microsoft office 系列之word进阶

Microsoft Office 系列之 Word进阶,开篇,如何输入单位名称并居中?本次培训以 “中级用户进阶”为主旨设立。欢迎和期待您的积极提问与发言。,常见不规范操作,靠空格控制位置、缩进增加空行来高速段落间距或换页不使用文档标记不使用自动编号全文只应用“正文”样式不加思考就录入或处理,如何学习Word并成为高手,使用Word帮助系统在BBS（论坛）、Newsgroup（新闻组）上进行交流News:/在搜索引擎中寻找学习资源和解题方法.hk阅读相关书籍,主要内容,基础知识高效编辑格式、样式和模板域与自动化操作邮件合并,多文档操作与协同作业宏、VBA与ActiveX控件文件安全相关案例,基础知识,度量单位,word中的度量单位有厘米、毫米、磅、英寸和十二点活字五种。可在“工具选项”的“常规”选项卡上选定使用哪一种度量单位。 “使用字符单位”复选框如果将其选中，无论选定了哪种度量单位，视图标尺上的刻度值是“字符”；“格式”“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡上“缩进”以“字符”来度量，“段前”、“段后”以“行”来度量。,WORD中文字字号与磅的对应关系,排版的第一步,页面设置节（sections）的设置样式的设置,高效编辑,快捷键，更快捷,注意平时积累查看帮助使用宏列出所有命令的快捷键CTRL+ALT+（小键盘上）呵呵，快捷键的“快捷键”,打开或保存文档时的默认文件夹,默认的打开/保存文档的文件夹位置有时并不符合我们的使用环境和使用习惯，我们可以修改它来适应我们的使用环境。工具 选项文件位置,“打开”对话框的特殊使用,不打开文档也能浏览文档内容在“打开”对话框中，通过“视图”按钮中的“预览”模式即可搜索特定文档不支持搜索文档内部具体内容,打造个性工具栏、菜单栏,“工欲善其事，必先利其器”对各工具条的按钮进行微调 对各菜单进行微调工具自定义命令,任务窗格,什么是任务窗格？任务窗格是OfficeXP（2002）开始新增加的一项功能，它们可以有助于我们更高效的完成一些任务，如创建新文件，设置格式，提供帮助等等。任务窗格在哪里？（CTRL+F1）,极具人性化的语音输入及手写输入,需自定义安装，在“OFFICE共享功能”中语音输入第一次需要“练音”,快速选择技巧,选择区的使用SHIFT键的使用扩展的使用（F8）块选择相似格式选择样式实例选择,光标快速定位,根据对象定位快捷键定位文档结构图定位,快速移动文档,剪切粘贴法拖动法F2+ENTER法,多次剪切，一次粘贴,CTRL+F3（多次剪切）CTRL+SHIFT+F3（粘贴）,选择性粘贴,无格式文本文字、表格转换成图片多种图片格式的转换粘贴链接,轻松移动段落,ALT+SHIFT+ALT+SHIFT+,自选图形及非嵌入图片的复制粘贴,CTRL+D一次完成,格式复制与粘贴,CTRL+SHIFT+CCTRL+SHIFT+V比格式刷怎么样,随心所欲调字号,CTRL+逐磅缩小字号CTRL+逐磅增大字号CTRL+SHIFT+，逐级缩小字号CTRL+SHIFT+.逐级增大字号,自动更正选项,自动插入特殊符号 自动插入常用词语自动记忆输入,两个键的神奇用法F4/ESC,F4重复上一步操作等同的快捷键CTRL+YALT+ENTERESC适用于取消及退出,中文版式的特殊用法,拼音指南的特殊用法汉字与拼音分离循环小数、平均数双行合一合并字符带圈字符,使用“查找和替换”工具的小窍门,拷贝网页文章和Email的困扰格式混乱删除空行利用“查找和替换”工具来调整格式符号也是文章内容的一部分，所以它同样能够被查找和替换。通配符,删除最后的空白页,将光标定位到此页的段落标记前，设置此段的行间距为固定值1磅即可此空白页中有且只有一个段落标记,奇特的虚拟文本,请您在新建空白文档中输入 =rand(5,2) 再敲回车试试,全部保存及全部关闭,按住SHIFT键，再到文件菜单中看看,快速打印多个文档,在“打开”对话框中选中要打印的多个文档，再选择“打开”对话框中“工具”下拉菜单的“打印”即可,备份自动更正及备份自动图文集,备份自动更正需自定义安装Microsoft Office Word中的“向导与模板”中的“其它模板和宏”，再运行program filesmicrosoft officeoffice 11macros下的support.dot自动图文集存在于normal.dot中，通过工具模板与加载项管理器进行管理,利用文档结构图进行排序,在大纲视图下，显示指定的级别，可以对以段落为单位的文本进行排序,自定义启动Word,不加载任何加载项及共用模板的启动开始运行输入“winword /a”确定Word只能进入安全模式的处理方法通常是由于共用模板(normal.dot)受损造成的，删除该模板即可。该模板位于：C:Documents and Settings用户名Application DataMicrosoftTemplates需在操作系统中打开“显示所有文件和文件夹,方便的将文档中的多幅图片单独保存,如果文档中有很多图片，如果希望把这些图片单独保存，我该怎么办？,自动“隐藏文字”,首先选中要保密的文字，然后右键点击并执行“字体”命令，在“字体”选项中，勾选“隐藏文字”复选框后单击“确定”按钮即可。,使用“常用”工具栏上“表格”按钮的技巧,插入超过4行5列的表格,使用“表格与边框”工具条,对表格框线的设置斜线表头（实质上就是组合的自选图形）,一次性插入多行或多列,“多选”即可“多插”,上下、左右拆分表格,上下拆分时，光标置于第二表格的首行内，按下CTRL+SHIFT+ENTERA（插入分栏符）或通过菜单“表格”拆分表格左右拆分时，保证表格下面至少有两个回车符，选中右边表格所需部分，拉到第二个回车符前即可，此时可随处拖动表格定位（已为环绕模式）,通过鼠标拖放灵活地调整表格列宽（一）,单独拖动列线影响列线左右两列宽，表格总宽度不变选中某单元格后对列宽可单独调整，表格总宽度不变ALT配合拖动，真正随心所欲,通过鼠标拖放灵活地调整表格列宽（二）,CTRL键配合拖动列线影响列线左一列及右边所有列，右边各列宽成比例变化，表格总宽度不变SHIFT键配合拖动列线影响列线左一列，表格总宽度随之变化CTRL+SHIFT配合拖动列线影响列线左一列及右边所有列，右边各列等宽，表格总宽度不变。,调整超出页面宽度的表格列宽,在制作或复制一些很宽的表格时，超出页面的宽度后，超出部分往往无法显示。如何解决？Word提供能够自动调整菜单，使得它在页面内完全显示,处理行高的原则,通过格式段落设置段前段后及行距手工添加或调整行时，至少要保证同一水平线的其余各单元格中文字的高度,让跨页表格的标题行重复出现在每页,“我制作了一个比较长的表单（如一份客户联系表），打印的时候问题出来啦，为什么第二页没有表头啦？”,巧用表格功能生成“小字本”格式,利用“替换”功能规范文字格式?&t利用文字转换成表格功能,稿纸的秘密,稿纸格式是用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到你把它打散试试,类字符图（与文字排列）与浮贴图（独立于文字）,类字符图地位相当于文档中的字符，适用于字符的处理。在版面上只能到达字符所能到达的位置。浮贴图勾选了“浮于文字上”，以绘图工具作处理。在版面上能放置在任意位置上。类字符图与浮贴图的区别：在选中情况下，类字符图的边框带黑色实心小矩形，而浮贴图的边框带空心圆。,嵌入型编辑公式与小图片与文本对齐,通过格式段落中文版式文本对齐方式居中即可再辅以段落中的行间距固定值设置更佳,格式、样式和模板,软回车、硬回车、分栏符、分页符、分节符,软回车只作换行用硬回车是真正的段落格式的标记分栏符设定强制换栏位置分页符设定强制换页的位置分节符是格式编排的基本单位,制作多级符号,第1章,各种可被存储设置的栖身之所,可被存储设置：样式、自动图文集、工具栏、宏、快捷键栖身之所：储存于文档。影响文档本身储存于文档所依赖的模板。影响由此模板产生的所有文档储存于normal.dot。影响所有word文档,实现Word个性模板,用户自定义模板内建模板normal.dot以自定义模板替换内建模板实际是对C:Documents and Settings用户名Application DataMicrosoftTemplates文件夹下的normal.dot文件进行相关格式化注意保存时的冲突问题,域与自动化操作,域的概念,域是Word中的一种特殊命令，它由花括号、域名(如EQ、DATA等)及域开关(如F()是分数开关)构成。 域是Word的精髓，它的应用是非常广泛的，Word中的“插入页码、目录、索引、题注求和、排序、拼音指南、双行合一、带圈字符”等等，都使用了域的功能。,CTRL+F9：创建域Shift+F9： 显示、隐藏指定的域代码Alt+F9： 显示、隐藏文档中所有域代码F9： 更新域,EQ域实例演示,数组A括号B分式F重叠O框X上下标S,通过文件插入图片的域的使用,将图片“1.jpg”和word文档置于同一文件夹下；在该word文档中插入域，如下： includepicture 1.jpg F9刷新即可,简单窗体域的使用,文本型窗体域复选框型窗体域下拉型窗体域,自动化操作（长文档操作）,章节编号自动化页眉、页脚自动化题注自动化脚注、尾注自动化交叉引用自动化,章节编号自动化,准备工作：将多级符号链接到样式的“标题1”“标题9”演示：文档结构图,页眉、页脚的综合处理,“节”的使用首页不同奇偶页不同断开与前节的关联,目录自动化,Word默认抽取“标题1”“标题9”的文本内容作为目录，当然您也可以自定义。先于正文中插入TC域，而后在插入目录的选项中勾选“目录项域”，可自定义目录项切断目录链接，成为独立文字Ctrl+Shift+F9,题注自动化,为图、公式、表格等创建自动编号呵呵，当您增加或删除相关内容后，您不用满篇修改各种编号了！,脚注、尾注自动化,脚注、尾注是对正文的补充位置编号方式应用于脚注引用、尾注引用的样式修改脚注文本、尾注文本的样式修改,交叉引用（超链接）,交叉引用是对文档中其他位置的内容的引用，如“请参见*”交叉引用必须配合所有由Word编号的东西：多层次样式编号、题注、页码、脚注、尾注、书签等。当被引用物发生变化（位置），引用点会同时自动更动（呵呵，有时需要手工更新一下哟）,邮件合并,邮件合并的功能,除了批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，还可以轻松地批量制作标签、工资条、通知书、邀请函等等。,邮件合并的通常步骤,制作数据源（利用EXCEL完成）制作主文档利用“邮件合并”生成新文档或直接打印,合并数字类型域后的小数位增多问题,解决方法：在合并域代码中添加小数位数开关： # “0.0”在该合并域前加上“”，同时选中这个等号和域，然后按下CTRL+F9，再更新一下域即可,多文档操作与协同作业,窗口拆分与并排比较,窗口上下拆分，显示同一文档的前后不同部分并排比较两文档（上下、左右并排）设置同步滚动,主控文档+子文档,针对：长文档操作速度慢不方便多人协作共建文档一旦受损，文件难以恢复必须保证主控文档与子文档的页面布局完全一致必须保证主控文档与子文档套用的模板完全一致,自动保存版本,Word中“版本“的概念何为“版本“？Microsoft Word 可以保存和显示每个版本的内容、保存日期和时间，以及每个版本保存人的姓名及简短备注。“版本”的意义和作用？如何自动保存版本？,批注与修订,首先设定用户，然后再进行相关的批注或修订操作工具选项用户信息启用文档保护后，可以实现仅允许批注或实现修订追踪,宏、VBA与ActiveX控件,“宏”的概念,宏是可用于自动执行某一重复任务的一系列命令，常用于自动执行经常使用的任务，从而节省键击和鼠标操作的时间。宏的创建有两种方式：简单录制VBA编写宏的安全性,录制“打印当前页”的宏,工具宏录制新宏能录制绝大多数键盘操作，对鼠标操作的记录有限人机交互能力差无判断和循环工具自定义命令类别（宏）放入工具栏,录制宏与编辑宏,完成页面真实大小的显示A4纸：21cm29.7cm在19宽屏中设置为93%的放大率在17纯平中设置为86%的放大率,如何学习在WORD中使用VBA,学习VBA语法学习WORD对象（常见）Application Documents Sections HeadersFooters Paragraghs Sentences Words Characters Range学习word内置命令,ActiveX控件的使用,与窗体域比较，ActiveX控件的使用更为灵活，但也需要有一定的VBA基础常见ActiveX控件演示,文件安全,开启保护与只读保护,开启保护之功能：打开与否只读保护之功能：只读或读写,Word的灾难拯救机制,Word的自动存储机制自动保存机制自动备份机制,后台保存、保留备份、允许快速保存,在指定的时间间隔内后台保存文档完整保存时创建备份文件，与原文件在同一位置上快速保存是保存文件的变化，保存速度快，但却使文件的尺寸大小变大保留备份与允许快速保存不能同时使用,使用文件转换器来恢复损坏文档中的文本,单击常用工具栏中的“打开”，在“文件类型”下拉列表框中，选择“从任意文件中恢复文本”选项。如无上述选项，则说明文件转换器需要自定义安装,找回丢失的文件,系统突然死机；机器突然断电天哪，我的Word文档忘记保存了，怎么办啊？！先祈祷系统盘下documents and settings用户名application datamicrosoftword文件夹下，扩展名为.asd的同名文件，改扩展名为.doc试试，,相关案例,一、业务受理单 Word图文混排与套打,知识要点： 插入与编辑图片 插入与设置文本框 插入与编辑表格 双行合一 套打,第一步：页面设置选择“文件”“页面设置”，打开“页面设置”对话框的“纸张”选项卡中选择“A4”纸。,第二步：插入页眉处图片并设置其格式1选择“插入”“图片”“来自文件”，在“插入图片”对话框中，定位并选择相应的图片。单击“图片”，弹出“图片”工具栏，点击“版式”按钮，选择“四周型环绕”。,这样设置的好处是，可以用鼠标轻易地移动图片到页面的任何位置。,第二步：插入页眉处图片并设置其格式2 选择 “图片”工具栏上的“设置图片格式”按钮，打开“设置图片格式”对话框，选泽“大小”选项卡，取消勾选“锁定纵横比”复选框。,这样设置的好处是，可以用鼠标随意改变图片的大小。,第二步：插入页眉处图片并设置其格式3对图片做好了设置，就可以使用鼠标拖动的方法，对图片的大小和位置进行设置了，调整到页眉位置后，通过点击“图片”工具栏上的“增加亮度” 按钮，为图片增加亮度，设置好后的效果如下图所示。,第三步：插入其他图片用相似的方法在页眉的图片上再插入另一个图片“联通标志”，如下图所示。,第四步：插入文本框1用鼠标单击绘图工具栏上的横向文本框 按钮，鼠标箭头变成十字型，拖动鼠标左键在合适的位置拖动出一个文本框，然后输入文本“China”，用鼠标点击文本框的边框，然后右键单击，选择“设置文本框格式”命令，打开“设置文本框格式”对话框。,在“颜色与线条”选项卡中将文本框的填充色和线条颜色都设为无，如下图所示。,第四步：插入文本框2,在“文本框”选项卡中将文本框的内部边距均设为0，如下图所示。,第四步：插入文本框3用同样的方法拖动出另一个文本框，然后输入文本“unicom中国联通”，并对该文本框做相似的设置，完成后效果如下图所示。,第四步：插入文本框4用同样的方法拖动出另外两个文本框，然后分别输入文本“unicom中国联通”和“业务受理单”，并对该文本框做相似的设置，完成后效果如下图所示。,第五步：插入表格将光标定位到标题的左下方，选择“插入”“表格”命令，打开“插入表格”对话框，插入一个2行2列的表格。,第六步：插入表格用鼠标拖动表格的边线，并输入表格文字，达到如右图所示的效果。,第七步：插入其他文本框我们要插入如下图所示的文本框（4个），方法跟前面所叙述的相似，不同的是有两个文本框中的文本使用了合并字符的设置。,方法是：在文本框中输入“申请人经办人”，并选中，选择“格式”“中文版式”“合并字符”，打开“合并字符”对话框，设置字体和字号后确定。然后利用绘图工具栏上的直线在两行文本之间拖拽出一条直线即可。,第八步：绘制页脚颜色框我们要插入如下图所示的颜色框，使用一个文本框就可以做到。,方法是：插入一个文本框，调整其大小及位置，让其处于整个页面的底部，然后选中文本框，右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“设置文本框格式”命令，为其设置填充色，并将线条颜色设为无。,再插入一个文本框，输入“中国联通 All Rights Reserved”调整其位置、填充色、线条颜色即可。,第九步：设置水印效果方法是：选择“格式”“背景”“水印”，打开“水印”对话框，选择“图片水印”单选按钮，点击“选择图片”按钮，选择要作为水印的图片，确定即可。,套打的处理,业务受理单制作完成了，我们会彩印很多张，将它们放入打印机后，我们如何确定将电子文档中各项内容（如客户姓名等）的位置刚好和业务受理单的项目对应。答案就是套打。方法是：第一步：用扫描仪把业务受理单扫描成图片文件，在Word中选择“插入”“图片”“来自文件”，然后把扫描后的表格文件插入到文件中。（图片大小：高度16.8厘米 ， 宽度11.93厘米）,第二步：选择“文件”“页面设置”，调整纸张大小与表格文件的原始尺寸一致，上下左右页边距均设为0。然后右击该图片并选择“设置图片格式”，在弹出的对话框中选择“版式”标签，然后选择“衬于文字下方”，调整图片使其正好覆盖整个页面。,第三步：接着在需要打印的空栏处插入文本框，调整其大小正好和表格图片的空栏尺寸一致，并将文本框的内边距均调为0。然后右击文本框，在弹出的快捷菜单中选择“设置文本框格式”，设置该文本框的“颜色与线条”为“无线条颜色”。,第三步：在文本框中单击左键，选择菜单“插入”“域”，在弹出的对话框中，选择“域名”为MacroButton，宏名为AcceptAll ChangeShown，在显示文字中输入提示文字。最后将文件中的图片删除，并把新建的文件保存为模板即可。下次使用时，调用此模板，将光标移到文本框中，输入相关内容确定后就可以打印了，非常方便。,二、长文档排版,论文、书、各种分析报告，往往是洋洋洒洒几十页。这样的长文档处理，要注意以下两点：先要规划好各种设置，尤其是样式设置 不同的篇章部分一定要分节，而不是分页,排版要求,A4纸，包含封面、目录、摘要、正文；封面、目录、摘要无页眉，其他的页面：奇数页页眉为页面所在章的章标题，偶数页为“长文档范例”；封面无页脚，目录、摘要的页脚为大写罗马数字连续编页；正文的页脚为阿拉伯数字连续编页；页码一律位于页面底端的中间。,1、页面设置,在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡，如图所示。选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，设置“每行37”个字符。同样，在“行”设置中，设置为“每页42”行。这样，文字的排列就均匀清晰了。,2、新建样式,一级标题：黑体、三号、居中，缩进：左，0字符；右，0字符；段落间距：段前0.5行；单倍行距；基于标题1二级标题：黑体、小三，缩进：左，0字符；右，0字符；段落间距：段前0.5行；单倍行距；基于标题2三级标题：黑体、四号，缩进：左，0字符；右，0字符；段落间距：段前0.5行；单倍行距；基于标题3正文： （中）黑体、（默认）Times New Roman、小四，缩进：两端对齐，行距：1.5倍行距，首行缩进：2字符创建多级符号，将级别链接到样式第一章标题11.1标题21.1.1标题3,3、应用样式,当样式被创建后，可以输入文档内容了，我们可以选择两种方式将样式应用于内容。先选中需要应用的样式，然后输入内容先输入内容，再应用相应的样式,4、插入分节符,对长文档，将不同的篇章分布在不同的页面上。用插入分节符的方法来解决，而不是插入分页符。方法是：