任务职场文书的写作规范报告请示函PPT课件

职场文书写作规范 梁惠枝 请列出自己与文书写作有关的工作 某同事与公文相关的工作 1 书面汇报竞争上岗报名情况 报告 2 在内部网上发布岗位培训的会议信息 通知 3 向职改办咨询职称考试的有关问题 函 4 拟写向上级主管部门增加职数的文稿 请示 5 书面表彰先进模范的集体和个人 决定 党政机关公文处理工作条例 规定的15种文种 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 一 报告的撰写二 请示的撰写三 函的撰写 一 报告的撰写二 请示的撰写三 函的撰写 报告 报告是使用频率极高的一个文种 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问事宜 与报告相关的概念可以列出很多 如调查报告 考察报告 报告文学等等 但这些属于事务文书和文学作品的范畴 与作为法定公文的报告有着根本的区别 报告的类型 综合报告专题报告 报告的结构模式 报告引语 引述上级的指示精神 概括报告情况 报告情况 叙述工作过程 措施 成绩 经验 教训 下一步设想等 报告结语 特此报告 不强调也可不写 报告的例文分析 对人民银行某支行申请贷款指标报告的评析 中国人民银行XX市支行关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告 省分行 4月17日晚 XX地区出现了一场历史上罕见的大冰雹 闽江沿岸的乡村同时发生洪水 灾情严重 经初步调查 XX郊区农田受灾38000多亩 大小麦 油菜 秧苗 地瓜苗等作物损失达100多万 村民个人损失也很大 特别是XX XX等乡灾情尤为严重 灾后 行 乡干部在各级党委领导下 深入灾区了解灾情 并发动群众 发扬自力更生精神 生产自救 同时 为了协助乡村即使恢复生产 完成春播任务 安排好群众生活 我们采取了下列措施 1 对群众恢复生产所需的资金 本着自力更生为主的精神 凡确有困难的 先从现有农贷指标中贷款支持 2 对于群众中受灾严重的困难户 由信用社适当贷款 帮助解决吃饭睡觉的问题 以安定生产情绪 到4月23日止 此项贷款市郊四个信用社已贷出X万元 由于这次灾情过于严重 集体和个人损失都很大 要求短期内回复生产有一定困难 仅靠正常农贷指标解决不了问题 群众贷款如果都由信用社发放 信用社也负担不起 即使勉强支应 也会影响正常的资金周转 为此 请分行下达专项救灾贷款指标XX万元 以便支持灾区迅速恢复生产 以上报告 请批示19XX年X月X日 原文 病文评析 1 标题和结尾明显请示 报告不分 因需上级批复 故属于 请示 并非 工作报告 结语 以上报告 请批示 可改为 以上妥否 请批复 或 当否 请批示 病文评析 2 段落和层次原文第一自然段既包括受灾情况 又包括工作情况 而第一自然段后半部分和第二 第三自然段均是工作情况 且第一自然段末尾一句 我们采取了下列措施 之后 分段标项进行了阐述 这不仅在结构布局上不尽合理 而且突出了采取的措施 也不符合 申请专项救灾贷款指标 这一行文主旨 最好把全文分成三段 一段是受灾情况 一段是工作情况 一段是理由和请求 而且将两条措施前的标项序号去掉 这样 才会使人清晰地感到反映此文主旨的是最后一段 前两段情况的叙述和说明均是为最后一段 提出请求 服务的 病文评析 3 语言和文字 特别是XX XX等乡灾情尤其严重 发扬自力更生 生产自救 对群众恢复生产所需要的资金 本着自力更生为主的精神 帮助解决吃饭睡觉的问题 由于这次灾情过于严重 集体和个人损失都很大 要求短期内回复生产有一定困难 仅靠正常农贷指标解决不了问题 成文时间应改为用汉字表示 改稿中国人民银行XX市支行关于申报专项救灾贷款指标的请示省分行 19XX年4月17日晚 XX地区出现了一场历史上罕见的大冰雹 闽江沿岸的乡村同时发生洪水 灾情严重 经初步调查 XX郊区农田受灾38000多亩 大小麦 油菜 秧苗 地瓜苗等作物损失达100多万元 群众个人损失也很大 其中XX XX等乡灾情尤为严重 灾后 行 乡干部在各级党委领导下 深入灾区了解灾情 并发动干部群众 发扬自力更生精神 开展生产自救 同时 为了协助乡村及时恢复生产 完成春播任务 安排好群众生活 我们采取了积极措施 一是对群众恢复生产所需的资金 本着自力更生为主的精神解决 确有困难的 先从现有农贷指标中贷款扶持 二是对受灾严重的困难户 由信用社适当贷款 帮助解决食宿问题 以稳定生产情绪 到4月23日止 市郊四个信用社已贷出X万元 由于这次灾情过于严重 集体和个人损失都很大 要求短期内恢复生产有一定困难 因而仅靠正常农贷指标以解决问题 群众贷款如果都由信用社发放 信用社也负担不起 即使勉强支应 也会影响正常的资金周转 为此 请分行下达专项救灾贷款指标XX万元 以便支持援灾区迅速恢复生产当妥 请指示 XXXX月X日 印章 对一份呈送报告的评析 XX市文化局关于报送2004年工作计划的报告 市政府办公室 根据市 2004年工作要点 精神 结合我局实际情况 业已订好 2004年工作计划 并经局党委XX次会议讨论通过 现随文附送 请审批 XX市文化局局长办公室2004年1月10日 此报告的主要病误是 一 落款和版头不符如果以办公室名义行文 应改为办公室版头 如果以局名义行文 落款应是XX市文化局 但从行政关系来说 文化局同市政府是直接隶属关系 因此 应以局名义行文为宜 主送机关则应改为市政府 二 发文字号不规范主要是年份前置并错用圆括号 另有赘字 三 正文第一句话缺少主语 订好 一词也欠妥 可把 业已订好 改成 我们拟订了 随文附送 用词不当 附送 即附带赠送之意 也可其改为 呈报 请审批 用语不规范 因报告无须批复 标点符号使用也有错误 三 落款的问题 XX市文化局关于报送2004年工作计划的报告 市政府 根据市政府 2004年工作要点 精神 结合我局实际情况 我们拟定了 2004年工作计划 业经局XX会议讨论通过 现随文呈报 请审阅 XX市文化局2004年1月10日 印章 要点提示 注重实效 情况要真实力求短小精悍 避繁就简做到主题明确 重点突出报告中不能夹带请示事项 相关知识点提示 公文标题拟写病误正确使用 进行 正确使用 亲自 公文标题拟写病误 标题不合格标题不准确标题不简要标题不清楚标题与落款矛盾标题滥用省略标题文种混用或生造文种标题明而不简或简而不明 标题不合格 一份通知的标题是 通知 或 通知如文 一份决定的标题是 市人民政府决定 一份通报的标题是 钢铁公司授予王 同志 钢铁战士 荣誉称号的通报 标题不准确 例如 关于司机刘 开车去北戴河的通报 应改为 关于司机刘 私自开车去北戴河游玩的通报 关于拟购置五辆警用依维柯面包车的请示 市财政局给市公安局行文 标题是 关于同意购置五辆警用依维柯面包车的批复 标题不简要 公文标题的 事由 概括得不简要 例如 大学关于认真贯彻中央纪律监察委员会关于不准干扰大学生毕业分配工作的通报精神 做好我校应届毕业生分配工作的几点意见 这个标题长达57个字显得很不简要 应改为 大学关于认真贯彻中央纪委 号通报精神 搞好应届毕业生分配工作的意转发文件时 标题十分烦琐冗杂 例如 区财委转发市财委转发市人民政府关于在全市商业系统中开展文明服务争先创优活动的通知的通知的通知 可改为 区财委转发市政府关于在全市商业系统中开展文明服务争先创优活动的通知 标题不清楚 例如 建筑公司关于水泥的请示 和 商场关于小汽车问题的请示 均属表意不清 应当改为 建筑公司关于增拨 或减拔 水泥的请示 和 商场关于购置 或报废 调换 小货车 或小客车等 的请示 标题与落款矛盾 公文标题中的 发文机关 与落款标注的公文作者不一致 例如 中共 县委关于开展共产党员先进性教育活动的通知 而这份文件的落款却是 中共 县委组织部 这就违背了标题中的发文机关必须与落款完全一致的原则 标题滥用省略 例如 关于增加职工福利待遇问题 规范的写法是 关于增加职工福利待遇问题的 又如 机修车间大修情况 规范的写法是 厂关于机修车间大修情况的报告 标题文种混用或生造文种 例如 厂关于扩建职工娱乐室的报告 应当改成 厂关于扩建职工娱乐室的请示 至于有的使用 关于 的请示报告 将 请示 与 报告 合二为一 就更属错误 例如 市 区计划经济委员会关于电子乐器厂整顿工作情况的汇报 将 汇报 作为公文文种使用 显失规范 应当改为 报告 标题明而不简或简而不明 中共 市委批转 同志 在全市第一次政法工作会议上的讲话和公安局 检察院 法院党委关于全市第一次政法工作会议的总结报告 和 同志 关于当前开展专项斗争情况和今后工作部署的几点意见 的通知 可改为 中共 市党委批转全市第一次政法工作会议三份文件的通知 市工商局关于摆摊设点的通知 应改为 市工商局关于禁止在市区繁华地带随意摆摊设点的通知 正确使用 进行 进行 是使用频率很高的一个词语 表示从事 做 开展等的意思 它一般用于这样两种情形 1 用于比较庄重 正式的行为如 社会和谐是我们党不懈奋斗的目标 新中国成立后 我们党为促进社会和谐进行了艰辛探索 积累了正反两方面经验 取得了重要进展 党的十一届三中全会以后 我们党坚定不移地推进改革开放和现代化建设 积极推动经济发展和社会全面进步 为促进社会和谐进行了不懈努力 两个 进行 都是用于非常严肃的事情 因此 使行文显得庄重 正确使用 进行 进行 一般用于这样第二种情形 2 用于持续性强的行为如 各单位要将业务工作与正在进行的保持共产党员先进性教育活动紧密结合起来 真抓实干 务求实效 这里使用的 进行 修饰后面的 保持共产党员先进性教育活动 而该项活动显然不是短暂行文 需要 进行 一段时期 因此用 进行 是比较恰当的 正确使用 亲自 XX同志亲自到会作重要讲话 XX局长亲自主持会议 XX市长亲自到工地视察 例如 一份简报中有这样一段话 在保持共产党员先进性教育活动中 我局各直属分局的主要负责人都亲自主持制订实施方案 亲自作动员讲话 亲自参与交流讨论 其中的几个 亲自 看似强调领导同志的事必躬亲 对工作的极端负责 但却给人一种过滥的感觉 显得很不协调 一 报告的撰写二 请示的撰写三 函的撰写 请示 请示是上行文种 适用于向上级机关请求指示 批准 凡涉及有关方针政策界限 工作中的重大问题 需要上级机关予以审核批准的事项等诸多方面的内容时 均应以 请示 行文 请示的基本特征 行文方向的特定性行文目的的特定性权属范围的特定性 请示的结构模式 请示标题 揭示发文机关 事由和文种三个要素 请示理由 扼要写明背景 依据 概括写出请示事项 请示内容 提出请示事项并阐述说明道理或事实 请示结语 特此请示 请审批 妥否 请批示 等类似语句 对一份紧急请示报告的评析 关于再次请求解决XX仓库划交的紧急请示报告XXX 关于X社所属省棉麻公司XX仓库划交的问题 我们曾于X月X日以供棉字 XX 第XX号报告XXX 至今未见批复 现麻类调拨在急 XX不按我们双方协商的意见执行 拒收红麻于库外 致使全省麻类调拨 储存业务中断 目前汛期临近 XX XX XX XX XX XX等沿淮各县麻的库存量达XXX万担 纷纷来人来电要求迅速调出 为不使国家财产遭受损失 我们特再报告 请示迅速解决XX仓库划交的问题 以应急需 请批示 200X年X月X日 印章 评析 此文情况叙述清楚 理由说明充分 文字比较简洁 但其毛病不少 也比较典型 主要病误是 一 标题1 请示与报告不分 请示 和 报告 两个文种并用 2 事由中的动词 解决 和 划交 搭配不当 二 正文 文字表述的问题 改稿 关于尽快解决XX仓库划交问题的请示XXX 关于X社所属省棉麻公司XX仓库划交的问题 我们曾于X月X日以 号文件请示XXX 至今未见批复 现在麻类物资调拨任务紧急 XX不按我们双方协商的意见执行 拒收红麻于库外 致使全省麻类物资调拨 储存业务中断 目前汛期临近 XX XX XX XX XX XX等沿淮各县麻的库存量达XXX万担 纷纷来人来电要求迅即调出 为不使国家财产遭受损失 我们特再次请示尽快解决XX仓库划交问题 以应急需 妥否 请批复 200X年X月X日 印章 要点提示 注意克服标题中的语意重赘一文一事逐级请示主送一个上级机关以组织为行文对象 而不能针对个人注意特定格式项目的完整性 注意克服标题中的语意重赘 诸如 关于申请解决 的请示 关于请求 的请示 之类的标题 因请示文种本身即己蕴涵 申请 之意 无需在事由部分强调表述 一文一事 任何机关都有一定的职权范围 在请示写作中如果不是一文一事 就有可能出现有些事项属于职权范围 而有些事项超出职权范围的情况 致使上级机关难以批复 进而影响请示目的的顺利实现 逐级请示 请示的致送对象应当是自己的直接上级机关 一般不得越级行文 如因特殊情况必须越级请示时 要同时抄送被越过的上级机关 主送一个上级机关 不得多头请示 以免因责任不清 互相推诿扯皮而延误工作 同时也可避免因上级机关答复意见不一致而使请示主体无所适从的现象 以组织为行文对象 而不能针对个人 但领导人授权交办的特别事项除外 注意特定格式项目的完整性 请示行文应当标注签发人或会签人姓名 以明确责任 同时还要在附注处注明联系人的姓名及电话号码 相关知识点提示 正确运用简称正确使用 拟同意 正确运用简称 1 标数概括如 讲学习 讲政治 讲正气 简称为 三讲 坚持社会主义道路 坚持人民民主专政 坚持党的领导 坚持马列主义 毛泽东思想 简称为 四项基本原则 等 2 取前舍后如 蹲点调查 简称为 蹲点 蹲坑守候 简称为 蹲坑 非典型肺炎 简称 非典 等 3 舍前取后如 中国人民解放军 简称为 解放军 高致病性禽流感 简称为 禽流感 等 4 选取名称中有代表性的语素或词如 中国共产党中央委员会 简称为 中共中央 全国人民代表大会 简称为 全国人大 等 正确运用简称 5 合并相同成分如 工业 农业 简称 工农业 离休 退休干部 简称为 离退休干部 复员军人 转业军人 退休军人 简称为 复转退军人 病害 虫害 简称为 病虫害 6 标义概括如 1987年公安部颁发的 公安机关办理刑事案件程序规定 简称为 一百二十条 7 取全称首尾如 中华人民共和国 简称 中国 扫除文盲 简称 扫盲 归国华侨 简称 归侨 微型计算机 简称 微机 整顿党风 简称 整党 外交部长 简称 外长 军人家属 简称 军属 等 8 舍全称首尾如 快速记录 简称 速记 历史地理 简称 史地 人民警察 简称 民警 等 正确使用 拟同意 拟 有认为 打算 想要 考虑之意 是公文中用于表示谦敬的词语 通常出现于上行文的请示 报告及意见等文种的写作之中 在下行文的批复中 有时也要用到这一词语 且往往与 同意 连用 拟同意 的使用具有较为严格的职责限定 它不仅具有 谦敬 之义 而且 它还能够体现出主体的职责权限 有无 拟 字 是有无最后决定权的标志 这就是说 主体对某一事情或问题的处理若有决定权 即只需表明 同意 而不宜用 拟同意 以示肯定 而如果只有表态权却没有决定权 则以使用 拟同意 为宜 一 报告的撰写二 请示的撰写三 函的撰写 函是不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批复和答复审批事项时使用的文种 这里所说的 不相隶属机关 应当包括同一系统中的平级机关 不同系统之间不具有统属关系的任何机关 函的基本特征 函是一个正式文种 行文时要采用正式文件的标印格式 它的红色版头由发文机关全称或规范化简称加 文件 二字组成 函不同于平行的意见 意见有时也应用于不相隶属的机关之间 但与函有所区别 函也不同于请示 由于函具有向有关主管部门请求批准的功能 在行文目的和内容上与请示具有一定的相似性 因此常常容易被人们错用或混用 函的结构模式 知照情况 有关造成发函的根据 事实 理由 洽商 询问 答复 事项 商讨 说明的有关问题 提出要求 专此函达 务请函复 等语 对某工厂一份函的评析 关于抓紧归还劳动服务公司借款的函市第七变压器厂 你厂于2001年1月 从我厂借去资金三万元 作为你厂劳动服务公司开办费 当时双方讲好年内一定偿还 目前已经2002年1月了 我厂正在编制2001年的财务决算 为使我们能及时搞好各类款项的清理结账 要求你厂务必将所借之款于1月20日前归还我厂 切不要一拖再拖 给我厂财务工作的顺利进行带来不应有的困难 此致敬礼2002年1月10日 印章 评析 这份公函 在层次安排上基本还是清楚的 但存以下毛病 1 标题最主要的毛病是语言不够谦和 这是在函写作上的大忌 2 此文标题用语也显得有些强硬 3 公函不是便函 结尾处不能写 为感 为盼 为何 等语 更不能写 此致敬礼 顺致敬意 祝君安康 等敬贺用语 改稿 关于请归还贵厂劳动服务公司开办借款的函市第七变压器厂 贵厂于2001年1月 从我厂借去资金三万元 作为贵厂劳动服务公司开办费 当时议定年内偿还 目前 正在编制2001年的财务决算 为及时搞好各类款项的清理结账 望贵厂能将所借款项于1月20日归还我厂 2002年1月10日 印章 要点提示 要正确区分函与信函式公文 要正确使用 请求批准函要注意用语的谦和得体 正确区分函与信函式公文 函与信函式公文是容易混淆的两个概念 必须认真加以区辨 函是法定行政公文种类之一 而信函式公文则是指以信函格式印制的公文 正确使用 请求批准函 请求批准函是向有关主管部门请求批准 在某种程度上与请示的功能近似 但要注意相互之间的差异 做到正确使用 向有关主管部门请求批准 有两种情况 一是平级单位申请批准 二是非隶属关系单位的申请批准 因为它们之间不存在任何隶属关系 因此 根据公文法规的规定同样应用 函 而不能使用 请示 注意用语的谦和得体 应使用 敬请函复 敬祈见复 祈请函复为盼 等等 避免使用 你们要 你们不要 等指令性词语 也不可使用 承蒙关照 等过于客套 寒暄性的词语 相关知识点提示 什么是信函格式正确确定成文日期正确用印怎样正确使用 该 字句 什么是信函格式 正确确定成文日期 根据新 条例 的规定 公文的成文日期应当署会议通过或者发文机关负责人签发的日期 联合行文时 署最后签发机关负责人签发的日期 另据新 格式 的规定 用阿拉伯数字将年 月 日标全 年份应标全称 月 日不编虚位 即1不编为01 正确用印 公文用印与发文机关署名和成文日期具有密不可分的