应用文写作培训PPT课件

1 企业应用文写作培训 2 前言 公文是企业的脸面 在公务活动中具有代表公司书面沟通交流的作用 可以说是公司整体形象的书面代表 公文处理的正确与规范代表企业的管理水平和管理质量 是企业综合素质 工作作风 工作效率的重要标志 不规范的公文 直接影响着公文的权威性和严肃性 甚至会给公司带来不必要的损失 3 课程目录 1 2 3 什么是企业应用文 公文基本知识 常见公文及要求 4 5 常见文书 常见问题和注意事项 6 努力提高写作能力 4 企业应用文范围 企业实施管理和处理公务的各类文书 企业应用文分类 公文 公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书 常用文书 企业内部除公文以外的计划 总结 讲话 信息等 举例 1 什么是企业应用文 5 课程目录 1 2 3 什么是企业应用文 公文基本知识 常见公文及要求 4 5 常见文书 常见问题和注意事项 6 努力提高写作能力 6 一 公文概念 企业公文 是指企业在实施管理 处理公共事务和对外进行公务活动的过程中 所形成的具有法定效力和特定体式的文书 是传达贯彻党和国家的路线方针政策 贯彻企业发展目标 开展经营业务 颁布规章制度 请示和答复问题 指导和商洽工作 汇报情况 交流经验的重要工具 2 公文基本知识 7 2 二 公文的特点 公文基本知识 8 2 公文基本知识 三 公文的作用领导指导作用规范言行作用传递信息作用宣传教育作用凭证记载作用 9 2 按行文对象分 上行文 向上级单位报送的公文下行文 向下级单位发送的公文平行文 向同级单位发送的公文按行文种类 十二种 一般公文 公司或部门发文 决定决议意见 通知通报报告 常用 按行文单位分类 公司文件部门文件 上行文 请示 报告平行文 函下行文 决定 批复 通知 通报 特殊文种 内部签报 与公司发文不同 签报用于向公司领导请示或汇报 请示报告 会议纪要函批复请示 公文基本知识 四 公文的种类 10 2 五 公文的规范 一 格式规范 公文基本知识 眉首 印制份数顺序号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 主体 标题 主送机关 正文 附件说明 附件 发文机关 成文时间 印章 附注 版记 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期 11 2 五 公文的规范 二 语言规范 公文基本知识 公文语言的特点和要求 准确 简明 朴实 庄重 准确 一字入公文 九牛拔不出简明 句中无余字 篇内无赘语朴实 不拐弯抹角 不可以藻饰庄重 用词严肃端庄 不带感情色彩 12 2 五 公文的规范 二 语言规范 公文基本知识 公文专用词语1 称谓用语 第一人称 本 我 第二人称 贵 你 第三人称 该 其 2 开端用语 兹 查 收悉 谨悉 阅悉 为了 根据 按照 关于 鉴于 3 经办语 经 业经 兹经 4 结尾语 为盼 特此通知 特此报告 望遵照执行 希予 5 其他 届时 事宜 拟于 以期 例 人民的生活水平普遍增加了 例 上述问题 今后准备进一步加强和改进 例 如 在 的关怀下 在 的指导下 在 的带领下 我们努力工作 取得了xxx的成绩 但存在问题 请示如下 13 公文的开头公文的主体公文的结尾 五 公文的规范 三 结构规范 2 公文基本知识 14 1 常规式开头 发文原因 发文根据 发文目的 文件形成过程2 引据式开头3 情况式开头 公文的开头 2 公文基本知识 15 公文的主体 2 公文基本知识 最基本的要求是 结构严谨 条理清楚 篇幅力求简短 但在拟文过程中 经常出现下列问题 不分层分段 不前后关照 不撮要标项 不有详有略 对此 建议 采用三段论写公文 第一段写明撰写公文理由 依据 第二段写明公文主题内容 第三段结束语 如正文内容较长 必要时 采用小标题 层次较多 要使用结构层次序号 16 1 使用公文结尾专用语 表强调 表指示 提出要求 发出号召等 表祈请2 交代有关未尽事宜3 无专门的结尾 正文写完自然结束 公文的结尾 2 公文基本知识 17 课程目录 1 2 3 什么是企业应用文 公文基本知识 常见公文及要求 4 5 常见文书 常见问题和注意事项 6 努力提高写作能力 18 3 1 通知用于转发上级机关和不相隶属机关的公文 发布规章制度 传达要求下级机构办理和需要有关单位周知或共同执行的事项 任免人员 通知的特点 常见公文及要求 运用的广泛性 使用频率高 种类多 时效性强 通知的种类规定性通知布置性通知告知性通知经转性通知 印发 发布 转发 批转等 任免通知会议通知 19 3 1 通知用于转发上级机关和不相隶属机关的公文 发布规章制度 传达要求下级机构办理和需要有关单位周知或共同执行的事项 任免人员 通知的特点 常见公文及要求 运用的广泛性 使用频率高 种类多 时效性强 通知的种类规定性通知布置性通知告知性通知经转性通知 印发 发布 转发 批转等 任免通知会议通知 20 2 通报用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或情况 如 关于xx单位违规经营情况的通报 关于一季度考核情况的通报 3 常见公文及要求 21 注意事项 3 报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 如 关于报送2011年度诉讼案件数据材料的报告 报告的特点单向性陈述性事后性综合性 报告的种类按性质分 专题性报告综合性报告 按内容分 汇报性报告情况性报告答复性报告建议性报告呈转性报告 严格使用文种 不要与请示混用 报告中不得夹带请示事项 材料要客观真实 实事求是 3 常见公文及要求 22 4 请示适用于向上级机关请求指示 批准 如 关于成立xx营销中心的请示 请示的适用范围第一 下级机关遇到新情况 新问题 因无章可循而没有对策或没有把握 需要上级机关给以指示的时候 要用请示 第二 下级机关在处理较为重要的事件和问题时 因涉及有关方针政策必须慎重对待 需要报请上级机关批准时 要用请示 第三 下级机关在工作中遇到问题 虽然有解决的办法 但由于职权 条件的限制 没有权力或没有能力实施这些办法 需要上级帮助解决的时候 要用请示 第四 下级机关对有关方针 政策和上级机关发布的规定 指示有疑问 需要上级机关给予解答时 要用请示 第五 下级机关之间在较重要的问题上出现意见分歧 需要上级机关裁决时 需要请示 3 常见公文及要求 23 4 请示 请示的特点期复性单一性 一文一事 一个主送机关 针对性时效性 请示的种类请求指示的请示 要政策 要办法请求批准的请示 方案 规划 措施请求帮助的请示 人 财 物 3 常见公文及要求 24 4 请示 请示和报告的区别请示与报告不同之处就是报告的内容让上级部门知晓就行了 一般不用答复 而请示则要求上级部门给予批复 新的文件格式要求请示文件中要有联系人和联系电话 行文目的不同行文内容不同行文时间不同 3 常见公文及要求 25 5 批复适用于答复下级机关请示事项 批复的特点被动性针对性指示性时限性 3 常见公文及要求 26 6 会议纪要适用于记载 传达会议情况和议定事项 如 总经理办公会纪要 经营分析会会议纪要 专题办公会会议纪要 会议纪要的特点纪实性概括性指导性 会议纪要的发布会议纪要一般不向其他机关 单位发送 只发向本机关领导人 直属部门和下级机关 单位 发文范围在抄送栏内以 发 送 等字样后面加冒号标明 会议纪要向上级机关呈报 应以报告的形式向上报送 3 常见公文及要求 27 6 会议纪要 会议纪要的写法标题 会议名称 文种 交流会会议纪要事由 文种 关于解决 问题的会议纪要正文前言 会议的基本情况主体 会议的主要精神 会议议定的事项 会议上达成的共识 会议对与会单位布置的工作和提出的要求 会议上各种主要观点及争鸣情况等 结尾 简短 强调意义 提出希望和号召等 有的将参会人员放在结尾 3 常见公文及要求 28 7 签报适用于公司内部各部门向公司领导请示事项 报告情况 提出意见或建议 与公司文件 公司函及部门函等文件形式相比 公司签报发送对象是 本级分公司的领导 而公司文件 公司函及部门函等文件形式发送对象必须是 单位 且不限于本级分公司 3 常见公文及要求 29 8 函适用于不相隶属机关间相互商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 如 关于商请做好通信光缆安全保障工作的函 关于同意做好通信光缆安全保障工作的复函 函的特点平等性和沟通性灵活性和广泛性单一性和实用性 3 常见公文及要求 30 课程目录 1 2 3 什么是企业应用文 公文基本知识 常见公文及要求 4 5 常见文书 常见问题和注意事项 6 努力提高写作能力 31 4 常见文书 工作联系单公司在MSS系统中设置了工作联系单 作为特殊的一类企业应用文 工作联系单主要用于公司内部各部门就有关具体的 时间要求紧迫的 简单的事务性工作 要求相关部门配合和协助 或对对口部门提出具体要求和明确工作细节 工单写作注意事项 应直接主送需要协调和配合的相关部门 不要发 周知性 通知 或在主送单位中选择 各县分公司 及与此项工作不相干的相关部门 工单仅适用于具体的 时间要求紧迫的 简单的事务性工作 不得替代文件 32 工作总结总结类文书是在实施计划或完成任务之后 对已做工作进行概括及评估的文书 总结的主要作用 下情上达 提高自身 总结的特点 回顾性 经验性 针对性 分析性 4 常见文书 33 工作计划计划类文书的作用 下情上达 上情下达 统一自身步调 计划类文书的特点 目标的前瞻性 操作的预想性 计划类文书的类型包括 规划类 计划类 安排类 4 常见文书 34 汇报材料向上级领导或上级机关就公司发展情况或部分专项领域进行汇报时所准备的书面发言材料特点 一般为PPT格式突出针对性数据翔实 可靠 4 常见文书 35 领导讲话讲话类文书就是公司领导在各种特定场合发言时所依据的各类文稿的总称 根据讲话的场合及主旨的不同 讲话类文书可以分为三种类型 讲话稿 开幕词 闭幕词 欢迎词 欢送词 答谢词 讲话类文书一般都包括以下特点 口头性 直接性 针对性 情感性 4 常见文书 36 综合信息综合信息就是简明扼要的书面报告 按内容分 综合信息包括会议简报和工作简报 综合信息的特点 简 快 新 综合信息一般要求 内容要真实 确凿 篇幅要短小 针对性 指导性要强 4 常见文书 37 课程目录 1 2 3 什么是企业应用文 公文基本知识 常见公文及要求 4 5 常见文书 常见问题和注意事项 6 努力提高写作能力 38 5 常见问题和注意事项 1 错用文种及行文对象错误常见问题 市分公司对省分公司部门发上行文 请示 报告等 请示报告不分 没有文种 如关于报送XX的报表 自造文种 如 汇报 申请 回复 答复 等 示例 39 2 文字不精炼 不规范 主旨不突出 3 标题不准确 不规范 4 请示 未在附注处注明联系人的姓名和电话 5 常见问题和注意事项 40 5 文件的引用特别是文号引用不规范公文中引用文件一般采 制发机关 文件标题 文件字号 的格式 其中 文件字号年度的括号是六角括号 6 各种简称不准确将公司简称 司 将市公司简称 市 我市 我们 各分公司简称 各市 等都是不规范的 5 常见问题和注意事项 41 7 结构层次序数不规范公文的结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 第四层为 常见错误有 一 等等 5 常见问题和注意事项 42 8 附件说明不规范常见错误 1 缺少附件说明 2 附件说明多余书名号 3 将转发件 印发件当作附件进行说明 4 附件说明位置不对 5 附件说明的编号错误和不符合规范 5 常见问题和注意事项 43 9 数字使用不规范公文中的数字 除行政公文的成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 月和日不应留虚位 5 常