Access数据库设计实例PPT课件

1 第4章Access2010数据库设计实例 2 本章学习重点 Access数据库应用系统规划 设计的基本知识Access数据表的设计和管理根据Access数据表进行查询的设计和管理Access窗体的设计和管理Access报表的设计和管理Access宏的设计 3 4 1工资管理系统功能说明 工资管理系统的基本功能有数据录入功能 包括基本工资 工资扣款 病事假 奖金4项数据的录入基本工资信息包括职工代号 日期 基本工资 浮动工资 特教贴 岗贴 保津贴 误餐费 教护等项 工资扣款信息包括职工代号 日期 公积金 房租 水费 电费 医疗 会费 子保 煤气 网视 税收 违纪扣款 病事假记录职工的请假情况 包括职工代号 时间 性质 天数 奖金记录职工的本月工作量 作为计算奖金的依据 包括职工代号 日期 事项 工作量 4 数据查询与打印功能 包括汇总查询与打印工资条查询与打印 5 4 2数据表设计 数据表设计工资管理系统数据库中共包括5个表 即 职工表 基本工资 工资扣款 请假情况 和 奖金 它们之间的关联字段为 职工代号 6 职工表 7 基本工资表 8 工资扣款表 9 请假情况表和奖金表 10 创建数据库和数据表 在 文件 选项卡中 依次选择 新建 可用模板 空数据库 11 在窗口右下角的 文件名 文本框中输入数据库的文件名 GZ accdb 单击文件名右边的 打开文件夹 按钮 弹出 文件新建数据库 窗口 如图 在该窗口的 保存位置 下拉列表框中选择 工资管理信息系统 数据库文件的保存位置单击 确定 按钮 12 基本工资 表创建过程 打开 GZ 数据库 单击 创建 选项卡的 表格 组中的 表设计 按钮 Access会自动创建一个名为 表1 的空表 并打开它的设计视图 13 在该设计视图中 创建 基本工资 表所需的字段 将 职工代号 字段设置为该表的主键 14 单击窗口最顶端的 保存 按钮 弹出 另存为 窗口 在该窗口的 表名称 文本框中输入 基本工资 单击 确定 按钮 完成表名的修改和表结构的保存 15 打开 基本工资 表的数据表视图 在其中输入具体的数据记录 16 职工表 的设计 17 工资扣款 表的设计 18 请假情况 表的设计 19 奖金 表的设计 20 4 2 2建立各表间的关系 在 GZ 数据库中 单击 数据库工具 选项卡的 关系 组中的 关系 按钮 进入 关系 视图 在弹出的 显示表 窗口中选择需要建立关系的所有表 单击 添加 按钮 将这些表添加到 关系 视图中 21 关闭 显示表 窗口 在 关系 视图中通过鼠标拖动关联字段 职工代号 创建各表间的关系 22 单击 关系工具 设计 选项卡的 关系 组中的 关闭 按钮 关闭 关系 视图 保存数据库 23 4 3查询设计 病事假汇总查询 设计 病事假汇总查询 按职工代号统计每个职工请假的总天数 24 在 GZ 数据库中 单击 创建 选项卡的 查询 组中的 查询设计 按钮 在弹出的 显示表 窗口中选择该查询的数据源 请假情况 表 单击 添加 按钮 把该表添加到查询设计视图中 25 关闭 显示表 窗口 单击 查询工具 设计 选项卡的 显示 隐藏 组中的 汇总 按钮 并如下图所示设计该汇总查询 26 单击 保存 按钮 在弹出的 另存为 对话框中输入查询名称为 病事假汇总查询 单击 确定 按钮 完成该查询的创建 查询运行结果如下 27 奖金汇总查询 设计 奖金汇总查询 是要按职工代号统计每个职工的总的工作量和总的奖金数 这里 总奖金数按总工作量 50来计算 在 GZ 数据库中 单击 创建 选项卡的 查询 组中的 查询设计 按钮 在弹出的 显示表 窗口中选择该查询的数据源 奖金 表 单击 添加 按钮 把该表添加到查询设计视图中 28 关闭 显示表 窗口 单击 查询工具 设计 选项卡的 显示 隐藏 组中的 汇总 按钮 并如图所示设计该汇总查询 29 单击 保存 按钮 在弹出的 另存为 对话框中输入查询名称为 奖金汇总查询 单击 确定 按钮 完成该查询的创建 查询运行结果如下 30 4 3 2 工资条查询 的设计 工资条查询 是以 职工表 基本工资 表 工资扣款 表 病事假汇总查询 和 奖金汇总查询 为基础的 显示职工代号 姓名 所有实际发放的工资和津贴情况 应该发放的总工资数 所有扣款情况和实际发放的总工资数 在 GZ 数据库中 单击 创建 选项卡的 查询 组中的 查询设计 按钮 在弹出的 显示表 窗口中选择该查询的数据源 即 职工表 基本工资 表 工资扣款 表 病事假汇总查询 及 奖金汇总查询 单击 添加 按钮 将其添加到查询设计视图中 31 关闭 显示表 窗口 如下图所示设计该查询 32 职工实际获得的基本工资 浮动工资 特教贴 岗贴等都按照实际工作天数的比例来计算 用实际工作的天数除以30 因此工资的发放率是1 病事假汇总查询 天数 30 基本工资是 基本工资 基本工资 1 病事假汇总查询 天数 30 职工应发工资按 基本工资 浮动工资 特教贴 岗贴 保津贴 误餐费 教护 奖金数 计算 其中奖金数来自于奖金汇总查询 职工实发工资按 应发工资 公积金 房租 水费 电费 医疗 会费 子保 煤气 网视 税收 违纪扣款 计算 33 可以使用表达式生成器设计计算字段 34 其他字段的表达式 浮动工资 基本工资 浮动工资 1 病事假汇总查询 天数 30 特教贴 基本工资 特教贴 1 病事假汇总查询 天数 30 岗贴 基本工资 岗贴 30 病事假汇总查询 天数 30保津贴 基本工资 保津贴 1 病事假汇总查询 天数 30 误餐费 基本工资 误餐费 1 病事假汇总查询 天数 30 教护 基本工资 教护 1 病事假汇总查询 天数 30 应发工资 基本工资 浮动工资 特教贴 岗贴 保津贴 误餐费 教护 奖金数 实发工资 应发工资 公积金 房租 水费 电费 医疗 会费 子保 煤气 网视 税收 违纪扣款 35 单击 保存 按钮 在弹出的 另存为 对话框中输入查询名称为 工资条查询 单击 确定 按钮 完成该查询的创建 36 4 3 3 按单位汇总查询 的设计 按单位汇总查询 是根据 单位 字段对 工资条查询 进行汇总而成 以满足用户单位的统计和会计工作上的需要 在 GZ 数据库中 单击 创建 选项卡的 查询 组中的 查询设计 按钮 在弹出的 显示表 窗口中选择该查询的数据源 即 职工表 和 工资条查询 单击 添加 按钮 把它们添加到查询设计视图中 37 关闭 显示表 窗口 单击 查询工具 设计 选项卡的 显示 隐藏 组中的 汇总 按钮 并如下图所示设计该汇总查询 这里 以 单位 和 日期 字段分组 其余字段都选择 合计 38 39 单击 保存 按钮 在弹出的 另存为 对话框中输入查询名称为 按单位汇总查询 单击 确定 按钮 完成该查询的创建 40 4 4窗体设计 本系统中设计了两类窗体 即数据录入类窗体和查询类窗体 数据录入类窗体使用户能在窗体中增加 删除 修改表中的数据 查询类窗体使用户能方便地浏览查询结果 41 4 4 1数据录入窗体的设计 1 基本数据 窗体 基本数据 窗体用来向 基本工资 表录入数据 创建该窗体的步骤如下 42 在 GZ 数据库中 单击 创建 选项卡的 窗体 组中的 窗体向导 按钮 弹出 窗体向导 对话框 如下图所示 43 在 表 查询 下拉列表框中选择该窗体的数据源 基本工资 表 将 可用字段 列表中的所有字段添加到右边的 选定字段 列表中 单击 下一步 按钮 选择窗体布局为 表格 单击 下一步 按钮 指定窗体标题为 基本数据 44 单击 完成 按钮 Access根据上述设置自动创建一个名为 基本数据 的表格式窗体 如图所示 45 自动创建的窗体中可能存在某些字段宽度不合理的问题 比如上图中 职工代号 和 日期 字段文本框宽度过小导致实际内容无法正常显示 因此有必要进行调整 调整方法如下 切换至窗体的设计视图或布局视图 可以单击 开始 选项卡的 视图 组中的 视图 按钮 在弹出的子菜单中选择 设计视图 或 布局视图 如后图所示 46 47 在设计视图或布局视图中 将各字段调整到合适宽度后保存窗体 48 切换到窗体视图 显示 基本数据 窗体的运行结果如下图所示 49 工资扣款 窗体 50 病事假 窗体 51 奖金 窗体 52 4 4 2查询窗体的设计 查询窗体是指用于展示查询结果的窗体 在本章的例子中 查询类窗体有2个 即 按单位汇总 窗体和 工资条 窗体 1 按单位汇总 窗体 按单位汇总 窗体的数据源是 按单位汇总查询 创建该窗体的方法与4 4 1节介绍的创建 基本数据 窗体的方法相同 53 2 工资条 窗体设计 在 GZ 数据库中 单击 创建 选项卡的 窗体 组中的 窗体向导 按钮 弹出 窗体向导 对话框 在该对话框的 表 查询 下拉列表框中选择该窗体的数据源 工资条查询 将 可用字段 列表中的所有字段添加到右边的 选定字段 列表中 单击 下一步 按钮 选择窗体布局为 表格 单击 下一步 按钮 指定窗体标题为 工资条 单击 完成 按钮 Access根据上述设置自动创建一个名为 工资条 的表格式窗体 54 切换到窗体的设计视图 如下图1所示 由于工资条用于通知每个职工当月的工资情况 每一条数据上方都应有字段说明 因此需要在窗体的设计视图中 将所有字段的标题标签从 窗体页眉 节移动到 主体 节中 如下图2所示 55 保存该窗体 56 4 5报表设计 工资管理信息系统 提供对两种报表的打印输出功能 即 工资报表 和 按单位汇总报表 57 4 5 1 工资报表 的设计 工资报表 的数据来源于 工资条查询 在 GZ 数据库中 单击 创建 选项卡的 报表 组中的 报表向导 按钮 弹出 报表向导 对话框 58 在该对话框中 选择报表的数据源为 工资条查询 并选定所有字段 单击 下一步 按钮 不添加分组级别 单击 下一步 按钮 无需选择排序字段 单击 下一步 按钮 指定报表布局方式 这里设置 布局 为 块 方向 为 横向 如下图1所示 单击 下一步 按钮 指定报表标题为 工资报表 单击 完成 按钮 Access根据上述设置自动创建一个报表 如下图2所示 59 由上图可见 自动创建的报表中很多字段的宽度不尽合理 而且这个报表也不像实际工资条的样式 因此需要进行调整 调整方法如下 切换至报表的设计视图 可以单击 开始 选项卡的 视图 组中的 视图 按钮 在弹出的子菜单中选择 设计视图 60 在设计视图中 将各字段调整到合适宽度 并将所有字段的标题标签从 页面页眉 节移动到 主体 节中 61 保存该报表 62 4 5 2 按单位汇总报表 的设计 按单位汇总报表 的数据源是 按单位汇总查询 63 4 6用宏完善系统功能 4 6 1设计 面板 窗体和相应的宏1 系统菜单设计 工资管理信息系统 主界面 即 面板 窗体 中菜单 菜单项及其相应的宏如表所示 64 65 2 菜单1 宏的设计 面板 窗体中的 数据录入 菜单是由 菜单1 宏来实现的 在 GZ 数据库中 单击 创建 选项卡的 宏与代码 组中的 宏 按钮 进入宏生成器 如图所示 66 在宏生成器中创建一个子宏 将其命名为 基本数据 为该子宏块添加一个 OpenForm 宏操作 并将该宏操作的 窗体名称 参数设置为 基本数据 窗体 其他参数保留缺省设置 如图所示 67 类似地 在下面继续依次创建 工资扣款 子宏 病事假 子宏和 奖金 子宏 在每个子宏中都添加一个 OpenForm 宏操作 只是由于打开的窗体不同 窗体名称 参数要分别设置为 工资扣款 病事假 和 奖金 窗体 如下图所示 68 单击 保存 按钮 在弹出的 另存为 对话框中输入宏名称为 菜单1 单击 确定 按钮 69 3 菜单2 菜单3 和 退出 宏的设计 面板 窗体中的 查询 打印 和 退出 菜单分别是由 菜单2 菜单3 和 退出 这3个宏来实现的 菜单2 宏的设计与 菜单1 基本一样 只是子宏的名称不同 以及选择打开的窗体不同 具体设置参见表4 6 70 菜单3 宏的设计与 菜单1 很类似 只是子宏的名称不同 并且子宏块中选择添加的操作应是 OpenReport 且相应的 报表名称 参数要设置为需要打开的报表名称 如图所示 71 退出 宏的设计如下图所示 72 4 主菜单 宏的设计 由于Access中子宏不允许嵌套 因此需要再创建一个 主菜单 宏 用来将前面创建的 菜单1 菜单2 菜单3 和 退出 这4个宏组织在一起 创建 主菜单 宏的步骤如下 在 GZ 数据库中 单击 创建 选项卡的 宏与代码 组中的 宏 按钮 进入宏生成器 在 添加新操作 文本框中选择 AddMenu 宏操作 该操作可以为窗体或报表添加菜单 将 AddMenu 宏操作的参数 菜单名称 设置为 数据录入 菜单宏名称 设置为 菜单1 状态栏文字 设置为 录入数据 73 类似地 在后面继续添加3个 AddMenu 宏操作 各个 AddMenu 宏操作的具体参数设置参见右图所示 74 单击 保存 按钮 在弹出的 另存为 对话框中输入宏名称为 主菜单 单击 确定 按钮 75 5 面板 窗体的设计 面板 窗体是系统的控制中心 这种控制主要是通过主菜单调用相应窗体或报表来实现的 创建 面板 窗体的关键就是要在窗体中关联 主菜单 宏 76 在 GZ 数据库中 单击 创建 选项卡的 窗体 组中的 窗体设计 按钮 打开一个新窗体的设计视图 如图所示 77 拖动显示窗体至适当大小 在 窗体设计工具 设计 选项卡的 控件 组中选择 标签 控件 并在窗体中合适位置单击鼠标插入标签 并输入 学校工资管理信息系统 如下图所示 选定该标签对象 通过 窗体设计工具 格式 选项卡的 字体 组中的工具设置标签文字的字体 字号等格式 78 选中窗体 在窗体的 属性表 窗口的 其他 标签页中 找到 菜单栏 属性 并在该属性对应的文本框内输入宏名 主菜单 这样就把 主菜单 宏作为菜单添加到窗体中了 如右图所示 79 单击 保存 按钮 在弹出的 另存为 对话框中设置 窗体名称 为 面板 单击 确定 按钮 80 4 6 2设计 登录 窗体 登录 窗体是 工资管理信息系统 启动后显示的第一个窗体 该窗体要求用户输入正确的密码才能进入数据库 登录 窗体中放置有一个 文本框 控件和一个 按钮 控件 文本框 用来接收用户的输入 按钮 的单击事件与一个验证密码正确性的宏相关联 当该按钮被单击时 将触发宏的执行 对文本框接收的字符串进行验证 如果与正确的密码相符 则启动系统 面