内审技巧(内审员培训资料)PPT课件

管理再造与ERP增强优化项目 1 2011年2月 方针目标计划制定方法调整方案 初稿 2012年3月 内审技巧 内审员培训资料 企业管理中心 2 课程大纲 内审员的作用内审员应具备的能力和素质审核基本术语审核依据审核种类审核计划及检查表审核方法和技巧审核记录及不符合报告审核常见问题及对策 3 内部员的作用 审核中 裁判 审判长 传道士日常 对MS的运行起监督作用 对MS的保持和改进起参谋作用 在MS管理方面起桥梁纽带作用 带头作用 4 内部员能力及素质要求 开放式思维 成熟 良好判断力 分析能力 良好记忆力 符合实际的观察能力 能从各种见解了解复杂的作业 了解各单位的角色 收集及评估客观证据的能力 5 内部员能力及素质要求 坚守审核目的 组织 执行审核的能力 评估审核发现与人员的相互作用的影响 对标准 习惯的敏感度 审核时不为其他事物分心或干扰 谦虚 愿意聆听 依据审核观察达成正常的审核结论 坚持审核结论 有效对抗压力 6 基本术语 审核 审核证据 审核准则 审核发现 审核结论 审核 为获得审核证据并对其进行客观的评价 以确定满足审核准则的程度所进行的系统的 独立的并形成文件的过程 健康检查 审核准则 用作依据的 比较的一组方针 程序或要求 审核证据 与审核准则有关的并且能够证实的记录 事实陈述或其他信息 审核发现 将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果 审核结论 审核组考虑了审核目的和所有审核发现后得出的审核结果 7 管理体系术语 纠正 纠正措施 预防措施 客观证据 真实存在的或真实性的数据 注 客观证据可通过观察 测量 测试或其它方法获得 确认 评估是否符合要求 验证 通过客观证据的提供以确认特定要求已经被满足 8 管理体系审核 管理体系审核是审核的一种 它的审核对象是组织的管理体系 目的评价管理体系的符合性和有效性 9 体系审核的特点 管理体系审核是一项系统的 独立的 客观的审核 系统性表现在它是有组织的 按特定的计划和查检表进行审核 独立性是指审核不会导致将责任从受审核方的工作人员身上转移到审核组或审核员人身上 客观性为审核重客观证据 推测或推理不会作为判定依据 10 管理体系审核依据 ISO19001 ISO14001 OHSAS18001标准要求管理体系文件 手册 程序 作业指导书 客户要求 合同 协议 法律 法规要求 11 管理体系审核种类 第一方审核 又称内部审核 用于内部目的 由组织自己或以的名义进行 可作为组织自我合格声明的基础 第二方审核 由组织的相关方 如顾客 或由其他人员以相关方的名义进行 是外部审核的一种 第三方审核 由外部独立的组织进行 这类组织提供符合要求 如 GB T19001 的认证或注册 联合审核 当两个或两个以上审核组织合作 共同审核同一受审核方的情况 12 内部审核的种类 例行审核 滚动式 在较短的时间内完成一次完整的审核 集中式 在一段时间内逐一完成所有部门或全部要素的审核 临时审核 有如下情况时进行的审核 公司的管理模式 组织架构 经营方针发生重大变化时 管理体系本身存在重大缺陷 如 顾客投诉情况严重 重大质量 环境 安全事故 公司的产品 生产工艺 技术出现重大变动 管理者代表认为有必要时 13 审核计划 潜在问题区 不符合历史 变更 优先顺序 资源 组织结构 审核计划 14 审核计划的设定 决定因素 风险高 低 与产品 过程有关项目的重要性 变更 人事 过程 技术 管理 体系 法规 标准变动 15 审核计划内容 1 审核的目的与范围2 审核组的组成 审核组长 组员3 审核的依据和审核性质4 审核时间安排及任务的分配 审核员 受审核部门 人员 时间 首次会议 末次会议等 5 审核计划的制定与批准 16 审核计划内容 范围 标准的要求公司內管理体系的要求客戶要求以往审核的改正措施质量表現变更 17 审核检查表 1 内容审核项目 审核方法 抽样数量 相关文件 受审部门 人2 作用 新手的好帮手 查检表列出了需审核的要点 以确保审核覆盖面的完整 使审核目的清楚 指导审核进程按计划完成 减少审核的偏见并减轻审核工作量 作为审核记录 报告 的参考文件3 编制原则 对照管理体系标准及组织的管理体系文件 选择典型的问题 突出要审核区域的主要职能 抽样必须具有代表性 要选好准备审核的项目及要寻找的客观证据 18 审核方法 1 文件评审2 面谈3 观察4 查阅5 验证 19 审核方法 面谈 通过与当事人的交谈 询问获得客观证据 常用于审核员了解实际工作人员对自己的工作文件内容是否正确理解和掌握 也用来了解文件中可能规定不十分清楚之处 应注意 1 询问 交谈对象必须是所要收集证据的工作当事人 2 其它人员的谈话可能有参考价值 但在未证实之前不能作为客观证据 3 无关人员的谈话往往会干扰审核员的正常思路 20 审核技巧 1 问的技巧2 听的技巧 21 问的技巧举例 坦诚 友善的态度少说多听 适时 恰当提问 因人因事适当选择提问方式选择恰当面谈场所 22 听的技巧举例 坦诚 友善的态度敢于沉默 少说多听 并专注 认真地听及时 适当 明确进行肯定与回馈 避免打断 干扰 反驳对方说话 23 其他 1 不要只听受审核人员讲 还应仔细观察2 一次只谈一个问题 且问题搞清楚后再进行下一个项目3 对易误解的问题应注意进一步澄清 确认4 谈话时注意观察对方的表情与态度 24 审核方法 查阅 查阅文件和记录以获得客观证据 常用在对已经过去的事实的证实 因记录都是已发生的事件 有助于审核员对以往事实的调查和了解 应注意 1 记录的真实性与可信度 不真实的记录不能作为客观证据 如 明显涂改 明显编造和事后补做的记录 2 进行连续性检查以发现接口问题 如 查到一批产品不合格的检验报告 接着查核该批不合格品的评审报告 返工或返修的处置记录及其复检记录 入库发货记录 顾客有无投诉记录 25 审核方法 观察 通过观察获得客观证据最适用于检查有关人员是否按文件规定进行操作 应注意 1 首先要清楚文件的要求 然后再观察操作者操作 2 可通过同一岗位不同操作者的操作观察来评价文件的充分性与培训的有效性 3 观察时应不易为人察觉较好 否则易引起观察对象的紧张造成误操作或引起观察对象的警觉而发现不了问题 26 审核方法 验证 通过对活动及结果的验证获得客观证据 常用来证实有疑问的活动及结果 也可作为一种正常的验证手段 应注意 1 对被验证的活动及结果应有一定的了解 对验证的方法有所了解 2 采用验证手法时 被验证活动的责任人往往有不被信任的感觉 应使对方确信审核员只是想看看工作是如何做的 3 即使对某项活动及其结果没有疑问之处 按抽样计划和检查表规定 也应做抽查验证 27 内审问题深度跟踪 1 执行人对流程不了解2 不同作业人员做法不一致人 需要跟踪问题的根源 没有培训 自我理解问题 上司的培训方式问题 等 事 没有控制措施 28 审核路线 逆向和顺向审核方法 从过程的始端查到终端或从过程的终端查到始端 适用第二方审核 自上而下和自下而上的审核方法 如 文件控制适用自上而下 检验测量和试验适用自下而上 按标准条款审核和按部门审核 一般应采用按部门审核为宜 比较小公司 部门较少时可采用按标准审核的方法 29 审核记录 清楚 简明 易懂对所要描述的客观事实应叙述清楚 表达准确 并简单扼要和易为审核组其他成员及受审核区域的人员所读懂 可追溯和再现性当需要复核时 可以找到原提供的证据 因此 审核记录应将客观证据的特征记录下来 如 场所 岗位 职位工号 文件 记录 设备编号 产品 材料的批号等 30 不符合报告内容 受审核方 部门或地点 审核员 时间 不符合事实的描述 不符合的审核准则 标准 文件等 受审核方确认 31 不符合判定原则 基于事实原则 文件 记录 谈话内容 实物 由表及里原则 给出事实和原因 按原因判定 严格区分容易混淆条款 销售合同需评审 而采购合同需审批 就近原则 合理不合法 以法为准则 32 不符合类别 严重不符合 标准要求没有执行的事项 某一要素或某区域内存在的 经常或大量发生的错误事项 该事项可导致严重后果 对系统的影响很难消除或需花费较多时间和精力才能消除 一般不符合 所发生的不