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中职学校档案管理论文 中职学校档案管理论文【1】 摘要：档案管理是学校管理的基础性工作本文通过对中职学校档案管理工作中存在问题的探讨提出了加强和改进学校档案工作的针对性措施 关键词：中职学校档案管理 一、中职学校档案管理工作存在的问题及成因 领导重视不够思想认识不到位 档案管理是学校管理的基础性工作是制定决策的依据 很多同志认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性存在“重教学、轻档案”的思想认识一部分同志对档案管理的认识较为肤浅总认为学校档案管理没必要要求得那么严格甚至有人认为档案工作可有可无 有的学校领导对档案工作不重视表现为对档案工作不理不问或对加强档案管理的重要性认识不足的问题上述对档案管理不够重视的思想认识导致了工作中档案人员归档意识不强、收集档案证据不足造成了许多资料丢失或者找不到 档案管理人员缺乏素质较低 档案管理的专业人员缺乏业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题 有的中职学校无专职档案管理人员有的是临时配备的 因此既有理论知识又有丰富实践经验的档案技术人员实在是凤毛麟角 另外一些档案管理人员不是档案专业出身或者不经过培训就上岗不具备最基本的档案管理业务素质 档案管理人员业务水平不高缺乏系统培训尤其是档案保管技术专题的培训 档案管理人员对分类、归档、整理、保管、利用等知识未能很好掌握这就很难使档案工作走上规范化 以上问题的存在明显制约了档案管理的专业性 档案资料不够完整档案管理方法陈旧落后 思想上的不重视人员素质的低下导致档案资料收集不够完整 科室工作人员的档案意识谈薄除个别重要文件归档外很多基础性文件却随意处理 目前中等职业学校档案工作的管理方法陈旧落后 文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目 这样的管理模式致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行开发利用而且因管理方式落后导致在查阅档案时速度慢、准确率低 同时很多中等职业学校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管没有形成主动对档案资料进行分析、编研以便有效地提供利用服务的意识操作上也都是传统的、低效率的手工方式极少运用计算机及网络技术进行管理工作上也只是“你查我调”还处于一种被动的、消极的状态这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值 中等职业学校档案不仅是一种历史资料更是一种信息资源 因此如何更为有效地利用这种资源成为中等职业学校工作发展的关键 档案立卷工作不规范档案载体结构单一 目前档案立卷工作不规范主要表现在：领导机构、档案管理制度、档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐没有形成完整的档案利用和管理体系比如：教学档案管理制度、基础数据汇编、专题概要等 对档案资料的收集、整理、录入不规范 对本单位自制档案资料的收集不齐整理不规范电子文档的挂接不全特别是对教学档案的收集、整理、录人、有些学校还未进行整理 这些问题的存在极大地影响了档案工作的质量和利用效果 二、加强中等职业学校档案管理工作的对策 1.提高认识加强领导强化档案管理意识建立和完善科学的档案管理机制 提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识是搞好学校档案工作的先决条件 这就要求我们要认真学习档案法深人进行档案法律知识的学习和宣传使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义树立和增强全民的档案意识坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为树立“档案就是资源”的理念扎扎实实地搞好学校档案工作建立起严密并切实可行的档案管理制度按档案法要求规范各类档案的分类、归档要求和管理办法使档案工作做到有章可循有法可依 其次要加强对档案工作的领导 主要领导应亲自过问档案工作解决档案工作中存在的各种实际问题促使学校档案工作跟上当前新形势下教育教学改革的步伐 再次要按上级档案管理部门的要求建立综合档案管理机构集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案 各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员负责管理本处室的档案资料形成档案工作齐抓共管的局面以保证学校的各种资料齐全完整 加强人员配备搞好档案设施建设 为了不使那些奠基性材料缺失学校教学档案要实行统一保存和科学管理首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料保管保密制度严格按规章办事 其次硬件建设是提高档案工作水平的基础同时也是保证档案管理质量的最佳手段 要专门设立档案室教学档案按文书类、教学类、学籍类、声像类分别设橱配备六防设施确保档案材料保管安全利用方便管理规范 加强档案化建设提高现代化管理水平 档案化建设是社会化发展不可缺少的组成部分也是现代档案工作的基础是档案工作现代化的必由之路 首先观念现代化即要正确确立中等专业学校档案是重要的资源这一重要观念 其次在具体管理上要与时俱进正确确立中等专业学校档案管理的理念制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制 第三档案管理中实现技术现代化即采用计算机、传真机和检索终端等现代化办公设施处理、传递档案资料对档案进行数字化管理提高档案的服务质量 加强档案整理和研究 学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则着重本单位形成的文件材料上级针对本单位制发的文件材料本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料 文件材料齐全后要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档 建立健全学校档案实行档案管理有利于对学校的正确评估有利于对教师和学生的全面考核有利于查找和使用历史资料有利于学校进行科学管理有利于提高教育教学质量只要努力把学校档案建好、管好、用好就一定能把学校办好、办出成绩办出特色办出水平 中职学校学籍档案管理论文【2】 摘要:文章结合目前中职学校学籍档案管理工作实际,分析了学籍档案管理工作存在的主要问题,阐述了中职学校学籍档案的主要内容和特点,探讨了中职学校加强学籍档案管理的措施和方法,旨在实现档案管理的规范化、合理化,从而提高中职学校管理水平 关键词:中职学校学籍档案管理管理现状档案内容管理特点加强措施 “学籍”专指符合招生规定条件被正式录取,并按规定办理注册手续后所取得的学生资格 而学籍管理则是对学生从招考入学到毕业的整个培养过程中的学籍注册、课程选择、学习成绩的评定与迁移为中心的考核与管理 学籍档案是中职学校档案的重要组成部分 管理和利用学籍档案是中职学校管理工作中的一项基础性工作 健全和完善学籍档案的管理,加强学籍档案的开发和利用,促进学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化,对规范中职学校的教育教学秩序、提高教育教学质量、促进良好学风的形成、实现向社会输送全面发展的合格人才的最终目的等都有巨大的促进作用 一、中职学校档案管理的现状 为适应社会的发展,服务地方经济,近年来中职学校出现了办学形式和生源多样化的转变,学籍档案的种类和内容也呈现出复杂多样的局面 在这样的形势下,学籍档案的管理出现了一些不容忽视的问题,主要有: 1.品种繁多,内容复杂,管理难度大 中职学校为适应市场发展,逐步开设了名目繁多的专业,这也是为了在剧烈的市场竞争中求得一席之地 中职学校不仅有中职,还有中专大专连读、3+2班、大专函授班等办学层次,而不同层次的学籍档案管理要求不相同,但没有统一的档案管理规章制度,各行其是,显得杂乱无章 2.中职学校现行的学籍管理制度欠完善、欠规范 现阶段中职学校的综合管理工作纷繁复杂,其内部的档案管理如人事、财务、校志、教育教学(包括教学计划、课程、教材、考试、学生成绩、学籍、德育等)等档案管理也多种多样;同时,少数中职学校把学籍档案工作与教学中心相比较,认为学籍档案管理无关学校整体工作之痛痒,“不足挂齿”地不加重视或重视不足 因此,中职学校在学籍档案管理方面制度的制定工作之疏漏在所难免 3.中职学校的学籍归档程序欠明确、欠适当,档案信息的存储又欠安全 少数中职学校的学籍管理是“摸着石子过河”,对学籍电子文件的归档程序缺少制度约束、要求欠明确;较少使用专用电脑或电脑未加密或未设置访问权限,档案数据储存分散,未进行备份,防病毒措施较差,易于丢失 4.中职学校纸质学籍档案的归档整理不及时,信息完善不足 少数中职学校的建校时间较长,学籍档案因未按年代及时分门别类地有秩序存放而导致其积压堆积众多;同时,新近学生的学籍,应做齐资料的却没有及时补足,或任意增删丢弃而导致档案或遗失或信息不全或索引困难,这都势必会影响日后档案的开发利用 5.中职学校学籍档案管理的专业人才缺乏,档案管理设备落后 一方面,中职学校档案管理的理念、内容和方法、人才资源培训和使用的方式依然陈旧,抑制着学籍档案的正常管理,另一方面,随着时间的推移与学生学籍档案不断增加,原有保存学籍档案的存储条件已不能满足学籍档案的数量日益增长的需要 二、中职学校学籍档案管理的内容 学籍档案是学生从入学到毕业整个培养过程中在德、智、体各方面发展状况的记载和反映,是学生整个在校学习过程的原始记录,是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的,具有保存与利用价值的文件材料 根据中华人民共和国档案法和国家教委普通高等学校档案管理办法,结合中职学校的实际情况,中职学校学籍档案主要包括:(1)招生计划、新生名册等;(2)在校学生名册、新生登记表、学生学籍卡片、考试成绩卡、学生学籍变更(休学、复学、转学、转专业等)的材料; (3)学生职