电话管理制度

电话管理规定电话是公司内所有工作人员的重要联络方式，为保证通讯联络的畅通，规范电话使用，保证各项工作的正常开展，特制定本制度。一、固定电话1. 综合办公室负责电话的安装、使用、 维修、停机、话费审核等相关事项的统筹管理；2. 实行“谁使用谁负责”原则，每部电话使用人即为负责人，若无固定使用人则为部门负责人负责；3. 电话责任人负责管理自己的电话及控制电话费用；4. 办公室电话主要用于工作联系，提倡使用文明、简洁的语言， 以减少通话时间；5. 使用电话时严禁在电话上闲谈；不允许使用公司电话打私人电话；6. 严禁用办公电话拔打信息台；电话聊天、 谈笑； 非本公司工作人员不准使用本公司话机打电话；7. 人员调整或更换工作台，原则上电话及电话号码随其带走；8. 部门因业务调整需新增电话，由部门填写 电话申请表经分管经理审核后报综合办公室，综合办公室报总经理审批同意后， 报建设公司信息中心进行电话安装；-可编辑修改 -9. 使用者如发现话机、 线路等出现故障要及时报修；不得影响公司的正常联络。二、移动电话1. 部门负责人以上及项目关键岗位人员（如安全员， 站长、调度、综合员、值班人员）需保证手机24小时开机，以便突发事件的处置；2. 公司其他员工，需保证每天的7:00-22:00之间保持开机状态（因乘坐飞机等特殊原因需关机的除外）；3. 上班期间不得长时间利用手机打私人电话，如遇电话尽量长话短说，不要长时间占线，以便一些因公事务的及时联络；4. 如遇手机停机需在12 小时内尽快交费开通。三、话费管理1. 固定电话办公室每部电话月话费不得超过50 元，特殊情况应由责任人写出书面说明，经主管经理审核确认；用公司电话拔打的私人话费或声讯台费，综合办公室核实后交由电话责任人，由电话责任人负责提供拔打人员姓名，如查找不出拔打私话或声讯费用人员则由电话责任人全额承担，进行签名确认后由交由财务从当月工资中扣除；信息中心统计的系统话费清单，经综合办公室审核签字后，报总经理审批，财务支付。2. 移动电话公司本部外埠科级科员科级科员10050200100公司给予每位员工一定金额的电话补贴(随工资一同发放 )，发放标准如下（单位：元/月）：四、内部通讯录的更新管理1. 凡手机号码更改者，需在5小时内通知主管领导，并同时通知综合办公室及重要的相关联络人；2. 综合办公室定期更新公司通讯录。并传递给公司相关人员， 以备联系之用，公司重要领导处更新纸质电话号码薄；3. 公司员工有义务保管好公司内部通讯录，不轻易向外人泄露重要领导联系号码。四、罚则如遇突发事件或紧急公务而因手机关机、停机、长时间占线 而无法联络者罚款50元，如因此而给公司造成重大损失的，除承担罚款外根据公司相关规定给予行政处罚。本办法自发布之日起执行。附：拨打接听电话礼貌用语及规范一、拨打电话1. 打电话的时间应尽量避开上午8 点前、晚上6点以后的时间，还应避开午休及晚饭时间。电话交谈持续时间不宜过长，事情说清楚就可以了，通话时间尽量控制在5 分钟以内；2. 通话之前应核对对方公司或单位的电话号码、公司或单位的名称及接话人姓名。写出通话要点及询问要点，准备好在应答中使用的备忘纸和笔，以及必要的资料和文件。要预先做好准备， 想好通话主要内容，做到语言简洁明了；3. 拨打电话先说明自己是谁， 公务电话要同时报出你的公司及部门名称，然后再确认一下对方；应说明拨打电话的内容，且用 语应礼貌、规范、简洁、扼要。二、接听电话1. 接听电话应尽量在电话铃响2-3声时接听 ,电话接通应首先问好并自报单位、姓名；2. 接听电话时应保持端正的姿态，不得吃东西、 喝水、嚼口香糖等，不得出现一些影响正常交谈的动作；3. 在接听电话过程中，要仔细聆听对方的讲话，并及时应答， 给对方以积极的反馈；通话不清楚或听不明白时，要马上告诉对方；4. 对方说话声小，不能大声叫嚷，而要有礼貌地告诉对方,“对不起，声音有点小。 ”5. 通话中突然中断，应该立即挂上电话， 再次接通后要表示歉意，并说明原因。三、代接电话原则上接到不属于自己分管的业务电话，最好不要擅自做主回答问题，让对方选择留下姓名和联系方式，转给处理该项业务的同事，请他给客户回电话，解决问题。如果对方请你代转电话，应弄明白对方是谁，要找什么人，以便与接电话人联系。 此时，请告知对方“稍等片刻”，并迅速找人。通话时。通话时如果有其他客户进来，不得置之不理，应该点头致意。如果不放下话筒喊距离较近的人，可用手轻捂话筒或按保留按钮，然后再呼喊接话人。凡外来电话，遇被访人外出时，应由部门靠近人员接听，并为其做好电话记录，记录完毕，最好向对方复述一遍，以免遗漏或记错。电话申请表申请时间：年月日申请部门申请人联系方式申请类别新增电话开通来电显示重新开通开通国际长途开通