空运部岗位职责和职位说明.doc

空运部岗位职责和职位说明岗位岗位责任职责描述职位说明空运部经理负责空运部的经营、管理及产品的开发。1.带领和组织空运货物的运价和销售政策的提供，及各条空运航线的开发、运作。 2.根据公司要求，组织本部门员工分工合作，控制项目开发和维护的工作质量、工作进度，并按目标完成。 3.负责本部门人员的全面管理、调配和考核；做好团队建设和培养工作，有效率的展开工作并管理好团队。 4.负责本部门人员的业务培训并配合公司完成对员工的各类培训。 5.每月负责编报本部门的各种预算，并对产生的各种费用进行审核，控制成本。 6.完成上级临时交办的任务。大专以上学历，从业5年以上货代行业，熟悉空运业务，了解空运市场。商务助理负责空运价格的制定和同行客户的报价、维护。1.统一发布所有价格及航班状况的更新，维护公司内部运价系统，如有变动，及时更新，方便公司员工查询。2.准确、及时了解各航空公司的航班、舱位及航线动态，为销售人员及客户提供参考。 3.维护公司客户，给不同的客户提供不同的报价并及时更新，满足客户不同的需求，在业务员外出的情况下替业务员报价，帮助维护客户。4.为客户和业务员解答有关运价、舱位以及具体货物操作等方面的各种问题。5.可直接向同行或航空公司申请价格，但必须跟相关人员（经理及航线OP）报备。6.了解业务员销售发展动向，帮助维护与发展客户。大专以上学历,从业3年以上货代行业，熟悉空运业务，了解空运市场，熟悉OFFICE软件。司机提货、送货、取资料、送资料。1.严格遵守交通规则，确保行车安全。服从调动、听从指挥。注意与客户沟通，树立公司形象。2.及时、准确、安全地按规定的行车路线驾驶车辆、接送有关人员、配合现场操作的实际情况（航班时间，报关交接时间等）装载货物或到规定的各点领全资料（初步审核报关资料），分辨不同客户的货物，完成各项运输及接送任务。清点接送货物的件数和货物外包情况，有异常第一时间向上级主管报告确认解决方案，对装载在所负责车辆上的货物必须保证其安全。3.每日根据现场主管的安排到客人所在地派送发票、核销单等重要资料，需要时带回现金结帐。4.填写每月费用报销单，报公司领导审批，负责落实车辆搬运等正常费用的报销。5.负责车辆的保养、维修，妥善保护随车必须携带的工具与证件。6.经常对车辆进行全面检查及清洗，及时排除各类故障、上报用油情况，保证随时派工随时出车。7.不准公车私用，运输接送途中不准随意耽搁。遵守纪律，对未经领导同意或未办理用车手续的用车要求，应予拒绝，对违反交通规则或不合理的用车申请，应予拒绝。初中以上学历，有驾驶证，吃苦耐劳。OP主管监控本行线的运营状况、服务质量和成本控制，维护本航线客户。根据本组工作和组员特性，设计合理均衡的内部分工，监督组员的工作状况。1.对内负责本组内各环节服务过程地监控，领导本小组成员有序、有效率地进行日常工作，及时、有效地解决突发状况，在权限范围内解决本小组其他成员不能解决或无权决定的事情。善于发现工作中可能存在的问题、隐患并加以解决或向主管上级提出优化方案，沟通解决本小组内部、本小组与其他组之间出现的问题，保证本小组工作顺利完成且分工合理，经常与主管上级沟通本小组工作状况、人员表现、存在问题等。对外日常工作中代表公司并配合上级处理好与航空公司、客户、同行的关系，妥善解决或提出建议。 2.监控货量变化情况、客户变化情况，确保及时进行客户电话回访，随时跟踪客户动态，定期进行客户满意度调查，并收集航空公司、同行变化信息，随时于主管上级沟通，将业务进展状态及各类信息及时告知主管上级。 3.订舱。接受客户委托，具体为接到客户委托书，审查委托书是否合格、齐全，根据货量、货物性质、客户的信誉度等作出是否需要正本委托书、是否要求客户于货走之前付现金或出正本付款保函等决定，做到付要求客户提供正本到付保函；审查改货卖价是否正确，是否低于成本。如发现单票货物卖价低于成本需告知该货物销售人员要求其作出更改，如确需以低于成本进行销售的要经主管上级同意后方可操作。根据客户委托和公司的销售政策，在保证客户利益的前提下，选择效益最高，最有利于实现公司销售政策的航线安排，每一份委托都要做到及时处理，并且及时把预定舱位情况反馈给客户。如所订舱位无法满足客户要求，及时与客户沟通并做出继续争取或建议客户改换航空公司或建议拒接该票货物等决定。根据是否做到付，是否有门到门服务，是否有吃泡等因素决定是否用代理。4.价格采购。针对货量较大、特殊目的港、特殊时期等状况向航空公司申请价格。对于非我司优势航线、货的且始发港不是厦门的货物需向同行询价，进行综合考虑选择对我司最有利的合作伙伴且至少向两家以上询问以取得对我司最有利的价格。在使用以前从未合作过的同行前必须经过仔细的供方评价审核，审核合格后经主管上级同意方可采用。5.安排接货、报关（报检）、随机文件。定舱后，根据客户要求告知现场调度及时安排接货拿资料，同时告知大概报关及交接时限等。初步审查报关（报检）文件是否合格，追踪报关（报检）进程，跟客户及报关行及时沟通与报关（报检）有关的问题，以保证报关（报检）的顺利进行。注意在与客户及报关行联系变更客户提供的原始资料时，必须根据具体情况做出自行记录、要求客户书面确认等。制作或要求本组单证人员制作随机文件，并对随机文件内容进行记录，必要时复印存档。6.解决不正常货况。根据本组其他人员地报告和客户投诉等及时协调解决发生的突发状况，及时利用可能有助于解决问题的人员进行沟通加以解决，决定是否告知客户，如须告知，则以书面及时、准确的跟客户沟通事件的进展情况、解决办法等，根据事件的严重性决定是否告知主管上级或要求主管上级协助解决。记录或要求本组其他成员记录不正常货况发生的原因、经过、解决方式，提出预防措施等备查，如发现涉及本组或本公司内部问题导致不正常事件发生或扩大的应及时进行协调解决或向主管上级提出解决方案。大专以上学历，英语四级以上，从业2年以上货代行业，熟悉空运业务，了解空运市场，熟悉OFFICE软件，沟通协调及表达能力强。OP助理根据本航线OP安排的分工，具体承担订舱、制单、报关盯单、客服等工作。1.服从OP的工作安排，在做好自己工作的同时，具有团队意识，帮助团队其他成员完成整个团队的任务目标。2.及时跟踪每一票货物，以确保货物按预计航班运出。每一票货物需跟踪到货物到达目的港交给收货人为止。3.操作报关后客户要求的提单更改，即联系航空公司发电报及CCA,并跟踪已保证更改成功。4.遇到超出个人能力范围内或权限的，及时要求OP帮助，在OP的帮助和指导下及时、有效、迅速地解决问题。5.通过对照每票货的各种单据，检查各环节的逻辑是否合理，有无明显错误。6.确保根据公司要求，做到文件规范化。7.涉及任何费用问题均不准自行决定，应及时告知OP解决。8.对于工作中碰到的问题，及时通过书面记录方式，总结到月总结或者编写专项流程。9.对于工作中碰到的问题 ，能积极提出妥善建议。或者通过会议的方式，有效的解决问题。10.及时、准确的传真提单及航班信息给客户、发预告给代理。11.及时、有效、迅速地处理解决不正常货况（包括及时跟客户，航空公司等涉及的各方面沟通，处理，及特定情况下的授权解决）。12.向客户报价。 大专以上学历，英语4级以上，从业1年以上货代行业，熟悉空运业务,了解空运市场，熟悉OFFICE软件，沟通协调及表达能力强。单证员缮制提单和从事文件相关方面的职务1.服从OP的工作安排，在做好自己工作的同时，具有团队意识，帮助团队其他成员完成整个团队的任务目标。2.根据IATA规则制主提单，分提单。在追求取得最大的合理利润的前提下，确保准确、快速、及时制单。(准确率和速度不影响进程)3.在追求取得最大的合理利润的前提下，确保准确、及时缮制随机发票，确保准确、及时缮制货物预告。4.打单前，在得到过磅数据后，立即审核过磅重量和客户提供的订舱重量是否相符，如发现过磅重量与订舱重量相差的公斤数超过订舱重量的10%或超过30公斤的，在告知OP的同时需立即与客户确认重量，重量经客户确认接受后方可制单。5.制单时，如因客户要求变更托运书内容或发现制单要求、报关资料与客户提供的托运书不符，应立即跟客户确认，并在接到客户重新提供正确的托运书后，方可制单。如因客户或销售人员要求变更出货资料，将导致提单资料与实际资料不符的，需立即告知OP，由OP决定是否做出变更、是否要求客户出保函，然后在OP的指示下进行操作，如需客户出保函的要收到正本保函后，方可制单。6.在制主单完成后，报关前将该单须留底的财务联撕下留底。7.在按要求准确缮制各类单据的同时，尽量防止客户资料外泄。8.监督职能：监督通过对照托运书、随行记录，检查订舱环节的逻辑是否合理，有无明显错误。中专以上学历,英文3级以上,打字速度50字/分钟。现场主管合理安排组员的各项工作，监控组员及搬运工的服务质量及成本控制，及时处理现场发生的任何状况。1.负责安排及督促每日现场工作人员的工作，并根据每日现场工作内容对司机的行程进行总安排，再由调度进行具体工作分配。配合财务严格控制发票签送。在合理安排员工工作的同时，激发员工工作积极性，提高工作效率，以取得明显效果。2.了解突发事件的发生原因， 负责各岗位运作的协调与指导，及时处理在授权范围内异常紧急事件，并及时将相关意见反馈给上级。3.与OP及定舱操作人员的沟通、配合，及时记录并安排处理下一环节的操作。4.与报关行的信息沟通，及时了解每票货报关情况，是否验货、放行等，以便进行下一环节的操作。5.负责监督搬运工的搬运、过磅等工作，尽可能提高工作效率，降低出错率。6.对特殊货物进行DGM鉴定，监督操作人员并及时反馈送检结果。每月督促OP准确、及时录入DGM等代垫费用，以便与财务结算，确认每月有足够的备用金。7.负责国内货排载、定舱、接货、跟踪以及费用的录入和未收款的催缴。8.严格执行公司有关方针、政策、制度、要求和操作流程。每月对当月实际操作状况和任务执行情况进行回顾，根据实际工作情况，提出合理化建议和改进方案，形成回顾总结报告，并提交给上级。9.平时工作中注意与各相关岗位的协调沟通，保持良好的工作气氛。中专以上学历,从业2年以上货代行业,沟通协调能力强。现场操作制作并张贴正确的货物标识。提货、送货，拿资料、送资料。货物过磅、跟货站交接等外场的所有手续。在货站收集市场信息。1.负责现场日常的工作流程，及现场搬运工的管理，货站的信息了解。2.做贴标签（确认是否有分标，注意准确性）。3.分辨货物，防止混淆，确认外包装是否符合收货要求，过磅（货物尺寸的准确，以及过磅的速度）4.各交接点有关文件的传递（特别注意盖“可收运章”、送货时间、单证及报关资料的交接）。5.放行提单的交接（交接时间，检查提单的是否有齐全的放行手续，注意超时费）。6.协助OP跟报关行确认是否当天所有提单都已收单，异常情况第一时间反映给OP，下班前确认是否有剩余过磅托运单及清点安置未能当天进舱的货物7.在海关验货发生找不到货或货物件数较多的情况下，现场操作人员必须在第一时间通知OP并协助报关员寻找货物及开箱查验。8.准确、及时填写随行记录。9.注意与现场主管及司机的配合。中等专科以上学历,沟通协调能力强进口主管合理安排进口组成员分工，监控进口组运作状况，款项回收，成本控制，组员工作状况。维护和开拓进口客户。具体操作：安排进口提单领取、通知客户、放单，提货、派送等。 安排进口组人员的分工协作,争取进口的业务和客户关系的维护,具体工作内容与进口操作相同。 1.接到代理或客户预报及时查询跟踪，如遇不正常情况需查明原因（如航班延误等）及时反应给代理或客户。2.根据预报及时换单，并在24小时内向收货人发到货通知书跟催款单（告知各项费用明细并留底保存）。3.根据客户要求在一主单对应一分单的情况下：如客户自行报关，在向客户收取相关杂费和空运费（到付）后，可直接放单与客户（如CNEE为五矿公司需加盖公章签转），进行签收登记；在一主单对应多分单（二份或更多）的情况下：须分拨移仓入海关二级监管仓，如客户自行报关，在向客户收取相关杂费和空运费（到付）后，可直接放单给客户，进行签收登记。4.根据代理或客户要求做TO DOOR 或DDP/DDU，到货站领取货物（对破损货物进行拍照留底，并要求货站开具货邮运输异常报告，及时做出反应），直接安全且迅速派送至客户指定的地点。5.在直接放单情况下，需在收取相关费用及空运费（到付）后才允许放单；在客户委托报关及TO DOOR的情况下，需在收取所有费用后，才允许把货物交给客户。6.电话或直接面对客户要以认真、热情、细心的态度来对待，严禁态度恶劣。并积极参与客户维护，配合业务部门。大专以上学历,英文四级以上,从业2年以上,熟悉空运业务,了解空运市场,能熟练使用OFFICE软件,沟通协调及表达能力强。进口操作进口组收款、结算、统计工作。月结客户的收款统计、对帐、催款。进口提单领取、通知客户、放单。1.接到代理或客户预报及时查询跟踪，如遇不正常情况需查明原因（如航班延误等）及时反映给代理或客户。2.根据预报及时换单，在24小时内向收货人发到货通知书跟催款单（告知各项费用明细并留底保存）。3.根据客户要求在一主单对应一分单的情况下：如客户自行报关，在向客户收取相关杂费和空运费（到付）后，可直接放单与客户（如CNEE为五矿公司需加盖公章签转），进行签收登记；在一主单对应多分单（二份或更多）的情况下：须分拨移仓入海关二级监管仓，如客户自行报关，在向客户收取相关杂费和空运费（到付）后，可直接放单与客户，进行签收登记。4.根据代理或客户要求做TO DOOR 或DDP/DDU，到货站领取货物（对破损货物进行拍照留底，并要求货站开具货邮运输异常报告，及时做出反应），直接安全且迅速派送至客户指定的地点。5.在直接放单情况下，需在收取相关费用及空运费（到付）后才允许放单。在客户委托报关及TO DOOR的情况下，需在收取所有费用后，才允许把货物交给客户。6.电话或直接面对客户要以认真、热情、细心的态度来对待，严禁态度恶劣。并积极参与维护客户，配合业务部门，大学专科以上学历,英文4级以上,熟悉OFFICE软件,沟通协调及表达能力强,统计复核每一票货的成本和收入，制作催款单给客户。跟除TG、KE外的所有航空公司、货站及往来同行对帐，申请各项付款。向公司的客户催款保证及时到帐。1.统计。核对系统里所有录入的业务成本，收入，打印收款通知书并传真给客户。月末打印公司月结客户帐单以便对帐，按客户要求开票收款，核对客户往来帐，确保回收产生的各项杂费，每月核对货站地面费、航空公司帐单、司机加班和提货类的费用、所有外派款项和往来账并提交系统请款。2.结算。依据业务用单情况随时跟各航空公司结算领用提单。具体：厦航每周结算一次，需自制结算报表；南航每月一次，自制结算报表；国航，大韩，长荣，澳航，泰航，卢森堡航空每半月根据其发来的帐单对帐结算一次，并及时提供提单使用情况和编制库存报表。3.监督催款。需要票结的客户逐票传真收款通知书给客人，并及时跟客人确认开发票催回款项