A4.1.1体系文件编制导则.doc

BHZB /HSE/A5.6.1 2/5 中国石油集团渤海石油装备制造有限公司管 理 作 业 文 件文件编码：BHZB/QHSE/A4.1.1体系文件编制导则发行版本：A修 改 码：0编 制 人：肖都琴质量安全环保处主要领导审核：张久顺 公司专业主管领导审定：郭孟齐批 准 人：郭孟齐20090401批准 20090401实施中国石油集团渤海石油装备制造有限公司 发 布BHZB/QHSE/A4.1.1 8/8发行版本：A修 改 码：0文件编码：BHZB/QHSE/A4.1.1页 码：1/8 体系文件编制导则 1 范围 为统一规范公司QHSE管理体系文件的编制格式和内容要求，制定本导则。 本导则规定了公司QHSE管理体系文件的编写格式、编码、内容和更改等方面的要求。 本导则适用于公司QHSE管理体系的管理手册、程序文件、管理作业文件以及记录的编制。2 术语和简略语本导则采用GB/T 190002000、GB/T 240012004、GB/T 280012001和Q/SY 1002.12007标准规定的术语。3 职责3.1 质量安全环保处是本导则的归口管理部门，负责制、修订本导则并组织实施。3.2 各部门和各单位负责按本导则规定编制相应的体系文件。4 管理内容4.1 管理手册编制4.1.1 封面：注明公司名称、质量（HSE）管理手册（分手册）、版本号、修改码等。a) 管理手册封面格式见附录A；b) 管理分手册封面格式见附录B；c) 管理手册（分手册）版面大小均用A4纸，图表过大可用A3纸折叠装订。4.1.2 目录：列出管理手册（分手册）各章的题目和页码。4.1.3 前言：公司概况及管理手册（分手册）有关说明。4.1.4 管理手册（分手册）正文：对各过程控制要求的描述和体系文件的引用。4.1.5 附表：管理手册（分手册）的支持性文件。4.2 程序文件和管理作业文件的编制4.2.1 程序文件、管理作业文件的格式 a) 程序文件封面见附录C； b) 程序文件首页见附录D； c) 管理作业文件封面见附录E； d) 管理作业文件首页见附录F； e) 程序文件其它页加页眉线，上标文件编码、页数总页数； f) 管理作业文件其它页加页眉线，上标文件编码、页数总页数； g) 文件版面一律采用A4纸，图表过大可用A3纸折叠装订。4.2.2 文件版本、修改码和编码 发行版本：首版为A，以后换版为B、C、D依次类推。 修改码：未作修改时为0，以后修改变为1、2、3依次类推。 文件编码：这是体系文件的识别标记，一个文件只有唯一的一个编码。公司手册编码规则为：BHZB /QHSEA 101 手册编号 文件版本号 文件类别 公司代码 公司程序文件和管理作业文件编码规定为：BHZB /QHSEA . . 管理作业文件顺序号 程序文件顺序号 管理标准中对应的章号 文件版本号 文件类别 公司代码各单位QHSE分手册、程序文件和管理作业文件编码在上述公司编码办法在BHZB后加注各单位代码。如：BHZB /YJC/QHSEA GGZ 钢管制造分公司YJC 第一机械厂 HSJ 石油机械厂 ZCJ 中成机械制造有限公司 ZCZ 中成装备制造分公司 XSJ 新世纪机械制造有限公司 CDJ 承德石油机械有限公司 SHS 石化设备厂文件类别：质量手册用QM，HSE管理手册用HSE，质量管理体系专用程序文件用Q表示，HSE管理体系专用程序文件用HSE表示，共用的程序文件用QHSE表示。管理标准中对应的章节号：质量管理体系专用程序文件采用GB/T190012000的要素号，HSE管理体系专用程序文件采用Q/SY 1002.12007的要素号，共用的程序文件采用GB/T190012000的要素号。4.2.3 程序文件、管理作业文件的结构 a) 程序文件的结构 1 范围 2术语和简略语 3 职责 4 程序内容 5 相关文件、记录 5.1程序文件5.2作业文件 5.3记录 b) 管理作业文件的结构 1 范围2 术语和简略语3 职责4 管理内容5 相关文件、记录 5.1相关文件 5.2相关记录4.2.4 文件编制原则a) 程序文件是对管理手册中某些条款的补充和细化，管理作业文件是对程序文件中某些条款的补充和细化，下一级文件必须与所支撑的上一级文件相对应，不能脱离上一级文件另行制定； b) 能在管理手册中对所需控制的管理活动描述清楚，就不再编制程序文件；能在程序文件中对所需控制的管理活动描述清楚，就不再编制管理作业文件；能直接引用国家标准、行业标准、企业标准及技术文件对程序文件构成支持，也无需再开发管理作业文件；c) 为便于特色技术信息保密工作的开展，管理作业文件内容仅描述对管理活动的控制，有关作业技术和行为的控制内容（如：操作规程、维护保养规程、作业指南、实施细则、技术参数标准等）纳入技术文件，由各单位自行控制管理； d) 为便于操作和有益于指导管理活动，一个程序文件可以由多个管理作业文件、标准和技术文件进行支撑； e）文件的编制工作是对有关规章、制度的进一步完善、细化和规范整理工作，有关规章、制度的管理内容纳入管理手册（分手册）、程序文件、管理作业文件和“两书一表”后，相应的规章、制度应同时废除。4.2.5 程序文件、管理作业文件的编写内容 a) 范围 简述制定该文件的目的、管理内容和适用范围。应使用如下引导语： 为了制定本程序（办法、规定或细则）。 本程序（办法、规定或细则）规定了。本程序（办法、规定或细则）适用于。b) 术语和简略语质量管理体系专用文件写明“本程序（办法、规定或细则）采用GB/T 190002000 标准规定的术语”；环境管理体系专用文件写明“本程序（办法、规定或细则）采用GB/T 240012004 标准规定的术语”；职业健康安全管理体系专用文件写明“本程序（办法、规定或细则）采用GB/T 280012001 标准规定的术语”；HSE管理体系专用文件写明“本程序（办法、规定或细则）采用Q/SY 1002.12007 标准规定的术语”。共用文件写明“本程序（办法、规定或细则）采用GB/T 190002000、GB/T 240012004 、GB/T280012001和Q/SY 1002.12007标准规定的术语”。如还有需要解释的术语和简略语应另起一行依次排列解释。专业术语可直接引用技术标准的术语，也可用文字进行描述。 c) 职责 表述所述活动的归口管理部门及相关部门和下级单位的职责。 d) 程序内容（管理作业文件称管理内容） 表述该程序（管理作业文件）所控制的过程输入要求和过程控制的环节、内容、方法要求以及应达到的管理目标（过程输出）。在上述表述过程中应按PDCA循环的原理写明策划、实施、检查、总结和改进各个阶段中应做什么，谁来做，按什么顺序做，按什么标准做，做到什么程度，谁来检查或考核，留下什么记录，如果发生问题应采取什么措施等等。同时要处理好与其它过程之间的接口问题。 管理作业文件要具体展开描述开展某项管理活动的具体步骤、方法和注意事项，内容必须有可操作性和可检查性。 正文中引用相关程序文件、管理作业文件和标准时，文件编码在文件名称前，文件名称用书名号括起来，第二次及多次出现的同一文件可省略编码，只写文件名称，并用书名号括起来。正文中出现的记录按出现的顺序排号，第一个出现的记录顺序号为01，第二个出现的记录顺序号为02，依次类推。记录名称在前，用双引号引起来，记录编码在后，用括号括起来。第二次或多次出现的同一记录只写记录名称，省略记录编码。e) 相关文件和记录用章节号分别列出实施本程序（办法、规定或细则）涉及的相关程序文件、管理作业文件、法律法规、标准及技术文件的编码和名称，以及需填写的记录编码及名称，并在文件后附以记录格式，记录按编码顺序进行排列。4.3 记录的编制4.3.1 记录编制要求 a) 程序文件和管理作业文件的编制部门或二级单位，应同时设计该文件的记录格式； b) 记录多少由过程实施复杂程度和提供证据程度决定； c) 记录的内容应做到项目明确、内容完整、数据齐全、简便、适用。4.3.2 记录编制内容 a) 记录名称：简短明确反映记录对象；b) 记录编码：编码是每种记录的识别标记，每种记录只有一个编码，在记录左上角标出，记录编码规定见后图； c) 记录编号：编号是某一种记录中每张记录的识别标记，由记录保存部门或各单位在记录右上角标出；若记录属于成册票据，印有流水序号，可视为记录编号，不另按上述规则编号； d) 记录内容：按记录对象要求，确定编写内容； e) 记录人员：指记录的填写人、会签人、审核人等；f) 记录时间：按活动的时间填写，一般应写清年、月、日； g) 记录单位名称：指公司机关部门或单位名称等； h) 保存部门：在记录表格左下角注明该记录保存部门； i) 保存期：在记录表格右下角注明该记录保存期；j) 记录格式：记录版面规定用A4纸，少数表格A4纸不足以表达清楚时，可用A3纸折叠装订。专用票据等记录可按国家统一规定版面。记录编码规定： BHZB /QHSE 记录顺序号 管理作业文件顺序号 程序文件版本号、顺序号 管理标准中对应的章号 文件类别 公司代码文件类别：质量管理体系专用记录用Q表示，HSE管理体系专用记录用HSE表示，共用的记录用QHSE表示。管理标准中对应的章节号：质量管理体系专用记录采用GB/T190012000的要素号，HSE管理体系专用记录采用Q/SY 1002.12007的要素号，共用的记录采用GB/T190012000的要素号。记录表格框架式样如下：渤海石油装备制造有限公司（记录名称）编码：BHZB/QHSE/ 编号：此部分设计出记录栏目： 如：记录内容 记录单位 记 录 人 审 核 人注：栏目内容、格式由编制部门或二级单位自定 保存部门： 保存期：年5 相关文件、记录5.1 相关文件5.2 相关记录附录A-1：质量手册封面 中国石油集团渤海石油装备制造有限公司（黑体2号）BHZB/QM/A101 （黑体2号） 质 量 手 册（黑体小初） 发行版本： A（仿宋4号） 修 改 码： 0 编制部门： 编 制 人： 审 定 人： 批 准 人：批准(黑体4号) 实施 中国石油集团渤海石油装备制造有限公司 发 布(黑体3号)附录A-2：HSE管理手册封面 中国石油集团渤海石油装备制造有限公司（黑体3号） 健康 安全 环境管理体系（黑体2号） 管 理 手 册（黑体小初） 发行版本： A（仿宋4号） 修 改 码： 0 编制部门： 编 制 人：审 核 人： 审 定 人： 批 准 人：批准(黑体4号) 实施 中国石油集团渤海石油装备制造有限公司 发 布(黑体3号)附录B-1：质量管理分手册封面 中国石油集团渤海石油装备制造有限公司（黑体3号） XXXX（文件编号）（黑体2号） 质 量 分 手 册（黑体小初） 发行版本： A（仿宋4号） 修 改 码：0 编制部门： 编 写 人： 审 核 人： 批 准 人：批准(黑体4号) 实施 （各单位全称） 发 布(黑体3号)附录B-2：HSE管理分手册封面 中国石油集团渤海石油装备制造有限公司（黑体3号） 健康 安全 环境管理体系（黑体2号） 管 理 分 手 册（黑体小初） 发行版本： A（仿宋4号） 修 改 码： 0 编制部门： 编 写 人： 审 核 人： 批 准 人：批准(黑体4号) 实施 （各单位全称） 发 布(黑体3号)附录C：程序文件封面中国石油集团渤海石油装备制造有限公司（黑体小2号） 程 序 文 件（黑体1号） 文件编码： BHZB/QHSE/A（仿宋4号） （程序文件名称）（黑体1号） 发行版本： A（仿宋4号） 修 改 码： 0 编 制 人：（归口部门名称）主要领导审核：审 定 人：批 准 人： 批准（黑体4号） 实施 （各单位全称） 发 布(黑体3号)附录D:程序文件首页 发行版本：（仿宋小4号） 修 改 码： （程序文件名称）（黑体2号） 文件编码： 页 码： 1 范围（宋体4号加黑） （正文用仿宋4号） 2 术语和简略语 3 职责 4 程序内容 5 相关文件、记录5.1 程序文件（仿宋4号）5.2 作业文件 5.3 记录 附录E：管理作业文件封面 中国石油集团渤海石油装备制造有限公司（黑体小3号） 管 理 作 业 文 件（黑体1号） 文件编码：BHZ