孟琦文件管控作业程序.doc

MQ文件管制作业程序核 准审 查作 成庹德华作业程序1.目 的: 为确保本公司质量及环境系统内所有文件均能有效地管制，使其具有一致性与追溯性，从而落实文件管制，保证质量及环境系统的有效运作。2.范 围: 本程序适用于质量系统有关之文件的制作、使用、保管等作业和部门。3.定 义:3.1第一阶文件(手册类)3.1.1 品质手册:叙述质量政策与质量目标涵盖ISO9001:2000国际标准各项要求之纲要性文件。3.2 第二阶文件(程序类):公司质量系统内之所有作业程序书。3.3 第三阶文件(规范类):作业指导书、检验规范、操作说明书、规格书、图面。3.4 第四阶文件(窗体)记录质量及环境系统有关活动之表格。3.5 外来文件:规格书,作业规范,检验规范,图面规格,国际标准等. 4.权责: 文件总类制 定审 查核 准编 号保 管作 废手 册 类文管中心管理代表总经理文管中心文管中心总经理程 序 类制定部门制定部门经理管理代表文管中心文管中心管理代表规 范 类制定单位制定课经理制定部门经理文管中心文管中心发行部门经理表 单制定单位制定课经理制定课经理文管中心使用部门发行 部门经理5.内 容: 5.1文件制订:5.1.1文件制作a.文件封面 (见首页)适用于二、三阶(作业规范)文件。b.文件格式(见内页)适用于作业程序书和作业规范用，其它如作业指导书之格式另根据实际情况而定。5.1.2 文件内容之格式架构a.目的叙述制作该文件之目的。b.范围叙述该文件之适用区域部门组织或人员。c.定义对于该文件使用到之特有名词作一说明。d.权责叙述该文件涉及之人员或部门之权责。e.内容主要执行程序方法之内容。f.参考数据登录一切与该文件相关之文件名称及其文号。g.附件将该文件所使用之作业记录格式逐一列出。5.1.3文件制作之章节编号以不过三码为原则超过皆以abc代之如再有下一层章节则以代之。5.1.4 一、二、三、四阶文件皆以版本版次管制，版本版次代号从00开始，依序为01，02，09，10，11 依此类推。页次以A/B方式表示，A代表该页之页次，代表总页数。5.1.5一、二级文件编码方式: MQ 流水号(01 99) 文件层次代码 部门代号（注：生产部按生产部各事业群代号作业）孟琦2）三、四级文件编号格式可以省略公司名，如： QC QA A/A0 -001流水号版本文件类别部门代号（注：生产部按生产部各事业群代号作业）层次代码层次代码一级QM三级QS二级QP四级QA代号部门代号部门代号部门代号部门HR人事部MF生产部PC仓库R&D工程部QA品管部PMC生管PU采购SAC业务部 C:文件层次代码d: 部门代号c：生产部各事业群代码：代号生产部代号生产部1镜片部3模切部2铭牌4按键部5.2 文件分发5.2.1文件分发悉依文件管制/变更流程图(附图一)办理。5.2.2 文件制作完成，经权责人员审查及核准，并填写文件核发需求单(附表一)后，一律交由文管中心统一分发。5.2.3文件经核准后由文管中心登录文件编号及档案编号，以及在原文件的每页盖上管制文件识别章(含文件上的附件,附表除外)，始可分发。5.2.4 文件对内发行时，由文管中心在每页分发的副本上盖内部发行章(不含文件上的附件)。5.2.5文件对厂外发行时，需经权责经理承认后，分发前由文管中心盖上对外发行章，章样如下: 5.2.6 文件对内分发时，收文者须在文件签收单(附表二)上签名或盖章确认，并作更新文件的动作。签收单由文管中心收回，连同正本保管。5.2.7 各单位若因各种原因，对管制文件有需求时，须填写文件补发申请单(附表六)，经该部门经理核准后，向文管中心申请补发。5.2.8厂内发行的手册类及作业程序书，由文管中心保存原文正本及其电子档案，再把电子档案转换成只读文件共享于厂内计算机网络中，供相关部门查询，而不以纸张分发至各部门。现行除文管中心所保存之原文正本外，在厂内所流通之文件一律视为失效文件。5.3 文件变更5.3.1 文件变更作业悉依文件管制/变更流程图(附图一)办理。5.3.2 各单位可依实际需要对现有文件提出文件变更申请，经原审核单位核准变更后将文件变更申请单/通知单(附表四)交予文管中心归档(如是原审核发行单位因需要自行变更时，可不必提出文件变更申请单/通知单)。 5.3.3 执行文件变更单位须填写档案提领单(如附表五)，经单位经理核准后，送至文管中心领取相关电子档案。文件变更后之版本版次须依规定变更，并须在其首页改订记录表中注明变更内容。文件变更后之电子档案及正本须送至文管中心归档。 5.3.4 文件有重要条文或多处细节内容变更时，该文件应更换新版，如是个别内容作修改，可待到下次修改时再变更版次。5.3.5文件经修改后须在已修改条文之开头以“”注明之，待下次修改前再将所有“”删除。5.3.6在文件未经修正发行前，所有相关文件格式必须按旧版格式填写。5.4文件作废5.4.1 过时文件正本由文管中心盖“作废”章后归档保管，副本在文管中心分发变更 文件后，由收文者交回文管中心或自行销毁。5.4.2因业务需要而留存于使用单位过时文件副本，须盖“作废”章，以免误用。 5.5 文件之档案管理5.5.1 文管中心对管制文件统一归档整理时应编列档案编号，其编码方式为: 流水号(001999,AAAZZZ) 文件类别 文件阶别 Y 一阶文件(手册类) E 二阶文件(作业程序书) M 三阶文件(作业指导书、检验规范、操作说明书、规格图面) W 外来文件(从其它客户来的规范、国际标准等)5.5.2文管中心须制作最新版次一览表(附表三)，记录现行文件的最新版次。 5.5.3任何人均不可于正式文件上加以标记或书写文字符号等，若因文字错误得由原制订人盖章或签名勘误之。5.5.4 借阅文管中心管制文件之正本须经负责人许可，并须填写管制文件借阅登记表(附表七)。所借阅之管制文件不得带离文管中心，亦不得擅自取用。5.5.5文管中心应适时将文件之最新版本分发给有关单位(含供应厂商)或个人。5.5.6文管中心之作业记录窗体的保管期限，依“记录管制作业程序”之规定办理。5.6外部文件之收发5.6.1 外部文件之接收由相关部门负责，经负责人员审查后，按实际需要交给文管中心予以保存。5.6.2外来文件之分发依5.2文件发行规定办理。6.参考数据:6.1记录管制作业程序 7.附 件:7.1 文件管制/变更流程图 (附图一)7.2 文件核发需求单(附表一)7.3 文件签收单(附表二)7.4