部门职责与岗位说明书梳理培训

盛高南京中心管理整合与提升咨询项目部门职责与岗位说明书梳理培训, 盛高咨询（上海） 2018年1月16日,机 密,讨论稿,此报告仅供客户内部使用。未经盛高咨询的许可，其他任何机构不得擅自传阅、引用或复制。,目 录,组织结构设计与职位体系设计部门职责梳理岗位说明书梳理部门职责与岗位说明书梳理或编制中应注意的几个问题,组织及组织设计需要考虑的因素,组织：是为了达到某些特定目标，经由分工与合作，以及不同层次的权力和责任制度，而构成的人的组合。,横 向 跨 度 与 纵 向 层 级 集 权 管 理 与 分 权 管 理规 范 化 与 灵 活 性 正 式 组 织 与 非 正 式 组 织,组织结构决定着职位体系结构,室1,室2,室3,组1,组2,中心,部门1,部门2,组5,室5,组3,组4,室4,部门职责可以分解到各个岗位，全体岗位职责的综合即是部门职责,室职责,室职责,室职责,组职责,组职责,中心职责,部门职责,部门职责,组职责,室职责,组职责,组职责,室职责,室主任1职责,室主任2职责,室主任3职责,组长1职责,组长2职责,部长职责,岗位1职责,岗位2职责,岗位3职责,岗位4职责,岗位5职责,岗位6职责,岗位7职责,岗位8职责,岗位9职责,岗位10职责,岗位11职责,岗位12职责,目 录,组织结构设计与职位体系设计部门职责梳理岗位说明书梳理部门职责与岗位说明书梳理或编制中应注意的几个问题,部门职责梳理：系统化的分析方法,部门职责梳理的要求：没有空白，允许交叉，但是交叉的情况下要分清各自的责任,部门职责梳理步骤1：填入部门职责,以行政管理部和中心办公室为例：填入部门职责,部门职责梳理步骤2：根据部门职责逐条判断各部门的角色,以行政管理部和中心办公室为例：判断部门角色,部门职责梳理步骤3：根据部门职责逐条研判职责是否存在问题点,以行政管理部和中心办公室为例：研判问题点1，职责范围界定易出问题,部门职责梳理步骤3：根据部门职责逐条研判职责是否存在问题点,以行政管理部和中心办公室为例：研判问题点2，角色界定易出问题,部门职责梳理步骤4：对于存在问题点进行研讨并进行纠正,以行政管理部和中心办公室为例：纠正调整后的部门职责,目 录,组织结构设计与职位体系设计部门职责梳理岗位说明书梳理部门职责与岗位说明书梳理或编制中应注意的几个问题,岗位说明书梳理前的准备,岗位说明书梳理前首先要熟悉岗位基本情况，同时应该准备以下四种规范的资料配合梳理过程，作为梳理基础,岗位说明书,职位体系图,部门职责梳理表,相关信息资料,岗位说明书编写规范工作职责动词词典部门名称、岗位名称规范相关访谈、研讨记录等,岗位说明书梳理第1类：基本信息和职位体系梳理,基本信息和职位体系梳理主要分为两个部分：规范性梳理和纠错性梳理,规范性梳理主要是检查岗位说明书是否依据编写规范的要求进行编写主要参考依据：岗位说明书编写规范部门名称规范和岗位名称规范,纠错性梳理主要是检查岗位说明书编写是否正确，是否与实际情况或者设想相符主要使用工具职位体系图和数据统计表岗位说明书基本情况汇总表,通过统一、规范的岗位基本情况信息表和职位体系图进行岗位基本信息和职位体系的纠错性梳理,基本信息和职位体系梳理主要分为两个部分：规范性梳理和纠错性梳理,岗位说明书梳理第2类：岗位职责梳理,岗位职责梳理主要分为两个部分：规范性梳理和纠错性梳理,规范性梳理主要是检查岗位说明书是否依据编写规范的要求进行编写主要参考依据：岗位说明书编写规范工作职责动词词典,纠错性梳理主要是检查岗位说明书编写是否正确，是否与实际情况或者设想相符主要使用工具岗位职责梳理表,岗位职责的纠错性梳理必须利用系统的思想才能进行全面的、系统的、有机的梳理,岗位职责梳理表：将部门职责和岗位职责进行有机联系的梳理工具,岗位职责梳理步骤1：填写梳理确认后的部门职责和部门岗位,以资产管理部岗位为例：填写部门职责和部门岗位,岗位职责梳理步骤2：依据岗位说明书进行角色梳理,以资产管理部岗位为例：根据已经填写好的岗位说明书中对于职责的描述，确定岗位在这些职责实现过程中的角色,岗位职责梳理步骤3：通过角色梳理首先发现落空的部门职责,以资产管理部岗位为例：在全部岗位职责描述中都没有提及的部门职责，明显属于职责落空的现象，没有岗位执行的部门职责，没有任何意义,岗位职责梳理步骤4：通过角色梳理其次发现未体现在部门职责中的岗位,以资产管理部岗位为例：没有体现在部门职责中的岗位职责，要分析判断原因，如果属于部门应负担职责，属于部门职责遗漏，应补充部门职责，如果仅为内部事务或属于部门职能细化等，可以不调整部门职责,岗位职责梳理步骤5：通过比较不同岗位、相同职责、相同角色的梳理发现职责重叠、责权不清的问题,以资产管理部岗位为例：不同岗位、相同职责、相同角色出现，一定要仔细梳理是否存在职责重叠、责权不清的问题,资产管理部部长：拟定物品出门管理制度，负责物品出门证管理，指导和监督出门证开具单位和门卫按规定使用出门证。指导建立物品移出总帐。,资产督察员：制订中心资产移出管理规定文件 负责中心资产移出的日常管理工作，形成月考核制度，建立完善的中心资产移出台账,出现这些问题，应该向任职者核实职责的实际情况，分清职责范围和责权关系，同时，建议使用职责动词词典，切实规范职责描述,岗位职责梳理步骤6：通过比较不同岗位、不同角色、相同职责的梳理发现职责角色划分是否正确，职责描述用语是否准确、规范,以资产管理部岗位为例：相同职责不同角色并不一定意味着职责描述正确，仍然需要对应职责进行梳理,资产管理部部长：制定和完善资产管理的规章制度。,投资管理员：参与起草编制中心对外投资、公司管理的相关制度,出现这些问题，应该向任职者核实职责的实际情况，分清职责范围和责权关系，同时，建议使用职责动词词典，切实规范职责描述,岗位职责梳理步骤7：利用岗位职责梳理表可以有效梳理职责空白、职责缺失以及职责重叠的问题，但是对于职责准确描述仍需更为细致的梳理,部门职责梳理的工具方法更适合梳理，对于设计需要考虑更多的因素部门职责梳理的工具方法提供的是一种思考工具，引导思考方向部门职责梳理除了工具方法，更需要对信息的收集和把握,岗位说明书梳理第3类：工作沟通、任职资格和工作条件梳理,规范性梳理主要参考依据：岗位说明书编写规范,纠错性梳理主要使用工具岗位条件梳理表,岗位说明书梳理第3类：工作沟通、任职资格和工作条件梳理,第一步：单独岗位梳理南京中心岗位基本情况汇总表1：岗位梳理表第二步：部门岗位梳理南京中心岗位基本情况汇总表2：部门岗位汇总梳理表,目 录,组织结构设计与职位体系设计部门职责梳理岗位说明书梳理部门职责与岗位说明书梳理或编制中应注意的几个问题,部门职责和岗位说明书梳理中应注意的问题,部门职责梳理和岗位说明书梳理或编写是一个相互印证、相互调整的过程，双方可以在不断的修改中逐步的完