会议管理规定-2013.12.4.doc

会议管理规定(试行)一、总则1.目的加强各项工作安排妥当，职责分工明确，组织工作井然有序，确保会议开展顺利，提高会务工作效率，提升会议效果，督办会议决议，保证会议决议的执行，逐步实现公司管理的规范化、标准化和程序化。2.原则强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项要求。3.适用范围适用于公司各种例会及专题会议。二、职责1.管理部门总经办负责监督该制度的执行。2.职责a).总经办负责公司级例会的组织及相关工作，负责协助其他各种专题会议的监督。b).总经办负责公司级各种会议的会场安排、设备准备，负责管理保存所有会议纪要原件。c).公司各部门负责本部门例会及主责专题会议的地点、组织及相关工作。三、会议管理规定1.会议分类 a).行政例会：总经理主持，每周星期一、星期四下午15:00定期召开，要求总经理、副总经理、各部门负责人参加；主要传达公司有关决议，各部门总结上周工作，汇报下周计划。行政例会需形成会议纪要，印发相关部门及人员，并认真贯彻执行。 b).专题会议：指由相关部门（或人员）组织的针对专项问题的会议（有集团董事长、总裁出席），会议时间、地点、参加人员由召集部门确定。专题会议需形成会议纪要，印发相关部门及人员，并认真贯彻执行。c).临时调度会议，由总经办提前通知，调度临时性工作。d).年度工作总结会、其它专项工作会等专项会议，由公司根据计划安排或需要进行组织。2.会议通知a).大型会议须提前五天知会总经办，便于安排会场及相关保障工作。公司级别会议总经办至少在会议开始前3天进行会议准备。b).总经办及时发出会议通知，明确会议确会议时间、地点、内容和参会人员讨论的议题等内容，重要会议应以书面通知的方法传达。由总经办通知与会人员，有关材料尽可能随通知印发，会前派专人做好会场安排。c).会议应于会议通知约定的时间召开，如议题改变、改期或取消，会议组 织部门应提前通知参会人员，并根据本管理办法重新组织、布置会场。 3.会议记录及纪要a).各类会议应指定会议记录员，对会议进行全程或提纲式记录，对结论性 发言做重点记录。b).如需形成会议纪要的，会议记录员要在会议结束后三个工作日内整理原 始记录，提请总经理/董事长签发，按照公司发文的审批程序执行，会议 主持人认为须在会议纪要上签名的，会议记录员须及时督促与会人员签 署。会议纪要应统一编号、及时整理、规范格式和文字，按分级管理要 求分发、存档、上报（也可通过电子邮件传递）。 c). 会议纪要按公司要求记录，会议迟到、缺勤人员名单附后。 4.会议准备a).总经办根据公司级会议、专项会议等根据会议场点特点，结合会议性质，合理布置会场、准备会议资料和用品等。b).参会人员要在会前围绕议题做好充分的准备，有些重大问题尽可能会前交换意见，统一认识，会中正式讨论决定。c).要求各部门汇报简洁明了，重点突出，用事实和数据说话，禁止漫无边 际、泛泛而谈。个别问题按会议程序专题解决。d).参会人员须着工装或正装出席。5.会议考勤、秩序、违纪、监督检查 a).会议组织部门负责会议纪律的维护，准备签到表，组织参会人员签到。b).参会人员提前5分钟到达会场进行签到。会议开始时，组织人收回签到表。会议过程不得喧哗，不得来回走动。会后，组织人在签到表上标注迟到（注明到会时间）、未到人员。c).参会人员如不能按时出席，需提前1个小时向会议组织部门请假，部门例会需提前1个工作日向总经办请假，未请假视同缺席或迟到处理。d).部门例会需部门负责人参加，如部门负责人因故不能出席，需指派本部门主管级人员代替，并提前通知总经办。e).迟到、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行。重要会议与会人员应按照台卡对号入座，坐姿（站姿）端正，将手机关闭或调至振动状态，会议期间不准接听电话，有重要电话须离开会议室接听，禁止交头接耳开小会。认真听取会议内容并做好记录。f).与会者到会必须有准备，均应保持良好的会风，注意言谈举止，发言力求言简意赅。不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。g).涉及到秘密事项的会议与会人员负有保密义务，记录员应在保密地方整 理，并且严格按照主持人签发的抄送人员发送。h).总经办负责对相关各种类型会议的执行与保密事项进行监督检查。i).会议的考勤、违纪记录和处理意见，由会议主持部门负责人在会议结束 后转交给总经办。j).会议决策的执行情况由总经办进行跟踪和监督。 6.会议文件的管理a).会议签到表、会议纪要及有关文件，都必须妥善保管。 b).年终由总经办将上述文件装订成正式案卷，经检查合格后保存，并按档案管理规定查阅。四、会议室使用制度 为加强会议管理，确保会议室的文明、有效使用，制定以下管理程序：1.会议室专门是用于召开会议、教育培训、来宾接待的场所。未经允许，不得挪作他用。2.会议室由总经理办公室统一管理，负责使用调配和设备维护。3. 酒店所有员工，非接待客人和参加会议的，不得随意进入和占用会议室。4.严格审批手续。其他部门使用会议室，至少提前一天到总经理办公室填写会议使用申请表，申请表上需写明：使用事由、参会人数等。没有办理报批手续的，一律不得使用会议室。5.申请使用流程：到总经办填写会议室使用申请表（提前一天，临时会议提前3个小时）根据会议室申请实际情况，确定是否可以提供会议室上报总经理办公室审批使用前到总经办进行会议室使用登记。6.临时取消会议室，提前半个小时知会总经办，需延长使用会议室时间，及时知会总经办。如使用部门在申请时间半个小时后未使用，总经办未接到使用部门通知时，将直动取消会议室使用权。7. 部门会议场地由各部门内部解决，不提供会务服务。会议所需用水、手提电脑请各部门自行准备。8. 会议室由客房部专人负责卫生清洁、设施设备维护和管理。9. 使用会议室时，应注意保持卫生。禁止吸烟，爱护室内设施设备，保持会议室清洁。开会期间，要爱惜会议室的设备及物品，特别是投影仪等贵重物品。与会人员要自觉维护环境卫生，做到不在会议室抽烟，更不能乱扔烟头、纸屑和杂物，不随地吐痰。10. 未经总经办允许，任何个人和任何部门不得将会议室内所使用设备、工具、桌椅等设施设备拿出会议室。11.会议室使用结束后，会议室的使用部门应将座椅归还原位、摆放整齐，及时清理会议产生的垃圾、关闭门窗，空调，照明、切断电源，切实做好防火、并配合工作人员检查设施是否完好，如有损坏，照价赔偿。卫生不合格的，使用部门要对会议室进行清扫和整理。12.会议结束后，应到总经办办理交接手续。13.上述要求，请自觉遵守，作为是否继续借用的必要条件。五、本规定自颁布之日起执行。 广西容州国际大酒店有限责任公司 二一三年十二月六日附件一：会议签到表会议主持人会议主题会议时间会议地点序号部门参会人员签名签到时间备注12345678910111213说明：1.会议实行签到制度，不得代签、补签，否则一律按缺勤处理。 2.本签到表会议结束后由总经办留存，并作为绩效考核和处罚的依据。 3.缺席、病假、事假、迟到、早退在备注栏里注明。附件二：会议室使用申请表A、申请部门填写会议日期：会议内容：会议类型：普通会议 视频会议 培训参会人数：出席会议的领导：会场服务办公室工作人员到场服务： 不需要 需要（ 人）投影仪： 不需要 需要录音笔： 不需要 需要手提电脑： 不需要 需要台签： 不需要 需要（ 个，附具体名单）茶水： 不需要 需要茶杯： 塑料杯（ 个） 瓷杯（ 个）烟灰缸： 不需