会议费报销全流程解析.xls

步骤必需内容附件材料 第一步签报 1 2 3 1 2 3 第二步招标 1 招标依据是签报或者与其等同效力的公司文件 2 邀标函 第三步合同 第四步报销 报销单封皮 签报 发票 明细清单 酒店流水单 会 议通知 日程安排 参会人员签到表 能够显示出会议费主题的现场照片 人 数太多的情况下 至少显示2 3人数 合同原件以及复印 件 招标会议纪要会签审核表 以上为必需材料 如非 标情况出现 可能会要求提供其他支撑资料 第五步支付 注意事项 1 因为会议费需要开具专票 故建议在事项准备阶段 包括签报费用拟定 市 场询价时将相应专票税费考虑在内 1 不可出现税额单列的情况 2 单价不得超过预算标准 3 签报预算未出现的费用 在招标时严格不能发生 4 比较价格是否合理 5 如果招标时已经确认参会人数 那么招标时要严格按照公司场租标准招标 6 会议费项目需要开具专票的情况 报价为含税价 1 会议举办日期 地点等信息是否前后一致 2 照片内容是否与本次会议信息矛盾 3 根据实际签到人数判断场租标准是否超标 4 会议期间发生的费用 比如餐费 交通费 日期是否与会议时间一致 5 如果存在 服务费 建议在签报中体现 第三方承办 的信息 否则视同 自助办会 不予报销服务费 1 如果有合同 报销单关联合同 2 付款金额与发票金额一致 3 核实收款方信息无误 对应制度 1 新保发 2016 111号 总公司2016年会议计划名录 规定了公司会议费用标准支出上限 会议费报销附件清单 2 新保京办 2018 9号 北京分公司预算管理实施细则 2018版 规定了包含会议费在内的预算管理政策 3 新保京办 2017 70号 北京分公司集中采购管理细则 规定了业务招标标准 4 新保京办 2016 47号 北京分公司财务报销管理规定 2016版 规定了签报 报销的流程与规范 其中对会议事项 有单独的规范要求 5 新保京办 2017 43号 新华人寿保险股份有限公司北京分公司合同管理细则 规定了合同签署的诸多要求及各部门的 分工 1 新保发 2016 111号 总公司2016年会议计划名录 规定了公司会议费用标准支出上限 会议费报销附件清单 2 新保京办 2018 9号 北京分公司预算管理实施细则 2018版 规定了包含会议费在内的预算管理政策 3 新保京办 2017 70号 北京分公司集中采购管理细则 规定了业务招标标准 4 新保京办 2016 47号 北京分公司财务报销管理规定 2016版 规定了签报 报销的流程与规范 其中对会议事项 有单独的规范要求 5 新保京办 2017 43号 新华人寿保险股份有限公司北京分公司合同管理细则 规定了合同签署的诸多要求及各部门的 分工 财管 fssc 专业室 采采购购限限 额额标标准准 和和审审批批 权权限限 预预算算金金额额采采购购方方式式 2万元需求部门直接采购 2万元 含 预算金额 20万元分公司集中采购 20万元 含 预算金额 50万元 原则上招标采购 货物类可选择询 价方式 50万元 含 采购方案和采购结果报分公司集中 采购工作领导小组集体审议 审审批批 需求部门分管领导 集中采购采