校青协各部门规制度

河源职业技术学院青年志愿者协会各部门规章制度第一节各部门的工作制度一、会长1. 掌握各部门的运作情况，听取各部门工作汇报、 统筹、查、指导各部门工作，审核工作目标达到与否。2. 召开各系青协队长会议，向各系队长部署工作，听取各系队长工作汇报，指导和帮助各系队长开展工作和活动。3. 积极开拓思路，做好青协干部思想教育工作，总结工作经验、教训，提高干部工作能力；团结青协各部门、各成员，及时发现、解决存在的问题和工作矛盾， 妥善协调、 安排本协会事务， 增加协会的凝聚力与战斗力， 以利于有效开展工作， 为同学们提供全方位服务。二、秘书处1. 主要负责起草各类文件（制度、计划等），安排开会时间、地点。2. 负责各部门之间的沟通，协调和组织各部门工作的开展， 同时对各项活动的进展进行跟踪、监督，联系上级领导，传达各项任务。3. 做好各类大小型会议、活动的笔录、简讯，将协会的各种-可编辑修改 -资料进行电子和书面存档。4. 加强宣传力度，扩大我们协会的知名度。5. 健全各种规章制度，加强干部考核，提高工作效率。6. 加强青协干部公务文书写作的培训。7. 负责办公室、财产的管理，文件资料的上交和下发及日常用品的下发。三、策划部1. 为每次活动的开展奠定基础，做好活动相关的筹划准备工作。2. 活动前做好活动计划的攥写，安排组织好各部门的工作，做好相关工作的落实。3. 要真正起到能统筹大局的、详细具体的方案，如：在活动中要做好突发事件的解决方案。四、外联部1. 外联部主要是在青协组织各项社会活动联系或企业共同进行时， 提出互利互惠的活动方案，将活动方案及经费预算交于外联部，外联部负责联系赞助单位，达到互利互惠的协议后，赞 助单位为活动提供相关的物质及经费支持。2. 加强与学院各大学生组织的联系，举办联谊活动。3. 加大力度与各商家的联系，注重我们院志愿者的外在形象。五、宣传部1. 搞好协会各项活动的宣传工作及本协会的对外宣传工作， 其中包括：（1） ）活动的海报、横幅、广告牌的书写和策划及美工制作。（2） ）通过多种形式，向全院师生传递工作信息， 做好与学院有关新闻方面工作的部门的沟通和交流， 加大宣传力度， 拓宽宣传渠道，提学青协在校内外的知名度。（3） ）做好相关活动在网络上的宣传， 收集一些有关志愿者这一块的相应材料进行交流探讨。（4） ）真正做到校内外的有效宣传， 扩大我院志愿者的影响力度，让别人了解志愿者，支持志愿者工作。2. 宣传先进、积极向上的道德精神，展现我院志愿者无私奉献的高尚道德情操和良好的精神风貌。六、网络信息部1. 负责青年志愿者协会在网络上的全面发展。2. 通过网络管理广泛收集各方面有利于促进我院青年志愿者发展的信息资料。3. 对青年志愿者协会所需上传资料的整理，以保证上传资料的新颖性与先进性。4. 定期更新青年志愿者协会网页，及时上传最新的学生动态。5. 对已上传的信息资料进行定期整理、存档。第二节各部门的职责一、秘书处秘书处主要负责日常工作、资料档案管理、文书起草、调研与内勤等工作（一）、文秘组：日常文秘事物1. 对于理事会或其他重要会议，办公室负责会场的秩序维护，指定专人、使用专用记录本做好会议记录；2. 对本协会开展的主要活动，由秘书部派专人负责以“大事记”形式记录；3. 协会开展日常活动时涉及到的文字材料，做好对日常资料的整理和积累。（二）、档案组：资料档案管理资料档案的管理是秘书部的一项重要工作。资料档案主要分为日常资料档案、活动资料档案及与协会相关的资料。1. 日常资料档案包括协会简介、会员档案、入党积极分子档案、服务队成员档案、会议记录、收发资料、交流资料等；2. 活动资料档案包括活动记录表（与节日相对应）、活动计划书、活动人员名单、赞助单位名单、活动总结、活动感想、感 谢信、照片及影像资料等；3. 与协会相关资料，如社刊、简报等及其他志愿者组织的活动情况的收集和记录。二、策划部策划部主要负责活动的策划、实施、总结按照活动的规模， 视情况可将人员分成若干活动组，根据具体情况实施该部职能（一）活动策划1. 活动是青年志愿者行动的重要载体。活动的开展主要采用日常活动与主题活动相结合的方式进行，日常活动正常开展的基础上， 定期策划主题活动， 活动部成员应主动收集社会上可能与志愿者活动有关信息， 定期与不定期向理事会提出活动申请并提交活动计划草案；2. 活动中贯彻活动项目专人总承包与活动内容分配到人的思想，实行活动项目责任到人的实践；3. 对协会固定的日常活动要提前一周、对主题活动要提前一月进行策划。策划要顾及实际可行性，内容充实，主题突出，操 作明确，形成文字；方案及时打印，经理事会审核，并在每月的 工作例会上与其它适当时机告知各部（组），取得配合与支持， 具体事项当场落实；4. 主题活动的策划要紧扣热点，切合需求，富有创意，互不雷同，形成特色；5. 在院内应积极发现公益活动内容。如迎接新生，慰问新生，给学生处帮忙，协助院内大型活动的组织等；6. 不定期的在校外的固定服务点进行公益服务活动。（二）活动实施1. 活动前，做好活动具体实施计划书，明确活动流程以及各 部在活动中的任务安排，活动时参加人员的分工，联系活动场地及场地所需物资（桌椅、电源、水源等），联系工具车及活动人员的饮食，协同办公室调配好活动用品，做好各项准备。2. 活动时，按照方案，认真、细致、热情地组织实施。项目负责人控制好活动局面按顺序规范进行，营造声势，确保效果。临时修改方案内容或增加方案中未涉及内容，须经理事会同意。 3.活动后，整理活动场地，返还所借物资；整理活动人员名单，及时送与办公室等部门。（三）活动总结1. 大型活动的参与人员每人应有一份活动感想，在活动后由活动部统一收齐 ,交于秘书部整理、备案。2. 活动人员在活动组织过程中发现的问题,应写建议书,在活动后交于各部部长,供协会进一步开展活动、完善各项制度作参考。3. 由活动总负责人于活动完毕后第二天向理事会递交活动总结书，并打印成文。三、外联部外联部主要负责活动策划的前期准备联系与经费的筹集1. 协同策划部的活动前期策划到相关部门联系。2. 活动前期外联部充分准备，以适当的角度，有效的方式， 加强联系沟通，协调好工作关系，营造良好工作氛围，为活动争取一个广受支持的软环境。3. 寻求长期的合作伙伴，建立良好的合作关系，为协会的各种大小活动提供资金支持。4. 负责在活动前争取企业赞助或其他形式的社会资助。5. 对外活动中期，根据相应的活动现场做出相应的对外联系。6. 外联部联系到的经费及物资要及时送交理事会指定的部门，由所指定的部门负责。7. 活动后， 外联部专人负责赞助单位的感谢信及活动后媒体报导的发送。四、宣传部（一）校外，社会各界宣传部主要行使对外宣传职能，扩大影响，树立形象；1. 负责与媒体(日报、电视台)的联系及与政府有关职能部门的协调工作。2. 应单独创设机会，或利用开展活动的契机，以新闻报道、宣传牌、广播、海报等形式，积极开展对外宣传，树立健康良好的青年志愿者形象，扩大社会影响。3. 活动中，负责配合与组织新闻媒体的采访活动，包括新闻稿件的撰写，采访内容的安排等。4. 收集有关青年志愿者（包括本协会的）的新闻报道与音像资料，并统一整理。5. 关于摄影：由宣传部在活动策划时安排好摄影人员，活动 的相片分为场面照、 留念照两部分， 活动后相片统一组织与管理在没有协会整体活动时，可组织相应活动， 丰富协会内成员的文化生活。（二）海报、板报的宣传1. 宣传海报或是宣传栏的宣传：主要介绍协会活动的开展、 协会的自身建设、 学校的有关信息、 学校各社团活动等重要信息， 也可根据新闻网络中心提供的国内外、省内外的志愿者信息进行校内宣传 ,以加强与省内外各地青年志愿者组织的交流，增进会员之间的联系，要不断提高协会活动的宣传效果（质量），谋求发展