大型新闻发布会执行经验分享陈亮.ppt

红星美凯龙招商说明暨新闻发布会 经验分享 目录1 前期准备2 场地落实3 会议方案4 人员分配5 现场执行6 流程把控7 主持人对接8 答谢晚宴9 会后收尾 一场招商发布会的前期准备工作是很重要的 前期准备工作包含以下内容 1 整体发布会的预算 整体预算包含 酒店发布会用厅费用 餐费 嘉宾住宿房间费用 自备烟酒费用 媒体礼金 招商手册 请柬 手提袋等印刷品费用 招商中心布置费用 接送嘉宾车辆费用 广告公司现场执行费用等 费用表格示例见附件12 发布会主题的确定示例 抚顺 鞍山项目 星耀中华 红动双城 3 发布会执行广告公司的确定根据发布会流程选择3家以上广告公司进行方案的提交及比价 一 前期准备 4 发布会酒店用厅的确定用厅包含以下几点 1 发布会主厅的确定 要求70桌以上 100桌为限2 如主厅过小 则考虑同楼层副厅做分会场3 媒体采访室 要求领导3位为排桌 立鹅颈话筒 后排为排椅 媒体发无线话筒提问 4 媒体就餐区 3 4桌 看媒体出席人数确定 须单独包间5 vip休息室 政府领导参会前休息用 一 前期准备 主宴会厅及背景 一 前期准备 媒体采访室 一 前期准备 媒体采访室 一 前期准备 答谢晚宴领导祝酒辞可根据预算情况适当安排助兴演出 轻缓型节目 一 前期准备 5 自备酒水自备烟酒标准 上桌为1瓶白酒 1瓶红酒 2瓶啤酒 软饮2瓶果汁1瓶 香烟2包 然后饮料和酒需要备份部分 香烟每桌为2包 不额外再提供 以上上桌及备用烟酒 饮料均有办公室采购 费用含整体预算内 如有剩余烟酒 由办公室沟通退货 6 前期确定好发布会日期之后 就与招商部负责人沟通与会人数 确定好邀请函 手提袋 招商手册数量 并确认发布会用餐桌数 住房数量 住房数量请注意 须招商部提供双人间与单间的数量 一 前期准备 1 前期准备预算等问题落实好后 就至发布会酒店确认用厅 用餐 住宿房间 并签订协议 协议内容需详细标注各用厅 免费提供的也需注明 如vip休息室等 的位置 时间 餐桌数 服务费 住房数 单标间数等 协议签署越详尽越好 避免会议完毕后有不明增加项 而产生超预算现象 2 确定发布会进场布展时间及通道 3 确定酒店增值服务 如每个座位赠送矿泉水一瓶 2间免费的会晤用房等 4 发布会当天 车辆的停放位置及数量的确定 二 场地落实 5 酒店免费广告位 如门口条幅 酒店内led显示屏 接待处大型背景等 6 签到桌 请赐名片台盆 桌布 台卡等物资的提供 7 如会议当天参会嘉宾人数过多 酒店须提供自助餐服务 对接酒店能够提供的招待量及客单价格 二 场地落实 1 发布会方案需由3家以上广告公司出具方案及报价 2 约广告公司至酒店现场进行尺寸的丈量及各设备的摆放位置并出具效果图 3 根据方案及报价接触广告公司进行方案的修整 以达到符合会议要求之效果 4 确定执行广告公司后 根据发布会内容 跟踪落实各项细节的落实 如鲜花样式 颜色 签名笔颜色 礼仪人员的挑选及着装 进场时间及布展时间对接等 三 会议方案 1 一场发布会不是由企划部一个部门来落实的 需要许多部门的通力合作 企划部指定甘特图 确定各项工作的落实时间 商场总经理配合调配各部门人员 根据人员分工表落实自己份内工作 2 人员分工分为各部门的前期准备及会议当天的人员落位 各岗位人员需明确自己的工作内容及岗位 通力合作达到效果最大化 3 制定发布会各人员的通讯录 保持沟通畅通 四 人员对接 1 发布会前天下午广告公司进入酒店布展 需配合广告公司与酒店之间的对接 如酒店方提供工程部人员配合广告公司接电 货物运送 灯光控制等问题 2 广告公司自行办理入场登记证 并交付保证金 如在进场及撤场环节中 有损坏酒店硬件事件发生 应由广告公司自行承担 3 对接广告公司的舞台搭建 灯光 视频 音响等设备的调试一 舞台搭建桁架不得遮挡来宾视线二 灯光 音响设备均提前测试多遍 以符合红星美凯龙要求为基准 五 现场执行 三 音响要求尽量采用悬挂式 避免前排音量过大 后排声音传达不到情况出现 四 无线话筒一律反复调试 不得出现啸叫声 会议当天 一律使用全新电池 五 主频幕视频输出设备调试准确 所显示格式及尺寸数据提供准确 配合公司设计人员制作ppt文件使用 六 视频设备调试完毕后 须提前将mall时代 大小s广告片等视频文件提前播放测试 查看视频文件播放是否流畅 音频是否清晰 五 现场执行 7 如领导发言时自己控制ppt 那就需提前放置笔记本电脑在主讲台 并单独接vga线至主控台 并提前调试完毕后 翻至ppt第一页 8 如有网站战场直播发布会 需提前在舞台一侧提供桌椅 并接好网线 并测试好网线是否畅通 9 启动仪式如需后台人工通电控制 如触摸球 需提前测试并确认操控人员 10 签名墙 引导指示 台花 胸花等物品的落位到达 五 现场执行 1 确定发布会流程 落实需上台演讲的人员名单 2 落实领导的ppt内容3 落实启动仪式上台人员数量4 主持人临场对接5 视频 ppt 主背景等画面的切换6 主持人报幕人员的到达确认7 上台发言嘉宾的提醒及候场监督 以防上台嘉宾的缺席 六 流程把控 1 待主持人确认后 需提前落实主持人串词 并提前与主持人见面沟通 与主持人落实当天的着装 发型 到达时间等细节2 为主持人制作手卡 方便主持人场上阅读 3 如有现场临时人员变动 需乘人员上台或视频播放时抓紧沟通 交待需清晰 避免主持人忙中出错 4 发布会结束后 邀请主持人主持人至媒体采访室主持媒体采访 5 媒体采访后 邀请主持人主持领导祝酒辞 主持人任务结束 七 主持人对接 1 发布会结束后 进行媒体采访 采访完毕后 主持人有请领导上台做祝酒辞 2 如有助兴活动 可待主桌领导就座后开始演出 3 演出活动以轻缓音乐为主 不要激扬的演出形式 4