时间管理的四个发展

第一讲时间管理的四个发展（上）时间管理概述时间管理的必要性时间具有“供给毫无弹性” 、“无法蓄积” 、“无法取代” 、“无法失而复得”等特性，所以时间是最不为人们理解和重视的， 也正因为如此， 时间的浪费比其他资源的浪费就更为普遍， 也更为严重。因此， 当人们无所事事， 或者忙得晕头转向却不见成效时， 应该暂时停下来审视一下自己的时间利用效率， 审视一下自己在时间中所处的角色， 寻找一条更为合适的途径， 实现自己的目标，追求自己的人生价值。在经理人的所有管理技能中， 时间管理最容易被忽略， 对中国的经理人而言， 这又是一个急需解决的问题。 初级经理人从员工的岗位过渡到管理者的岗位， 比较容易忽略管理的角色和时间管理的技能，而中、高级管理者的工作时间更忙碌， 工作任务更多，时间效率的管理也就显得更加重要。【案例 1】非洲大草原的狮子和羚羊非洲大草原上的羚羊和狮子，每天都要展开一场生命的竞赛，也可以看作是一场生命的奥运会，如果竞赛赢了就有东西吃，输了就可能遭受灭顶之灾。因此，每天早晨，羚羊和狮子醒来时，它们的脑子里都闪过同样一个念头，那就是“我今天一定要跑得比以往要快”。如果狮子跑慢了，它就没有羚羊吃，它就可能会活活饿死；如果羚羊跑慢了，它就可能被狮子吃掉。它们之间的这种微妙关系使得非洲大草原保持着很好的生态平衡。【案例 2】冠军和亚军的区别在赛场上，速度是决定用时多少的重要参数，例如香港的赛马，冠军和亚军的区别，也就是第一匹马和第二匹马之间的差别，可能相当微小，往往用肉眼看不出来，要借助电脑等先进设备的帮助，两匹马之间的时间差距可能仅为 0.05 秒。但是，头马和第二匹马的奖金却是不一样的，要差到几十万港币。对于比赛结果，人们关心和记住的从来都是冠军，很少记住亚军，例如中国奥运，打破冠军零记录的是许海峰，而第二位得金牌的则很少有人记得，这就是第一和第一之外的区别，奥林匹克运动的口号“更高、更快、更强” ，其含义所追求的也就是速度。【案例 3】三枚硬币财富、健康、时间，哪一个更重要？为什么假设一个人的生命中有三枚硬币，一枚硬币代表财富，一枚硬币代表健康，还有一枚硬币代表时间， 这三枚硬币哪一个最重要呢？通常人们都趋向于追求财富，如果在这三枚硬币中，把代表财富的硬币拿掉，则表示这个人有足够多的健康，也有足够多的时间，他有可能重新去创业，赢得财富，把代表财富的硬币重新放进自己的生命中。如果在这三枚硬币中，把代表健康的硬币拿掉，这表示这个人有足够多的财富，也有足够多的时间，则他可以花费无以计数的金钱来治疗自己的疾病，至少可以拖延一定的时间，或借助高科技手段来延长生命，他可能把代表健康的硬币重新放进自己的生命中。如果把代表时间的硬币拿走，让一个人没有自己的时间了，这时候，即使他有无数的财富，有很强壮的身体， 可是生命留给他的只有一刹那，他无法用 1 亿美元去换10 分钟， 这就好比无数的0 前面没有了 1， 是没有任何意义的，他不仅不能将代表时间的硬币重新放进自己的人生，而且财富和健康对他也变得毫无意义了。点评：对于所有的人，尤其是经理人、企业家，他们有大量的金钱，可是他们感到最缺的还是时间， 所以对时间的要求就更高，这就需要良好的时间管理。时间管理的内涵1. 时间管理那么什么是时间管理呢？在日常生活中始终如一、有的放矢地使用行之有效的方法，组织管理好自己生活的方方面面，最有意义、 最大限度地利用自己所拥有的时间，这就是时间管理。时间管理不仅仅是工作的管理，也包含着业余时间的管理；不仅仅是在企业里的管理，同时也包含着家庭生活、业余时间、 业余爱好的管理。也就是说，时间管理应该是包含着生活中所有时间的合理利用和支配。2. 主管在时间管理中存在的误区很多主管在时间管理上普遍存在以下一些认识误区： 宁愿去做事情，而不是去做正确的事；宁愿去解决问题，而不是有创意地去选择解决方法；宁愿去保持原来的做法和手段，而不是去优化、优选工作的流程和方法；宁愿去被动地执行服从和遵守职务，而不是主动积极地进行创新和求得最佳的结果； 宁愿去节约成本，而不愿意主动地增加利润，尤其是在投资理财的观念方面，国人习惯开源节流，但实际是比较喜欢节流，比较喜欢勤俭节约，而忽视要去更多地增加收入。表 1-1管理时间的自我评估宁愿而不是正确地做事做正确的事解决问题有创意的选择保持手段优化手段遵循义务求得结果降低成本增加利润3. 传统的时间管理观念从节约和增加收入这两方面进行比较，传统的观念喜欢节约，时间管理的传统观念中渗透了这种生活哲学观的影子。传统的时间管理观念强调以下几个方面的内容：强调时间的重要。古人曰“一寸光阴一寸金，存金难买寸光阴”，这里强调了时间的价值和重要性。强调时间流失的速度。孔子曰“逝者如斯夫！”看到滔滔不绝的江水，想到时间也如流水一样，不断地、快速地流淌，强调了时间的无法失而复得性。强调时间管理的计划性。中国古人关于时间管理的最基本方法是计划性，俗语常说“预则立，不预则废” ，也就是说在做事之前要有充分的准备和充分的计划，强调了计划的重要性。俗语常说“一年之计在于春，一日之计在于晨”，放到当今的竞争激烈的社会中，这句俗语在依然实用的同时，可以稍加变通，改成“一年之计在于去冬，一日之计在于昨夜”， 因为到了春天再开始做计划已经来不及了，而要在去年的冬天就要做第二年的计划，同样，一天的计划要在昨天晚上或昨天下班的时候就做好了。也就是所有的计划都要提前做。时间管理的四个发展（一）竞赛以快趋强竞赛以快趋强，军事以先下手为强，在市场环境急剧变化和动荡的今天，商界讲究“快鱼”策略，过去的竞争规则是大鱼吃小鱼，比资本量，比规模，以实力论胜负。今天是比速度，比学习的速度，比反应的速度，比创新的速度，速度快者方能取胜。【案例】中华武学秘笈和跆拳道的心快、眼快、手快中华武术秘籍讲究“百法有百解，唯快招无解”，也就是说任何招数，都是有接招的套路的，但是，快招无解，因为速度太快时，对方来不及作出反应。跆拳道也讲究三快，要求心快、眼快、手快，且只有快者才可以胜于对方，才可以保持优势。（二）你有多少资本如果问一个人有多少资本，他往往想到的是自己的车子、房子、股票债券等有形资产， 而容易忽略掉自己的时间财富。50 岁的中年人与20 岁的年轻人， 怎么去衡量他们所拥有资本的多少呢？通常情况下20岁的年轻人不会拥有50 岁的中年人同样多的有形财产，但是，在这两种人的资产表中，时间一栏的优势则属于年轻人。俗话说少年不怕穷，因为时间就是财产，时间就是一个少年最大的优势。爱因斯坦说过： “一切与生俱来的赠品中，时间最宝贵！” 时间不仅宝贵，而且时间最公平， 无论一个人多么富裕或多么贫穷，上天给予的时间是绝对公平的，每人每天 24 小时， 一分一秒都不差，时间不会对任何人厚此薄彼。但是上天又是不公平的，因为每个人的时间 价值是不一样的，成功人士单位时间的价值非常高，而一般的普通人，时间的单位价值就比 较低。但是，不管现在的情况如何，只有利用好当前的时间，才能让“这一刻”不被浪费，才能为下一刻的精彩做好铺垫。台湾有句俗语， 只有今天才真正属于你。强调要在最短的时间内，更多的学习，更多的行动，获得更多的资讯。（三） 72 岁人的一生一个人的时间到底是怎么度过的，每个人一生的时间是怎样被利用的，时间哪里去了？ 为了回答这些问题，科学家对人群的时间利用做了科学的研究，将统计的结果进行汇总，从而得出了如下的结论。假设一个人的生命时间是72 岁，则他的时间使用情况可以用表1-2 来表示：表 1-272 岁人的一生时间利用表活动内容所消耗时间睡觉21 年工作个人卫生14 年7 年吃饭6 年旅行6 年排队5 年学习4 年开会3 年打电话1 年找东西1 年其他3 年（四）效率与效能人们重视生命，乐于理财，却疏于时间管理。例如，一个人伤风感冒咳嗽了，他会到医院去治疗；一个人丢了 200 块钱或股票损失 2000 块，他会很着急和懊恼；可是如果他无谓耗费了 2 个小时的时间，浪费了 1 个小时， 1 个小时无所事事，他却不会着急，因为时间太无形了，如空气，看不见，摸不着。鲁迅先生说，“时间像海绵里的水，想挤的话， 总还是有的” ，鲁迅先生本人之所以有伟大的成就，就在于他把别人喝咖啡的时间都用来学习和工作了， 这说明了时间有很大的弹性。【案例】装瓶实验有一位教授做过一个装瓶实验，他拿出一个瓶子，拿来了好多石子，又拿来好多沙子，很多水，然后他把石头往瓶子里装，装到瓶口的时候，教授问学生“这个瓶子装满了没有”，学生们说“装满了” 。于是教授又往这个瓶子里面倒沙子，沙子倒到瓶口时，教授问学生，“这次满了没有” ，学生们说“满了” 。教授又把水往瓶子里倒，当水倒到瓶口后，教授再一次问学生，“满了没有？” ，学生们不知道教授接下来还会有怎样的措施，但想到前两次的错误回答，于是都不敢回答了。点评：这个装瓶实验就揭示了时间管理的启示，大石头之间会有空隙，沙子之间还有空隙，水里面可能还有空隙。同理，时间之间也存在空隙，珍惜时间的一个方法就是珍惜点点滴滴零碎的时间。此外，工作任务的完成要有程序和顺序，装瓶实验中如果先往瓶子里面装水，再往里面装沙子，然后再往里面放石头，就一定放不进去了。做事情也是一样，一定要有优先顺序，不能捡了芝麻丢了西瓜，要抓最核心、最重要的、最有价值的事情，而不是抓鸡毛蒜皮的事情，这样生活的意义才能彰显出来。【案例】口袋书在香港地铁里，口袋书很畅销，口袋书只有巴掌大，在上、下班坐地铁的时间，好多年轻人都在看口袋书，或者利用这段时间休息，也有很多人在看报纸，他们都在有效地利用工作时间和生活时间之间的空隙，有效地利用好这些零星时间，天长日久，就可以积少成多，使这些零头时间为个人生活增添魅力。时间管理的三大观念时间管理有三大观念，第一是时间观念，第二是效率观念，第三是效能观念。对这三大观念的理解和把握，是时间管理的关键。1. 时间观念：1 小时与 3 年的关系建立时间观念很重要，有了时间观念， 才能利用琐碎的时间，才能把点点滴滴的时间珍惜起来。在人们的理解中，3 年是一个很大的时间单位，而1 小时则是一个常被忽略的时间单位，实际上，如果每天能节约出1 个小时，则在人生70 年的岁月中，就可以节约出3 年的时间，时间观念的重要性由此可见一斑。2. 效率观念：速度能使石头漂起来所谓效率观念，就是要有速度。石头之所以能漂浮在水面上，如孙子兵法所言“疾也”，也就是速度很快的原因。3. 效能观念：始终不偏离终极目标和结果，与人生奋斗方向相吻合效能的观念就是不仅要衡量速度的快慢， 还要考虑其他的因素。 中国人习惯以效率衡量事物，而不常论效能，人们常常夸奖一个人做事很有效率，却很少夸这个人非常有效能。效能的概念，用毛主席的话来说，效率是代表“快” ，效能代表“多、快、好、省” ，即数量多、 速度快、 结果好、 品质高、 成本节约， 也就是说， 仅仅速度快不行， 还要方向正确、结果良好、 效果明显、成本又低，所以效能的概念始终不偏离终极目标和结果。在时间管理中，时间的效能和人生的奋斗方向和企业的终极目标要相吻合。效率与效能的关系犹如价格和性价比，效率就好比价格，而效能好比是性价比。效率是指“快”，而效能是指“多、快、好、省”；效率高就是价格便宜，即买这个货物所花的货币数量比较少， 效能高是指单位货币内所获得的回报和价值比较大，即当人们去买大宗的物件， 例如买电脑、买汽车、买家具的时候，不仅要注重价格因素，更看重性价比因素，不是越便宜越好，而是关注投入的钱和所获得的回报价值高低之间的比。同样的，在单位时间内，所获得的产值大小就是效率，而在单位时间内所获得的价值和回报的大小就是效能。【案例】龟兔赛跑乌龟跟兔子赛跑，第一场赛跑乌龟赢了，兔子输了。因为兔子骄傲自满，在树根下面睡了一大觉，等它睡醒以后， 发现乌龟已跑到了终点。赛跑的裁判大象批评白兔说： “兔子， 你这样不行， 不可以骄傲自满， 要脚踏实地， 要勤奋努力， 懂不懂啊？” 兔子说，“我懂了， 我要求再比第二回，我不相信， 我跑不过乌龟。”于是它们又举行了第二次赛跑。裁判大象的发令枪一响，兔子像离弦的箭一样窜了出去，一会儿就没有影子了。而乌龟与上次一样继续慢慢腾腾地往前爬，爬了很长时间，乌龟终于爬到了终点，却不见兔子的影子。裁判大象和观众就四处寻找，终于在很远的地方找到了兔子，兔子耷拉着脑袋光顾着跑，却忘了看方向了。点评：兔子没有看准方向，它跑得越快离目标就越远，所以兔子的效率很高，但是效能很低。同理， 在做事情的时候，尽管做事可以做得很快，效率很高，可是如果偏离了方向，最后也不会有正确的结果。效能的重点是不但要完成任务，而且要求速度要快、正确率要高、成本要低， 效能和效率相均衡。 21 世纪的经理人，不但要意识到时间很重要，要去抓点点滴滴的时间，要注意做事情的数量和速度，同时还要追求价值，要多、快、好、省。第二讲时间管理的四个发展（下）时间管理的四个发展历程时间管理的发展经历了四个阶段，人们从认识到时间管理的重要性，到开始进行时间管理，期间也经历了管理方式和管理重点的转移。1. 第一代：时间增加和备忘录第一个阶段称为时间的单纯增加和备忘录。时间的增加是指当时间不够用，而工作任务比较多的时候，就单纯地加班加点，延长工作时间。备忘录就是把所有要做的项目列出来，制作成一个工作任务清单，做一件， 勾掉一件， 以此种方式进行时间的分配和使用管理。2. 第二代：工作计划和时间表第二个阶段称为工作计划和时间表，即在所有要做的工作任务开始之前，把清单列出来， 在每一项任务之前定一个时间的期限，例如早晨8 点 9 点做什么， 9 点 10 点做什么，下午 1 点 2 点做什么，每一项任务都有开始和结束的时间，在这个时间段中完成规定的某项任务。这个方法有时候也称为行事历时间管理法。3. 第三代：排列优先顺序以追求效率第三个阶段的时间管理称为排列优先顺序以追求效率的时间管理。当工作任务越来越多，多到在规定的时间里面没有办法彻底做完的时候，就要求对时间管理的内容进行一定的更改，第一，对工作任务要做一些取舍；第二，对工作任务要排优先顺序，比如，先做哪一件，后做哪一件；重点做哪一件，非重点做哪一件；主要做哪些，次要做哪些；做哪些，不做哪些，等等，描述这个取舍和优先顺序的办法可以通过象限法进行。如果按照重要程度的轴来标记横坐标，按照紧急程度的轴来标记纵坐标，可以构成abcd 四个象限， a 象限是又重要又紧急的事情，b 象限是重要但不紧急的事情，c 象限是紧急但是不重要的事情，d 象限是不重要也不紧急的事情。如图1-1 所示：假设用一个统一的标准把所有的工作任务做明确清晰的划分，然后对abcd四大类的工作做一个排序，显而易见，首先应做a 类工作，因为a 类是又紧急又重要的，这类工作一般属于突发事件。当工作中出现了突发事件的时候，应该放下手头所有的工作，全身心地扑上去解决， 这种行为被形象地称为救火行动。例如 119 消防队接到警报，就要马上去处理现场。【案例】突发事件：非典2003年中国政府面对非典事件，就属于又紧急又重要的突发事件，处理时，当时规定各地政府的一把手都要把工作全部放下，集中所有的精力控制本地区的非典问题，这样强有力的力度才能够把非典有效地控制住。b 类工作和c 类工作当重要又紧急的突发事件被处理之后，接下来是应该处理c 类紧急但不重要的工作， 还是 b 类重要但不紧急的工作？有人认为c 类工作很紧急，应先期处理，也有人认为b 类工作很重要，应先期处理。按照时间占用的顺序来划分，也就是按照时间的紧急程度来说，专家认为应先处理b 类工作。为了对 b 类工作和c 类工作完成时间进行分析，可通过分析假设不做c 类工作，会导致整个时间管理出现怎样的状况；而如果不做b 类工作，又会导致整个时间管理出现怎样的状况。透过这两种状况的不同比较，就可以清晰地看到两种选择的差别。b 类工作重要但不紧急，如果不做的话，b 类工作会随着时间的进一步推移，越来越紧急，直到突破一定的极限，变成a 类工作，所以，b 类重要不紧急的工作一旦被拖延下去， 就会变成突发事件。c 类工作如果不断地被拖延，随着时间的不断推移，它也会变得越来越 紧急， 当越过一定的极限以后，c 类工作就可能因为失去时机而消失，由此就会遭受一定的损失，承担一定的责任，工作本身也可能会因此而消失。不紧急图 1-2第三代时间问题分类示意图例如，下午3 点 4 点，工会组织慰问抽奖活动，参加抽奖者都可得到一袋洗衣粉，如果某人因故未参加工会慰问抽奖活动，4 点钟以后，这个事情可能就已结束，由此，缺勤者将损失一袋洗衣粉。如果在 b 类和 c 类工作之间做冲突性的分析，例如下午只有一段时间，只能做一件事，要么做 b 类工作，要么做c 类工作，两者不可兼得，那时就应该扔掉c 类工作，要保住b类工作，因为b 类工作的价值更大，它的重要程度更大。【案例 1】热气球的难题一个胖子和两个瘦子乘热气球去做科学考察，他们带了很多食物和水，也带了很多笨重的实验仪器。当热气球升空行驶到海面的时候，突然发生了意外，热气球开始漏气，为了减轻热气球的重量，要扔掉很多东西，于是先扔掉了实验仪器，接着扔掉了食物和水，这时候，热气球还是太重，需要牺牲一个人来挽救其他人，在这种情况下，因为扔一个瘦子和扔一个胖子对热气球的影响不同，只有按照最大可能地减少损失的思路来分析，即扔胖子就可以挽救两个瘦子的生命，所以必然要先扔胖子。在两者不可兼得的情况下，如果可以延长工作时间，统筹协调， 进行更好的策略性的安排，即在 b 类工作不变成a 类工作之前， 先把 c 类工作完成， 再按部就班地处理b 类工作， 这样就可以达到双赢的效果。但是管理专家通过实验发现这种理想状态很难实现，因为c 类工作的数量太多，单个c 类工作虽然花费的时间不多，但是c 类工作的数量层出不穷， 所谓“野火烧不尽，春风吹又生”，很多经理人对于c 类事件的处理只能疲于应付，致使时间管理者陷入了c 类事件的汪洋大海之中，迷失方向，只见树木，不见森林。【案例 2】抗战的泥潭在抗日战争中， 200 万日军被中国人民艰苦卓绝的抗战拖入全民抗日的汪洋大海之中。二战以后，斯大林讲到， “中国人民艰苦卓绝的抗日战争，是世界反法西斯战场不可缺少的组成部分，为反击德国法西斯赢得了时间和空间”。斯大林说，如果中华民国政府投降，结果将不堪设想。因为中国政府不投降，中国人民尽管条件非常简陋，做出了巨大的牺牲，却拖住了200 万日军，让他们抽不出兵力北上配合德国夹击苏联，抽不出兵力南下侵占缅甸、印度、印度尼西亚，甚至吞并澳大利亚和新西兰，这是中国人民的抗日战争把日军拖入了抗击奴役、抗击侵略的泥潭。c 类事件的描述有著名的帕金森定律， 也称为爆米花定律， 就是 2 斤玉米看上去不是很大，但是经过膨化以后有可能会变为一箩筐玉米花。由此可见，被膨胀、 被扩大后的结果会导致 c 类工作数量庞大，以致无法完全彻底地被解决。但中国经理人面对一大堆繁杂事务的时候，习惯于“急事急办”，“特事特办” ，于是就会践踏原则， 就会没有时间性，就是总把最紧急的事情拿来做，从不考虑这件事情的价值如 何，不考虑时间的重要性程度。【案例 3】箩筐任务测试美国的专家曾经做过一个针对中国经理人时间管理基本状况的测试。任务要求是： 一个箩筐中有10 件工作任务，假设下午的一段时间是没有办法完成箩筐中的所有任务，请中国的经理人进行挑选，并完成自己挑选出来的任务。中国经理人挑出的第一件工作是最紧急的工作，最紧急的工作完成后，又挑出了最简单的工作，因为做起来很简单，所以这些工作很快完成了；中国经理人挑的第三件工作是花费时间最短的工作，这些工作也很快做完后，第四件被挑出的是最有趣、最喜欢做的工作，可是这个工作还没有做完， 测试的时间就到了。箩筐中剩余了 6 件工作任务，而且全是最重要的工作，但是这些工作都有一些类似的特点：不紧急、做起来不简单、花费的时间很长、不好玩、没意思。但是，这 6 件工作如果不做的话，它们全会变成重要且紧急的突发事件。点评：中国经理人在时间管理方面，普遍存在误区和弱点，即在问题的分类概念上模糊。在工作中，属于b 类工作的重要问题一般包括改进产能、发展团体、寻找新客户、提升服务品质、提升员工技能、开发新市场、提升品质概念、建立完善工作流程等。对个人而言，学习研修和职业成长问题、健康问题、休闲问题等都是很重要但是不紧急的事情，也就需要在当前多进行改善处理，例如多增加运动量、控制饮食、调整饮食结构等。健康问题和学习的问题很重要，要把这些问题当成紧急的突发事件来处理，只有下这样的决心做事，才能避免将这些重要不紧急的事情转化为重要紧急的事情。对于紧急不重要的事情，可以把它们安排在时间使用的后面，例如对于受欢迎的活动、电话会议、工会抽奖、演唱会等，一定不能使其占用b 类工作的时间。时间就像一根橡皮筋，要设定期限，不要把工作任务变成发面团，像爆米花一样膨胀，占有你的工作时间和空间。如图1-3 所示：图 1-3第三代时间管理事件分类示意图4. 第四代：以重要性为导向，价值导向，目标导向，结果导向第四代时间管理的代表是时间管理的二八定律。 意大利经济学家帕累托认为， 万事万物都可以分为重点的少部分和一般的大部分， 这就是通常所说的二八定律， 即 80%的结果源于20%的努力，也就是 80%的结果是因为 20%的关键因素所致。所谓“打蛇打七寸，擒贼先擒王，好钢用在刀刃上” ，用最有效率的时间去做 20%的最有效率的工作，在这些时间段，注意力要高度集中，一口气把事情干完，不要中间停止，从而达到一种高效率。同时，要调整生物钟，控制好工作的节奏，使得效能最高。时间管理的六个概念不管是中国传统的时间管理，还是第四代时间管理，在时间管理中， 以下六个概念是贯穿于时间管理中最核心的重要问题。1. 消费与投资消费与投资包含多个概念，时间如果用于工作、学习，就是一种投资，因为它是有回报的。如果用于陪家人聊天、外出旅游、无所事事、彻底放松，就属于消费，所以时间管理要多投资，少消费，达到投资和消费的平衡。2. 机遇与选择在时间管理中，要主动地选择， 而不是被动地等待，主动可以导致机遇，等待则只能处于无奈状态，不能将人生时间使用的可能性发挥到极致。3. 应变与制变应变就是当问题发生时，去被动地做出反应；制变则是去控制住事情，能够主动地预先做出一些预防，让事情最大可能地朝着自己把握的方向发展。4. 效率与成效在时间管理中，要有很高的时间利用率，而且时间利用的结果是可见的、是优质的、是与奋斗目标相一致的，而不是南辕北辙的结局。5. 紧要与重要处理好紧要问题与重要问题的关系，具体做法如下： 对于重要且紧要的问题立即处理；对于重要但不紧要的问题优先处理； 对于紧要但不重要的问题最后处理；对于不重要也不紧要的问题则予以回避。6. 反应与预应当问题发生后， 能及时做出反应， 采取必要的措施。 对于未发生的问题，则防患于未然， 提前做出预防，使问题有良好的预警处理机制。时间的杀手：时间损失分析时间哪里去了？现在很多时间管理者惊呼“谁动了我的时间？”对于每天的24 小时， 对于每小时的60 分钟，似乎都特别容易逝去。时间的杀手究竟在哪里？一般来说，时间的损失不外乎以下几个方面的因素：设定目标方面的时间损失； 制定计划方面的时间损失； 做出决定方面的时间损失； 在工作组织方面的时间损失； 工作开始时的时间损失；每日安排上的时间损失；在信息和沟通方面的时间损失。耗时因素分析（一）外因和内因的耗时对时间损失因素的分析，也可以按照外因和内因来分类，调查者通过对人们日常消耗时间因素的归类，大致将这些原因划归为以下几个方面：1. 外在因素耗时的类型电话干扰； 不速之客； 沟通不良； 资料不全； 文件复杂； 工作搁置等。2. 内在因素耗时的类型计划欠妥；事必躬亲； 条理不清； 欠缺自律； 无力拒绝； 做事拖延等。（二）有形和无形的浪费在时间浪费中， 有些时间是被眼睁睁地看着消耗掉的，而有些时间则是在管理者毫无知觉的情况下被浪费掉的，因此，浪费时间的现