浅谈如何利用办公自动化和互联网技术.doc

浅谈如何利用办公自动化和互联网技术做好办公室工作与管理华南农业大学珠江学院经济管理系 10级市场营销1001班 19号摘要：计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣，作为信息科学的载体和核心，计算机科学在知识时代扮演了重要的角色。在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互连网技术的发展，人们对办公自动化的认识也越来越清楚，从网络的性质来看，办公自动化应定位于内部网（Intranet），从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公，从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。本文将进一步的阐述办公自动化的发展及趋势，最后还展现了OA市场发展新趋势。关键词：计算机、网络 现代化办公管理、办公自动化 一、办公自动化概念及特点一、办公自动化的概念办公自动化，它是一个随着时代的发展而不断演化的动态概念。它通过先进的科学理论和技术来优化办公室管理系统，达到信息灵通、管理方便、决策科学和效率提高的目的，有效地提高了办公管理的质量和水平。我们通常所说的实现办公自动化就是要尽可能的利用先进的科学技术，特别是信息技术手段，以实现办公业务活动的自动化。它的实现形式是办公自动化系统。而所谓的办公自动化系统，就是利用先进的科学技术，不断使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目的的人机信息处理系统。二、办公自动化的特点随着三大核心支柱技术：网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA已进入到新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点： （1）集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。 （2）智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。 （3）多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。 （4）运用电子数据交换（EDI）。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。三、办公自动化在办公室工作的应用1 字处理 是办公室自动化的基础。因此，后面专门论述字处理这个应用方面。字处理指的是利用计算机来输入正文；把正文存储在磁存储介质上；在准备输出的过程中操纵正文；以及打印输出正文。正文处理包括像把姓名和地址文件同相应的格式信件归并在一起这样的任务，无论怎么样的更复杂的数据操纵都将归入数据处理这个应用方面。 2 数据处理某些数据处理（DP）应用已与办公室自动化结合在一起。最普通的系统包括事务调度、日程安排、人事安排、设施管理、以及旅行安排等。 3 数据录入 业务通常更多的包含在数据处理或信息系统的内部，但是由于它是一种传统的办公业务，所以数据录入多少总与办公室自动化联系在一起。 4 电子邮件在应用方面，通过计算机就能把文电发送给公司内部的人；在某些情况下，能发送给公司外面的人。 5 传真设备能够把影像（硬拷贝资料）经由电话线路传递给另一个办公室。这些传真设备能够独立于字处理或数据处理计算机而工作。 6 声音处理包括举行电信会议和声音信息转换。举行电信会议的声音和影像是电话网络支持传递的。除不能得到硬拷贝之外，声音信息转接（一种能存储并递送的声音邮箱系统）达到了像数据信息转接或电子邮件一样的目的。把发送人的声音数字化并存储在磁盘上供以后检索用。在指定的接收人请求时，就把这些数字化了的信息发送给指定的目的地。在这两个方面的应用中没有一个是要由字处理计算机或主计算机来支持的。二、互联网时代如何进行办公室工作和管理在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互连网技术的发展，人们对办公自动化的认识也越来越清楚，从网络的性质来看，办公自动化应定位于内部网（Intranet），从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公，从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。网络的发展带动了办公自动化系统的进步，许多办公化设施都是与电脑有关。随着各种社会生产过程的日趋自动化，计算机进行信息加工的能力急剧增长，管理系统必须采用新的技术进行改革，否则就无法适应当前企业管理内容的发展需要。在这种情况下，办公自动化体系就随着电脑、网络的普及如雨后春笋一般拔地而起，并在短时间内迅速发展。办公自动化系统有助于提高秘书的工作效率，简化办公过程，及时，快捷的接受或发送信息。而在办公自动化系统中有一个非常重要的内容，是现代商务秘书必须掌握的，就是使用电子邮件和即使通讯工具收发信息、信函或是各类办公文件。网络电子邮件是办公自动化系统传输信息的主要手段和途径。实现即时通讯。办公室在处理某些工作的时候，需要进行即时通讯和交流。网络如QQ、MSN、新浪UC等许多聊天工具，可以通过一对一的在线聊天方式提供视频对话，也可以让双方通过打字方式进行在线交流，这样就可以使得办公沟通更加方便和快捷，大大提高了办公室的效率。 3、秘书还必须熟知网络环境下各种经济和商业的模式及运用。作为领先于时代的秘书则必须从工作方法上改变领导的观念，率先使用先进的工作平台，并确实带来实际效果。网络的强大功能为社会的发展注入了新的活力，在这种新的形式下，秘书工作的内容应不断拓展，秘书工作制度不断完善。秘书意识不断更新，秘书运行机制不断优化。不管是经验丰富的老秘书还是刚入行的新秘书都需要不断更新知识，根据时代的需要强化技能。三：结束语本文主要讲了如何利用办公自动化和互联网技术，让我们知道了办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。然后，通过互联网对办公室工作的影响，以及OA市场的新趋势的描述，让大家了解到办公自动