《组织理论与研讨》PPT课件

SEMINARSONORGANIZATIONALTHEORY組織理論與研討 第四章組織設計的基本挑戰 學習目標描述四個管理者與顧問所面臨的組織設計的基本挑戰 了解如果要創造有效的組織結構 要如何同時因應上述的四個挑戰 區別機械式與有機式兩種組織結構 知道如何使用情境理論 設計一個能配適其環境的組織結構 選擇適當的垂直與水平分化的程度 如何正確地平衡分化與整合 以及運用恰當的整合機制 如何恰當地平衡集權與分權 如何適當地使用正式化與社會化 來平衡組織的標準化與相互調整 組織設計的基本挑戰 分化 differentiation 是一種過程 過程中組織依任務分配人力與資源 並建立任務與職權之間的關係 簡言之 分化是組織中建立並控制分工 divisionoflabor 或專精化 specialization 程度的過程 4 1分化 組織設計的挑戰1有時候組織成員會面臨新的任務 在心的任務中 誰會負責 誰會像誰報告是不清楚的 如此一來便難以確認誰該負什麼責任 同時也難以協調員的行動而讓他們向團隊般運作 4 1 1組織角色 組織分化的基本元素 組織角色 organizationalrole 是一組與特定任務有關的行為 用來要求組織中擔任特定職位的人 例如餐廳侍者的角色是快速且有禮貌地提供顧客服務 組織結構的基礎是彼此關聯的角色系統 職權 authority 是要求他人對自己的行為負責與使用組織資源的權力 4 1 1組織角色 1 1988年 Bob Amanda受訓成為廚師 並開設B A R andGrille餐廳 該餐廳主要供應漢堡 熱狗 薯條 新鮮水果派 礦泉水 案例探討 B A R andGrille餐廳 一開始 他們雇用一位侍者 Bob Amanda輪流掌廚與招呼客人 他們創業頗為成功 不久Bob Amanda覺得負擔過重 他們從天亮工作到午夜 打理所有的事情 包括採買 收錢 做菜 打掃等等 組織有3人 負責人2人 侍者1人 案例探討 B A R andGrille餐廳 開幕3個月後 Bob Amanda多雇用了22個人 組織有22人 侍者8人 廚房人員7人 雜工7人 案例探討 B A R andGrille餐廳 有22人要監督時 夫妻兩面臨一個新問題 如果兩個人都在廚房工作 及無法兼顧前場用餐的狀況 無法維持服務品質 後來決定一個人在廚房 一個人負責用餐廳服務 組織有29人 案例探討 B A R andGrille餐廳 之後 又雇用一些專業人員來協助某些特定事務 例如 出納 律師 餐廳經理 組織有50人 案例探討 B A R andGrille餐廳 18個月後 他們拓展了另一家鬆餅店及披薩店 不斷地擴充 他們請了值班經理來管理每一家餐廳 本身則負責支援性工作 如 採購 行銷 會計 規劃菜單等等 組織有150人 案例探討 B A R andGrille餐廳 採購 行銷 會計 規劃菜單 Bob Amanda 組織分化將組織劃分成個別角色 使系統中的每個角色都有清楚的職權與責任 當某位員工清楚了解他的角色所擔負的責任以及主管對他這個角色的職權時 便能遂行組織中的控制 control 亦即協調與激勵人們以符合組織利益的方法做事 4 1 1組織角色 2 功能 function 是一群人所組成的次級單位 這些人一起工作 並且在完成任務的過程中 擁有類似的技能或使用相同種類的知識 工具 或技術 事業部 division 是由負責生產某一特定產品或服務的一些功能或部門所組合而成的次級單位 支援性功能 supportfunctions 可以促進組織控制他與環境和利害關係團體間的關係 如採購功能 銷售與行銷功能 4 1 2次級單位 部門與事業部 1 生產性功能 productionfunctions 用來管理與改善組織轉換過程的效率 而使組織能創造更多的價值 如生產營運 生產控制與品質管制 維護性功能 maintenancefunctions 用以讓組織保持能夠持續運作的狀態 如人事功能 工程功能 4 1 2次級單位 部門與事業部 2 適應性功能 adaptivefunctions 讓組織得以適應環境的變化 適應性功能包括研究發展 行銷研究 和長期規劃等功能 管理性功能 managerialfunctions 用以促進部門內與部門間的控制與協調 如高階主管層負責擬定策略與政策 使組織能掌控其環境 中階主管負責管理組織資源以便達成組織目標 低階主管則負責監督與指導基層員工從事各項活動 4 1 2次級單位 部門與事業部 3 垂直分化 verticaldifferentiation 是指組織職權層級的設計方式 以及為了連結角色間與次級單位間的關係 而設計出彼此之間報告的關係 垂直分化建立層級間職權的分配 以便控制 水平分化 horizontaldifferentiation 是指組織將任務集合成角色 以及將角色集合成次級單位 部門或事業部 的方式 水平分化建立組織的分工體系 使組織成員變得更專精化 4 1 4垂直與水平分化 4 1 3B A RandGrille餐廳的組織分化 任務與角色的指派有助於工作過程的協調 但實際上卻也造成人與人之間 部門與部門之間溝通與協調的障礙 本位導向 subunitorientation 完全以自己單位的時間架構 目標 和人際取向來考量自己單位在組織中的角色扮演 例如 生產部門最重視降低成本和提昇品質 在研發部門 傾向採取長期的觀點 4 2平衡分化與整合 組織設計的挑戰2我們無法讓組織成員溝通與協調 假定任務與角色找派有助於工作過程中的協調 但實際上卻也造成人與人之間 部門與部門之間溝通與協調的障礙 整合 integration 是協調各種任務 部門 和事業部的過程 目的在使他們能同心協力 而不致於目標不一致 4 2 1整合與整合的機制 高度分化而複雜的組織需要高度複雜的整合機制 當組織較為簡單 角色結構定義清楚時 通常只需要簡單的整合機制 要決定如何分化與整合以及決定分化與整合的程度 必需考量兩件事情 1 確保分化有利於發展組織的核心競能 而帶來組織的競爭優勢 2 審慎選擇整合機制 以促進單位間的合作 而有助於組織核心競能的建立 4 2 2分化與整合 凡重大決策權均保留給高階管理者 稱之為高度集權 centralized 當組織資源的使用與推動新的計劃等重大決策權被分配給組織的各階層主管時 則稱之為高度分權 decentralized 4 3平衡分權與集權 1 組織設計的挑戰3組織成員不願意負責與冒險 他們總是希望老闆指引方向並督導他們 因此 決策會變得緩慢 導致組織失去許多創造價值的機會 集權的優點是 讓高階主管能協調組織的各種活動 使他們都朝共同的目標努力 集權的缺點是 當高階管理者忙著每天的作業性決策時 將沒有時間替組織的未來思考長期的策略決策 4 3平衡分權與集權 2 分權的優點是 由於低階主管對於當場 即時的問題有做決策的權力 因而能提昇組織的彈性與應變能力 會讓他們願意去肩負更大的責任 以及做必要的冒險 比較能夠發揮他們的技術與能力 且願意為組織把事情做得更好 分權的缺點是 組織的規劃與協調會變得非常困難 組織將失去對決策過程的控制能力 4 3平衡分權與集權 3 UnitedWay是一家慈善機構 目前正深受公眾形象所苦 一般認為該組織花太多捐款在組織管理上 花太少捐款在要幫助的人身上 管理顧問建議 省錢與提昇效率最好的方法是減少地方性分部的數目 並將許多企業性功能集權處理 如資料處理 行銷 富有捐款者檔案 然而 此舉造成許多地方分部擔心自己只能分配到一小部分的捐款 時至今日 UnitedWay仍在尋找集權與分權的平衡點 案例探討 集權好還是分權好 標準化 standardization 是要求人們遵守特定的模式或範例 這些模式或範例是由一組被認為能妥當地處理某特定情況的規則或規範所組成 相互調整 mutualadjustment 則是組織成員以自己的判斷而非標準化規章來處理問題 做決策 與提昇協調性的過程 太過強調遵從規章制度 令決策者毫無創新的空間 應該適當地平衡標準化與相互調整 4 4平衡標準化與相互調整 組織設計的挑戰4組織成員太注重規章 當員工需要去滿足顧客的特殊需求獲迅速解決問題時 因為沒有人願意打破規則 以致於延緩效率與品質 正式化是使用明文的規章與程序將作業標準化 高度的正式化通常等於高度的集權 而低度的正式化則意味著協調是部門間相互調整的結果 相互調整通常意味著分權 因為當員工作決策時 他們必須有權去執行某些行動 4 4 1正式化 明文的規章 規章 rules 是正式以明文來規定達成某特定目標應採取的方法 當人們遵守規章 他們便依照某特定的準則來做事 規範 norms 是一群人所共同認可的做事標準或方式 人們因為規範是共同認可的行事標準而遵守它 大部份的規範是因為這群人一起長期工作而產生 一般而言組織會希望成員接受其特有的價值觀和規範 然而 一旦建立起規範以後 就很難被改變組織成員學習規範與內化這些非明文規定的行為準則之過程 稱為社會化 socialization 4 4 2社會化 共同理解的規範 組織設計的挑戰是要能顧及標準化與相互調整間的平衡 亦即一方面要使用規章 規範以便將行為標準化 另一方面也要讓員工有相互調整的自由 以便能選擇較佳的新方法來達成組織目標 一般而言高階層以及處理複雜 不確定任務的部門 較依賴相互調整而非標準化的協調方式來完成任務 舉例而言 通常組織會要求會計人員遵守標準作業準則 但是卻希望研發部門人員能冒險創新 標準化與相互調整間的平衡 其拿捏的準則在於是否能提昇員工的創造力和負責任的態度 以及組織效能 4 4 3標準化與相互調整 4 5機械式與有機式組織結構 1 4 5機械式與有機式組織結構 2 機械式結構用來使組織成員產生可預期 可理解的行為模式 其設計是集權的 部屬被嚴密監控 資訊主要是以垂直的方式在明確的層級中上下流動 每一個角色的任務相當明確 有機式結構提昇組織彈性 是分權設計