修史的档案管理及利用论文.doc

修史的档案管理及利用论文 摘要：修史工作需要档案工作者提供系统、准确的档案利用服务这就需要档案工作者熟悉馆藏甄别档案资料具备多种技能掌握多方面的档案检索和利用工具能有效开展档案利用服务 关键词：修史；档案管理；档案利用 0引言 档案工作的目的在于利用！进入新世纪在信息技术的引领下航空工业企事业单位的档案管理工作有了突飞猛进的发展各种档案、技术资料信息系统的建立各种通用数据库、专题数据库的打造极大地推动了企事业单位档案、资料专业现代化建设的发展也为航空工业档案工作水平的不断提高提供了数据运用、数据挖掘、数据分析和知识服务支撑同时也使档案利用呈现了多方位、多用途、多方法、多手段的功能为档案利用服务创造了良好的条件航空工业利用档案修史工作就具体体现了这一点中国航空工业认真贯彻执行党的路线方针政策在20世纪80年代修史的基础上从年开始开展了新一轮航空工业史的编修工作逐步推动了中国航空工业总史、系统史、专题史、企事业单位史、型号史和以老照片为代表的史料编修工作这些工作离不开史料的收集史料的征集档案收集、甄别、选用工作修史工作的开展也为档案管理和档案利用创造了条件提升了空间、拓展了利用范围和展现了档案利用工作的成果 1求真务实是修史工作的基本要求 修史工作需要档案工作者提供系统、准确的档案利用服务航空工业修史工作是一项系统的文化工程不管是航空工业总史、专业系统史、专题史、型号史还是其他修纂工作都离不开档案的提供利用这对档案工作者充分熟悉馆藏、提高检索效率、开展编研工作都具有很好的促进作用1.1熟悉馆藏仍是档案工作者基本素养熟悉馆藏才能有效地利用馆藏在修史的过程中会大量地利用到各门类的档案、企事业单位史会利用到文书档案中党务档案、政务档案、统计报表、上下行文等等这些档案中各类会议纪要、大事记、请示、报告、批复等在修史中对于理清历史事件脉络、决策程序和内容、改革程序和做法、人与事的基本情况都有清晰的记载而型号定型档案中定型报告会把型号立项、研制过程、重大事件时间内容信息结果和评价都有完整的叙述而基本建设档案把配套型号的建设项目立项、建设内容、面积、设备、安装调试和投入使用记录等完整地记录下来通过梳理就可得到修史所需的基本素材加上人员信息和作用、评价结合科研项目和科技课题信息就可以把建设项目技术水平提高的途径等情况梳理清楚同时结合照片的使用更能较全面地描绘出整个历史发展的面貌要达到以上目的需要档案管理人员具备全面的档案管理知识对档案门类和档案内容非常熟悉以达到修史有需求、档案能满足的目标同时由于现在档案工作者只负责一个或几个门类的档案不能全面了解馆藏文档与科档之间不能充分沟通协调对有效和全面利用档案也提出了挑战1.2甄别档案资料提供准确的档案信息服务是档案工作者必备的条件数十年甚至近百年的档案资料门类多、数量大、介质不同都是历史发展的原始记录由于年代久远制成材料不同其历史性虽不容怀疑但其准确性仍可商榷数十年的技术发展档案材料仍有系统性准确性不佳的问题用于修史如果准确性有问题必对史料的性产生影响档案形成的材料中有当年手写的、有铅字打印的、有电传打印的、有计算机打印的由于自动化程度不同、手工的失误虽当时经过审校仍有很多错误、错字、笔误等问题需要档案工作者通过多种方法进行甄别比如有的铅印的打字统计报表中存在单位统计由“万元”误打为“万美元”的有把姓名的拼音打错打误的年代久远了就会“以讹传讹”虽然不是很大的谬误但一旦入史轻则“贻笑大方”重则影响修史质量！这就要求档案工作者具备甄别档案能力既要熟悉馆藏也要对历史档案和历史背景有多方面的了解只有长期积累和不断学习实践才能逐步具备这些条件1.3信息技术运用的不平衡需要档案工作者具备多种技能有效开展档案利用服务随着信息技术运用水平不断提升越来越多的企事业单位运用信息交互技术、检索技术、数据库建立及数据挖掘技术和缩微技术提升档案管理水平但由于各单位应用信息技术水平各不相同出现了重开发、轻利用重成果、轻基础重全文、轻著录的情况这对档案利用特别是修史过程中有效检索带来了不利影响例如开发档案信息系统时比较重视信息提供利用的覆盖面让多数人在线通过检索目录查找档案由于著录不全或不系统一般应用不能及时准确查到档案可能会由于时间紧迫转而采用别的办法查找利用但修史不同修史是建立在有事实依据的基础上进行的梳理、总结、提炼工作史从事出必须以原始档案为依据如果著录不全查找不到原始档案是不能做出历史结论的尤其是照片档案因为修史过程中需要相关图片如果历史久远照片档案著录又不齐全准确不能判断照片的具体内容、人物和事件就会给修史带来重要影响这就要求档案工作者不但熟练掌握现有信息系统的检索方法还要具备特别的技能能根据线索应用缩微靶标检索、通过文本目录检索、运用出版物内容检索甚至根据档案中某个线索提出查找联系人、当事人进行想尽一切办法满足修史的需要同时要求档案部门在系统开发后加大存量档案信息的电子化工作确保馆藏档案逐步电子化并著录完整为利用服务创造条件 2注重史料挖掘 开展档案编研注重史料挖掘开展档案编研是档案工作的一项基础性工作需要档案工作者提升个人素质和能力拓展档案利用的层次和水平进行档案资料汇编、产品简介、编写档案馆指南、基建工程简介、大事记等不同形式的编研工作是档案利用的重要方法也是修史的基础条件2.1重要史料挖掘要求档案工作者有较高的眼光和能力重要史料的挖掘需要档案工作者熟悉档案馆藏同时具备敏锐的思维和较高的眼光才能在高层次配合修史工作提升修史工作的水平为修史和提出历史评价提供坚实的档案基础我们曾经发现不论是修企业史还是修型号史某些档案本身只在某一个方面起到作用但其档案作用不能完全反映修史服务如在修史过程中曾查到中央领导20世纪80年代初视察某航空企业指示：企业也应该实行合同制；工厂职工多可以实行三班倒把工人组织起来参加培训提高技能虽然对修企业史、型号史不具有直接的作用但把这段史料用于军工史、改革史则会起到很重要的作用这就需要档案管理人员具备很高的素质充分理解修史的意义和提供档案史料参与修史的重要性通过平时档案编研为修史提供经过挖掘的、重要的史料2.2掌握多方面的档案检索和利用工具档案管理从20世纪80年代末经历了以档案管理达标升级的基础管理和现代化管理的发展历程由于技术进步档案管理从分散管理向集中统一管理、由基础管理向现代化管理、由纸介质向多媒体介质管理、由手动检索向电子检索手段、由目录级向全文级检索管理提升由于档案从历史积淀向知识管理发展在信息技术飞速发展的今天如何提供档案资料为企业发展服务、为修史服务对档案管理人员提出了严峻的挑战技术进步和管理水平的提高为档案工作提供了便利的同时也给档案管理者提出了挑战特别是对修史这项档案利用服务提出了挑战一是要求档案管理者为了提供利用这个中心必须熟悉呈指数级扩大的档案馆藏；二是一个优秀的档案管理者不但要熟悉馆藏还要掌握不同时代、不同门类、不同介质的档案随技术进步掌握相应的检索方法达到为不同对象服务的目的；三是除了档案管理外还要了解和掌握资料、图书、报刊等这些媒体信息的主要内容为修史和其他档案利用服务这些服务工作所需的检索工具多涉及档案检索服务面大、内容庞杂只有掌握更多的检索工具才能真正利用好历史档案和当前档案为修史工作服务 3