员工出差管理制度.doc

精品文档 员工出差管理制度1. 目的： 为规范日常出差管理，提高效率、控制差旅费用，特制订本制度。2.适用范围：2.1.本制度所指出差专指因工作需要前往本公司和下属公司办公所在地之外的境内各省/市公务、学习、考察、开会、培训等；2.2.差旅费开支范围包括城市间交通费、住宿费、餐费和其它费用；2.3.本制度适用于石家庄振华建筑工程有限公司全体员工。3.主要原则：3.1.公司提倡使用电话、视频会议、邮件等方式进行工作沟通。确需出差的，须严格控制出差人数和天数；3.2.出差人员必须按照高效、经济、安全、便捷原则选择交通工具、路线和时间，反对浪费行为；3.3.出差必须先获批准或被安排出差，对擅自主张者不予报销差旅费；3.4.重要专业业务出差人员须在出差结束后5个工作日内提交出差报告，并作为领导是否同意报销差旅费的重要依据。4. 出差审批权责4.1.短途出差：员工出差在当日往返的且无须在外地住宿的，均视为短途出差。短途出差需经上一级批准；4.2.长途出差：员工出差不能当日往返且必须在外地住宿的，均视为长途出差。长途出差的员工至少提前1日办理出差申请，填写出差审批单，并按核决权限逐级核准后，方可凭已审批的出差审批单向财务部办理出差借款手续，然后执行；4.3.B类人员（见6.2.1级别划分）出差由总经理审批，C、D类人员（见6.2.1级别划分）出差由公司部门或中心负责人审批； 5.差旅费用构成列入本制度的差旅费是员工处理公务或公司外送学习培训、外出会议、考察等活动发生的费用，主要包括：5.1.长途交通费：乘座飞机、轮船、火车、长途客车的费用； 市内交通费：乘座公共汽车、出租车、地铁、轻轨列车的费用；5.2.住宿费：异地出差因过夜住宿发生的费用；5.3.误餐补助：按人员级别、城市类别和出差期应就餐次数计发的补助；5.4.出差补贴：公司给与员工的特殊津贴费用；5.5.其它费用：出差期间发生的电传、邮寄、托费、公共服务等费用。 6.出差时间核算及费用标准： 6.1.出差时间核算： 6.1.1.出差当日12:00前出发按1天计算； 6.1.2.出差当日12:00后出发按0.5天计算； 6.1.3.出差当日12:00前返回按0.5天计算；6.1.4.出差当日12:00后返回按1天计算；6.1.5.此处涉及的时间以飞机、车船票等起至时间提前滞后2小时为准；6.1.6.长途出差者，计算出差补贴一般采取“去头留尾”的原则。例如，9号出差12号返回者，给予3天的出差补贴；6.2.出差项目标准:6.2.1长途出差，按下表标准执行人员级别交通工具住宿(元/夜/人)误餐补贴(元/天/人)出差补贴飞机火车轮船A类人员商务舱软卧一等实报实销实报实销B类人员商务舱软卧一等一类城市60060150二类城市40050150三类城市30040150C类人员商务舱软卧一等一类城市40050100二类城市30040100三类城市20030100D类人员事前提报硬卧二等一类城市4005050二类城市3004050三类城市2003050（备注：除A类人员外，其他人员报销在标准范围内实报实销，其中公司组织外出培训人员不享受出差补贴，外派人员不享有出差补贴）6.2.2人员级别划分：A类人员: 总经理；B类人员：副总经理，总工；C类人员：部门经理、项目经理级相关岗位D类人员：部门主管，技术人员、职能基层员工；6.2.3.城市划分（未体现的城市可参考相关规定执）：一类城市是指：北京、天津、沈阳、大连、哈尔滨、济南、青岛、南京、上海、杭州、武汉、广州、深圳、香港、澳门、重庆、成都、西安等二类城市是指：石家庄、长春、呼和浩特、太原、郑州、合肥、无锡、苏州、宁波、福州、厦门、南昌、长沙、汕头、珠海、海口、三亚、南宁、贵阳、昆明、拉萨、兰州、西宁、银川、乌鲁木齐等三类城市是指：除一类、二类城市之外的地区。7.交通工具规定7.1.出差人员要选乘不超过规定标准的、经济合理的交通工具，并凭出差地点、路线、时间一致的有效票据报销。未按规定乘坐交通工具的，超支部分自理；7.2.长途（城市间火车最快时间超过12小时以上）出差或出差任务紧急的，D类人员经相关领导批准后可乘坐飞机经济舱；7.3.中长途（城市间火车最快时间4小时以上、12小时（含）以下）出差，且能夕发朝至的，宜首选乘坐火车、购买软/硬卧票；在机票折扣价不高于火车票软/硬卧价或节日期间无法买到火车软/硬卧票的情况下可选乘飞机经济舱；C类（含）以上人员车程在6小时以上的允许乘坐动车，其他人员如有紧急事务的，需中心负责人和总经理批准后，方可乘坐动车。7.4.短途（城市间火车最快时间4小时（含）以下）出差，出差人员可乘火车、轮船和长途汽车等交通工具，本着节约的原则，公司不提倡乘坐高铁。紧急、特殊情况下可乘坐公司公务车辆出差；7.5.出差抵离地、目的地出行期间所在单位、接待单位或其他单位未提供交通工具的，所发生的市内交通费凭据报销；7.6.原则上在出差所在城市的市内交通工具以公交或地铁为主，特殊情况C类（含）以上人员允许乘坐出租车。乘坐出租车的，原则上限不超过100元/天/人。多人一起出差，同乘一辆计程车，其交通费只能由一个持票人代为报销，同行其他人员不得再报销；7.7出差期间有下列情况之一者，不予报销交通费：7.7.1未经同意，擅自乘坐超标准交通工具而发生的超支部分；7.7.2出差有公司公务车或售房车接送或搭乘公司员工车辆的；7.7.3未经批准，自带私车发生费用超过乘坐公共交通工具费用的部分。7.8涉及自己开私家车短途出差人员，均按1公里补助1元（油补加车损），过路过桥费另报销，原则上员工去项目地安排公司车辆，在安排不开的前提下可以开私家车，需要拍照登记公里数在行政专员处备案。8.出差住宿规定8.1.出差人员宜就近公务地点（项目所在地）选择住宿地，原则上，各级员工以当地快捷酒店为主要住宿地，特殊情况下，经出差审批人批准，A、B类人员可入住星级宾馆；8.2.出差公司各项目所在地的，下属公司能提供客房的，公司不予报销住宿费。不能提供客房的，按出差城市类别标准执行；8.3.副总经理级（含）以上管理人员出差，可住单人间。两名同性别员工到同一地出差的，应同住一间房，住宿费只按一人标准报销；8.4.因外事或重要业务需要招待宾客住宿或需要提高宾客及随同人员住宿费标准的，应事先向分管领导报告。经审核同意后执行，报销时须附注事由说明；8.5.出差期间有下列情况之一者，不予报销住宿费：8.5.1.由接待单位（含下属公司、项目部）免费接待安置的；8.5.2.参加会议、学习、培训，其会议培训期间支付的会议费、培训费、资料服务费等综合性费用中已包括了住宿费的；8.5.3.出差人员无住宿费发票，一律不予报销住宿费。9.误餐补助规定9.1.误餐补助参考人员级别、城市类别标准，费用报销额按出差期间应就餐天数计算确定。不满一天的按应就餐次数计算确定。各餐标准：早餐占日限额标准的20%；午、晚餐各占日限额标准的40%。9.2.如公司项目所在地无员工食堂的，公司方可为外出员工报销出差误餐补助。9.3.出差期间因公发生对外业务招待费的按公司业务招待管理办法执行。但陪同招待就餐人员，按陪餐次数减发膳食补贴。9.4.出差非公司项目所在地城市、无接待单位、接待单位未统一安排伙食的，按相关标准报销出差误餐补助。9.5.因开展业务活动需要宴请客户的，应严格控制标准、次数和陪客人数，报销时需向出差审批人说明具体情况，合理开支的宴请费用凭据报销，具体参照招待费管理规定执行。9.6.出差期间有下列情况之一者，不计发误餐补助：9.6.1.出差到下属公司、项目部，有员工食堂的；9.6.2.出差人员由接待单位统一安排伙食的；9.6.3派驻外地工作人员回到家庭居住地办理公务期间；9.6.4.借出差之际绕道探亲、访友的期间；9.6.5.支付会务费、培训费、咨询服务费等综合性费用中已包括了出差误餐费的。10.出差补贴规定：10.1.公司给与相关人员的特殊补贴，依照级别不同补贴费用不同。10.2出差2天以上包含2天可享有出差补贴，2天以内只享有误餐补贴和住宿补贴。申领出差补贴必须附有出差申请单，并随差旅费用报销单一起递交财务。 11.其它费用规定11.1.出差期间，因公务需要发生的复印、传真、上网、邮寄、长途电话等杂费，凭原始单据报销。其中，上网时间应按需申请，住宿费用结算时应打印费用明细，作为报销凭证；11.2.员工因工作地点调动，随行行李托运费，凭有效凭证按实报销。 12.差旅费借支、报销流程12.1差旅费借支出差申请单为差旅费借支的依据，有备用金的人员，使用备用金出差，无备用金人员，凭出差申请单到财务部借款 12.2.差旅费报销流程 申请人部门负责人分公司负责人财务负责人总经理 13.出差期间公休与延期的处理13.1.人力行政部根据出差人员的出差审批表及出差时间对出差人员进行考勤，在出差期间均按正常出勤视之；13.2.出差中公休：出差过程中，若遇公休日，应以公务为重，继续执行出差任务，后期可根据出差审批表进行调休；13.3.超期停留：出差过程中，因生病（未住院）、交通中断或其他不可抗拒因素造成超过预定期限停留的，在核清事实的基础上，按照实际差旅费报销；因生病（需住院）原因造成的意外，按标准支付出差补贴，不报销住宿费和市内交通费；超期停留报销时需附上情况说明；13.4.出差期间不能按时回公司时，出差者必须向主管领导报告公务进展情况，并保持24小时开机。14. 罚则14.1.出差人员不得虚报差旅费；不允许以非出差期间发生的费用票据或非正式票据虚列支出。否则，财务部有权拒绝受理，情节严重的移交风险管控中心调查处理； 14.2.经查实为虚增报销者，责令退回虚报金额，并按虚报额处以三至五倍的罚款； 14.3.各级审签人员因把关不严而失职，使弄虚作假的票据得以报销，后经查实已无法收回，由此给公司造成经济损失的，由各级审签人员承担相应的连带责任。14.4.部门负责人或分管领导如有故意包庇、纵容员工弄虚作假的违规行为，一经查实，所有相关人员按虚报额处以三至五倍的罚款；15.附则15.1.本制度由总经办负责制定、修订和解释。自发布之日起实