机关管理人员公文写作知识课件.ppt

党政机关公文处理工作条例 中办发 2012 14号 党政机关公文格式 gb t9704 2012 依据文件 什么是公文 党政机关公文是党政机关实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家的方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告 通报和交流情况等的重要工具 什么是公文处理 公文处理是指公文拟制 办理 管理等一系列相互关联 衔接有序的工作 目录 公文种类公文格式行文规则公文拟制公文审签公文办理公文管理 公文种类及其主要区别 请示 适用于向上级单位请求指示或批准事项 报告 适用于向上级单位汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 请示与报告的区别 公文种类及其主要区别 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级单位不适当的决定事项 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 通知 适用于发布 传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 通知与通报的区别 公文种类及其主要区别 批复 适用于答复下级单位的请示事项 批复与复函的区别 批复属下行文 复函是函的一种形式 属平行文 批复适用于答复下级单位的请示事项 对不相隶属的单位请求批准事项不使用批复 而应使用复函予以答复 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 函 适用于不相隶属单位之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 如何选择公文种类 根据行文目的确定公文种类 如请求上级单位批准 给予指示 帮助支持的 应使用 请示 安排部署工作的 应使用 通知 指导下级工作的 则应使用 意见 根据行文关系确定公文种类 一般来说 受文单位是上级的 应选用 请示 报告 等上行文文种 受文单位是下级的 应选用 通知 批复 等下行文文种 向不相隶属单位行文应使用 函 等平行文文种 会议纪要 和 意见 在上行 下行和平行文中皆可使用 根据行文单位的职权确定公文种类 如 党政机关公文处理工作条例 中办发 2012 14 规定的文种 有的只能由党的机关或行政机关使用 企事业单位则不能随意使用 如 公报 议案 等 目录 公文种类公文格式行文规则公文拟制公文审签公文办理公文管理 公文用纸幅面尺寸及版面要求 公文格式定义 公文格式就是公文的表现形式 它相对于公文的内容而言 既由公文的内容所决定 又服务于公文的内容需要 幅面尺寸 公文用纸采用gb t148中规定的a4纸型 其成品幅面尺寸为 210mm 297mm 页边与版心尺寸公文用纸天头 上边距 为37 1mm公文用纸订口 左边距 为28 1mm版心尺寸为156mm 225mm 38mm 28mm 公文用纸幅面尺寸及版面要求 297mm 210mm 156mm 225mm 行数与字数一般每面排22行 每行排28字 并撑满版心 特定情况可以作适当调整 字体和字号如无特殊说明 公文格式各要素一般3号仿宋体字 特定情况可以适当调整 文字的颜色如无特殊说明 公文中文字的颜色均为黑色 公文用纸幅面尺寸及版面要求 公文格式各要素编排规则 版心内公文格式要素 版头 主体 版记三部分 版头 公文首页红色分隔线以上的部门为版头 主体 公文首页红色分隔线 不含 以下 公文末页首条分隔线 不含 以上部分称为主体 版记 公文末页首条分隔线以下 末条分隔线以上的部分为版记 版心外格式要素 页码页码 页码位于版心之外 公文要素编排示意图 公文格式各要素划分表 公文版头各要素的具体要求 份号 公文印制份数的顺序号 涉密公文应当标注份号 密级和保密期限 涉密公文 应当根据涉密程度分别标注 绝密 机密 秘密 和保密期限 紧急程度 根据紧急程度 紧急公文应当分别标注 特急 加急 发文单位标志 由发文单位全称或规范化简称加 文件 二字组成 也可使用发文单位全称或规范化简称 发文字号 由发文单位代字 年份 发文顺序号组成 联合行文时 使用主办单位发文字号签发人 报送上级单位的公文 应当在首页注明签发人姓名 公文版头要素编排示意图 公文版头要素编排示意图 公文版头要素编排示意图 公文版头要素编排示意图 公文版头要素编排示意图 公文版头要素编排示意图 公文主体各要素的具体要求 标题 概括公文的主要内容并标明公文种类主送单位 公文的主要受理单位 主送单位的名称应使用全称 规范化简称或同类型单位统称正文 公文的主体 用来表述公文的内容附件说明 如公文有附件 则需要标注公文附件的顺序号和名称发文单位署名 署发文单位全称或规范化简称成文日期 会议通过或负责人签发日期 其中 多人签批或签阅以最后签批日期为准 联合行文时 以最后签发单位负责人的签批日期为准印章 公文中有发文单位署名的 应加盖发文单位印章 并与署名单位相符附注 公文印发传达范围等需要说明的事项附件 公文正文的说明 补充或者参考资料 公文主体要素编排示意图 编排于标题下空一行位置 用3号仿宋 居左顶格 单位后使用全角冒号 空一行 空两行 标题用20磅方正小标宋简体 除引号 书名号外一般不使用标点符号 居中放置 正文用3号仿宋 每自然段前空两字 回行顶格 集团公司发文标题及正文要求 公文主体要素编排示意图 部门发文及子集团与直管单位发文标题要求 使用小二号方正小标宋简体 主送单位及正文等要素的要求与集团公司发文一致 公文主体要素编排示意图 多行标题排列一般呈梯形或菱形 回行做到词义完整 长短适宜 间距适当 标题尽量简短 40字以内 最好不要超过三行 如有多个主送单位 则需要换行 换行后仍顶格 在最后一个单位后使用全角冒号 发文标题及正文部分其他要求 使用多级标题 按 一 一 1 1 的顺序依次分级使用 一般情况下 一级标题为黑体 二级标题为楷体 三级和四级标题为仿宋体 公文主体要素编排示意图 附件说明格式要求 空一行 左空二字编排 附件 二字 后标全角冒号和附件名称 多个附件时 使用阿拉伯数字标注附件顺序号并后加小数点 附件名称后不加标点符号 附件名称较长需回行时 与上一行附件名称的首字对齐 公文主体要素编排示意图 公文主体要素编排示意图 公文主体要素编排示意图 附件与正文一起装订时附件的格式要求 附件另起一页 首行顶格写 附件 二字及附件序号使用黑体3号字 附件标题居中编排在版心第三行 格式要求同公文标题 附件的正文格式要求同正文 公文主体要素编排示意图 公文版记各要素的具体要求 抄送单位 除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位 应当使用单位全称 规范化简称或同类型单位统称印发单位及印发日期 公文的送印单位和送印日期 公文版记要素编排示意图 公文页码要求 使用4号半角仿宋体阿拉伯数字 编排在公文版心下边缘之下 数字左右各放一条一字线 一字线距版心下边缘7mm 单页码居右空一字 双页码居左空一字 公文版记页前有空白页的 空白页和版记页均不编排页码 公文的附件与正文一起装订时 页码应当连续编排 页码总长度为1 8 2 0cm 信函式文件要素编排示意图 信函式文件要素编排示意图 距页边20mm 首页不显示页码 信函式文件要素编排示意图 信函式文件要素编排示意图 函件版记中不加印发单位 印发日期 分割线 会议纪要要素编排示意图 会议纪要要素编排示意图 空两行 三号仿宋 每自然段前空两字 回行顶格 发文单位署名在成文日期之上 以成文日期为准居中编排 3号仿宋 成文日期居右空4字 会议纪要要素编排示意图 目录 公文种类公文格式行文规则公文拟制公文审签公文办理公文管理 行文规则 行文原则 确有必要 讲求实效 注重针对性和可操作性行文权限行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级行文 特殊情况需要越级行文的 应当同时抄送被越过的上级单位 根据授权行文 上级单位的职能部门根据授权 可向下级单位行文 同级单位必要时可以联合行文 联合行文时 按照主办 协办单位次序依次签发 原则上不使用复印件会签形式签发公文向不相隶属单位行文 其公文种类一般用 函 同时公文中不得带有指示性的内容 行文规则 行文要求上行公文应遵循 1 原则上主送一个上级单位 根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位 不抄送下级单位 2 除上级单位领导同志直接交办的事项外 不得以本单位名义向上级单位领导同志个人报送公文 也不得以本单位领导同志名义向上级单位报送公文 3 除上级单位有明确要求外 不得以本单位内设部门名义越级向上级单位报送公文 4 下级单位的请示事项 如需以本单位名义向上级单位请示 应当提出倾向性意见后上报 不得原文转报上级单位 5 请示应当一文一事 不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项 6 受双重领导的单位向一个上级单位行文 必要时抄送另一个上级单位 行文规则 下行公文应遵循 1 主送受理单位 根据需要抄送相关单位 重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位 2 涉及多部门管理事项的 应当联合行文 部门之间未协商一致的 不得向下行文 擅自行文的 上级单位应当责令其纠正或者撤销 3 向受双重领导的下级单位行文 必要时抄送该单位的另一个上级单位 行文方式 逐级行文逐级行文是上行文和下行文的最基本和最常用的行文方式 在上行文中 下级单位应直接向其上级单位报告情况 提出请求 在下行文中 上级单位应对其所属的下级单位传达指示 部署工作 批复请示 再由下级单位逐级下达 逐级行文体现了集中统一 分级管理 一级对一级负责的原则 有利政令统一 避免政出多门 多头领导和多头指挥 行文方式 越级行文越级行文一般是指上行文中 下级单位在特殊情况下 越过自己直接上级向更高的上级领导单位直接行文的情况 如遭受重大自然灾害 发生特大事故的 需立即报告情况 请求指示 此时若逐级行文有可能会贻误时机 造成更大的损失 在这种情况下可越级行文 但在越级行文的同时 应同时抄送被越过的直接上级 行文方式 多级行文多级行文主要在下行文中使用 如公布行政法规 规章的令 就是较典型的多级行文 平行行文不相隶属的单位之间 在互相告知事项 联系工作 商洽公务时 都可以采用平行文的方式直接行文 请示公文 请示公文应当一文一事 有利于上级单位及时研究批复 提高公文处理效率 若某一请示涉及不相关联的多项内容 则可能涉及较多单位 上级单位需花费较多时间进行研究协调和审阅批复 不利于请示事项的及时解决 若其中某一请示事项存在问题 则会影响到其他事项处理 使上级难以批复 还可能贻误工作 报告公文 报告中不得夹带请示事项 请示和报告是两个不同的文种 上级单位对其处理的方式亦有所不同 请示的目的是用于向上级单位请求指示 批准 上级单位须给予答复 报告的目的则主要是供上级单位了解情况 向上级单位提供信息和建议 上级单位可只阅不复 报告中夹带请示事项 往往达不到行文的目的 还会影响工作 报告中若涉及请示事项 应另行用请示行文 与报告严格分开 联合行文 联合行文的规定 联合行文的条件 一是必须明确主办部门 以便分清主次责任 二是级别相同 联合行文的单位 应当是同级单位 级别不同的单位之间不能联合行文 联合行文一般主办单位排列在前 联合行文是应由主办单位先行签署 然后将原件送其他联合发文单位依次会签 一般不使用复印件会签 目录 公文种类公文格式行文规则公文拟制公文审签公文办理公文管理 公文拟制的基本要求 行文必须有针对性 做到有的放矢文种的使用应当根据行文目的和行文关系确定公文内容要全面 客观 真实地反映实际情况 符合党的路线 方针 政策和国家的法律 法规及公文处理的有关规定行文要重点突出 主旨鲜明 条理清楚 层次分明 结构严谨 并注意连续事件的前因及后续补充文件的衔接 要做到文字简练 通畅 标点符号使用正确 恰当 人名 地名 数字 引文准确无误涉及其他单位职能的事项 应征求有关单位的意见 并履行会签手续 必要时应联合发文 公文起草前要做的准备工作 了解有关背景要认真调查研究 充分占有资料 按照实事求是 切题 典型的原则 选用材料 学习相关政策要认真学习和研究有关政策规定 做到合法合规 依法合理 把握领导意图准确 全面领会领导意图 主动争取领导对公文起草工作的指导 确定行文方式根据职权范围和隶属关系 正确选择行文方向 发文形式和文种 设计文稿框架根据行文目的 提炼主旨 编写提纲 安排结构 力求主旨正确 鲜明 层次清楚 思路清晰 公文的语言要求 叶圣陶老先生曾经说 公文不一定要好文章 但必须写得一清二楚 十分明确 字稳词妥 通体通顺 让人家不折不扣的了解说的内容是什么 公文的语言要求 表述明确 即用词概念准确清楚 造句合乎语言规范 句与句之间逻辑联系紧密 能恰如其分地说明情况 阐述做法 表达思想 公文的语言要求 表意准确 根据不同的语言环境 正确使用精确词语 如 同意 不同意 不得 等 或模糊词语 如 近期 大多数 可能 等 使表述恰当准确 公文的语言要求 语言平实 即说明要浅显 议论要精当 要言之有物 言之有理 通俗易懂 应不矫饰 不打官腔 力戒说假话 说大话 说空话 在表达上 应多用叙述 说明等方式 多用论述性语言和朴实 平和的语言 一般不采用描写或抒情 少量使用议论 不用论辩性语言 公文的语言要求 用语得体 即按行文关系掌握好分寸 如上行文 语气要委婉 措词要平和 恰当使用敬语 谦语 平行文要注意礼貌用语 多用商洽性语言 下行文 应要求明确 语气坚决 公文的语言要求 用词庄重 即语言要端庄 郑重 严肃 认真 不带有任何个人的情绪和感情色彩 要使用规范化的书面语和公文专用语 恰当使用某些文言词语 不使用略语 冷僻字和方言土语 尽量少用专业性太强的术语和名词 慎用外文缩写名称和术语 一般不用文言句式等 公文结构的安排 公文结构 是指对公文所阐述 记述 说明的内容先后顺序和层次关系进行谋划与安排 公文的结构 应从主旨服务入手 力求做到思路清晰 纲目清楚 合乎逻辑 结构严谨 详略得当 公文结构的安排 公文结构的安排 要准确反映公务活动的内在联系和客观规律 做到有序 连贯 周密 如公文内容 可按时间的推移 事物的发展演变过程阐述 也可按事物的层次递进关系阐述 即可由总到分 由远到近 由局部到整体 由特殊到一般 由原因到结果等 还可按解决问题的步骤顺序等来安排 这样可使全篇思路畅通 前后衔接 语意连贯 浑然一体 公文结构的安排 安排公文结构应当考虑为主旨表达服务 主旨是公文的核心 公文的一切要素都要为表达主旨服务 如整体结构是采用递进式还是并列式 怎样划分段落层次 要看怎样对充分 清晰地表达主旨最为有利 如何选取材料 文字表述详略等 要看主旨表达的需要 主旨明了的一般可简略地写 主旨复杂的就要详细地写 公文结构的安排 安排公文结构应当适合公文文种要求 各文种的使用均有各自的要求和特点 其结构也不尽相同 选择结构 要适应不同文种的特点 如 通知 其内容可设计为 根据什么 或为了什么 做什么事 和 怎样做 等 如 报告 其内容可设计为 根据什么 做了什么 做得怎样 和 有什么经验和教训 等 公文标题的拟制 公文标题由发文单位名称 事由和文种组成 标题是对公文主要内容的概括和揭示 其作用在于向阅读者传达公文的基本内容 其中 发文机关可视情况加以省略 但事由和文种是必备要素 公文标题要准确概括公文的主要内容 突出表达行文的主要目的 并正确选用文种 公文标题中标点符号 公文标题中一般不使用标点符号公文标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时用引号如 关于开展 质量月 活动的通知公文标题中某一部分需要注释或者说明时用括号如 关于印发 制度 试行 的通知公文标题中出现法规 规章名称和书名 报刊名时用书名号关于印发 管理规定 的通知公文标题中出现并列词语之间的停顿时可用顿号如 关于 职务任免的通知 部 部关于 的通知 主送单位的确定 主送单位是指公文的主要受理单位 确定主送单位应注意准确 规范 有序准确是指公文的主送单位 特别是上行文的主送单位一定是具有该公文受理权限的单位 若涉及若干单位职能的事项 公文的主送单位应是主办单位 其他单位可采取抄送形式 规范是指主送单位要写全称 规范简称或统称 主送单位较少时 应将单位列全 写全称或规范简称 主送单位较多时 应写规范统称或简称 若写 有关单位 则应将有关单位名称逐一列明 另附名单一并存档 有序是指公文的主送单位超过一个时 一般应按主要执行单位在前并兼顾编制序列和管理层级的原则排列 对普发的下行文 受文单位应有固定的顺序 此顺序一经确定 就应相对固定 不能随意变更 有关主送单位之间要用顿号或逗号分清层次 一般不同层级公文 不同性质类的单位 之间用逗号 同一层级 同一性质类的单位 之间用顿号 如 各省 自治区 直辖市国资委 各中央企业 抄送单位的确定 抄送单位是指除主送单位以外需要执行或知晓的其他单位应作为抄送单位的情况除主送单位外 公文涉及内容需要执行或知晓的其他单位特殊情况下的越级请示 应抄送被越过的上级单位受双重领导的单位向上级单位的行文 应写明主送和抄送单位 上级单位向受双重领导的下级单位行文 必要时应抄送另一上级单位会签文应抄送有关会签单位不应作为抄送单位的情况呈报上级单位的请示件 不抄送下级单位联合发文时 联合发文的单位不作为抄送单位确定抄送单位时 应与发文单位的级别相对应 公文中引用有关材料的注意事项 拟写公文中 有时需引用有关材料 领导批示 领导讲话 公文 法律法规条文等 应注意以下几点完整 即要保持所引内容的完整性 切忌断章取义 引用某一公文时 要写明标题和发文字号 二者缺一不可 但当同一公文被再次引用时 可省略发文字号只引用标题或省略标题只引用发文字号 引用法律法规条文若涉及到有关条款说明时 要将其 条 款 项 引全 不要漏引 准确 即必须保证引用材料的准确无误 直接引用时 一般将所需内容如实抄录 并用引号加以标注 间接引用时 必须忠实原文 不得改变愿意 需注意的是 领导同志未公开的讲话和批示 不得直接引用 得体 即引用材料一定要结合上下文内容进行 使之衔接顺畅 切忌牵强附会 引用内容要适度 能说明问题即可 有序 即引用有关材料时 要按照一定的顺序 如引用公文 应按照发文时间 发文单位 标题 发文字号的顺序 引用法律法规 一般应按照法律法规名称 章 节 条 款 项的顺序 引用出版物 一般可按照卷次 版次 页数的顺序 决定的一般写法 决定一般由决定缘由 决定内容 执行要求三部分组成决定缘由 概括地写明决定的根据 目的 意义及背景 常用 特作如下决定 现决定如下 等承启语过渡到决定内容部门 要求文字精当 语言概括明确 决定内容 写明决定事项的具体内容 原则 办法 措施 要求 规定事件等 要求用语准确简练 语气肯定 执行要求 既提出执行本决定的要求 意见或期望 要注意的是 决定的标题一般要求完整地写出发文机关 事由和文种三个部门 重要事项决定模版 嘉奖决定模版 处分决定模版 请示的一般写法 请示一般由请示缘由 请示事项 结束语三部分组成请示缘由 即写明事项的原因 背景 理由和依据 特别要写清楚请示事项的重要性 必要性 以引进上级单位的重视 请示事项 即写明请求上级单位给予指示或批准的具体事项 必要时 请示单位应向上级单位提出自己对解决问题的态度或意见 情况复杂的还可提出几种方案 分别说明理由 供上级单位抉择 需注意的是 请求事项一定要明确 以便上级单位作出准确的判断和答复 结束语 常用 妥否 请示 以上当否 妥否 请审批 批复 或 特此请示 请批复 等作结束语 拟写请示注意事项 注意行文规则 请示要一文一事 一般情况下不得越级请示 不多头主送 不报领导同志个人 不抄送下级单位等陈述请示原因和理由时 一是理由要充分 二是应尽可能地联系全局来说明请示事项的迫切性 重要性和必要性请示事项要具体明确 同时还要提出本单位的处理意见 表明本单位对请示事项的倾向性 请上级单位批复时参考注意行文语气 要言简意赅 语气委婉 言辞恳切 讲理由要开门见山 讲需求要明确具体请示事项若涉及其他单位职能 应履行会签手续 必要时在文中对有关单位的会签意见予以说明请示件应给上级单位留出研究决策的时间 特别紧急的事项 除突发事件及法律 法规另有规定或上级领导另有交化的以处 应在请示中说明紧急原因 请求批准的请示模版 请求解决问题的请示模版 请求指示的请示模版 外事请示模版 外事请示模版 内部请示 签报 模版 内部请示 签报 模版 拟写报告注意事项 报告主要是向上级单位汇报工作 反映情况 介绍经验 因此 文风要平实 内容要实事求是 观点表达要精练清晰 文字简明 庄重 不可拖沓报告要重点突出 中心明确 主次分明 详略得当 并要注意表达的条理性和逻辑性报告中不得夹带请示事项 报告中若涉及需上级单位解决的问题或批准的事项 应另文请示 工作报告模版 答复上级单位询问和交办事项的报告模版 反应情况的报告的模版 批复的写法 批复的结构一般是 批复的依据 批复的具体内容 希望和要求批复的依据 一是要写明针对什么请示所作出的批复 要求严谨 明确 二是若以有关规定或文件精神为依据作出的批复 应写明具体的规定 必要时应标引有关文件或规定的名称 文号或条款序号 以备执行中查考 批复的具体内容 主要写明针对下级单位请示事项所作出的指示或批准决定 以及相关补充内容 拟写时要注意 一是文字精练 言简意赅 态度鲜明 语气肯定 二是对同意性的批复一般不需说明理由 只明确表态即可 有时需对同意事项作几点原则规定 对上报规划 方案的批复 要对需要注意的问题加以强调 对否定性的批复 要简述原因 理由 三是批复内容若涉及其他部门 应会签或协商有关部门 批复示例模版 批复示例模版 批示性通知写法 批示性通知主要用于公布 印发 行政法规和规章 转发上级单位 不相隶属单位的公文 批转下级单位的公文等 这类通知的正文内容具有批语的性质 拟写时 首先要写明布 印发 或转发的对象 依据 表明对所发公文的态度 其次要提出贯彻执行的要求等 篇幅简短 指示性通知写法 指示性通知主要用于上级单位对开展某项工作或针对工作中出现的带有普遍性的问题作出工作部署 提出管理措施 制订有关政策等 拟写该类通知 在开头部分应写明通知缘由 即行文的目的和意义 通知的内容部门 大多采用分条列项法 具体阐明原则 明确政策 提出要求 措施和办法等 周知性和事务性通知写法 周知性和事务性通知 主要用于处理日常事务性工作 以及要求有关单位办理或周知的有关事宜 如催报材料 撤销或成立机构 启用或废止印章等 拟写时 首先要写明通知的缘由或依据 其次是写明办理或周知事项的具体内容 要注意简明扼要地将有关事项逐项交代清楚 会议通知写法 拟写会议通知时 一般要写明召开会议的单位 会议名称和时间 地点 内容 议题 参加会议的人员范围和人数 会议材料要求 报到时间和食宿要安排 有关注意事项以及联系人和电话等 必要时需附 会议回执 会议回执 主要包括 参会人员单位 姓名 性别 民族 职务和联系方式等 必要时还应注明到达及返程时间等 指示性通知模版 周知性通知模版 周知性通知模版 任免通知模版 印发 转发性通知模版 印发 转发性通知模版 会议通知模版 会议通知模版 函的一般写法 一般来讲 函分为发函与复函 其写法上略有不同发函主要用于与有关单位商洽公务 向有关单位询问和请求批准事项等 拟写时 正文开头部分要交代发函的原因和目的 主体部分写商洽 询问和请求批准事项的内容 要写得具体 清楚 结尾常提出希望和要求 用语要得体 复函主要用于针对来函作出回复 拟写时 正文开头部分要引述来函 然后用 经研究 现函复如下 过渡到下文 主体部分针对来函所涉及事项 逐一作出明确回复 结尾可用 此复 特此函复 等作结束语 也可不使用结束语 拟写函注意事项 行文简洁明确 用语把握分寸 语气平和有礼 函用于商洽办理事项时 一般应写明办理时限 复函时则应该迅速 及时 函的标题 启承语和结束语 发函 标题一般为 关于 的函 正文启承语一般为 现函告如下 需要结束语的 如请求解决困难的函 可用 请予支持 等 复函 标题一般为 关于 的复函 正文启承语一般为 现函告如下 需要结束语时 如答复意见的函 可以 以上意见 请予考虑 等 请求批准函模版 征询意见函模版 会议纪要的基本写法 会议纪要的拟写一般分两部分 第一部分应写明会议概况 包括会议时间 地点 组织者 主持人 会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等 第二部分是会议纪要的主体部分 反映会议的主要精神 讨论意见和议定事项等 拟写签报的注意事项 所谓签报 即内部请示件 亦称呈批件 主要用于单位各部门需要就某些事项向本单位领导请示或报告 在送签有关文件时 向本单位领导报告文件的起草和办理过程 有关事项的背景 文件办理的依据 办理的意见和建议等 拟写签报应注意 一是签报要一事一报 文字简洁 二是请示问题的签报 请示事项要明确 三是如涉及其他部门职能 应送有关部门会签 目录 公文种类公文格式行文规则公文拟制公文审签公文办理公文管理 公文审核的作用 公文审核是保证公文质量的重要环节 审核人员按照公文处理的有关规定 对文稿内容和办文程序严格把关 起到提高公文质量 精简文件数量的作用 公文审核为领导签发公文奠定良好的基础 公文审核可以发挥文秘部门的参谋助手作用 使领导把时间精力用在主要的决策活动上 提高单位的工作效率 公文审核的重点 公文审核应重点把握行文关系 政策法规 协商会签 语言文字和体例格式等五个方面 具体包括 行文理由是否充分 行文依据是否准确 内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策 是否完整准确体现发文单位 部门 意图 是否同现行有关公文相衔接 所提政策措施和办法是否切实可行 涉及有关单位 部门 职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见 文种是否正确 格式是否规范 人名 地名 时间 数字 段落顺序 引文等是否准确 文字 数字 计量单位和标点符号等用法是否规范 其他内容是否符合公文起草的有关要求 公文的签发 公文经本单位具有签发权的负责人审核批准 并签署印发意见即为签发 公文一经签发即具有法定效力 不经签发人同意 任何人不得擅自变更或修改 负责人签发公文 即对公文内容具有最终决策权 是其行使职权的具体体现 因此 公文签发人应对该公文内容负责 包括公文中涉及的方针 政策 具体工作措施 决定批复的事项等 同时 对公文实施后可能产生的后果亦应当承担相应的责任 签发公文的权限规定 公文签发人应根据职权范围签发有关公文 不能越权签发 以单位名义制发的上行文 由单位主要负责人签发 以单位名义制发的下行文或平行文 由单位主要负责人签发或授权其他负责人签发 党内重要公文经领导集体讨论通过后 由主要负责人签发 签发公文的常用语及注意事项 签发公文常用语主要以下四种发 表示同意印发 无附带要求 请 核发或请 审签 表示将该公文报请职位高的负责人或送请其他负责人审核后再印发 请 阅后发 表示将该公文送请其他负责人阅知后再印发 请会签后发 表示同意公文内容 但需请相关部门会签 若无不同意见即可印发 签发公文的注意事项主批人应当明确签署意见 姓名和审批日期 其他审批人对有具体请示 批复事项和布置工作指令性的公文 圈阅视为同意 对一般报告性的公文 圈阅表示已阅知 圈阅时应当标注姓名和日期 签发公文时不得使用铅笔 圆珠笔等不符合存档要求的书写工具 目录 公文种类公文格式行文规则公文拟制公文审签公文办理公文管理 收文办理 收文办理的程序签收 接收公文时 应认真核查来文单位 件数 时限要求和密封情况 确认无误后方可签收 签收公文应注明签收人姓名和签收日期 签收特急公文应注明签收时间 登记 对公文的主要信息和办理情况应当详细记载 初审 对收到的公文应当进行初审 审核重点是 来文是否属公文受理范围 是否应当由本单位办理 涉及其他单位 部门 职权范围内的事项是否已经协商 会签 文种使用 公文格式是否规范 是否符合公文起草的其他要求等 对不符合规定的公文 经本单位相关负责人批准后可退回来文单位 并说明理由 收文办理 承办 阅知性公文应当根据公文内容 要求和工作需要确定范围后分送 批办性公文应当提出拟办意见报本单位负责人批示或者转有关部门办理 需要两个及以上部门承办的事项 应明确主办部门 对紧急公文 应标明办结时限 承办部门收到交办的公文后 要及时办理 不得延误 推诿 紧急公文应当按时限要求办理 确有困难的 应及时予以说明 传阅 根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示 办理公文传阅应当随时掌握公文去向 不得漏传 误传 延误 催办 及时了解掌握公文的办理进展情况 督促承办部门按期办结 紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办 答复 公文的办理结果应当及时答复来文单位 并根据需要告知相关单位 收文办理 收文的分类收文办理中 一般可将来文分为两大类 一是办件 二是阅件 主送本单位需要答复 汇报或反馈结果的公文为办件 主送和抄送本单位领导同志 有关部门阅知的公文为阅件 同时 还可根据公文办理的时限要求 涉密程度 行文方向等进行分类 如按办理的时限要求可分特急件 急件和普通公文 按涉密程度可分为绝密 机密 秘密和非涉密公文 按行文方向可分为上行文 下行文和平行文 收文办理 收文的分转对日常性业务或承办部门已有明确分工的来文 由文秘部门按照职能分工直接分办 对请示 报告类公文 涉及全局性 政策性 指导性或重大问题的公文 以及按照职能分工难以明确具体承办部门的来文 由文秘部门提出拟办意见后 送有关负责人阅批 对涉及两个以上承办部门的公文 文秘部门应明确主办和协办部门 收文办理 送领导阅批的公文 呈送顺序送领导传批 传阅的公文 原则上按照领导同志的排序 依次呈送 传批件由后向前送批 传阅件由前向后送阅 领导同志之间一般不横传文件 应由领导同志秘书通过文秘部门组织传递 如遇领导同志出差 访 或其他原则不能阅批时 由文秘部门注明事由转呈其他领导同志 收文办理 公文承办 主办和协办承办是指受文单位有关部门或工作人员根据拟办和批办意见 具体处理公文的工作过程 是公文处理程序的中心环节 主办部门是指对承办公文负主要责任的部门 在实际工作中 有些公文的内容涉及其他部门的职能 需要多个部门共同承办 其中的主要承办部门即为主办部门 主办部门应主动与协办部门沟通情况 交换意见 并负责将办理结果及时通报协办单位 协办部门是指在公文办理过程中 协助主办部门具体办理涉及本部门职能事项的部门 协办部门