办公室环境管理(布局〉.ppt

办公室环境管理 小案例 有意思的办公室美国一家家具公司 利用先进的灯光技术制造了虚拟加州海滩氛围的工作环境 工作人员可以穿着海滩短裤 T恤上班 享受100 的新鲜空气和自然光 有趣的是 根据美国 商业周刊 报道 这家公司的生产率因此提高了15 其中 有8位被挖角跳槽的员工 在离职两星期后自动回来报到 原因是他们 无法忍受其他单位晦暗的工作环境 第一节办公室的布局第二节办公室的安全管理第三节办公室的维护与美化 第一节办公室的布局 任务一合理布置办公室 任务导入 天地公司是一家中外合资企业 主要生产电器产品 公司资产雄厚 员工近2000人高科技人员和高层管理人员云集 最近几年 公司业务不断拓展 公司总经理张伟决定在滨江市投资创办一家分公司 分公司将设立一些相关部门 在办公室布局设计和管理时 秘书高山应提出哪些合理的建议 任务分析 办公室是一个组织开展经营活动所必需的 是一种必须支付的资源 费用通常是按平方来计算的 空间越大 费用越高 如何在有限的空间中获取组织的最大效益 是一个组织的领导必然会考虑的 作为秘书高山在这一点上必须或协助安排布局好办公室 要安排和布局好办公室 第一 明确公司部门 第二 考察分析各部门工作内容与性质第三 了解工作人员人数及流动频率第四 考察各部门的办公设备及家具数量 一 办公室布置原则 公司机构 二 办公室空间大小考虑 每个人的办公空间领导10 40平方米不等 大者3 10平方米 普通者1 5 8平方米 三 办公室布局方式的考虑 开放式 封闭式 混合式 这是哪种布局呢 开放式布局将一个大工作间 切分 成多个相对独立的工作单元把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作 封闭式布局封闭式布局是一种较为传统的办公室布局 是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内 组成一个个小办公室 开放式布局 封闭式布局 缺点 优点 灵活应变 工作位置随需要调整节省面积和门 墙等 节省费用 能容纳更多的员工易于沟通 便于交流易受监督 员工的行动易得到上司的督察容易集中化服务和共享办公设备 难保机密难集中注意力 员工易受电话 人员走动等干扰房间易有噪音 如说话声 打电话和操作设备声影响他人员工难于找到属于自己的私人空间 易于集中注意力 便于从事细致活专业工作易于保证工作的机密性比较安全 可以锁门易于保证隐私 明确办公空间与自己使用的空间 费用高 门 窗等占用空间难于监督工作人员的活动难于交流 员工被分隔开 易感觉孤独 开放式办公不利健康 前不久 美国康奈尔大学环境分析学教授加里 埃文斯以及研究人员随机安排40个女性文秘到安静的办公室或有轻微噪音的开放式办公室工作3小时 结果发现 那些在有噪音的或嘈杂的办公室工作的人体内肾上腺素水平非常高 肾上腺素水平过高 患心脏病的危险性便增大 这说明她们感到了很大的压力 而医学科学证明 精神和心理压力大的人 容易引起大脑皮质功能紊乱及植物神经功能失调等 从而导致心率加快及心肌耗氧量增加 同时 还可促使血小板聚集 血液黏稠度增加 导致血脂增高 易促使冠心病形成 开放式办公室办公注意问题 处于开放式办公的人们 如果无法改变自己的工作环境 就要经常从座位上起身短暂休息 这不仅能够缓解压力 保护自己的心脏 还被证明能够提高工作效率 其次 积极调整心态 努力缓解心理压力 再次 注意开放式办公室的空气流通 经常进行必要的消毒 混合式布局 四 办公场所的整体安排 1 办公桌椅 办公桌椅的样式 规格和颜色要与办公室内的装饰相协调 其款式多采用多平面转角平台 人坐在中间 右下方设置抽屉组合 左上方放置电脑 以适合使用电脑和读写等多种要求 有条件的可采用自动升降的办公椅 以适应工作人员的身体高度 方便工作 办公桌椅向阳摆放 光线从左侧方向来 以合乎用眼卫生 物品摆放遵循两个原则 方便 固定方便 如习惯右手写作 电话就在左边合适固定 常用物品用完后要求放回原处电脑最好在桌面左边 电脑屏幕背面不要朝着有人的地方 辐射最强 办公桌折射你的职场个性 A 整齐干净的办公桌这种办公桌相当的干净 整齐 任何的东西都被安排得井井有条 这样办公桌的主人通常会得到这样的赞赏 我要是像你这样就好了 B 杂乱无章的办公桌这种办公桌给人的第一印象是忙乱 通过办公桌我们可以想象它的主人一定在疲于应付 面对这样桌子的主人 我们常会说 别太辛苦了 多注意休息 职场个性中的优势 要知道这样的主人也并非是一无是处的 他们可能是很灵活和开放的 有时还会显得很善于口头表达及策划一些短期的项目 特别是对于处理危机事件 他们可能会显得很有一套 追求自由和追求实际行动是他们个性的一大体现 职场个性中的盲点 忙乱的一个结局就是经常受困于 小麻烦 而由于很多事情都需要清理头绪 所以有时做事会显得迟疑不决 这类人有时会给人一种 享受主义 及时行乐 的不良印象 建议 不要眼睛只盯着眼前 要有长远的目标 学会把短期利益和长期的获益结合在一起 C 杂乱却有序的办公桌这类办公桌上虽然东西很多 但是牵扯到工作方面的文件却不可思议地整齐 各种文档分门别类 排列非常合理而且具有逻辑性 面对这样桌子的主人 我们常会说 你们别要求太高了 职场个性中的优势 对优秀的追求是这类人的最大特点 他们常能敏锐地看到自己或别人的缺点 并急于指出改正 他们欣赏有能力的人 但又会挑战权威并且总是在迎接更高的挑战 职场个性中的盲点 在不断进取的过程中 因为你太优秀了 别人对你容易产生距离感 你的这种工作热情可能在无意间伤害到周围的人们 他们虽然把你当成目标和偶像 但是却不敢过于亲近 建议 避免眼睛只盯着战略和大局 对自己对别人都更宽容一些 主动和周围的人多交流 让周围的人理解你和你一起激发出工作热情 D 洋溢个性的办公桌桌子上充满了可以代表你个性的物件 如你的照片 可以代表你品位的摆设 甚至是自己的作品 这张桌子就是你个性延伸 是你个性得以展现的道具 所有的一切都表明 这是你的桌子 决非张三或者李四的 职场个性中的优势 他们看重与人和睦相处 深受大家的喜爱并且表现出是个热忱的理想主义者 他们不会在意获得了多少实际收益 但是会很在乎自己多大程度上受到了青睐 为此 他们总是表现得充满热情和活力 职场个性中的盲点 热情中夹杂的敏感常常使他们受到不必要的伤害 一旦热情退却 他们也会 冷 得很快 而迅速失去了动力 建议 尝试着不要总是情绪化的处理许多事务 学会在该给出批评的时候及时地给出批评 想一想 1 空气杀手 2 光线杀手 3 声音杀手 4 空间杀手 5 设备杀手 6 文件杀手 7 职能杀手 办公室的效率杀手有哪些 五 办公硬环境的建设 1 空气环境A 温度环境B 湿度环境C 清洁度环境D 速度 40 60 之间 20 28 15 18 人的思维敏捷 记忆力最强 工作效率最高 注意通风 2 光线环境A 以自然光源为主 桌面避免阳光直射 办公桌不靠近桌面 必须靠近时 要用浅颜色窗帘进行调整B 光线不足时要用人工光源辅助 除自然光外 办公室的光源布置应自然均匀而且柔和明亮 一般来说 在写字时 光源应来自左方 而打字时 光源最好来自两方 总之 以面前不出现任何阴影妨碍视线为宜 会议室宜采用能集中与会人员的注意力和保持讨论态度的高光亮度 在通道内则宜采用使人感觉到平静的暗光 2 办公室的光线 普通办公室 天花板宜用白色 墙壁颜色注意相互调和 3 颜色 会议室 以浅色与中性的颜色为佳 黄色或赤色 会客室 以欢愉的 中性的颜色为佳黄色 走廊 宜用明亮的颜色 因其缺少自然光线 休息室 休息室宜用蓝色和淡红色 男 女之分 私人办公室 视主人偏好而定 4 办公设备及用品 碳粉有毒 复印机宜放在通风良好的窗边 且尽量稍微远离办公桌 电脑 传真机 打印机扫描仪 投影仪 数码文件中心等办公设备宜集中放在一个区域 便于电源接线和维护管理 传真机 打印机 复印机最好放在通风处 离人3米以外 装设充足的电源插座 常用设备与档案置于使用者附近 练习 办公室布局 案例 办公室面积 14平方米办公人员 主管1名秘书1名下属3名办公设备 茶几 公用电脑 5张办公桌 方案一 门 电脑 职员 职员 职员 秘书 上司 茶几 窗户 方案二 门 职员 职员 上司 茶几 窗户 秘书 职员 电脑 方案三 门 职员 职员 上司 茶几 窗户 职员 秘书 电脑 方案四 门 电脑 窗户 茶几 职员 职员 职员 秘书 上司 方案一 80分 门 电脑 职员 职员 职员 秘书 上司 茶几 窗户 错误一 影响照明错误二 公用通道较小 但不会影响其他人工作 方案二 60分 门 职员 职员 上司 茶几 窗户 秘书 职员 电脑 错误一 公用通道与私人空间交叉错误二 接待空间在办公室尽头错误三 秘书与上司距离较远 方案三 70分 门 职员 职员 上司 茶几 窗户 职员 秘书 电脑 错误一 公共通道过长 使用电脑不方便错误二 茶几放得过远 主管失去接待功能 方案四 100分 门 电脑 窗户 茶几 职员 职员 职员 秘书 上司 优点一 充分利用有阳光的窗口位置优点二 私人空间和公共空间交叉较少优点三 主管与秘书沟通方