论如何提升基层领导干部的沟通能力.doc

潍柴集团科级干部集中培训七期论文论如何提升基层领导干部的沟通能力蔡京民摘 要基层领导干部是最接近一线员工的干部队伍，在制造类劳动密集型企业，一线员工数量庞大，员工的素质、学历、背景等更是千差万别、参差不齐，基层领导干部如何将这些员工统一在企业的价值观下，如何领导好这些一线员工，这必然需要基层领导干部具有良好的沟通能力；同时基层领导干部又被中层领导干部所领导，如何将一线员工的思想动态、一线的业绩表现准确汇报给自己的领导，特别是有些基层干部存在“怕”上级领导的现象，因此这就更需要基层领导干部有良好的沟通能力;针对这些问题，本文从何谓沟通，沟通的重要性，如何提高沟通能力等方面进行了阐述，希望对基层领导干部的工作有所裨益。一.前言潍柴集团经过10余年的超常规、跨越式发展，已经由一家单一发动机制造工厂蝶变为一家拥有两家上市公司三只股票的大型控股集团，主营业务涵盖整车、动力总成和汽车零部件三大板块，分子公司遍及欧洲、北美，以及中国潍坊、陕西、株洲、重庆等省市。与此对相对应的是集团与各地政府之间、集团与各级监管部门之间、集团与上下游客户之间、集团内部各子公司之间、集团各子公司内部部门之间等等的利益相关者网络的不断放大，管理幅度和管理层级在急剧加大，管理难度也自然在增加，如果没有相应管理能力的提升，管理效率将明显下降。沟通作为提升管理效能的一个重要元素，被谭董事长及时发现并在全集团倡导，“包容、沟通、责任”就是其具体体现。基层领导干部作为承上启下的重要力量，其沟通能力对于集团战略的实施有着重要的现实意义。为此，本文将针对基层领导干部的特点，对提升基层领导干部的沟通能力提出措施。二.沟通的含义对于什么是沟通，我在网上进行了搜索，各家有各家的说法,关于沟通的定义也是种类繁多，应该说,每种定义都从某个角度揭示出了沟通的部分含义。有一学者苏勇在其著作管理沟通中，从管理的角度，特别是从领导工作职能特性的要求出发，吸收了信息学的研究成果，将沟通定义为“沟通是信息凭借一定符号载体，在个人或群体间从发送者到接受者进行传递，并获取理解的过程。”本人比较赞成这一观点，从他的这一定义中可以看出沟通过程一般是经过构想、组织信息（提炼或加工）、发出信息、聆听者接收信息、思考、组织反应（反馈）等过程（见下图1）： 编码过程发送者编码过程解码过程信息与通道打算发送的信息感受到的信息反馈解码过程接受者由上图可以清晰的看出沟通的真正内含：1）沟通首先是意义上的传递；2）要使沟通成功，意义不仅需要被传递，还需要被理解；3）在沟通过程中，所有传递于沟通者之间的，只是一些符号，而不是信息本身；4）良好的沟通就是准确理解信息的意义；5）最后，沟通的信息是多方面的。三.沟通的重要性 从上述沟通的含义、沟通传递意义的过程，可以看出，沟通不仅仅是我们平时所讲的做做谁的思想工作，去和谁“沟通沟通”那么简单。其实沟通是人类参与社会活动的一个重要方式，体现在生活、工作的方方面面。在实际工作当中许多很有才能的人，由于沟通环节存在问题而无法充分发挥作用；一件本来很好的事情由于沟通环节出现问题导致结果适得其反因此，如何进行有效沟通，对于提高工作效率和管理效能非常重要！美国著名学府普林斯顿大学对一万份人事档案进行分析，结果发现：“智慧”、“专业技术”和“经验”只占成功因素的25%，其余75%决定于良好的人际沟通，而哈佛大学就业指导小组1995年调查结果显示，在500名被解职的男女中，因人际沟通不良而导致工作不称职者占82%，这些数据同样说明了沟通的重要性。难怪伟大的管理学家和企业家们都在强调沟通的重要性，Henry Mintzberg (亨利明兹伯格)说“Managers must be able to communicate easily and efficiently.”而约翰奈斯比特甚至提到，“未来竞争将是管理的竞争，竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其与外部组织的有效沟通之上。”四.如何提升沟通能力在我们理解了沟通的内含以及沟通的重要性后，那如何提高沟通能力呢？在正常的管理层级中，基层管理干部主要的任务体现在，对中层管理干部进行工作汇报，对自己的下属员工进行任务的分派并监督完成任务，在有些情况下还需要与同级部门进行沟通协调。因此，下面以实例对此进行分别说明。1基层领导干部与下属员工的沟通由于下属员工的工作经验、生活阅历、学习能力各不相同，因此在具体管理沟通时要区分不同的对象，采用不同的沟通方式。以我部门为例，员工A为一高级经理，同时也具有比较丰富的工作经验，可以说该员工非常善于领会意图也具有很强的工作能力，对员工A，我的工作实践是不需要进行很详细的工作交代，只要把想要达成的效果告诉他，然后倾听员工A对该项工作任务的设想，从中发现问题，最后对他提出的建议、困难等给以答复就可以了。我在此将其界定为扶持型工作沟通。（见下图2）同时我部门的另一员工B，由于其刚毕业不久，尚处于带徒阶段，对于这样的对部门工作的领悟能力和实践能力尚不强的员工就不能简单行事，把一件事情简单交代之后置之不理，期待预期结果的出现，这样往往事与愿违。而我通常的做法是把我要交代的任务说出我的要求，并让其记录下我的要求，然后在半小时后再让其阐述对完成该工作任务的预案，我在过程中给予其纠正和指导，我将此工作安排界定为指导型沟通。（见下图）扶持型指导型委托型命令型高高低干部管理程度与员工沟通能力 但在具体的工作中，每个领导干部的沟通能力也不一样，或者在当时情况下无法进行有效沟通，为同样完成工作，命令型的沟通或者委托型的沟通就是必要的了，如图2中黄色部分显示。但不管是那种类型，在布置工作和任务时要清晰，使接收任务的员工能够明确目的，同时提醒大家在沟通过程中互动非常重要。为了与下属员工沟通的更加出色，建议基层领导干部从以下方面加强沟通技巧怎样简明扼要地说明任务的性质?怎样告知职员去做什么，如何去做?怎样鼓励圆满完成任务的职员？怎样与职员建立和谐的关系?怎样与职员一起探讨问题，听取他们的意见，了解他们的的感情?怎样有效地委托职责，以便了解职员应该向你提出的问题? 2、与同级部门的沟通对于基层管理干部来讲，同级之间的沟通机会并不多，而且通常情况下，同级之间针对工作问题进行沟通有一定的困难，由于沟通事件的本身并不是完全对等的，如其他部门要求财务部门提供财务数据而且甚至对对方部门提出日期要求，这时难免会给沟通双方产生一定的服从或服务关系。在这种情况下，由于部门间或者基层管理干部之间没有激励约束关系，这时就需要双方要尽量从对方的角度考虑问题，在提出问题的同时，为对方可能导致的困难提出解决意见甚至提供一定的帮助，使工作能够顺利完成。问题提出者要主动放下架子，以商量的口吻与对方沟通，并尽量多听取对方的反馈意见，了解对方的困难，切不可采用强迫的口吻和手段，甚至用这是哪个领导的要求来压对方，那样往往把事情办得更加糟糕甚至由于工作破坏了同事关系或者朋友关系。3、与上级领导的沟通基层领导干部是一线员工的上级，而中层领导或者高层领导又为基层领导干部的上级，基层领导干部不仅要做好与下级与兄弟基层部门的沟通，更要与自己的上级领导做好沟通，只有保持与上级领导有效的沟通，产生良好的互动，方能得到有效的指导与帮助，提高自身工作效率与业绩。美国沟通大师保罗蓝金研究显示：领导人的沟通时间有45%花在听，30%花在说，16%花在读，9%花在写，因此，作为基层领导干部在向自己的上级领导汇报工作时一定要简明扼要，切中要害，不要云里雾里。那么，下属怎样才能有效与上级沟通，并进而有效影响上级？根据工作实践，关键要做到如下几点：1）要有主动沟通的意识。中层或者高层领导工作繁忙，甚至在一段时间都难得见面，因此利用一切可以利用的时间保持主动与领导沟通的意识十分重要。只有与领导保持有效的沟通，才能将自己所负责的工作有效的获得上级的肯定和指导，而通过有效沟通展示自我也才能获得器重而得到更多的成才机会。2)要选择合适的沟通环境。主动沟通并不代表部分场合，选择沟通的环境很重要。选择合适的时机、合适的场合，以咨询的方式提出，态度上要充分尊重领导，内容上要精心准备，言辞不能过激，创造一种良好的沟通氛围。3)要选择合适的沟通方式。基层领导干部要根据领导的个性，找到一种有效且简洁的沟通方式，如面