襄樊学院文件材料立卷归档工作规范.doc

襄樊学院文件材料立卷归档工作规范 校政发2008110号 2010年1月修订为了加强我校文件材料立卷归档工作的业务建设，逐步实现文书立卷归档工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校各项工作服务，根据档案法和高等学校档案管理办法等有关规定，特制定本规范。 一、 文书立卷归档范围。 在学校党政管理、教学、科研及其它管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表和声像载体材料均属立卷归档范围。具体立卷归档范围见襄樊学院文件材料归档范围、类目设置和保管期限表(以下简称三合一制度)。二、 文书立卷归档时间1、 各党政部门的文件材料和业务部门的综合性文件材料等，能按自然年度归档的内容（含声像档案），应于次年6月底前立卷归档；2、 各教学部门等须按学年度归档的内容，每学年度结束后整理立卷，于次学年度寒假前归档；3、 科研、产品、基建、设备等专项档案，在项目完成、验收、索赔期满后二个月内立卷归档；4、 会计档案，在会计年度终了后立卷，按档案馆的统一要求整理编目，暂由财会部门保管一年，期满后的次年6月底前归档。5、 人物类档案，由本人整理后可随时归档。6、重要活动（事件、会议）所形成的文字、声像和实物档案材料在活动结束后30天内归档。具体各部门归档时间由档案馆根据实际情况安排。三、 文书立卷质量要求1、 归档文件应收集齐全完整。2、 凡破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。3、 整理归档文件所使用的纸张、书写材料、装订材料及装具等应符合档案保护要求。四、 立卷归档方法（一）装订1、档案文件整理装订要求符合文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，遵循便于保管和利用的原则。整理归档文件所用纸张统一为A4型。2、归档文件应收集齐全完整，对于与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的图表要适当的折叠；对字迹模糊或易褪色的文件应予复制。3、归档文件按照“件”进行装订。“件”是归档文件整理的基本单位。每件文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件。 各种报表、名册、图册、书刊等一册（本）为一件。 科研文件材料，根据每个研究课题的材料多少，可组成一题一件或一题数件。 基建文件材料，按工程项目组件（盒），一项一件（盒）。 仪器设备文件材料，可每项设备组成一件（盒）或数件（盒）。 会计文件材料，按照会计年度时间组卷。 来文（去文）与复文可为一件，其中外机关的来文与本机关的复文可为一件，本机关向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可为一件（指第二年六月份之前复文），也可各为一件（指第二年六月份还未复文的）。简报一期为一件，会议文件每份文件为一件，会议记录原则上一次会议记录为一件，也可一本（册）为一件。其它文件材料，可根据具体情况进行组合。4、 装订时，正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文（去文）在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，其他文本在后。5、 永久、30年保管的档案必须去掉金属物，10年保管的档案保持原装订方式。6、 装订时，装具一般使用薄型斜口无酸纸封套，特别厚的档案可用无酸纸档案袋。亦可根据本单位实际情况，在符合档案保护的前提下，采用其它办法。（二）分类归档文件采用“年度一问题（机构）一保管期限”的三级分类方法进行分类。区分年度时，按文件形成的年度区分，教学文件按照学年度区分。跨年度的文件，归入文件定稿年。来文与复文跨年度并作为一件时，放在复文年。（三）排列归档文件的排列在同一保管期限下（即三合一制度的最低一级类目内）进行，同一保管期限的文件，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。保管期限为10年的文件可按办理完毕、归档的先后顺序排列。（四）编号归档文件依三合一制度和排列顺序逐件编号、逐页编码，并以归档章的形式在归档文件上注明。归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处都可以。归档章设置的必要项目：全宗号、年度、问题（机构）、保管期限、馆编件号，编号时必须填写。（五）编目归档文件目录的项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项。1、件号：填写室编件号。2、责任者：填写文件的署名者或发文机关。责任者全称过长，可写通用的简称。3、文号：填写文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度（用六角括号“”括入）、顺序号三部分组成。4、题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，应自拟标题，自拟标题外加方括号。5、日期：填写文件的形成时间。以8位阿拉伯数字加注年月日，如“20000528”。6、页数：填写每一份归档文件的总页数，文件中有文字、图表的页面为一页，空白页不计数。7、备注：填写归档文件的变化情况及其他有必要说明问题。归档文件目录应装订成册，一年一本。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构等项目。归档文件的检索标识项目为：“全宗号年度问题（机构）保管期限件号”。（六）归档文件按件装入档案盒，盒脊填写全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号。盒内备考表置