公路资料档案整理PPT课件

1 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 内蒙古自治区档案局经济科技档案业务监督指导处李晓梅 2 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 一 适用范围二 术语和定义1 项目文件2 项目档案3 项目文件归档4 项目档案移交 3 三 建设项目档案工作的要求1 建设单位全面负责 2 把档案管理纳入合同管理 3 项目档案工作与项目建设同步进行 4 各参建单位要各司其职 坚持 谁形成 谁负责 的原则 4 5 保证项目档案完整 准确 系统 安全 四 项目文件的收集1 确定项目文件归档范围 2 明确项目建设各方收集的责任 3 注意收集的时间 4 项目文件质量要求 5 五 项目竣工文件的编制 一 竣工文件编制的要求 明确竣工文件编制的责任者 明确监理单位对竣工文件的审核责任 对照归档范围进一步收集文件 6 五 项目竣工文件的编制 对技术文件的准确性和更改情况进行核实 设计变更 现场洽商及材料变更文件的组卷方式 易褪色材料 复写纸 热敏纸 形成的文件如需永久和长期保存 应付一份复印件 7 五 项目竣工文件的编制 二 竣工图编制要求1 竣工图编制的责任者 一般由施工单位负责编制2 竣工图编制的依据 以施工图为基础 以设计变更通知单 工程联系单 涉及现场洽商 材料变更 及施工验收记录 质检记录为依据 8 五 项目竣工文件的编制 3 竣工图编制的要求 完整 准确 清晰 规范 修改到位4 竣工图编制的形式 共三种形式5 竣工图折叠要求 按照国标 技术用图复制图的折叠方法 的要求折叠 9 五 项目竣工文件的编制 6 要有竣工图编制说明7 若套用通用图 需注明通用图的图号 8 竣工图章的使用 竣工图由编制单位逐张加盖并签署竣工图章 竣工图章的签字不能代签 竣工图章盖在标题栏附近空白处 10 五 项目竣工文件的编制 8 竣工图的审核由监理负责审核 主要审核竣工图的准确性和签字是否完备 引进项目由外方提供的竣工图需由外方签字确认 9 竣工图的套数一般为两套 11 六 项目文件的整理和归档 项目文件整理的依据 科学技术档案案卷构成的一般要求 及行业档案管理规范 标准 项目文件整理的要求 根据国家有关规定 按照档案管理要求 由文件形成单位进行整理 整理要以方便利用为出发点 12 六 项目文件的整理和归档 一 项目文件的分类整理的第一步是对文件进行分类 不同行业档案有不同的分类方法 行业有规定的 按规定分类 行业没有规定的 一般可将文件分为四大类 1 前期文件2 施工文件3 监理文件4 竣工验收文件 13 六 项目文件的整理和归档 二 项目文件的组卷组卷即组织案卷 就是将若干份互有联系的文件组合在一起 形成档案的保管单位 项目档案以 卷 为单位保存 1 组卷要求 组卷要保证项目文件的成套性 保持卷内文件的有机联系 注意项目前期立项核准的文件不要归入文书档案中 14 六 项目文件的整理和归档 案卷不能重复 卷内文件不能重份 2 组卷的方法 项目准备阶段文件和竣工验收文件按 问题 时间 组卷 如准备阶段文件 根据内容分为项目立项核准 环境评估 建设用地 招投标 合同协议等不同问题来分别组卷 15 六 项目文件的整理和归档 设计文件按 设计种类 专业 组卷 按设计种类分为初步设计 技术设计 施工图设计等 每一种设计再按不同专业或单位工程分别组卷 施工文件按单位工程组卷 一个单位工程的文件根据数量多少 确定组成若干卷 施工原始记录可按分部 分项工程分别组卷 16 六 项目文件的整理和归档 例如 某电厂主厂房地下结构工程文件 开工报告 图纸会审记录 施工组织设计 施工方案 作业指导书 技术交底 单位工程竣验签证书 工序交接单 组成一卷 施工记录 组成若干卷 工程质量验评 验收记录 组成若干卷 17 六 项目文件的整理和归档 原材料质检报告 产品合格证 分别组成若干卷 设计变更通知单 工程联系单 核定单 等分别组成若干卷 再如某公路建设项目路面工程形成的施工文件 按桩号 路面结构层次组卷 可按 垫层 底基层 基层 面层 路缘石 和 路肩 路面边缘排水 等分项工程分别组成若干卷 18 六 项目文件的整理和归档 监理文件 一部分文件按 问题 时间 组卷 如 监理通知 监理指令 可按 质量控制 进度控制 费用控制 安全管理 等问题分别组卷 另一部分文件按单位工程组卷 如 工程质量验评表 开工 复工审批 监理独立抽检试验报告 记录 19 六 项目文件的整理和归档 设备文件按 专业 种类 型号 组卷 竣工图分为综合图 专业图 专业图按不同专业分别组卷 或按单位工程组卷 三 案卷与卷内文件的排列1 卷内文件排列 20 六 项目文件的整理和归档 卷内管理性文件按问题 时间排列 卷内技术性文件按工程管理要求排列 竣工图按图号顺序排列 卷内文件一般结论性文件在前 依据性文件在后 文字在前 图样在后 印件在前 草稿在后 译文在前 原文在后 21 六 项目文件的整理和归档 2 案卷的排列一个项目形成的全部案卷可按工程进展顺序排列 四 案卷编目包括卷内文件页号 卷内目录 卷内备考表 案卷封面和脊背的编制 22 六 项目文件的整理和归档 1 卷内文件页号的编写卷内文件有书写内容的页面均应编写页号 编页位置 单面书写的 编在右下角 双面书写的 正面编在右下角 背面编在左下角 成套图纸或印刷成册文件可不再重新编页号 卷内目录 卷内备考表不需编页号 各卷之间不连续编页号 23 六 项目文件的整理和归档 2 卷内目录的编制卷内目录 24 六 项目文件的整理和归档 3 卷内备考表的填写卷内备考表互见号 GBH 5 4 xxx 照片 说明 卷内文件总件数 总页数及其它需要说明的情况 25 六 项目文件的整理和归档 26 六 项目文件的整理和归档 4 案卷封面和脊背的编制 案卷封面需填写 案卷题名 立卷单位 起止日期 保管期限 密级 档号 案卷封面式样如下 27 六 项目文件的整理和归档 28 六 项目文件的整理和归档 案卷题名 例1 xxx电厂一期工程建设用地的申请 批复例2 xxx电厂一期工程 1机组主厂房地下结构工程质量验评 隐蔽工程验收记录 29 六 项目文件的整理和归档 例3 呼和浩特绕城高速公路kxx xxx kxx xxx路基土石方工程开工申请 中间交工证书 检验申请批复 分项工程评定记录例4 呼和浩特绕城高速公路kxx xxx kxx xxx钢筋原材料监理抽检报告 30 六 项目文件的整理和归档 档号 固定和反映案卷排列顺序的一组代码 由项目代号 分类号和案卷号构成 例1 01000 8030 001例2 01001 8040 016例3 GBH 5 2 12例4 F 11 3 31 六 项目文件的整理和归档 立卷单位 填写组卷部门或单位起止日期 例如2007年1月5日 2007年10月12日保管期限 根据有关规定确定密级 根据保密规定填写文件最高密级 32 六 项目文件的整理和归档 盒脊背填写保管期限 档号 盒号 五 案卷装订要求 整卷装订或单份文件装订两种形式 案卷内不应有金属钉 采用单份文件装订形式 卷内每份文件首页右上方需加盖档号章 档号章内容为 档号 序号 33 六 项目文件的整理和归档 34 六 项目文件的整理和归档 35 六 项目文件的整理和归档 六 特殊载体材料的整理1 照片的整理整理标准 照片档案管理规范 GB T11821 2002 整理要求 按专题 内容 时间将照片分类 排列装入照片册内 36 六 项目文件的整理和归档 每张照片编号并附文字说明 说明包括事由 时间 地点 人物 背景及拍摄者 编制照片档案卷内目录 册内照片目录 数码照相机拍摄的照片除打印一套保存外 还需刻录光盘保存 37 六 项目文件的整理和归档 38 六 项目文件的整理和归档 2 录音带 录像带的整理整理标准 磁性载体档案管理与保护规范 DA T15 95 录音带 录像带按时间排列编号 每盒 盘 需作简要说明 3 光盘的整理每张光盘编号并标注内容 以 张 为单位编目 39 六 项目文件的整理和归档 七 项目文件的归档1 项目文件归档即施工 监理单位在建设项目完成后 将整理合格的项目文件 按合同协议的规定和要求 向建设单位移交 2 归档要求 根据建设项目特点 可按阶段分期归档 也可在单项工程或单位工程完成后归档 40 六 项目文件的整理和归档 归档文件应齐全完整 成套 真实准确 科学规范 3 归档审查由竣工文件编制方 监理 质检 部门和建设单位三方分别审查 经建设单位确认质量合格后 办理移交归档手续 41 六 项目文件的整理和归档 4 移交手续要有档案移交签证单 并附移交目录 一式两份 交接双方签字 作为移交凭证交接方各留一份 5 归档份数 一般为两套 一套原件 一套复制件 42 六 项目文件的整理和归档 43 七 项目档案的整理和移交 一 项目档案的整理全部项目档案的汇总整理由建设单位负责 内容包括 1 制定统一的项目档案分类编号体系 2 依据分类编号体系对全部项目档案进行分类编号 44 七 项目档案的整理和移交 3 对全部档案进行清点 编制案卷目录 上架排列 4 编制档案整理情况说明 内容包括