-数据库管理系统Access-PPT课件

6 1数据库的概念6 2Access2003的基本操作6 3表6 4查询6 5窗体6 6报表6 7打印 第六章数据库管理系统Access2003 第六章数据库管理系统Access2003 6 1数据库的概念Access2003是一种简单易用的桌面数据库管理软件 不论创建个人 部门或整个企业的数据库还是创建数据库来管理客户信息 或是创建产品库存跟踪管理系统 Access都可以为组织 查询 管理和共享提供功能丰富 简单易用的方法6 1 1数据库的基础知识6 1 2Access2003简介 第六章数据库管理系统Access2003 6 1数据库的概念 返回本节 6 1数据库的概念 6 1 1数据库的基础知识 返回本节 6 1 1数据库的基础知识1 数据库数据库指的是 存储在一起的相关数据集合 这些数据除去了不必要的数据冗余 可为多种应用服务 数据的存储独立于使用这些数据的应用程序 对数据的更新与检索均采用一种公用的 可控的方式进行 数据被结构化 为以后的应用研究提供基础 6 1数据库的概念 6 1 1数据库的基础知识 返回本节 1 数据库数据库有以下几个主要特征 数据共享性数据的独立性数据的一致性安全性措施数据库的备份与恢复 6 1数据库的概念 6 1 1数据库的基础知识 返回本节 2 关系型数据库数据库的表现形式根其使用数据模型不同 可以分为层次模型 网状模型和关系模型 关系数据库是由一些相关的表格组成的 表格即日常生活中大量使用的二维表格 每一个表格都描述了某类实体的相关属性 现实中的实体不是相互孤立的 而是存在着某种联系的 对于实体间的这种联系 关系型数据库仍采用二维表的方式来描述 6 1数据库的概念 6 1 2Access2003简介 返回本节 6 1 2Access2003简介Access2003是一种简单易用的桌面数据库管理软件 是Office2003办公自动化软件的重要组件之一 Microsoft公司提供了Access这样一种办公自动化软件 它的许多体贴人微的功能 出人意料的智能化的表现 都能有效地帮助用户提高工作的效率 本章通俗易懂 图文并茂 示例丰富 分析透彻 相信即使没有接触过Access的用户 也能轻松掌握Access2003 并得心应手地应用于日常生活和工作中 6 1数据库的概念 6 1 2Access2003简介 返回本节 Access2003的特点和功能 能够与Word Excel等进行数据交换与共享 提供了许多便捷的可视化操作工具和向导 真正的关系数据库管理 丰富的数据类型和内部函数 强大的查询和筛选功能 存储文件单一 便于计算机硬盘上文件管理 具有强大的网络功能 提供有功能强大而直观的XML数据共享功能 6 2Access2003的基本操作6 2 1Access2003的启动与退出6 2 2Access数据库的组件6 2 3Access数据库基本操作 第六章数据库管理系统Access2003 6 2Access2003的基本操作 返回本节 6 2 1Access2003的启动与退出1 Access2003的启动1 单击 开始 程序 MicrosoftAccess 2 单击 Office快捷工具栏 中的Access图标 如屏幕上没有 则要运行Office目录下的Office快捷工具栏来打开 3 在 资源管理器 或 我的电脑 中 找到应用程序文件 Msaccess 然后双击该文件 4 在 资源管理器 或 我的电脑 窗口中 直接双击Access数据库文件 扩展名为 mdb 6 2Access2003的基本操作 6 2 1Access2003的启动与退出 返回本节 2 Access2003的退出l 从 文件 菜单中选择 退出 命令 2 单击程序窗口右上角的 关闭 按钮 3 双击MicrosoftAccess应用程序窗口左上角的应用程序控制菜单图标 4 按Alt十F4组合键 在退出Access2003的时候 如果打开的数据库对象已被修改 那么将弹出退出提示信息框 要求用户决定是否保存对数据库对象所做的修改 6 2Access2003的基本操作 6 2 1Access2003的启动与退出 返回本节 6 2 2Access数据库的组件1 表的定义及作用表是一种有关特定实体的数据的集合 表以行 称为记录 例 称为字段 格式组织数据 表对象在Access2003的七种对象中处于核心地位 它是一切数据库操作的目标和前提 其他六种对象都会和表对象打交道 用户的数据输出 数据查询从根本上来说都是以表对象作为数据源 用户数据输人的最终目的也是表对象 6 2Access2003的基本操作 6 2 2Access数据库的组件 返回本节 2 查询的定义及作用查询是数据库的基本操作 查询是数据库设计目的的体现 建立数据库的目的就是为了在需要各种信息时可以很方便地进行查找 利用查询可以通过不同的方法来查看 更改以及分析数据 也可以将查询作为窗体和报表的记录源 只有被使用者查询 才能真正体现它的价值 查询是用来操作数据库中的记录对象的 利用它可以按照一定的条件或准则从一个或多个表中筛选出需要操作的字段 并可以将它们集中起来 形成所谓的动态数据集 6 2Access2003的基本操作 6 2 2Access数据库的组件 返回本节 3 窗体的定义及作用窗体是用户输入数据和执行查询等操作的界面 是Access数据库对象中最具灵活的一个对象 窗体有多种功能 主要用于提供数据库的操作界面 窗体的功能较多大致可以分为三类 1 提示型窗体 2 控制型窗体 3 数据型窗体 6 2Access2003的基本操作 6 2 2Access数据库的组件 返回本节 4 报表的定义及作用报表是以打印的格式表现用户数据的一种很有效的方式 用户可以在报表中控制每个对象的大小和外观 并可以按照用户所需的方式选择所需显示的信息以便查看或打印 5 宏的概念以及工作方式宏是指一个或多个操作的集合 其中每个操作实现特定的功能 例如打开某个窗体或打印某个报表 宏可以使某些普通的任务自动完成 6 2Access2003的基本操作 6 2 2Access数据库的组件 返回本节 6 模块的概念以及工作方式模块是将VisualBasicforApplications声明和过程作为一个单元进行保存的集合 模块有两个基本类型 类模块和标准模块 7 数据访问页对象数据访问页是Access2003的一种特殊类型的Web页 用户可以在此Web页中查看 修改Access数据库中的数据 在一定程度上集成了InternetExplorer浏览器和FrontPage编辑器的功能 两种可视化的操作窗口 设计视图和页视图 6 2Access2003的基本操作 6 2 2Access数据库的组件 返回本节 6 2 3Access数据库基本操作1 设计数据库1 确定新建数据库的目的2 确定该数据库中需要的表3 确定表中需要的字段4 明确有唯一值的字段5 确定表之间的关系6 优化设计7 输入数据并新建其他数据库对象 6 2Access2003的基本操作 6 2 3Access数据库基本操作 返回本节 2 创建数据库在纸上设计好数据库后 就可以用Access2003创建所需的数据库 方法一 可以先创建一个空数据库 然后再添加表 窗体 报表及其他对象 这是最灵活的方法 但是必须分别定义每一个数据库组件 方法二 也可以使用Access2003中文版提供的各种模板来创建数据库 无论用哪一种方法 在数据库创建之后 都可以在任何时候修改或扩展数据库 6 2Access2003的基本操作 6 2 3Access数据库基本操作 返回本节 3 打开及关闭数据库1 打开数据库方法一 启动Access时打开数据库 Access启动后 屏幕上显示 MicrosoftAccess 对话框 在 文件菜单 中选择打开命令 并在 打开 对话框中 选择所需的数据库 单击 打开 按钮 方法二 使用 打开 命令打开数据库 如果在启动Access时尚未打开数据库 或者需要重新打开另一个数据库 可以利用资源管理器或者我的电脑找到要打开的数据库文件并双击打开 6 2Access2003的基本操作 6 2 3Access数据库基本操作 返回本节 3 打开及关闭数据库2 关闭数据库单击数据库窗口右上角的 关闭 按钮回 双击数据库窗口左上角的控制图标 单击数据库窗口左上角的控制图标 然后从下拉菜单中选择 关闭 命令 6 2Access2003的基本操作 6 2 3Access数据库基本操作 返回本节 6 3表6 3 1表的概念6 3 2创建表6 3 3编辑数据6 3 4在表间建立关系 第六章数据库管理系统Access2003 6 3表 返回本节 6 3 1表的概念表是Access2003中文版数据库的基础 是用来存储数据的地方 数据表中的数据构成了数据库的基础 每个数据库可以包含多个表 查询 窗体和报表等都是通过表来实现显示信息和编辑信息的 有3种方法来创建表 它们分别是使用设计器创建表 使用向导来创建表和通过输入数据来创建表 6 3表 6 3 1表的概念 返回本节 一个表是由两部分组成的 一部分反映了表的结构 一部分反映了表中存储的记录 Access2003为表安排了两种显示窗口 用户不能同时打开同一个表对象的两种显示窗口 单可以在这两种显示窗口之间来回切换 用于显示和编辑表的字段名称 数据类型和字段属性的窗口称为设计视图 用于显示 编辑和输人记录的窗口称为数据表视图 显然 有关表结构的设计工作应在设计视图中完成 而数据录入工作应在数据表视图中完成 6 3表 6 3 1表的概念 返回本节 6 3 2创建表在数据库窗口中 单击左侧列表框中的 对象 按钮 可以打开数据库的各个对象 单击 表 对象 在右侧列表框中可以看到该数据库已经创建的表和创建表的方法 使用设计器创建表 使用向导创建表 通过输入数据创建表 6 3表 6 3 2创建表 返回本节 1 使用设计器创建表1 创建表2 定义字段名称3 定义字段数据类型4 字段说明5 设计字段属性6 设置主键字段 6 3表 6 3 2创建表 返回本节 2 使用向导创建表1 在 表向导 选择示例表及示例字段 2 指定字段表名字 是否设置主关键字 3 建立字段表与其他表之间的关系 4 选择用表向导创建完表之后的工作 3 通过输入数据创建表1 单击 通过输入数据创建表 选项 2 添加数据 3 完成数据的输入 确定 6 3表 6 3 2创建表 返回本节 4 关键字关键字是用于唯一标识每条记录的一个或一组字段 Access可以使用查询 窗体和报表快速地查找并组合保存在各个不同表中信息 如果要做到这一点 每一个表应该包含一个或一组字段 以用来区分每个记录 而且该字段是表中所保存的每一条记录的唯一标识 此信息称作表的主关键字 为确保主关键字唯一性 Access将避免任何重复记录和主关键字为空的记录存储到表中 因为主关键字既不能相同 也不能为空值 6 3表 6 3 2创建表 返回本节 5 建立索引索引是Access用来在表中加快搜索和排序的功能 表的主关键字能自动建立索引 且该索引为无重复索引 不能索引的字段类型为备注 超级链接和OLE对象 1 建一个单字段索引2 创建一个多字段索引 6 3表 6 3 2创建表 返回本节 6 3 3编辑数据1 添加记录l 在数据库窗口中选择需要输人数据的表 然后单击 打开 按钮 2 单击工具栏中的 新记录 按钮 插人点被移到数据表底端的空行上 此时可以向新记录中输人数据 3 输人数据时 按Tab键可以将插入点移到下一个字段 一旦在新的记录处输入了数据 该记录的下方就会自动出现一条新的空记录 6 3表 6 3 3编辑数据 返回本节 2 编辑记录在编辑记录时 只需将插人点移到要编辑记录的相应字段处 对它直接进行修改即可 如果要取消对当前字段的修改 按ESC键 3 删除记录l 单击该记录的行选定器 可以选定该行 2 执行下列操作之一可删除记录 单击工具栏中的 删除记录 按钮 单击 编辑 菜单中的 删除记录 命令 右单击选定的记录 选择 删除记录 命令 6 3表 6 3 3编辑数据 返回本节 4 保存记录在Access数据表中 将插入点从编辑或修改的记录移到另一条记录或者关闭数据表时 系统自动保存编辑或修改过的记录 如果要手动保存记录 可单击 记录 菜单中的 保存记录 命令 6 3表 6 3 3编辑数据 返回本节 6 3 4在表间建立关系1 什么是关系关系是在两个表的公共字段之间创建的一种连接 它是通过匹配关键字字段中的数据来执行的 关键字字段通常是在两个表中使用相同名称的字段 在大多数情况下 这些用于匹配的字段都是表中的主关键字 它对于每一个记录提供唯一的标识符 并且在其他表中有一个外部关键字 6 3表 6 3 4在表间建立关系 返回本节 2 关系的分类根据两个记录之间的匹配 可以将表之间的关系分为一对一 一对多和多对多三种 假设现有两个表A和B 它们之间可能的关系有 l 一对一的关系2 一对多的关系3 多对多的关系 6 3表 6 3 4在表间建立关系 返回本节 3 定义表间关系在定义表间的关系之前 应该关闭所有要定义关系的表 步骤如下 l 打开数据库 并切换到数据库窗口 2 单击工具栏中的 关系 按钮 3 如果该数据库还没有定义任何关系 则会出现 关系 窗口和 显示表 对话框 4 在 显示表 对话框中 选择要建立关系的表 然后单击 添加 按钮 5 添加到 关系 窗口后 关闭 显示表 对话框 6 3表 6 3 4在表间建立关系 返回本节 6 在 关系 窗口中 按住鼠标左键不放 从某个表中将相关字段拖到其他表中的相关字段上 7 松开鼠标左键后 会出现 编辑关系 对话框 8 在 编辑关系 对话框的 表 查询 及 相关表 查询 列表框下 列出了关系的主表或查询名称以及此关系的相关字段 9 如果想强化两个表之间的引用完整性 则选中 实施参照完整性 复选框 然后定义完整性 10 单击 新建 按钮 完成指定关系的创建 11 对每一对要关联的表重复步骤6 10 保存 6 3表 6 3 4在表间建立关系 返回本节 4 编辑和删除关系1 编辑已有的关系 单击 关系 菜单 编辑关系 打开窗口 单击关系线使其变粗后 单击 关系 菜单中的 编辑关系 命令 打开窗口 在 编辑关系 对话框中重新指定两个表之间的关系 单击 编辑关系 对话框中的 联接类型 按钮 选择所需的联接类型 单击 创建 按钮 保存 6 3表 6 3 4在表间建立关系 返回本节 4 编辑和删除关系2 删除已有的关系 单击 工具 菜单 关系 命令 或者单击 数据库 工具栏中的 关系 按钮 打开 关系 窗口 单击要删除的关系线使其变粗 然后从 编辑 菜单中选择 删除 命令 或按下Delete键或按删除按钮 出现提示对话框 单击提示对话框中的 是 按钮 确认操作 6 3表 6 3 4在表间建立关系 返回本节 6 4查询6 4 1查询的概念6 4 2建立查询6 4 3修改查询6 4 4查询的操作 第六章数据库管理系统Access2003 6 4查询 返回本节 6 4 1查询的概念查询是一个明确的规范集 利用查询可以通过不同的方法来查看 更改和分析数据 查询的主要功能 查看按特定顺序排序的多个表的数据 对选择的记录组进行多种类型计算 查找和显示重复或不匹配的记录 更新数据 删除记录或给一个表追加新记录 用一个或多个表的记录创建一个新表 6 4查询 6 4 1查询的概念 返回本节 1 选择查询选择查询是最常用的一种查询 用于从数据库的一个或多个表中提取特定信息 结果显示在一个数据表上 利用选择查询 能对记录分组并对组中的字段值进行计算 1 简单选择查询 显示按特定顺序排序的一个或多个表的数据 2 查找重复项查询 显示在一个或多个特定字段中具有重复值的全部记录 3 查找不匹配查询 显示与另一个表中记录没有关联的一个表中的记录 6 4查询 6 4 1查询的概念 返回本节 2 特殊用途查询特殊用途查询可显示表中一个字段的汇总数据 定位表中的重复记录或相互关系中的不匹配记录 特殊用途查询包括 1 参数查询 运行时显示一个对话框 可把检索数据的准则或插入字段的值输入到对话框中 2 自动查找查询 自动把新记录中的某些字段值填充到一个或多个表中 3 交叉表查询 6 4查询 6 4 1查询的概念 返回本节 3 操作查询操作查询用于对表执行全局数据管理操作 主要功能是对大量的数据进行更新 包括 1 更新查询 对一个或多个表中的一组记录进行全局更改 2 追加查询 把一个或多个表中的一组记录添加到一个或多个其他表的最后 3 删除查询 从一个或多个表中删除特定的一组记录 4 生成表查询 使用从已有表中提取数据创建一个新表 6 4查询 6 4 1查询的概念 返回本节 6 4 2建立查询1 使用向导如果选择 简单查询向导 系统将指导对选择查询的基本设计进行挑选 可按向导的提示逐步进行查询设计 2 利用设计视图创建查询在图数据库对话框中双击 在设计视图中创建查询 选项 就会弹出 显示表 对话框 6 4查询 6 4 2建立查询 返回本节 6 4 3修改查询1 在设计视图中添加 删除表或查询在已建立查询的设计视图窗口上方 每个表或查询的 字段列表 中 列出了可以增加到设计网格上的所有字段 但是 如果在列出的所有字段中 没有所要的字段 就需要将该字段所属的表或查询添加到设计视图中 反之 如果在设计视图中列出的表或查询没有用了 可以将其删除 6 4查询 6 4 3修改查询 返回本节 2 编辑查询字段建立查询后 如果用户需要 则可以对其进行修改 修改查询时 除了可以添加表或查询以外 还可以对设计网格中的字段进行添加 删除 移动和更改字段名等操作 6 4查询 6 4 3修改查询 返回本节 6 4 4查询的操作1 追加查询 开始一个新查询 只添加 显示表 中源数据表名 单击 查询类型 选择 追加查询 出现对话框 把目标表名输人 表名称 中 单击 确定 选择要添加的字段 输入追加查询准则 运行该查询 显示一个请求确认追加记录的消息 选择 是 完成追加 或选择 否 取消操作 6 4查询 6 4 4查询的操作 返回本节 2 更新查询更新查询用于同时更改多个记录中的一个或多个字段 更新查询可以用大部分表达式类型来规定更新 在 查询类型 中选择 更新查询 在设计网格中出现一个新的行 更新到 选择条件字段和需要更新的字段 输入更新查询准则 分别在要更新的字段的 更新到 行中输入更新表达式 6 4查询 6 4 4查询的操作 返回本节 3 删除查询删除查询不能撤消 删除查询删除整条记录 而不仅是规定的字段 在 查询类型 中选择 删除查询 在设计网格中出现一个新的行 删除 选择条件字段 输入删除查询准则 切换到 数据表视图 浏览将被删除的记录 返回 查询设计 窗口 运行查询 出现提示窗口 回答 是 删除记录 否 取消操作 6 4查询 6 4 4查询的操作 返回本节 4 生成表查询生成表查询是从一个或多个表或查询的记录中制作一个新表 生成表查询把数据复制到目标表中 原表和查询都不受影响 6 4查询 6 4 4查询的操作 返回本节 6 5窗体6 5 1窗体的概念6 5 2建立窗体6 5 3编辑窗体6 5 4使用窗体处理数据 第六章数据库管理系统Access2003 6 5窗体 返回本节 6 5 1窗体的概念在MicrosoftAccess中可以以人工方式或使用窗体向导两种方式来创建窗体 窗体向导能加快窗体的创建过程 因为它可以代替完成所有的基本操作 使用窗体向导时 MicrosoftAccess会提示输入有关信息 并根据指示创建窗体 即使已经具有许多创建窗体的经验 仍可能需要在创建窗体时使用窗体向导来加快布局控件的速度 然后再切换到 设计 视图中自定义 6 5窗体 6 5 1窗体的概念 返回本节 1 窗体的主要作用如下窗体可以显示数据 输人数据到表中或者修改表中的数据 窗体可以允许用户输人符合要求的数据 而禁止修改受到保护的数据 切换面板窗体可以作为用户使用数据库应用系统的友好界面 可以打开其他窗体或报表 在窗体中 可以通过自定义的对话框接受用户输人的信息 并根据输人的信息执行相应的操作 窗体可以显示各种提示信息 错误信息等 6 5窗体 6 5 1窗体的概念 返回本节 2 窗体的结构窗体有三种视图 即设计视图 窗体视图和数据表视图 设计视图是创建窗体或修改固体的窗口 窗体视图是显示记录数据的窗口 主要用于添加或修改表中的数据 数据表视图是以行列格式显示表 查询或窗体数据的窗口 一个窗体是由多个部分组成的 每个部分称为一个 节 大部分窗体只有主体节 如果有必要 也可以在窗体中包含窗体页眉 页面页眉 页面页脚及窗体页脚 设计视图中可以看到窗体的各节 6 5窗体 6 5 1窗体的概念 返回本节 3 窗体的类型窗体一般可以分为单页窗体 多页窗体 连续窗体等类型 根据窗体与窗体之间的关系 还可以分为主窗体和子宽体 子因体可以直接附加在主窗体上 也可以通过一个按钮和主窗体链接 6 5窗体 6 5 1窗体的概念 返回本节 6 5 2建立窗体1 使用设计器创建窗体1 在数据库窗口单击 窗体 按钮以选中窗体 2 双击 使用设计器创建窗体 选项 在 窗体 对话框的左侧有一个 工具箱 在 工具箱 中有各种用来创建窗体中的组件的工具 用户可以使用这些工具来创建窗体 6 5窗体 6 5 2建立窗体 返回本节 2 使用向导创建窗体1 双击 使用向导创建窗体 选项 打开对话框 2 选择给哪个表创建窗体 选择完表之后 用户需要选择给哪些字段创建 选中字段 下一步 3 窗体布局对话框 一共有再种布局方式 分别是 纵栏表 表格 数据表 和 调整表 下一步 4 选择使用何种样式 下一步 5 选择窗体的标题和创建好窗体后的工作 6 5窗体 6 5 2建立窗体 返回本节 6 5 3编辑窗体1 改变窗体属性1 改变窗体的属性 在窗体 设计 视图中标题栏上单击鼠标右键 选择 属性 命令 对话框中包括 格式 数据 事件 其他 和 全部 五个选项卡 其中 全部 选项卡包含该窗体的所有属性 2 单击 全部 标签 在其选项卡中的 弹出方式 属性框中单击 是 选项 3 如果不希望窗体的大小可以调整 在 边框样式 属性框中 单击 细边框 6 5窗体 6 5 3编辑窗体 返回本节 2 窗体的其他属性对于窗体的其他属性 如关于 鼠标按下 鼠标移动 键按下 和 键释放 等事件属性的使用 请查看有关VisualBasic方面的书籍 这里就不讲了 总之 用户可以按照自己的需求 设计出非常完美的窗体 这不仅包括窗体的外观 还包括对窗体的操作 比如对于某个编辑框 当用户输入设计后 可以通过编写VisualBasic程序或宏来实现非常复杂的功能 这要根据用户的需求而定 希望用户在使用过程中能不断提高自己的能力 6 5窗体 6 5 3编辑窗体 返回本节 6 5 4使用窗体处理数据1 在窗体中添加记录l 在窗体视图中打开需要添加记录的窗体 2 单击窗体下方记录浏览器中的 新记录 按钮 屏幕上显示一个空白窗体 3 在空白页的第一个字段位置输人新的数据 然后按Tab键 将插入点移动到下一个字段 直到所有字段的数据输入完为止 4 要继续添加新记录 可以重复步骤2 3 6 5窗体 6 5 4使用窗体处理数据 返回本节 2 在窗体中修改记录l 在数据库窗口中 单击 窗体 对象 2 选择要进行修改的窗体 然后单击 打开 按钮 3 在窗体的记录浏览器中输人要修改记录的记录号 也可以通过单击 上一记录 按钮或者 下一记录 按钮定位到需要修改的记录上 4 对记录中的数据进行修改 按Tab键可以使插入点在不同的字段间移动 6 5窗体 6 5 4使用窗体处理数据 返回本节 3 在窗体中删除记录l 在数据库窗口中 单击 窗体 对象 2 选择要进行删除的窗体 然后单击 打开 按钮23 在窗体的记录浏览器内输入要删除记录的记录号 也可以通过单击 上一记录 按钮或者 下一记录 按钮定位到需要删除的记录上 4 从 编辑 菜单中选择 删除记录 命令 或在工具栏上单击 删除记录 按钮 5 当出现确认删除记录对话框时 单击 是 按钮 确认记录删除操作 6 5窗体 6 5 4使用窗体处理数据 返回本节 4 防止用户在窗体中更新记录l 在设计视图中打开窗体 2 单击工具栏中的 属性 按钮 或者单击 视图 菜单中的 属性 命令 出现窗体属性窗口 3 单击 数据 选项卡 4 将 允许删除 和 允许编辑 属性设置成 否 5 单击工具栏中的 保存 按钮 保存窗体 用户可以在窗体中使用 查找 命令执行查找功能 还可以对窗体中的记录按照指定字段的值从小到大或从大到小进行排序 6 5窗体 6 5 4使用窗体处理数据 返回本节 6 6报表6 6 1报表的概念6 6 2建立报表6 6 3报表的编辑操作 第六章数据库管理系统Access2003 6 6报表 返回本节 6 6 1报表的概念1 报表的视图每个报表均有三种视图 设计视图 打印预览视图和版式预览视图 设计视图可以创建报表或更改已有报表的结构 打印预览视图可以查看将在报表的每一页上显示的数据 版式预览视图可以查看报表的版面设置 在数据库窗口中 单击 对象 下的 报表 再单击 报表 列表中的任一报表 可以选中该报表 此时 如果单击数据库窗口工具栏上设计视图按钮 则可打开报表的设计视图 6 6报表 6 6 1报表的概念 返回本节 2 报表的组成和窗体一样 报表中的内容也是以节划分的 每一个节都有其特定的目的 而且按照一定的顺序打印在页面及报表上 在设计视图中 节代表着各个不同的带区 而且报表所包含的每一节只能被指定一次 可以通过放置控件来确定在每一节中显示内容的位置 例如标签和文本框 通过对使用共用数据的记录进行分组 可以进行计算或简化报表使其易于阅读 6 6报表 6 6 1报表的概念 返回本节 2 报表的组成1 报表页眉 对所有记录都要显示的内容 例如报表的标题 图形或说明性的文字 2 报表页脚 对所有记录都要显示的内容 3 页面页眉 一般用于显示标题 列标题或用户要在每一页上方显示的内容 在报表的每一页上 4 页面页脚 一般用于显示日期 页码或用户要在每一页下方显示的内容 5 主体节 通常显示记录数据 6 6报表 6 6 1报表的概念 返回本节 6 6 2建立报表1 使用自动报表创建报表创建报表的最简单的方法就是使用 自动报表 1 在数据库窗口中 选择表 在右侧的已经创建好的数据表中选择要为其创建报表的数据表 2 选择 插入 菜单 3 单击 自动报表 命令 这时Access2003中文版就会为该数据表生成一个报表 6 6报表 6 6 2建立报表 返回本节 2 使用向导创建报表1 在数据库窗口中 选择报表 在右侧会看到已经创建过的报表和两个用于创建报表的工具 双击 使用向导创建报表 选项 弹出对话框 2 在该 报表向导 对话框中 用户可以选择给哪个表创建报表 选择表之后 用户需要选择创建哪些字段 之后单击 下一步 按钮 用户只需按照向导提供的步骤进行选取即可完成报表的创建 6 6报表 6 6 2建立报表 返回本节 3 在设计视图中创建报表1 双击使用设计器创建报表选项 弹出窗口 选择相应的工具进行设计 2 在页面页眉部分单击鼠标右键 选择属性命令 弹出该部分的属性对话框 3 设置页面页眉的属性 包括名称 可见性 高度 背景颜色和特殊效果等 用户可以根据自己的需要进行修改 4 在主体部分单击鼠标右键选择属性 进行设置 6 6报表 6 6 2建立报表 返回本节 6 6 3报表的编辑操作对记录的排序与分组l 在设计视图中打开报表 2 单击工具栏上的排序与分组按钮 打开排序与分组对话框 3 单击 字段 表达式 列右边的向下箭头 从下拉列表中选择对记录分组的字段名称 4 单击 排序次序 列右边的向下箭头 从中选择相应的 升序 或 降序 6 6报表 6 6 3报表的编辑操作 返回本节 5 重复步骤3 4 在排序与分组窗口中设置其他参与排序的字段及对应的排序次序 6 在 组属性 区中设置相关的分组属性 如果要创建一个组级别并且设置其他分组则必须将 组页眉 或 组页脚 或者两者的属性值均设置为 是 7 单击排序与分组窗口右上角的 关闭 按钮 返回到设计窗口中 6 6报表 6 6 3报表的编辑操作 返回本节 2 对报表中的记录进行记数l 在设计视图中打开报表 2 单击工具栏上文本框工具按钮 然后单击要放置文本框的报表页眉或报表页脚节 3 选定文本框 然后单击工具栏上的属性按钮 将文本框的控件来源属性设置为 Count 4 单击保存按钮 即可在输出的报表中统计出 6 6报表 6 6 3报表的编辑操作 返回本节 3 在报表中计算总计或平均值l 在设计视图中打开报表 2 单击工具箱上的文本框工具按钮 3 将文本