EXCEL使用技巧之数据筛选ppt课件

计算机文化基础 编写组 Excel2000表格处理软件筛选篇 Excel的数据库管理 Excel不仅具有对数据的计算处理能力 还具有数据库管理的一些功能Excel对工作表中的数据处理 是以数据库管理的方式进行的 即一张工作表就是一个关系数据库Excel的数据库管理功能包括 以记录的形式 在工作表中进行插入 删除 修改数据等操作对表格中的记录 按关键字进行排序操作对记录进行按条件的检索 筛选 计算操作对数据按要求分类 并进行汇总操作Excel在制表 作图等数据分析方面的能力比一般数据库更胜一筹 它淋漓尽致地发挥了在表格处理方面的优势 数据列表 同字段数据 除字段名外 必须有相同的数据类型 数值型常数 输入的正数或负数 屏幕显示时右对齐 字符串型常数 输入的其中包含非数字符号的一串任意字符 屏幕显示时左对齐 全由数字组成的字符串型常数 如身份证号码 学号等 输入时以 半角 单引号开头 后跟数字逻辑型常数 仅有两个 输入或显示时都是 True 真 False 假 日期型常数 一般地按yy mm dd格式输入 显示时用户可选择多种格式 数据类型 建立与修改数据列表 同工作表的建立及修改方法用菜单 数据 记录单 命令建立及修改 数据排序 选定数据表中某单元格 然后按 数据 排序 选项 使用菜单 工具 选项 命令自定义序列 数据筛选之1 自动筛选 数据筛选之2 自定义筛选 自定义筛选的特点 自动筛选只能进行数据 相等 的筛选自定义筛选可以根据比较运算进行筛选自定义筛选可以在两个比较运算之间进行逻辑运算每一次的自定义筛选 只能在一个字段中进行在前面的自定义筛选结果基础上 可以在另一个字段上进行再一次的自定义筛选 使筛选范围逐步缩小 从而完成多个字段上的复杂条件的筛选操作 数据筛选之3 高级筛选 第一步 建立条件区域第二步 选定工作表第三步 选择菜单 数据 筛选 高级筛选 命令在 高级筛选 对话框中确认 参与筛选的工作表所在的区域地址已建立的条件区域的所在地址存放筛选结果的区域地址 建立条件区域 方法一 比较条件式 比较条件式区域的设置说明 条件同行 条件不同行 条件行中输入 非等号开头的 前后均没有数值计算过程的比较 条件 式 例1 各科超过85分且平均成绩超过87分 例2 平均成绩大于等于80分且小于90分 例3 平均成绩小于80分或数学大于等于90分 建立条件区域 方法二 计算条件式 例1 英语和数学两门成绩的和大于等于160分 例2 10月1日出生的 且平均成绩在75 90分之间 按回车键后屏幕显示为 True 或 False 比较条件式与计算条件式混合 要求 找出 英文名称 中 第三个字母是A的记录 逻辑计算条件式区域的设置说明 设 表格中有 姓名 和 语文 两个字段 例1 硕士以上学位 讲师以下职称 例2 65年以后出生的教授 或70年以后出生的副教授 设 D列是 出生日期 G列是 职称 H列是 学位 条件区域设置小结1 方法1 使用比较条件式 标题行 复制而来的原字段名 条件行 非等号开头的比较表达式比较运算只在一个字段上 且比较前不须进行计算 如 平均分超过90分 方法2 使用计算条件式 标题行 非原字段名的任意字符 甚至是空白 条件行 等号开头 后跟比较计算式或逻辑函数 比较运算只在一个字段上 但比较前须进行计算 如 10月份出生的记录 month d2 10或比较是在两个字段中进行 如 数学成绩超过英语成绩的记录 e2 f2 条件区域设置小结2 使用比较运算 优点 直观 容易理解缺点 各条件间的逻辑关系容易出现错误可用于仅涉及一个字段的条件使用逻辑函数 AND OR NOT 优点 简略 可精确表达各条件间的关系缺点 较为抽象不易理解 写出的式子较长 括号的配对容易出现错误一般用于至少涉及两个以上字段的条件 设 表格中E列是 工作日期 现制作条件为 在80年代参加工作 的条件区域 方法一 比较条件式 方法二 比较 计算条件式 方法三 逻辑 计算条件式 1 预先制作好条件区域 高级筛选操作过程 小结 三种筛选方式的区别 自动筛选 在单个字段中 按单个已登录的数据为条件进行筛选 相等 运算 如 筛选出英语成绩是84分的所有记录自定义筛选 在单个字段中 按指定的数据区间为条件进行筛选 比较 及 逻辑 运算 如 筛选出英语成绩在65 85分的所有记录高级筛选 在两个以上字段中 按数据或数据区间作为条件进行筛选 如 筛选出英语成绩超过85分 数学成绩在60 80分之间的刘姓男同学记录有时候 一次的高级筛选可以用多次的自定义筛选 彼此之间是 与 运算关系 来代替 数据库函数名 均以 D 字母开头 后跟一般的统计函数名 例如Sum Average等 具有统一格式 三个参数函数名 database field criteria 三个参数的含义是 第一参数database 数据库所在区域地址第二参数field 被指定统计的数据列的单元格地址或该列的序号 其中函数Dcount特殊 第三参数criteria 已设置的条件区域地址 数据库统计函数 数据库函数介绍 数据库所在地址 进行统计的数据列字段名所在单元格地址 此例只能在数学字段上计算平均分或用4 条件区地址 数据库函数与高级筛选的区别 相同点 都需要预先准备好条件区域不同点 数据库函数所得的只是一个数值结果高级筛选所得的是若干条数据库记录例 求年龄在22 25岁间的陈姓女同学只求人数 可用数据库函数dcount要了解各学生的具体情况 应使用高级筛选 找出符合条件的各个记录 countif sumif与dcount dsum countif sumif 只能在一个字段中确定条件 且只能使用简单的比较条件countif 2个参数 进行统计的区域地址 统计条件sumif 3个参数 条件所在的区域地址 条件所在区域中的某个条件 数据 或单元格地址 进行求和运算的区域地址 必须是数值型区域 dcount dsum 条件区域可涉及一至多个字段 且可进行复杂的比较 逻辑运算统一格式 3个参数 数据库所在区域地址 统计数据列的 字段名所在单元格地址或该数据列的序号 预先制作好的条件区域地址 思考题 要按自定义序列来排序工作表中的数据 想一想要先做什么操作 思考题 三种筛选操作 各自适用于什么情况 它们之间各有什么异同之处 思考题 什么是比较条件式的条件区域 怎样建立比较条件式的条件区域 思考题 什么是计算条