第七章销售与应收子系统PPT课件

第七章销售与收款循环的核算与管理 7 1销售与收款的核算与管理7 2IT环境下销售与收款循环的流程分析7 3销售与收款子系统总体结构分析7 4收款子系统的初始化管理7 5收款业务的核销与管理 主要内容 教学目的和重点 教学的目的 企业的销售活动包括两个方面的内容 一是产品的发送 二是价款的收回 该系统就围绕以上两个环节展开 本章学习应该掌握 1 系统的设计目标2 在了解手工环境下销售和应收帐款管理的工作流程的基础上 理解和掌握该子系统计算机的数据处理流程 3 掌握主要文件的设计及该系统的功能模块的划分 4 掌握该系统数据的来源 数据处理的起点 数据中间处理过程以及数据处理的结果 数据处理的终点 教学目的和重点 本章学习的重点和难点 1 本章学习的重点为该子系统计算机数据处理流程以及数据之间的传递关系 2 本章的难点为该子系统的数据流转关系 以及销售和应收帐款两部分的必然联系 3 通过软件的实际操作 使学生认识销售和应收帐款管理的内涵和作用 以及通用软件的设计思路 7 1销售与收款的核算与管理 1 销售是企业价值实现的关键环节 是企业会计信息系统的重要构成部分 销售以及与销售有关的应收账款的核算和管理是该子系统要解决的基本问题 2 销售业绩的好坏直接关系到企业的发展和存亡 销售业务需要销售 仓库管理和财务部门协同的完成 为了达到对销售与应收账款事前 事中和事后的管理必须建立一个集业务处理与核算为一体的销售与应收子系统 一 销售与收款系统业务流程分析 最低的销售成本最快的速度合理的价格 合理的最大利润 销售管理任务 销售管理业务处理 手工 一 销售与收款系统业务流程分析 一 销售与收款系统业务流程分析 销售与应收子系统的业务流程 和其他系统的关系 数据量大 日常数据处理频繁且实时性要求高 业务处理复杂且可靠性要求高 与其他会计子系统的数据交换多 二 销售与应收子系统的特点 7 2IT环境下销售与收款循环的流程分析 销售管理业务处理 计算机 顾客订单 编制销售单 销售单 顾客 销售单 N A 赊销信用批准 销售单 销售单 A 销售发票 过入顾客帐户 A 销售单 销售单 发运单 填制销售发票 销售发票 N 顾客 发货 销售单 N 销售单 填制发运单 发运单 N 顾客 N 销售单 赊销信用 应收帐款 开单 仓库 运输 1 应收账款业务手工处理流程 2 计算机处理应收账款业务流程 图5 2应收账款管理子系统数据处理流程 3 应收账款子系统与其他子系统的关系 图5 3应收账款子系统与其他子系统之间的关系 转账 采购管理 制 定 信用政策 赊销发票 数据 应付账款 应收账款 总账系统 销售管理 凭证 应收款管理系统的业务流程 7 3销售与收款子系统的总体结构设计 一 销售与收款子系统的数据编码设计销售与应收子系统的最主要的编码是客户代码 客户代码是对每一个客户单位进行编码 编码的原则是客户代码与客户单位一一对应 即每一客户单位对应唯一的代码 有了客户代码就可以快速 方便的输入 查询和修改每一客户数据 说明客户编码依照销售管理解决方案中提到的编码规则给出地址可以有多个 每个地址对应一个或多个用途 如 发货至 开单至 营销 催款等等 客户分类指明两种类别 即地域分类和性质分类 经销商 最终用户 内部等 信用级别根据应收款付款情况等信息拟订 按风险程度划分为高风险 一般风险和低风险 运费方式指明是FOB或CIF 该值是缺省值 客户编码客户名称详细地址用途联系人职务电话客户分类信用级别运费类型付款方式 客户数据登记表单位 X公司 客户代码设计 图5 5应收账款子系统的客户代码构成 客户序号 省 地区 二 数据文件的特点与内容 1 主要数据文件 销售发票文件用来存放每一笔销售业务的详细数据 有关销售的统计分析数据一般均可由这个文件中的数据加工生成 收款单文件用来存放每一次与客户进行结算的详细情况 3 记账凭证文件 记账凭证文件是为存放系统生成的记账凭证 以便传送到账务系统进行相应的账务处理使用 客户档案文件销售报价单文件销售订单文件销售发票文件出库单文件收款单文件 数据文件举例 收款单 t RP Contact 图5 6收款单文件结构图 主从表是一对多的关系 主表中的一条记录在从表有相应的多条记录 应收账款子系统中主要基表以及它们之间的主外键约束见图5 7 图5 7应收账款子系统数据模型 建立外键的作用就是保证数据的完整性 就如同表A里有主键fph字段 表B里有fph字段 当A为主表 B为从表时 主表的主键就是从表的外键 也就是说B表里的fph字段的取值要来自A表里的fph字段 限制约束 以达到数据上的完整 2 辅助数据文件 临时文件 辅助数据文件主要用来存放销售管理和进行分析统计所需要的辅助信息 在销售与应收子系统中辅助数据文件主要有销售计划文件等 3 其他数据文件 基础数据文件 存放价格政策 结算方式 销售方式 付款条件和税率等基础设置的数据文件 应该允许用户在基本结构上增加必要的字段 三 销售与应收子系统功能结构 应收系统功能设计 图5 8应收账款管理子系统功能模块图 应收款管理系统 初始化 销售合同 销售发票 其他应收单 期末处理 收款单 应收票据 日常处理 往来款业务报表 万能报表 往来款分析报表 退款单 单据输入 业务处理 帐簿报表输出 单据序时簿 单据审核 往来款核销 系统设置 初始数据录入 期末结帐 坏帐处理 凭证制作 7 4销售与应收子系统的初始设置 在完成了共用的基础设置后 销售管理系统初始化主要是定义销售管理系统启用参数 如果有委托代销业务 则需要进行期初委托代销业务数据的初始 如没有 则直接进行日常业务处理 此系统的启动和注册与采购管理系统的启动和注册操作步骤基本相同 一 初始建账二 客户资料管理三 销售部门和销售人员设置四 交易方式设置五 结算方式设置六 付款条件设置七 税率设置八 价格政策设置九 单据设计十 期初单据录入 1 销售子系统的初始设置 在完成了共用的基础设置后 销售管理系统初始化主要是定义销售管理系统启用参数 如果有委托代销业务 则需要进行期初委托代销业务数据的初始 如没有 则直接进行日常业务处理 此系统的启动和注册与采购管理系统的启动和注册操作步骤基本相同这里不再重述 1 启用销售管理系统 2 录入销售系统期初数据 期初委托代销发货单 销售部门的组织架构及岗位职责是什么 目前有那些销售订单类型 客户文档是如何进行管理的 有没有对客户进行分类管理 有无客户的信用额度的管理 开发票的依据是什么 与其它相关部门的信息是如何流动的 请说明信息流程 现时销售业务流程是怎样的 销售业务部门是如何对外进行报价的 报价依据是什么 其处理流程如何 销售合同 销售订单的审批控制流程是怎样的 审批内容如何 发货及控制流程 标准及非标准发货流程 是怎样的 退货流程是怎样的 订单修改流程是怎样的 销售政策及其执行 折扣 进行销售分析的手段有那些 需要那些相关信息 销售计划是如何指定的 需要的信息来源有那些 目前对销售费用是如何进行管理的 如何对销售人员进行销售绩效考评 要用到哪些销售管理报表及文档 销售业务如何与财务部门进行协调 是否有随成品配套的必须备品备件或工具 是否有随成品赠送品 如何处理 如何处理包装程序 或物品 由谁来处理 是否有装箱单 如何处理 运费如何处理 贵部门对未来系统要求和建议是什么 1 应收子系统的初始设置 应收账款管理系统是财务系统的一个重要的子系统 其初始化主要包括初始设置 编码档案设置及期初余额的录入 应收及应付账款管理系统的初始化内容几乎都是一一对应的 在第一次使用应收账款系统时 应设置本系统运行所需要的参数 以便系统根据用户所设定的参数进行相应的处理 账套参数设置可以在第一次进入系统时进行 也可以在以后进入系统后 在 设置 功能中的 选项 功能中设置 账套参数主要包括 应收款核销方式 控制科目依据 产品采购科目的依据 预收款核销方式 制单方式和坏账处理方式等 链接 7 5销售与应收子系统的日常处理 一 销售与应收子系统的输入处理 销售与应收子系统数据的输入可以分成三类 初始设置数据的输入 如 价格政策 结算方式 交易方式 付款方式和税率等设置 从其他子系统转入的数据 如从存货子系统调取产品代码 名称 计量单位和实际成本等 日常业务处理的原始数据 前两类数据在系统中主要是为了形成数据辞典 以便方便的输入销售发票 销售定单等销售业务数据 第一类数据在初始设置中完成 第二类数据是在与存货管理子系统集成运行时由系统自动调入 因此日常业务处理数据的输入是重点 2020 4 18 销售业务总体流程 构稽 选单 选单 手工录入 手工录入 手工录入 选单 手工录入 手工录入 选单 选单 销售报价单 销售订单 审核订单 销售报价单审核 手工录入 发货通知单审核 发货通知单 销售出库单 销售发票 销售发票审核 销售出库单审核 退货通知单 退货通知单审核 选单 应收账款系统 总账系统 1 销售子系统的日常业务输入一笔销售业务的发生涉及到销售计划的制定 产品出库 收取货款等业务活动和账务处理 因此 销售管理系统与应收款管理系统集成使用 可以掌握销售业务的收款情况 与库存管理系统集成使用 可以随时掌握存货的现存量信息 与存货核算系统集成使用 可以为存货核算提供销售出库成本 便于财务部门及时掌握存货销售成本 销售子系统的日常数据输入主要是销售定单 发货单 销售发票 收款单和退货单的输入 在销售管理系统中录入发货单 销售发票 在库存管理系统中审核销售发货单 在存货核算中记账 登录存货明细账 并依据记账后的销售发货单生成凭证 把凭证传递到总账系统 在应收款系统中对销售发票制单 生成应收款凭证并在收款时录入收款单 核销应收款 生成收款凭证传递到总账系统 在总账系统中对凭证审核 记账 销售发票输入与审核 收款单的输入 其他应收单的输入与审核 2 应收帐款子系统的输入处理 1 用户界面尽量与手工单据格式一致 减少因使用习惯差异带来的错误 2 相互关联的凭证可以由系统自动互相生成 这种相互自动生成 主要目的是防止重复输入可能发生的错误 3 凡是在初始设置中进行过设置的项目 在输入的用户界面对应项目中设置操作键 用以调出设置内容供用户选择输入 从而减少输入工作量 保证输入的正确 4 对通过输入的原始数据计算生成的数据采用计算机自动计算并填入对应项目 供用户进行检验 5 作为正式记录存入系统的凭证应该经过确认 二 生成记账凭证的处理 销售流程 概览 2 如果您没有预先创建交货单 仓库库存数量将减少 销售成本的核算 借 主营业务成本贷 库存商品 XX产品销售收入的核算 借 库存现金 或银行存款 应收账款 贷 主营业务收入 XX产品应交税费 应交增值税 销项税额 为了用户使用的方便 在销售与应收子系统中无论是输入销售发票还是输入收款单 都应该允许用户选择自动生成或不生成记账凭证 生成记账凭证采用用户实现设置凭证模板的方式 链接 三 应收账款的核销和发票管理的处理 在销售与应收子系统中一般不单独设置应收账款的核销功能 核销的处理在输入收款单时进行 作为处理销售业务的子系统应该具有对发票尤其是对开出的增值税发票的管理功能 发票管理的处理与应收账款核销的处理方法类似 系统每生成并确认一张收款单 系统自动根据收款单的实收货款金额 增值税税率和由此计算出的应交增值税金额生成发票并按规定格式打印 坏账的计提与核销 链接 本章小结 本章从销售及应收账款的核算和管理的需要出发 分析了销售与应收子系统的特点和工作任务 着重分析了如何根据销售业务流程组织计算机系统的数据流程 并分析了销售与应收子系统的数据文件 主要代码的基本特点和结构及系统应该具有的功能结构 通过对系统内部结构特点的分析 应该掌握系统从初始设置 数据输入到数据处理和输出的基本设计和使用方法 工作内容和注意事项 销售与应收子系统日常业务数据输入项目较多 输入的的工作量较大 因此输入出现错误的可能性也大 为了保证数据输入的正确和可靠 尽量减少输入的工作量 在系统的输入设计中采用了一些针对性措施 了解设计中的这些处理特点对于正确 灵活的使用销售与应收子系统处理企业的销售业务具有重要意义 先发货后开票 开票直接发货 开票直接发货与先发货后开票销售业务模式不同的是 首先根据销售订单填制销售发票并审核 审核后的销售发票自动生成相应的发货单 销售出库单以及应收账款 并传递到库存管理系统和应收款管理系统 先发货后开票销售业务模式下的退货处理 开票直接发货销售业务模式下的退货处理 开票直接发货销售业务模式下的退货处理流程为 填制并审核红字销售发票 审核后的红字销售发票自动生成相应的退货单 红字销售出库单以及红字应收账款 并传递到库存管理系统和应收款管理系统 现收业务 委托代销业务 销售调拨业务 销售调拨业务的处理流程如下 1 当发生销售调拨业务时 在销售系统中填制并审核销售调拨单 2 审核后的销售调拨单自动生成发货单 同时分仓库生成销售出库单并传递到库存管理系统进行审核 3 审核后的销售调拨单自动生成应收账款并传递到应收款系统 4 与一般销售业务不同的是 在应收款系统中根据销售调拨单生成的凭证不含税金 零售业务 如果用户有零售业务 用户的零售业务数据可以先按日汇总 然后通过零售日报进行处理 零售日报记销售收入账 生成发货单和销售出库单 进行销售出库登账处理 对于零售业务 仓库指的是最终的出货地点 例如 零售商场 仓库指的是将货物交给客户的柜组 货物从仓库到柜组的过程 属于库存的转库处理 由库存管理系统完成 销售业务1 业务内容 10日 销售四部 向北京世纪学校公司出售管理革命光盘 计1000张 单位售价为98元 由配套用品库发货 给予九折的折扣 同时开据销售普通发票一张 票号为48701 款未收 业务类型 一般销售业务 业务特征 商业折扣 操作指导 1 在销售管理系统中填制并审核发货单2 在销售管理系统中根据发货单生成销售发票并审核3 在库存管理系统中审核销售出库单4 在存货核算系统中对销售出库单记账并生成凭证5 在应收款系统中进行发票制单 1 在销售管理系统中填制并审核发货单 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 2 在销售管理系统中根据发货单生成销售发票并审核 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 3 在库存管理系统中审核销售出库单 1 2 3 4 4 在存货核算系统中对销售出库单记账并生成凭证 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 7 8 5 在应收款系统中进行发票制单 1 2 3 4 5 6 销售业务2 业务内容 12日 销售一部 向哈尔滨飞机制造厂出售凭证套打纸 8X 计100箱 批次5903 按参考售价出售 由产品库发货 同时开据销售专用发票一张 票号为48702 收到24570元的转账支票一张 票号25792 做现结处理 业务类型 现结销售 操作指导 1 在销售管理系统中填制并审核发货单 略 2 在销售管理系统中根据发货单生成销售专用发票 略 3 在销售管理系统中进行现结处理4 在销售管理系统中审核销售发票 略 5 在库存管理系统中审核销售出库单 略 6 在存货核算系统中对销售出库单记账并生成凭证 略 7 在应收款系统中进行现结制单 3 在销售管理系统中进行现结处理 1 2 3 4 7 在应收款系统中进行现结制单 1 2 3 4 5 6 7 销售业务3 业务内容 3 15日 销售一部 收到北京世纪学校委托代销结算单一张 结算普通打印纸 计100箱 批次5768 结算单价为130元 立即开据销售普通发票给北京世纪学校 票号为48705 款未收 业务类型 委托代销结算 操作指导 1 在销售管理系统中填制并审核委托代销结算单2 在销售管理系统查看并审核销售普通发票 略 3 在库存管理系统中审核销售出库单 略 4 在存货核算系统中对销售出库单记账并生成凭证 略 5 在应收款系统中进行发票制单 略 1 在销售管理系统中填制并审核委托代销结算单 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 销售业务4 业务内容 18日 销售二部 收到哈尔滨飞机制造厂订单一张 订购联想天禧套装 计50套 订购单价11499元 预计本月28日发货 业务类型 销售订货业务 操作指导 1 在销售管理系统中填制销售订单2 在销售管理系统中审核销售订单 1 在销售管理系统中填制并审核销售订单 1 2 3 4 5 6 7 8 销售业务5 业务内容 18日 销售二部 从硬件库发出联想天鹤PIII 500 计20套 售价为9959元 委托上海万邦证券代为销售 货已发出还未结算 业务类型 委托代销业务 操作指导 1 在销售管理系统中填制委托代销发货单2 在销售管理系统中审核委托代销发货单 1 在销售管理系统中填制并审核委托代销发货单 1 2 3 4 5 6 7 8 销售业务6 业务内容 21日 销售一部 收到天津海达公司的委托代销结算单一张 结算凭证套打纸 计30箱 批次5903 单价为210元 售价6300元 立即开据销售专用发票给天津海达公司 票号为68705 款未收 业务类型 委托代销结算 业务特征 结算部分货物 操作指导 1 在销售管理系统中填制并审核委托代销结算单2 在销售管理系统中对委托代销结算单进行审核3 在销售管理系统中对根据委托代销结算单生成的销售专用发票进行审核 略 4 在库存管理系统中审核销售出库单 略 5 在存货核算系统中对销售出库单记账并生成凭证 略 6 在应收款系统中进行发票制单 略 1 在销售管理系统中填制并审核委托代销结算单 1 2 3 4 5 6 7 8 9 销售业务7 业务内容 28日 销售二部 从硬件库发出联想天禧套装 计50套 售价11499元 代垫运费3000元 立即开出专用发票给哈尔滨飞机制造厂 票号76504 款未收 业务类型 一般销售业务 业务特征 超现存量发货 代垫运费 操作指导 1 在销售管理系统中根据销售订单生成发货单并审核2 在销售管理系统中生成销售发票并审核 略 3 在销售管理系统中录入代垫费用单并审核4 在库存管理系统中审核销售出库单 略 5 在存货核算系统中修改存货的出库单价6 在存货核算系统中对销售出库单记账并生成凭证 略 7 在应收款管理系统中进行发票制单 略 1 在销售管理系统中填制并审核委托代销结算单 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 在销售管理系统中根据销售订单生成发货单并审核 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 3 在销售管理系统中录入代垫费用单并审核 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 5 在存货核算系统中修改存货的出库单价 1 2 3 4 5 5 在存货核算系统中修改存货的出库单价 1 2 3 4 5 销售业务8 业务内容 28日 销售三部 从软件库发出G版购销存系统1套 按参考售价出售 并立即开出销售专用发票给哈尔滨飞机制造厂 票号85231 给予九折的折扣 收到转账支票一张 支票号为2150 做收款处理 业务类型 一般销售业务 业务特征 现收 商业折扣 操作指导 1 录入并审核销售发货单 处理商业折扣 略 2 根据发货单生成销售发票并审核 略 3 在库存管理系统中审核销售出库单 略 4 在存货核算系统中对销售出库单记账并生成凭证 略 5 在应收款管理系统中进行发票制单 略 6 在应收款管理系统中进行收款处理 6 在应收款管理系统中进行收款处理 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 销售业务9 业务内容 28日 销售二部 哈飞公司退回联想天禧套装1套 无税单价11499元 入硬件库 业务类型 先发货后开票退货业务 操作指导 1 在销售管理系统中填制并审核退货单2 在销售管理系统中增加并审核红字专用发票3 在库存管理系统中审核销售出库单 略 4 在存货核算系统中对销售出库单记账并生成凭证 略 5 在应收款系统中进行发票制单 略 1 在销售管理系统中填制并审核退货单 1 2 3 4 5 6 7 8 2 在销售管理系统中增加并审核红字专用发票 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 销售业务10 业务内容 29日 销售二部 从硬件库发出联想显示器 计20台 按参考售价出售 委托上海万邦证券代为销售 货已发出还未结算 在销售过程中发生销售费用500元 业务类型 委托代销发货 业务特征 发生销售费用 操作指导 1 在销售管理系统填制委托代销发货单 略 2 在销售管理系统中审核委托代销发货单 略 3 增加销售支出单 3 增加销售支出单 1 2 3 4 5 6 应收款管理系统的业务处理 初始设置设置控制参数 设置基础信息 输入期初余额日常处理应收处理 坏账处理 票据管理 制单 查询统计期末处理汇兑损益 月末结账 实验九 实验目的实验准备实验内容实验要求实验资料操作指导 操作指导 1 启动与注册应收款管理2 初始设置3 日常处理4 期末处理 1 启动与注册应收款管理 1 2 3 2 1初始设置 设置控制参数 1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 2 2初始设置 初始设置 2 3初始设置 设置存货分类和存货档案 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 2 4