第四章--工作说明书的编写PPT课件

1 第四章工作说明书的编写 工作说明书的构成工作描述的含义工作描述的主要内容任职资格的含义 显性 任职资格的主要内容 隐形 任职资格的主要内容 2 4 1工作描述的编写 工作描述是对工作本身的内涵和外延加以规范的描述性文件 核心内容 工作标识 工作概要 工作职责 工作关系 选择性内容 工作权限 履行程序 工作范围 职责的量化信息 工作条件 工作负荷 工作特点与工作领域 3 1 工作标识 工作标识 是用以区别该工作与组织中其他工作的 工作基本信息 工作名称 工作代码 所在部门 直接上级 任职者姓名 职位薪点等 工作分析基本信息 工作分析的时间 工作说明书的有效期和工作分析人员姓名或代码 4 工作名称 一组在重要职责上相同的职位总称 注意 工作名称要较准确的反映其主要工作职责 工作名称应该美化 工作名称要沿用通行的做法 例如 限定词 名词如 人力资源部经理财务部经理行政部文员 5 2 工作概要 工作概要 是对工作内容的简要概括 通常是一句话 对工作的内容和目的进行归纳 1 工作概要中的动词 一般用动词开头来描述最主要的工作任务 并且只需要包括最关键的工作任务即可 2 工作概要的规范写法 工作行动 工作对象 工作目的工作依据 工作行动 工作对象 工作目的例如 销售经理的工作概要为 根据公司的销售战略 利用和调动销售资源 管理销售过程 销售组织 关系 开拓和维护市场 以促进公司经营目标和销售目标的实现 6 3 工作职责 工作职责 就是指任职者所从事的工作在组织中承担的责任 所需要完成的工作内容及其要求 特点 成果导向性完备性稳定性独立性系统性 7 工作职责的梳理 1 基于战略的职责分解 确定职位的目的分解关键成果领域确定职责目标正确选择表达职责目标的用词确定达成职责目标的行动形成初步的职责描述 8 2 基于流程的职责分析理顺职位内部各项职责之间的逻辑关系 并列型 流程型 网络型 混合型 寻找职位的流程入口与出口 去除重叠职责 填补真空职责 理顺错位职责 明确职位角色 进行规范描述 9 工作职责的描述 1 工作职责描述的书写规则 采用规范的书写格式尽量避免采用模糊性的动词和数量词尽量避免采用任职者或其上级所不熟悉的专业化术语尤其尽量避免采用管理学专业的冷僻术语 10 2 工作职责描述的书写格式 行动或角色 动词 具体对象 职责目标 成果 例如 审核各部门人力资源需求保证各部门人力资源的合理配置 11 3 常用动词表 在职位说明书中常用的动词有130多个 例如 决策性质 批准 授权 监控 确定 领导 计划 管理性质 组织 衡量 达到 实施 改善 规范 支持性质 建议 提议 支持 预测 分析 评估 基本用词 检查 收集 发放 提交 处理 操作 4 工作职责的书写次序 12 工作职责的定量化信息 1 职责的定量信息的分类 描述性的数据 主要用于工作分配 资源分配和时间管理 评价性的数据 主要用于工作评价与薪酬决策 关键职责识别与绩效评价 培训和开发 13 2 职责的定量化信息的表达方式 各项职责所花费时间的百分比各项职责的重要性排序各项职责的复杂程度 14 4 工作关系 工作关系是指某一职位在正常的工作情况下 主要与组织内部哪些部门和哪些职位发生工作关系 以及需要与组织外部哪些部门和人员发生关系 工作描述中的工作关系主要包括两部分 1 该职位在组织中的位置 2 任职者在工作中形成的关系 15 5 工作权限 工作权限 是指根据该职位的工作目标与工作职责 组织赋予该职位的决策范围 层级与控制力度 该项目主要应用于管理人员的工作描述和职位评价 以确定职位对组织的影响大小和过失损害程度 另外 通过在工作说明书中对该职位拥有的工作权限的明确表达 可以进一步强化组织的规范化 提升任职者的职业化意识 并有助于其职业化能力的培养 16 工作权限与组织分权的关系 工作权限的划分绝非简单地通过工作职责分析来完成 而必须依靠系统性的组织安排 在纵向上根据职能定位与管理人员的职业化水平 在横向上根据组织业务流程的分解 同时考虑到组织内部的信息沟通 资源共享 风险风散 责任分担等若干因素进行系统性的分权 形成分层分类的 分权手册 17 工作描述中工作权限的内容及表达方式 人事权限 批准 类以下员工的录用 考核 升迁 出差 请假等 财务权限 批准 元以内 费用 业务权限 批准 事项 18 6 工作程序 工作程序就是工作职责的履行程序 关注的是 如何做 形成 一是自上而下的 职责分解法 二是自下而上的 归纳法 19 7 工作范围 工作范围 是指该职位的任职者所能掌控的资源的数量和质量 以及该职位的活动范围 它代表了该职位能够在多大程度上对组织产生影响 在多大程度上能够给组织带来损失 内容主要包括 人力资源 财物资源和活动范围三个部分 20 8 业绩标准 业绩标准又称 业绩变量 是在明确界定工作职责的基础上 对如何衡量每项职责完成情况的规定 衡量要素衡量标准正向业绩标准反向业绩标准 筛选 1 关键性 2 可操作性 3 可控性 4 上级职位的认可 21 9 工作环境 工作环境是经常性工作场所的自然环境 安全环境和社会环境 自然环境 环境中的温度 湿度 照明度 噪音等安全环境 工作的危险性 可能发生的事故 事故发生的频率和原因 易患职业病 患病率及危害程度 社会环境 工作地点的生活方便程度 环境变化程度 环境的孤独程度与他人交往的程度 22 4 2任职资格的编写 任职资格 也称工作规范 是指与工作绩效高度相关的一系列人员特征 任职资格是对任职者应该具有的个人特质要求 23 任职资格的构建方法 1 基于逻辑推导的任职资格体系工作导向人员导向2 基于定量化职位分析方法的任职资格推断3 基于统计数据验证的任职资格体系 24 显性 任职资格 显性任职资格在任职资格体系中是指完成工作所要具备的知识要求 教育程度工作经验工作技能培训要求 25 1 教育程度 1 完成正规教育的年限与专业来加以界定 教育年限 专业 2 以任职者实际达到的教育水平与职业培训来界定 测量实际教育水平量表 26 2 工作经验 1 社会工作经验尺度 任职者所有的工作经历 具体分为 一般工作经验 相关专业工作经验 专业工作经验和管理经验 2 组织内部任职时间与组织内部职业生涯尺度 用任职者所需要具备的本组织内部工作经历来表示该职位的工作经验要求 具体分析可以从该职位所具备的经验结构和类型 结合任职者的职业生涯路径出发来进行 27 3 工作技能4 培训要求 1 培训要求界定 一种是以职位评价与薪酬为导向的培训要求界定 另一种是以人力资源开发为导向的培训要求界定 2 现代组织的培训体系 三个层次 第一个是针对中下层基础岗位人员的培训 第二个是针对中层管理人员的培训 第三层是针对中高层管理人员的培训 28 隐性 任职资格 隐性任职资格在任职资格体系中是指