XXXX公司合同专用章管理规定.doc

制度编号：GZ/HT 001-2015 施行日期：201504-21中国石油工程建设公司合同专用章管理规定发布文号：中油建201565号第一章总则第一条 为规范公司合同专用章的管理，确保公司合同签订行为的合法性和有效性，保障公司各项业务的顺利开展，依据中国石油工程建设公司印章管理办法，特制定本规定。第二条 合同专用章是指公司对外签订合同/协议时加盖在合同/协议上具有法律效力的公司专门刻制的印章。第三条 本规定适用于公司所属各单位、各部门、各直属项目部。第二章 管理职责第四条 公司合同专用章由合同条法处归口管理，负责制定公司合同专用章管理相关规定，规范公司合同专用章使用行为，并负责公司合同专用章的保管和使用。公司合同专用章的刻制、启用、更换、停用、报废和废旧公司合同专用章的存档与销毁管理，需经过合同条法处的审核后上报公司批准。第五条 公司所属各国外分（子）公司的合同专用章的管理参照中国石油工程建设公司印章管理办法执行。第六条 公司所属国外各分（子）公司负责本单位合同专用章的保管和使用，履行除公司总部相关部门管理职责外的其他所有管理职责。第七条 公司所属国内各专业分（子）公司负责本单位合同专用章的刻制、启用、更换、停用、报废和废旧合同专用章的存档与销毁管理等，并负责制定相应的管理规章制度，建立使用台账，规范管理行为。第三章 合同专用章的刻制和保管第八条 公司名称的合同专用章刻制四枚，其他任何部门不得刻制任何公司名称的合同专用章。公司合同专用章使用台账格式见附件1。第九条 公司国内经过工商注册的分（子）公司原则上只刻制一枚合同专用章，用于以分（子）公司名称签订的相关合同。确因业务需要，刻制多枚合同专用章的，应加以编号，妥善管理。公司国外经过当地国家正式注册的分（子）公司只能刻制一枚中文本单位名称的合同专用章，用于以分（子）公司名称与国内单位、个人等签订的相关合同；公司各国外分（子）公司以本单位名称与外方公司、个人等签订的合同，直接签字和/或加盖本单位的外文印章。第十条 公司国内外未经工商注册的分公司不得刻制合同专用章，需要签订合同时，以公司名称或其他相关单位的名称，使用相应的合同专用章。公司国外办事处、直属项目部和各国内外分（子）公司所属的项目部不得刻制任何合同专用章。第十一条 各分（子）公司等单位的合同专用章原则上应由负责合同管理的部门保管。各单位应在本规定发布之日或自刻制合同专用章之日起一个月内将合同专用章的保管部门和人员及合同专用章式样上报合同条法处和总经理办公室备案。如有调整，应在调整后三日内通知合同条法处和总经理办公室。第十二条 合同专用章保管人员应坚守岗位，尽职尽责，妥善保管印章。保管人员外出时，不得随意委托他人代取代用，应由部门负责人指定专人临时代管。保管印章必须牢固加锁，防止丢失被盗，一旦发现印章丢失、缺损或其它异常情况，应及时报告领导，查明情况，妥善处理。第十三条 合同专用章保管人员因工作需要换岗位时，应列出合同专用章及相关文件资料清册，在部门负责人的监督下办理正式移交手续。第四章 合同专用章的使用第十四条 合同条法处建立健全公司合同专用章发放和公司总部使用台账，台帐应妥善保存，以便备查。第十五条 合同专用章用印范围及要求：（一）合同专用章的用印范围包括合同、协议，以及具有合同性质的意向书、授标函等；（二）所有以公司名称签订的合同，均应加盖公司合同专用章。各分公司、子公司等单位以其自己名称签订的合同，均应加盖本单位的合同专用章。（三）需加盖合同专用章的合同文本，除业主或合同另一方有特别要求，或没有相关合同范本之外，均应使用集团公司或公司制订的相应的合同范本，并按照中国石油工程建设公司合同文本格式规定的要求书写。（四）需加盖合同专用章的合同文本，均应在公司和所属子公司的法定代表人、公司所属分公司负责人，或相关授权人员签字后的三个工作日内，携带合同原件及合同会签单提交至合同条法处或各单位合同专用章保管部门加盖合同专用章，并登记。合同会签单将作为盖章依据存档于合同条法处或各单位合同专用章保管部门。通过合同管理信息系统上线运行的合同，应完成在线合同审批手续后才能携带合同原件办理盖章手续。（五）公司各国外分（子）公司以公司名称签订的合同，至合同条法处盖章时应提交本单位的该合同会签单和合同立项依据或来源证明，包括但不限于：总经理办公室决议、招投标委员会决议、单位主管领导审批单等。公司各国内分（子）公司以公司名称签订的合同，至合同条法处盖章时应提交本单位的合同会签单。国内设计分公司可以根据业务需要，申请领用公司合同专用章一枚，每年办理一次归还及领用手续。公司合同专用章领用申请表格式见附件2。国内设计分公司应承担所领用的公司合同专用章的管理和使用责任，建立健全公司合同专用章的管理和使用办法，做好使用台帐。国内设计分公司应在每年一月和七月的第一周，向合同条法处上报公司合同专用章使用台帐及加盖公司合同专用章的合同扫描件。第十六条 使用合同专用章，相关部门（单位）必须严格履行合同会签手续或相关审批手续。合同会签或审批手续不全的，合同条法处或各单位合同专用章管理部门有权拒绝用章。凡违反规定擅自用章者，将视情节和后果追究当事人的责任，并按公司有关规定予以处理。第十七条 合同文件必须经签字和加盖合同专用章，合同正式生效后，方可递交至财务部门进行付款，无公司或所属单位合同专用章的合同，财务部门应拒绝付款。第十八条 公司各国内外分公司使用合同专用章应在相应的授权范围内进行，不得超出授权范围使用合同专用章。第五章附 则第十九条 本规定未尽事宜，按照中国石油工程建设公司印章管理办法中的相关规定执行。第二十条 本规定由合同条法处负责解释和修订。第二十一条 本规定自发布之日起施行。附件：1.公司合同专用章使用台账 2.公司合同专用章领用申请表 - 7 - 附件1 公司合同专用章使用台账（20XX年） 用章时间用章部门合同编号合同名称份数批准人承办人月 日月 日月 日月 日月 日月 日月 日月 日月 日附件2 公司合同专用章领用申请表领 用 单 位领 用 时 间归 还 时 间（自领用之日起一年）领用事由描述XX设计分公司业务范围内以公司名义签署的合同/协