。2. 采购预付款后，经办人员必须在15日内提交相应发票办理冲账手续。未能及时办理入账的，财务部门将给予业务经办人和部门负责人预付金额5%20%的罚款。3. 对于